Comment bien choisir son logiciel RH ?

Une solution de Ressources Humaines (RH) est un outil qui permet de faciliter et d’automatiser la gestion des ressources humaines dans les entreprises. Ce logiciel porte d’autres dénominations comme système de Gestion des Ressources Humaines (GRH) ou encore Système d’Information sur les Ressources Humaines (SIRH).

En pratique, les ressources humaines dans une entreprise peuvent s'avérer complexes à gérer, car les processus concernent directement les salariés. Recourir à une plateforme fluide et efficace s'avère en ce sens indispensable pour s'assurer de ne commettre aucune erreur. C'est la raison pour laquelle bon nombre d'entreprises utilisent des logiciels pour la gestion RH.

Qu'est-ce qu'une solution de ressources humaines ? Pourquoi y recourir ? Quels sont les avantages de ce logiciel riche en informations et automatisation ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce qu'un logiciel RH ?

Une solution de ressources humaines, ou système de gestion du personnel, permet aux entreprises de gérer le quotidien des salariés et d’optimiser leur temps de travail. Les modules de ces logiciels professionnels reposent en effet sur l’automatisation des tâches administratives comme la paie, les congés, les entretiens de recrutement, etc.

De nombreux acteurs ont développé des solutions RH à destination des entreprises, notamment des PME (Petites et Moyennes Entreprises), avec des offres et des fonctionnalités qui varient selon les prestataires de paie choisis. Cependant, leur déploiement en ligne doit impérativement respecter les obligations légales prévues par le Code du travail.

En pratique, il existe deux grands types de solutions de ressources humaines :

• les outils RH "spécialisés" ;

• les systèmes RH "complets", appelés également logiciels SIRH.

Solutions RH spécialisées

Certaines solutions sont conçues pour répondre à des besoins spécifiques et ne couvrent pas l’ensemble des problématiques liées aux ressources humaines. C'est par exemple le cas d'un outil de gestion des congés payés ou d'un système de gestion des notes de frais.

Comme il ne dispose pas de tous les modules RH, ce logiciel spécialisé offre des fonctionnalités plus poussées et plus simples à utiliser. L’intégration de plusieurs logiciels spécialisés permet aux équipes RH de bâtir un environnement numérique personnalisé en fonction de leurs besoins, et d’optimiser l’expérience des utilisateurs.

Néanmoins, certains logiciels ne sont pas compatibles entre eux, et une erreur lors de leur mise en place peut entraîner des conséquences dommageables, comme la perte ou l’altération des données de l’entreprise. Par ailleurs, bien qu’économique à l’achat, une telle solution peut s’avérer coûteuse sur le long terme en raison de la complexité de ses automatisations.

Systèmes SIRH 

Il existe aussi des SIRH, qui constituent des solutions complètes de gestion RH. Regroupant plusieurs outils intégrés, un SIRH peut, selon les fonctionnalités proposées par les prestataires, peut automatiser :

• les absences ;

• les notes de frais ;

• les plannings horaires ;

• la gestion du recrutement des nouveaux talents ;

• la gestion des compétences ;

• la gestion des formations ;

• les congés payés ;

• le suivi du temps de travail ;

• les bulletins de paie dématérialisés.

Quels sont les critères pour choisir un logiciel RH adapté à son entreprise ?

Quel que soit le service choisi par l’entreprise, l'investissement dans un logiciel RH n’est pas une décision simple à prendre. Pour équiper les équipes RH de la plateforme qui conviendra à leurs besoins, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes.

Dans un premier temps, organisez une réunion avec tous les collaborateurs qui seront concernés par la mise en place du logiciel. Recueillez leurs besoins, leurs compétences informatiques et les éventuels blocages que pourrait provoquer ce changement de processus. Réunissez toutes ces informations dans un cahier des charges SIRH : un outil précieux dans la recherche d’une plateforme préexistante ou le développement d’un logiciel personnalisé.

Au-delà du budget que vous souhaitez allouer au déploiement de l’outil, nous vous recommandons de choisir votre solution RH en fonction des critères suivants :

• les fonctionnalités dont votre personnel RH a besoin pour traiter ses données ;

• la compatibilité avec le système informatique de l’entreprise et les différents supports (ordinateur, tablette, smartphone) ;

• la facilité d’utilisation ou l’accessibilité de la formation pour acquérir les compétences liées au logiciel RH ;

• le design intuitif de l’interface pour améliorer l’expérience des utilisateurs ;

• le tarif (type d’abonnement) et le rapport qualité-prix ;

• la sécurité des données sensibles pour être en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

• la stabilité du prestataire chargé du développement et de la maintenance du logiciel en ligne. 

Pourquoi utiliser une solution de ressources humaines ?

L'utilisation d'un tel outil est une bonne solution pour la gestion RH. La solution RH présente ainsi de nombreux avantages pour l'entreprise et ses ressources humaines :

• fluidité  : les solutions RH présentent généralement une interface pour les employeurs, et une seconde pour les salariés. Cette distinction leur offre une grande fluidité dans les échanges (demandes de congés, dépôt d'une note de frais, etc.) ;

• gain de temps : grâce à la solution, les équipes RH d'une entreprise peuvent automatiser certaines tâches clés. Il peut s’agir, par exemple, de la création du planning de travail des salariés pour optimiser la gestion du temps ou des talents ;

• centralisation : l'intégralité des données de vos salariés se situe sur un seul système. Ce processus vous permet de conserver tous les documents relatifs à la gestion RH dans votre entreprise, tels qu’un contrat de travail d'un ancien salarié, une note de frais de l'année précédente ou encore le solde de tout compte d'un salarié sortant.

Quelles sont les astuces pour choisir votre solution de ressources humaines ?

Si le choix de la solution RH revêt une importance particulière, c’est entre autres parce qu’elle doit être adaptée aux besoins de votre entreprise. L’un des principaux enjeux est d’éviter les changements fréquents d’outil, qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires significatifs et perturber les processus internes. Cette exigence de stabilité et de pertinence est d’autant plus cruciale lorsqu’il s’agit de solutions destinées aux PME, souvent plus sensibles aux contraintes budgétaires et opérationnelles.

Ainsi, il est préférable de raisonner sur le long terme et d'opter pour un SIRH complet, capable de répondre à l'ensemble de vos attentes et d’accompagner la gestion du cycle de vie de vos collaborateurs.

💡 Bon à savoir  : pensez à demander des démonstrations gratuites aux professionnels qui développent les solutions qui vous intéressent. Cela vous permet de tester le logiciel RH, d'explorer ses fonctionnalités et de déterminer si elle convient à vos attentes.

PayFit : une solution de ressources humaines simple et efficace

Logiciel SIRH en SaaS RH, PayFit est une solution de gestion de la paie et des ressources humaines. 

Cette solution permet aux entreprises de gérer plus sereinement le quotidien administratif lié à leurs collaborateurs. Plus besoin de faire appel systématiquement à un expert RH ou paie : vous pilotez vous-même, en toute autonomie, les tâches essentielles depuis votre espace de travail. Absences, congés, notes de frais, bulletins de paie, suivi du temps de travail, onboarding... tous les documents sont centralisés et accessibles en quelques clics.

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