Comment fonctionnent les congés payés ?

Depuis 1936, les salariés français bénéficient de congés payés. Aujourd’hui, chaque salarié de l’entreprise a droit à des congés payés à la charge de l'employeur. La durée de ces congés varie selon les droits acquis par les salariés. De plus, pendant la durée de ce congé, l’employeur verse au salarié une indemnité de congés payés.

Qui a droit aux congés payés ? Quels sont les droits en congés payés des salariés en CDD ? Comment les congés payés sont-ils rémunérés ? Quelles sont les règles en cas d’arrêt maladie et congés payés ? PayFit vous explique.

Quels sont les salariés ayant droit aux congés payés ? 

Tous les salariés de l’entreprise ont droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur, quel que soit le contrat de travail (CDD, CDI, intérim, etc.).

Les salariés de retour d'un congé de maternité ou d'un congé d’adoption ont droit à leur congé payé annuel.

Les salariés à temps partiel bénéficient des congés payés au même titre que les salariés à temps complet.

⚠️ Attention : il est interdit de proratiser les droits en congés payés en fonction de la durée de travail du salarié à temps partiel.

Quelles sont les règles d’acquisition des congés payés ?

Le nombre de jours de congés acquis par le salarié est déterminé en fonction du nombre de jours de travail effectif réalisé par le salarié dans l’entreprise.

Selon le code du travail, les salariés acquièrent 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif accompli chez le même employeur. La durée totale du congé légal ne peut excéder 30 jours ouvrables.

💡 Bon à savoir : le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles.

Certaines absences et congés sont considérés comme des périodes de travail effectif pour le calcul des congés payés. C’est le cas notamment des périodes de congé maternité et de paternité.

⚠️ Attention : l’acquisition des congés payés en arrêt maladie est soumise à des règles spécifiques. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article sur l’arrêt maladie et les congés payés.

Le salarié acquiert des congés payés au cours de la période de référence allant du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Un accord d'entreprise ou d’établissement (à défaut, une convention ou un accord de branche) peut fixer le début de la période de référence pour l'acquisition des congés. 

💡 Bon à savoir : certaines entreprises sont tenues de s'affilier à une caisse de congés payés, c’est le cas notamment des entreprises du BTP ou du spectacle. Pour ces professions, la période de référence est fixée du 1er avril de l’année précédente au 31 mars de l’année en cours. Ces caisses des congés payés ont un rôle très important pour ces métiers, car elles assurent le versement des indemnités de congés payés.

En principe, les salariés ne bénéficient pas d’un droit au report des congés payés non pris. Ainsi, les jours de congé qui n’ont pas été pris par le salarié durant la période de référence sont perdus. Toutefois, selon le Code du travail, ces congés payés peuvent être reportés dans certaines hypothèses (accord de l’employeur, salarié en arrêt maladie, etc.). 

Également, lorsque l'entreprise a mis en place un compte épargne temps, le salarié a la possibilité d'en ouvrir un et d'y affecter sa 5ème semaine de congés payés non prise afin de pouvoir en bénéficier plus tard.

💡 Bon à savoir : le salarié peut faire don de jours de congés pour en faire profiter un de ses collègues sous certaines conditions.

Quelles sont les modalités de prise de congés payés ?

Les jours de congés des salariés doivent être pris durant la période de congés payés, en une ou plusieurs fois. Pour se faire, il appartient à l'employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé. 

Pour aller plus loin, retrouvez notre article spécifique à la comptabilisation des congés payés. Découvrez également notre logiciel de congés et absences pour une gestion optimale de vos congés en entreprise.

Période de prise de congés payés

Les jours de congés doivent être pris par les salariés au cours de la période de prise de congés payés. 

Cette période de prise des congés payés est fixée :

• par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, par une convention ou un accord de branche ;

• en l’absence d’accord ou de convention, par l'employeur, après un avis du comité social et économique (CSE), s’il existe. 

⚠️ Attention : la période prise de congé doit impérativement comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année. Cette période correspond au congé d’été. 

Il est également possible d’étendre la période de prise de congé sur toute l’année.

La période de prise des congés payés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant l'ouverture de cette période. Pour cela, il peut être utile de rédiger une note de service sur la prise des congés payés.

Les salariés peuvent également demander à bénéficier de congés anticipés lorsqu'ils ont déjà acquis un certain nombre de congés payés.

Durée maximale des congés payés

Le salarié a la possibilité de prendre 24 jours ouvrables de congés en une seule fois (congé principal).

Toutefois, il est possible de déroger individuellement à cette limite pour les salariés qui justifient :

• soit de contraintes géographiques particulières ;

• soit de la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie.

Ce congé principal du salarié peut également être pris en plusieurs fois, c’est-à-dire fractionné. Cela est possible à condition que l'une au moins de ces fractions soit d'une durée minimale de 12 jours ouvrables.

💡 Bon à savoir : pendant toute la durée des congés, il y a une suspension du contrat de travail.

Ordre et date des départs en congés payés

L’ordre des départs est fixé par l’employeur en tenant compte des critères suivants (sauf dispositions conventionnelles contraires) :

• la situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;

• l’ancienneté ;

• l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

L’employeur ne peut pas modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date de départ (sauf en cas de circonstances exceptionnelles).

💡 Bon à savoir : l'ordre des départs en congé est communiqué, par tout moyen, à chaque salarié 1 mois avant son départ. 

En pratique, le salarié informe l’employeur des dates de congés souhaitées. L’employeur est libre de refuser la demande de congés aux dates communiquées.

Il est à noter que la gestion des congés payés se fait couramment au moyen d'un planning de congés salariés.

💡 Bon à savoir : dans certains cas, les congés payés sont imposés aux salariés (exemple : fermeture estivale de l’établissement).

Comment les congés payés sont-ils rémunérés ? 

Pendant la durée du congé payé, l’employeur est tenu de verser au salarié une indemnité de congé payé dite ICP. 

Cette indemnité de congés payés est calculée soit :

• selon la méthode du maintien du salaire : l’indemnité est égale à la rémunération qui aurait été versée pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler ;

• selon la méthode du 10ème : l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.

L’employeur doit comparer entre ces deux modes de calcul, et retenir le montant le plus avantageux pour le salarié. 

Il est à noter que si la méthode du 1/10e de salaire est retenue, une régularisation des congés payés devra être effectuée.

À la fin du mois de prise des congés payés, le montant de l'ICP apparaît sur la fiche de paie accompagné des dates de congés. Attention, il s’agit de mentions obligatoires du bulletin de paie.

💡 Bon à savoir : lorsque le contrat de travail est rompu avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité du congé auquel il avait droit, l’employeur est tenu de lui verser une indemnité compensatrice de congés payés. Par exemple, après une démission, les congés payés qui n’ont pas été pris par le salarié doivent être indemnisés par l’employeur.