Quels sont les enjeux de la dématérialisation des RH ?

La dématérialisation RH (Ressources Humaines) prend de l’ampleur dans les entreprises. En effet, cette technique permet de gagner en efficacité et en rapidité tout en simplifiant et en fluidifiant les processus administratifs et la gestion des ressources humaines. 

En quoi consiste la dématérialisation RH ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des ressources humaines ? PayFit vous explique.

Qu’est-ce que la dématérialisation RH ?

Définition de la dématérialisation RH 

La dématérialisation RH se définit comme le fait de remplacer les documents papier par des fichiers numériques : on évoque souvent le terme de dossiers dématérialisés. Ce processus électronique est nécessaire, car les ressources humaines consomment énormément de papier pour éditer les informations suivantes :

• bulletins de salaire ;  

• contrats de travail ;  

• suivi des congés ou des absences ;

• sanctions disciplinaires (mises à pied, avertissements) ;

• entretiens annuels d’évaluation, et bien d’autres encore. 

Ces documents RH sont ainsi conservés sur des supports informatiques, ce qui simplifie grandement les processus administratifs. En effet, tout est centralisé et organisé sur une même plateforme accessible aux salariés du service RH : on parle de Gestion Électronique des Documents (GED). Pour le service qui nous intéresse, il s’agit d’un logiciel SIRH (Système d’Information de gestion des Ressources Humaines).

Formes de la dématérialisation RH

Deux approches de dématérialisation sont possibles :

• la dématérialisation des documents : on transforme les documents format papier de l’entreprise en supports numériques. Les RH peuvent autant dématérialiser les documents des salariés (contrats de travail, bulletins de paie, etc.) que ceux de l’entreprise (règlement intérieur, accords collectifs, etc.) ;

• la dématérialisation des processus : une digitalisation RH par la mise en place de plateforme collaborative, par exemple.
  

On distingue donc deux types de dématérialisation RH :

• la dématérialisation native : les documents sont tout de suite produits en version électronique ;

• la dématérialisation postérieure : les documents papier sont transformés en format électronique.
  

Enjeux de la dématérialisation RH 

Différents facteurs ont encouragé la transformation digitale :

• un environnement économique et juridique favorable : simplification du bulletin de paie, loi travail, par exemple ;

• l’arrivée de la génération Z dans le monde du travail : plus de simplicité, d’intuitivité dans la gestion des informations ;

• l’extension des usages mobiles  : consultation et partage des documents.

Quelle est la réglementation concernant la dématérialisation RH ?

La loi El Khomri (2016) permet à l’employeur d’envoyer au salarié son bulletin de salaire sous forme numérique. Parallèlement, l’article L3243-4 du Code du travail l’oblige à conserver un double de tous les bulletins de paie de ses collaborateurs. La durée minimale de cet archivage doit être de 5 ans. 

Pour ce faire, il est recommandé de mettre en place un coffre-fort numérique pour garantir la protection des données personnelles des collaborateurs. Ce coffre-fort peut être inclus dans le logiciel SIRH qu’a adopté l’entreprise et, bien entendu, chaque salarié peut y avoir accès pour consulter ses bulletins de paie.

💡 Bon à savoir : l’article 1 du décret n°2016-1762 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie oblige l’employeur à informer le salarié de son droit d’opposition. Autrement dit, le salarié peut refuser à tout moment la digitalisation de ses bulletins de paie, avant ou après l’émission du premier. Dans ce cas, l’employeur cesse l’envoi des fiches de paie pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de la retraite du salarié augmenté de six ans.

👉 À noter : en cas de cessation d’activité de l’employeur ou du prestataire responsable de l’archivage des données, les collaborateurs qui utilisent le logiciel doivent en être informés. Le délai minimum est de 3 mois avant la fermeture du service, afin de laisser le temps aux salariés de récupérer les bulletins de salaire qui y sont stockés. 

Quels sont les avantages de la dématérialisation RH ?

Avantages de la dématérialisation RH pour les entreprises 

La dématérialisation RH présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• une réduction des coûts : coûts du papier, affranchissement, réduction du personnel ;

• une diminution du temps de traitement des tâches : notamment les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, telles que la préparation du courrier. Ce gain de temps permet de se concentrer sur des tâches plus importantes ;

• une modernisation de la communication des entreprises avec leurs salariés : ceci apporte une valorisation de la marque employeur, notamment grâce à des produits innovants ;

• une personnalisation de la dématérialisation RH : elle peut s’adapter aux besoins de l’entreprise ;

• une sécurisation et simplification des échanges de documents : les mises à jour sont automatisées sur les plateformes en ligne. Elles permettent une traçabilité ainsi qu’une conformité juridique et sécurisée des échanges et documents, ce qui s'avère être rassurant.

Avantages de la dématérialisation RH pour les salariés 

Les avantages pour les salariés d’une entreprise tournée vers la dématérialisation RH sont considérables :

• un gain de temps notamment dans la gestion de leurs documents RH : la dématérialisation des documents RH évite des allers-retours lors de la signature du contrat ou l’envoi de pièces justificatives, par exemple ;

• un accès à leur espace personnel 24h/24 et 7j/7 grâce à la centralisation des données en un seul espace facile d’accès ;

• une conservation sécurisée de la data RH et documents, particulièrement utiles face aux risques de sinistre ou pour un usage à long terme.

Pourquoi choisir la solution PayFit ?

Centralisez la gestion de votre paie et de vos RH avec PayFit ! Adopter notre solution SIRH vous garantit simplicité, fiabilité et automatisation.

Vous bénéficierez d’un accompagnement dédié aux besoins de votre entreprise, tout en disposant d’une solution conforme aux normes et sécurité européennes. 

La dématérialisation des RH n’aura plus aucun secret pour vous.