La automatización de procesos, ¿en qué consiste?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 12 de mayo de 2024

En el mundo empresarial actual, la automatización de procesos se ha convertido en una herramienta esencial para mejorar la eficiencia y la productividad, no solo en la gestión de recursos humanos (RRHH), sino también en la implementación de la gestoría online.

Pero, ¿qué es exactamente automatizar procesos y cómo puede transformar la manera en que las empresas gestionan sus tareas administrativas? En este artículo, exploraremos el concepto de automatización, así como también la automatización de procesos mediante ejemplos.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos implica el uso de tecnología para realizar tareas repetitivas y manuales con mínima intervención humana. La automatización de procesos, especialmente a través de programas de nóminas diseñados para pequeñas y medianas empresas(pymes), ejemplifica de manera práctica cómo la tecnología puede transformar y beneficiar la gestión de recursos humanos.

En el contexto de RRHH, esto puede abarcar desde la gestión de la nómina hasta el seguimiento de las vacaciones y ausencias de los empleados. El objetivo principal es simplificar las operaciones, reducir errores y liberar tiempo para que los profesionales de RRHH se enfoquen en tareas más estratégicas y de valor añadido. La tecnología empleada puede variar desde software simple hasta soluciones avanzadas que combinan inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático.

¿Para qué sirve la automatización de procesos?

Su propósito principal es incrementar la eficiencia y productividad de las operaciones empresariales, optimizando así el tiempo y los recursos. Con la automatización, las empresas pueden:

  1. Reducir errores humanos: La intervención manual en tareas repetitivas es propensa a errores. La automatización asegura una mayor precisión y consistencia en los resultados.

  2. Aumentar la eficiencia: Al automatizar tareas que consumen tiempo, los empleados pueden enfocarse en actividades que agregan más valor a la empresa, como la toma de decisiones estratégicas y la innovación.

  3. Mejorar la satisfacción del empleado: Eliminar tareas repetitivas y monótonas puede aumentar la satisfacción y motivación de los empleados, permitiéndoles enfocarse en aspectos más gratificantes de su trabajo.

  4. Optimizar costos: La automatización puede reducir significativamente los costos operativos al disminuir la necesidad de horas extras y la posibilidad de errores costosos.

  5. Aumentar la escalabilidad: Los procesos automatizados permiten a las empresas escalar sus operaciones de manera más eficiente, adaptándose más rápidamente a las demandas del mercado o del crecimiento empresarial.

  6. Mejorar el servicio al cliente: En áreas como atención al cliente, la automatización puede proporcionar respuestas más rápidas y precisas, mejorando la experiencia del usuario.

En resumen, la automatización de procesos sirve para hacer que las operaciones empresariales sean más eficientes, precisas y rentables, al tiempo que libera a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor.

¿Qué tipo de procesos se pueden automatizar?

Los procesos susceptibles de automatización en RRHH son variados e incluyen:

  • Gestión de la nómina: Simplificación del cálculo de las nóminas, deducciones fiscales y contribuciones a la seguridad social.

  • Gestión de vacaciones y ausencias: Automatización de las solicitudes y aprobaciones de vacaciones, así como el seguimiento de las ausencias por enfermedad.

  • Informes de gastos: Digitalización y automatización de la gestión de los informes de gastos de los empleados.

¿Qué son las herramientas de automatización de procesos?

Las herramientas de automatización de procesos son plataformas o software que permiten implementar la automatización en las diferentes tareas de RRHH. Estas herramientas pueden variar desde sistemas de información de recursos humanos hasta software específico de gestión de nóminas y ausencias. Podemos encontrar los siguientes ejemplo de sistemas automatizados, tales como:

  • Sistemas de Información de Recursos Humanos (SIRH): Estos sistemas constituyen una parte central de la automatización de RRHH, proporcionando una plataforma integral para gestionar prácticamente todos los aspectos relacionados con el personal, desde la contratación y la onboarding hasta la gestión del desempeño, la nómina y las ausencias. SIRH ayuda a centralizar la información del empleado, facilitando el acceso y la gestión de datos en tiempo real.

  • Software de Gestión de Nóminas: Específicamente diseñados para automatizar el complejo proceso de cálculo y distribución de nóminas, estos software se ocupan de todas las variables implicadas, como los impuestos, las deducciones, las horas extras y las bonificaciones creando así, la nómina electrónica o digital. Al automatizar la nómina, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de las normativas laborales vigentes, al tiempo que mejoran la precisión y reducen los tiempos de procesamiento.

  • Sistemas de Gestión de Ausencias: Estos sistemas automatizan la gestión de las vacaciones, días de enfermedad y otros tipos de ausencias, permitiendo un seguimiento sencillo y eficiente de las ausencias de los empleados. Facilitan la planificación del trabajo y ayudan a asegurar que las políticas de la empresa se apliquen de manera consistente.

  • Software de Automatización de Procesos Robóticos (RPA): Aunque no exclusivo de RRHH, el RPA es una herramienta poderosa que puede automatizar tareas basadas en reglas a través de diferentes sistemas. En RRHH, el RPA puede ser utilizado para automatizar la entrada de datos, la generación de informes y otras tareas administrativas que consumen tiempo.

  • Plataformas de Gestión del Desempeño: Automatizan el seguimiento del desempeño de los empleados, incluyendo la evaluación de objetivos, la retroalimentación 360 grados y las revisiones de desempeño. Estas herramientas facilitan un enfoque más dinámico y continuo hacia la gestión del desempeño, contribuyendo al desarrollo profesional de los empleados.

¿Cómo automatizar un proceso?

Automatizar un proceso implica convertir tareas manuales y repetitivas en operaciones que se ejecutan automáticamente, utilizando para ello software o herramientas tecnológicas específicas.

A continuación,te describimos los pasos generales para automatizar un proceso:

Pasos para la automatización

La automatización de procesos en RRHH no es solo una tendencia, sino una necesidad para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y ofrecer una mejor experiencia tanto a sus empleados como a los equipos de gestión. Herramientas como PayFit están a la vanguardia de esta transformación, proporcionando soluciones integrales que abarcan desde la gestión de nóminas hasta sistemas de gestión de vacaciones y ausencias, pasando por herramientas de optimización de procesos.

Incorporar la automatización en la gestión de RRHH no solo mejora la eficiencia y reduce los errores, sino que también permite a los profesionales de RRHH dedicarse a tareas más estratégicas y significativas. Invitamos a los líderes y gerentes de RRHH a explorar cómo PayFit puede ayudar a transformar sus procesos de RRHH mediante la automatización. 

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