¿Qué es una nómina electrónica?

La nómina electrónica es una de las herramientas para gestionar nóminas más adecuadas. Al realizar la nómina electrónica consigues que tu empresa gane en eficiencia. ¿Cuáles son las claves para confeccionar una nómina electrónica? ¿Se puede hacer un outsourcing de una nómina? ¿Qué gestoría online es la mejor?

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre la nómina electrónica. ¡Sigue leyendo y os convertiréis en unos expertos en nóminas!

¿Qué es una nómina electrónica?

La nómina electrónica es una clara manifestación de la gestión de nóminas online. Es el documento en el que se muestra el salario en formato digital. Su envío se lleva a cabo mediante correo electrónico, o bien con una herramienta de comunicación interna. Así, el trabajador la obtendrá en el menor tiempo posible y con toda la información que tiene que conocer.

Pese a que no existe la obligatoriedad de la nómina electrónica, cada vez más empresas se decantan por ella. Esto se debe, en parte, a que tiene plena validez jurídica y el trabajador no necesita imprimirla. El Tribunal Supremo confirmó en 2016 que era válido sustituir el documento en papel por un archivo digital. A esto se une la disponibilidad de acceso a internet, cuya penetración ha alcanzado a casi todas las capas sociales. Ante esto, genera nóminas en forma electrónica.

¿Cómo hacer la nómina electrónica?

Los efectos del documento y su función siguen siendo las mismas. A la hora de elaborarlo, hay que seguir la estructura de la nómina que marca la ley. En ella se mostrarán datos como el tipo de contrato, la situación del empleado o su categoría profesional. 

Por tanto, genera nóminas en forma electrónica para estar siempre al día con cualquier cambio legal o externaliza la nómina para asegurarte de que está bien confeccionada y sin errores legales. 

¿Cuáles son los tipos de nómina electrónica?

Hay diferentes factores que afectan a este documento, al igual que al que se emite en papel. Los conceptos cambian según la persona, el tiempo de liquidez o situaciones especiales.

Al disponer de un proveedor de nómina electrónica, puedes confeccionarlas según las necesidades de la plantilla. No tendrás problemas para establecer tipos específicos, que se emitirán automáticamente en función de lo que indiques. Genera nóminas en forma electrónica para enviarlas a cada trabajador sin intervención humana y ganar en rapidez.

¿Cómo se generan nóminas en forma electrónica?

La nómina electrónica cuenta con ventajas que supera con creces a las que ofrecen las nóminas físicas. Solo con el ahorro de papel ya merece la pena. La empresa cuida el medioambiente, al tiempo que aumenta su eficiencia y la satisfacción de los empleados. Así que puedes generar nóminas en forma electrónica para obtener estos beneficios:

• Accesibilidad a la información. Los empleados tienen acceso a cualquier dato que les afecte sin importar dónde estén. Mientras dispongan de un dispositivo conectado a internet, podrán revisar su estado. Esto se debe a los sistemas cloud para nómina electrónica que guardan el documento en la red. El empleado puede conocer cambios en su salario base, por ejemplo.

• Reduce la necesidad de almacenamiento. Las nóminas se guardan en la nube, algo que evita ocupar espacio en los ordenadores de la empresa. Tampoco necesitas disponer de una gran variedad de documentos en papel.

• Dificulta las pérdidas. Perder el papel que contiene la nómina llega a ser muy sencillo. Sin embargo, ahora los trabajadores pueden consultarla tantas veces como quieran en sus dispositivos. Además, si la imprimen y luego pierden, podrán reimprimirla sin problema. Por lo tanto, genera nóminas en forma electrónica para ganar en comodidad.

• Optimiza el trabajo en el Departamento de Recursos Humanos. Confeccionar las nóminas a mano o empleando medios mecánicos consume demasiado tiempo. Hay que rellenar cada concepto comprobando otros documentos, algo que también aumenta el riesgo de cometer errores. Sin embargo, al automatizar este proceso, los trabajadores pueden dedicarse a otras tareas más valiosas.

• Facilidad de búsqueda y gestión. Las nóminas se encuentran en una base de datos, lo que simplifica acceder a ellas. Al poder filtrarlas, recuperarás las que más te interesen en cuestión de segundos. Incluso cabe la posibilidad de firmarlas en remoto, toda una apuesta por gestiones ágiles. Para conseguir este y otros beneficios, genera nóminas en forma electrónica.

En definitiva, darnos la responsabilidad de la transmisión de la nómina electrónica te permite optimizar los procesos y asegurar una gestión eficiente y sin errores en la remuneración de tus empleados, liberándote así para concentrarte en el crecimiento y desarrollo de tu negocio. Además, con PayFit, descubrirás todos los beneficios que nuestro programa de nóminas para pymes tiene para ofrecer.

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