¿Quién paga la nómina de un trabajador de baja?

Puntos clave sobre quién paga la nómina en una baja laboral

• De cara al trabajador, es siempre la empresa quien abona la nómina. Después, la Seguridad Social o la mutua le reembolsa el importe.

• En una baja por contingencias comunes (enfermedad común o accidente no laboral): los días 1-3 no se cobra, del 4 al 15 paga la empresa al 60 %, del 16 al 20 la Seguridad Social al 60 % y del día 21 en adelante al 75 %.

• En una baja por contingencias profesionales (accidente laboral o enfermedad profesional): el día 1 lo paga la empresa al 100 % y desde el día 2 la Seguridad Social al 75 % de la base reguladora.

• La empresa debe seguir cotizando a la Seguridad Social por el trabajador durante toda la baja (hasta un máximo de 545 días).

• El despido de un trabajador de baja por motivos de salud se considera nulo (Ley 15/2022 de igualdad de trato).

Cuando un trabajador se encuentra de baja laboral, tiene derecho a percibir una prestación económica que compense la pérdida de ingresos. Pero la pregunta que más se repite en los departamentos de RRHH es: ¿quién paga la nómina de un trabajador de baja, la empresa o la Seguridad Social?

La respuesta depende del tipo de baja y de su duración. En este artículo te explicamos con detalle quién asume el coste en cada caso, cómo funciona el mecanismo de pago delegado y qué obligaciones tiene la empresa durante la baja laboral de un empleado.

¿Qué tipos de bajas laborales existen?

Para saber quién paga el salario de un trabajador de baja, lo primero es identificar el tipo de baja. Existen dos grandes categorías que determinan tanto el pagador como la cuantía de la prestación:

¿Qué es una baja por contingencias comunes?

La baja por contingencias comunes cubre las situaciones de enfermedad común (una gripe, una lumbalgia, una intervención quirúrgica no relacionada con el trabajo) y de accidente no laboral (un accidente doméstico, un percance durante el ocio). Para acceder a la prestación, el trabajador necesita haber cotizado al menos 180 días en los 5 años anteriores.

¿Qué es una baja por contingencias profesionales?

La baja por contingencias profesionales abarca el accidente laboral y la enfermedad profesional (aquella contraída como consecuencia directa del trabajo realizado, según el cuadro del Real Decreto 1299/2006). En este caso, no se exige periodo mínimo de cotización.

¿Quién paga la nómina en una baja por contingencias comunes?

En una baja laboral por contingencias comunes, no todos los días se cobra lo mismo ni corre a cargo del mismo pagador. La distribución es la siguiente:

¿Qué es el pago delegado?

Aunque a partir del día 16 la prestación corre a cargo de la Seguridad Social o la mutua, es la empresa quien sigue abonando la nómina al trabajador como intermediaria. Esto se conoce como pago delegado: la empresa adelanta el importe de la prestación y luego lo compensa descontándolo de sus cotizaciones a la Seguridad Social.

De cara al trabajador, la experiencia es transparente: sigue recibiendo su nómina como siempre, con las retenciones de IRPF y Seguridad Social correspondientes.

¿Puede el convenio colectivo mejorar estas cuantías?

Sí. Muchos convenios colectivos establecen complementos de IT que elevan la prestación hasta el 100 % de la base reguladora desde el primer día o desde un periodo concreto. En ese caso, la diferencia entre lo que paga la Seguridad Social y el complemento la asume directamente la empresa.

¿Quién paga la nómina en una baja por contingencias profesionales?

Cuando la baja laboral es por accidente de trabajo o enfermedad profesional, el esquema de pago es diferente y más favorable para el trabajador:

En este caso, la prestación se percibe desde el primer día de baja (no hay periodo sin cobrar como en contingencias comunes). La gestión corre habitualmente a cargo de la mutua con la que la empresa tenga concertada la cobertura de contingencias profesionales.

¿Quién paga la nómina si la baja supera los 12 meses?

Si un trabajador lleva de baja más de 365 días, el INSS revisa el caso para determinar si procede una prórroga de hasta 180 días adicionales. Durante este periodo extendido, la Seguridad Social sigue pagando la prestación.

¿Qué ocurre después de 545 días de baja?

Tras agotar los 545 días (365 + 180), el INSS emitirá una resolución: puede conceder el alta médica, proponer una incapacidad permanente (con la pensión correspondiente según el grado) o, excepcionalmente, demorar la calificación hasta un máximo de 730 días si se prevé mejoría.

¿La empresa sigue cotizando durante toda la baja?

Sí. La empresa está obligada a mantener la cotización a la Seguridad Social por el trabajador de baja durante todo el periodo de incapacidad temporal, hasta los 545 días. Debe seguir practicando las retenciones de IRPF, reservar el puesto de trabajo y abonar la nómina mediante pago delegado.

¿Cuánto cobra un trabajador de baja? Ejemplo práctico

Supuesto: Laura tiene un salario bruto de 2.000 €/mes. Su base reguladora diaria es de 66,67 € (2.000 / 30). Sufre una enfermedad común y está de baja durante 40 días.

Si Laura hubiera trabajado esos 40 días, habría cobrado aproximadamente 2.667 € brutos. La baja le supone una reducción de casi 1.000 € respecto a lo que habría percibido trabajando. La empresa asume directamente el coste de los días 4-15 (480 €) y actúa como intermediaria (pago delegado) para el resto.

Gestionar correctamente la nómina de un trabajador de baja implica calcular los porcentajes según el tipo de contingencia, aplicar el pago delegado y mantener las cotizaciones. Un software de nóminas automatiza estos cálculos y refleja los cambios en la nómina en cuestión de segundos, sin errores ni retrasos.

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