¿Qué necesitas saber sobre el outsourcing de nómina?

Irene Otero
Actualizado el 01 de junio de 2023

En el ámbito empresarial, las subcontratas son muy frecuentes. Estas suelen cubrir servicios elementales, como el mantenimiento, la limpieza, los suministros e incluso la gestión de nóminas.

Pero ¿cómo podríamos aprovechar este potencial en los recursos humanos? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre el outsourcing de nómina.

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¿Qué es el outsourcing de nómina?

Esta modalidad de pagos también se conoce como externalización de nóminas. Consiste en contratar a otra compañía para que gestione todo lo relacionado con los cálculos y abonos del salario correspondiente a los empleados. De igual modo, ejerce la representación ante la Seguridad Social en todo lo referente a las retenciones y cotizaciones. Partiendo de lo anterior, una empresa que decide optar por el outsourcing de nómina. con sus ventajas y desventajas confía su administración a otra externa. Esta es la encargada, por otro lado, de otras cuestiones de similar naturaleza, entre las que se encuentran:

Concreción del salario en cada trabajador.

  • Garantía de pago en la fecha establecida por convenio.

  • Cesión de información a las autoridades en materia de trabajo.

  • Gestión de bajas laborales y despidos.

Como te puedes imaginar, las nóminas han ido ganando en complejidad con el paso de los años. En la actualidad, por ejemplo, los pagos en especie o la retribución flexible se han convertido en opciones cada vez más comunes. Por ello, las empresas dedicadas al outsourcing nominas, asumen diversos formatos de salario más allá del convencional.

¿Cómo funciona el outsourcing de nómina?

Después de haber visto qué es un outsourcing de nómina, es conveniente hacer un repaso a su funcionamiento. Ten en cuenta que la empresa externa no solo se hace cargo de los trámites meramente salariales. En su lugar, también se responsabiliza de las cuestiones legales y fiscales que deriven de los anteriores. El funcionamiento de la modalidad de outsourcing nomina, requiere un contacto estrecho y fluido con la compañía externa. En este sentido, la base es la información sobre los empleados, su tipo de contrato, sus horas de trabajo mensuales, etc. ¿Qué quiere decir esto? Que lo primero que debe tener la compañía son todos los datos necesarios para el calculo de la nómina. Como paso siguiente, comienza el proceso de gestión y pagos. Cuando se han concretado las cantidades oportunas, se empiezan a efectuar los ingresos. Pero, por encima de esto, hay circunstancias excepcionales que determinan cómo funciona un outsourcing de nómina:

  • Liquidaciones adicionales por horas extra o finiquitos.

  • Contribuciones a seguros o planes de pensiones.

  • Regímenes fiscales diferentes para trabajadores externos.

Estas son únicamente tres situaciones que pueden darse, ya que hay muchas más. Una empresa dedicada al outsourcing de nómina debe ofrecer asesoramiento fiscal y jurídico.

Ventajas y desventajas del outsourcing de nómina

Como puedes ver, el servicio de outsourcing de nómina es integral. Esto significa que cubre todo lo relacionado con los pagos a los trabajadores y las circunstancias que puedan darse.

Aqui una tabla con las ventajas y desventajas del outsourcing de nómina:

Ventajas del Outsourcing de NóminaDesventajas del Outsourcing de Nómina
Reducción de costosDependencia de un proveedor externo
Ahorro de tiempo y recursosPérdida de control y visibilidad sobre el proceso de nómina
Acceso a especialización y experienciaRiesgo de violación de la confidencialidad y seguridad de los datos
Cumplimiento de normativas laboralesDificultad para adaptarse a cambios específicos de la empresa
Actualización constante en legislación laboralPosibles problemas de comunicación y coordinación con el proveedor externo
Mayor precisión y reducción de erroresFalta de flexibilidad para realizar modificaciones o personalizaciones específicas
Liberación de recursos internosRiesgo de interrupciones en el servicio o falta de respuesta rápida ante problemas o consultas
Enfoque en actividades estratégicasPosible falta de conocimiento detallado del negocio y sus particularidades por parte del proveedor externo
Mayor seguridad y confidencialidadNecesidad de establecer un contrato sólido y acuerdos claros con el proveedor externo
Mejora en la eficiencia y calidad del servicioPosible resistencia o falta de aceptación por parte de los empleados
Acceso a tecnología avanzadaCosto adicional asociado al servicio de outsourcing de nómina

No obstante, si miramos más lejos, hay otras ventajas que debes conocer desde la perspectiva de los recursos humanos. La digitalización está a la orden del día, lo que se traduce en una creciente necesidad por parte de las compañías. Las empresas especializadas en outsourcing de salarios disponen de programas especializados. En este sentido, se aporta mayor fiabilidad y precisión en el cálculo de pagos y retenciones. Por otro lado, piensa que el departamento de RRHH es un valor estratégico. Cuando se acerca el final del mes, su acción se ve copada por el trámite de nóminas, especialmente, en medianas empresas. ¿Qué pasaría si dejáramos todos estos trámites en manos de otra compañía? Simplemente, que habría tiempo para trabajar en otros aspectos relativos a la gestión del personal.

Cabe destacar que las empresas de outsourcing de nómina con sus ventajas y desventajas pueden convertirse en un pilar fundamental. Sin embargo, esta modalidad tiene sus desventajas al «despegar» un proceso tradicionalmente efectuado por el propio negocio. Veamos cuáles pueden ser, en principio, los inconvenientes más destacables.

Probablemente, te hayas dado cuenta de que este servicio también plantea una necesidad importante. Y es que se trabaja con datos muy confidenciales de los clientes, como su número de cuenta o su salario. Por lo tanto, es vital encontrar una compañía certificada, con una trayectoria sólida y un método de trabajo seguro.

Esto puede ser entendido como una ventaja o como una desventaja. Para el caso que nos ocupa, no olvidemos que también se externalizan las retenciones a Hacienda y las cotizaciones a la Seguridad Social. Si la empresa externa no efectúa una gestión fiscal adecuada, las sanciones serán para el negocio.

En resumen, ya hemos visto el outsourcing de nómina con sus ventajas y desventajas, aunque habrás podido comprobar que la eficacia y la agilidad de este servicio merece la pena. Contar con un programa para hacer nóminas puede ser una buena solución para tu empresa.

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