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La baja laboral o Incapacidad Temporal (IT) impide temporalmente al trabajador desarrollar su actividad por enfermedad o accidente.
Desde 2023 , el trabajador ya no tiene que entregar el parte médico a la empresa: el INSS lo comunica telemáticamente.
La empresa debe comunicar los datos económicos al INSS en un plazo máximo de 3 días hábiles mediante el Sistema RED.
En accidentes laborales o enfermedades profesionales, la notificación a la Mutua debe realizarse en un máximo de 5 días hábiles .
La duración máxima de una baja laboral es de 365 días prorrogables hasta 545 días .
La baja laboral o Incapacidad Temporal (IT) es una de las situaciones laborales que más gestión administrativa requiere tanto para el trabajador como para la empresa. Saber cómo se gestiona una baja laboral correctamente es fundamental para cumplir con los plazos legales, calcular bien la nómina y evitar sanciones de la Inspección de Trabajo.
En este artículo te explicamos paso a paso todo lo que necesitas saber como responsable de RRHH o empresario: desde qué es la IT y quién puede solicitarla, hasta cómo notificarla y cómo afecta al cálculo de la nómina.
Según el artículo 128 de la Ley General de la Seguridad Social (LGSS), se consideran situaciones de incapacidad temporal las debidas a enfermedad común o profesional y a accidente , sea o no de trabajo, mientras el trabajador recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social y no puede trabajar. La Seguridad Social la define como el "subsidio diario que cubre la pérdida de rentas mientras el trabajador está imposibilitado temporalmente para trabajar" .
La baja laboral puede clasificarse por:
Baja por contingencias comunes: causadas por enfermedad común o accidente no laboral. Son las más frecuentes (gripe, lumbalgia, operaciones no relacionadas con el trabajo, etc.).
Baja por contingencias profesionales: causadas por accidente laboral o enfermedad profesional. Tienen mejor protección económica y no requieren período mínimo de cotización previo.
Por ello, al recibir una baja laboral, la empresa debe revisar:
Tipo de contingencia (común o profesional): determina la cuantía de la prestación y la entidad pagadora.
Tipo de proceso: estima la duración prevista de la baja (menos de 5 días, entre 5 y 30 días, entre 31 y 60 días, o más de 60 días).
Fecha de la baja: inicio oficial de la situación de IT.
Fecha de la próxima revisión médica: determina cuándo se emitirá el siguiente parte de confirmación.
Modelo de nómina con baja por incapacidad temporal
No todo trabajador tiene automáticamente derecho a percibir la prestación por IT. Para ello deben cumplirse los siguientes requisitos:
Estar dado de alta en la Seguridad Social o en situación asimilada al alta.
En caso de enfermedad común : haber cotizado al menos 180 días en los 5 años anteriores . Sin este requisito, no se percibe prestación económica.
En caso de accidente laboral o enfermedad profesional : no se exige período mínimo de cotización.
Contar con un certificado médico que acredite la incapacidad.
La empresa no tiene derecho a conocer el diagnóstico del trabajador, ya que se trata de información protegida por la normativa de protección de datos.
Desde el 1 de abril de 2023 , el proceso está completamente digitalizado:
El médico o la mutua envía el parte directamente al INSS
La empresa lo consulta a través del Sistema RED o el Fichero INSS Empresas
El trabajador ya no está obligado a entregarlo en papel.
la empresa sigue obligada a comunicar los datos económicos al INSS en un plazo máximo de 3 días hábiles a través del Sistema RED.
El proceso varía según el tipo de contingencia. A continuación te explicamos cómo se gestiona una baja laboral en cada escenario:
En el caso de contingencias comunes , el proceso que debe seguir la empresa es:
Recibir la notificación de la baja a través del Sistema RED o del Fichero INSS Empresas.
En un plazo máximo de 3 días hábiles , comunicar al INSS los datos económicos del trabajador (base reguladora, grupo de cotización, tipo de contrato, etc.) a través del Sistema RED.
Calcular la nómina con la baja por enfermedad común : los días 4 al 15 corren a cargo de la empresa; desde el día 16, la SS asume el pago mediante pago delegado .
Mantener la cotización activa durante todo el período de IT y conservar los partes durante al menos 4 años.
En el caso de contingencias profesionales, la empresa debe actuar de forma más inmediata:
Notificar la baja a la Mutua Colaboradora con la que se tenga contratada la cobertura de contingencias profesionales.
El plazo para la notificación telemática del accidente es de 5 días hábiles desde que ocurre el accidente, mediante el sistema Delt@ .
Si el accidente no genera baja médica , debe comunicarse igualmente durante los primeros 5 días del mes siguiente al del accidente.
No cumplir estos plazos puede considerarse una infracción leve con multa de hasta 625 euros por la ITSS.
En las bajas por contingencias profesionales, la prestación comienza desde el día siguiente al del accidente o inicio de la enfermedad , sin período de carencia, y asciende al 75% de la base reguladora desde el primer día .
El importe de la prestación varía según el tipo de contingencia y el número de días de baja. La referencia es la base reguladora diaria , que se calcula dividiendo la base de cotización del mes anterior entre 30. A continuación, un resumen de los porcentajes aplicables:
| Período | Contingencias comunes | Contingencias profesionales |
|---|---|---|
| Días 1-3 | 0% (sin prestación) | 75% base reguladora desde el día 1 tras el accidente |
| Días 4-15 | 60% base reguladora (paga la empresa) | 75% base reguladora |
| Días 16-20 | 60% base reguladora (paga la SS/mutua) | 75% base reguladora |
| Día 21 en adelante | 75% base reguladora | 75% base reguladora |
Muchos convenios colectivos establecen un complemento IT que eleva la prestación hasta el 100% del salario habitual desde el primer día, corriendo la diferencia a cargo de la empresa. Consulta el convenio aplicable para saber si es tu caso.
La duración máxima de una baja laboral es de 365 días, prorrogables hasta 545 días si el INSS considera probable la recuperación. Superado ese plazo, el INSS puede emitir el alta médica o iniciar un expediente de Incapacidad Permanente.
Durante toda la IT, la empresa debe mantener el alta y la cotización del trabajador. Además, un despido motivado exclusivamente por la situación de baja podría declararse nulo conforme a la Ley 15/2022.
Ejemplo: Ana es responsable de RRHH en una empresa de 20 personas. El lunes recibe la notificación de que Marcos, uno de sus empleados, ha iniciado una baja por enfermedad común (lumbalgia). El viernes de esa misma semana (dentro de los 3 días hábiles) debe haber comunicado al INSS los datos económicos de Marcos a través del Sistema RED. Los pasos que sigue:
Accede al Fichero INSS Empresas y confirma los datos del parte de baja.
En PayFit, registra la baja indicando la fecha de inicio y el tipo de contingencia (común).
El sistema calcula automáticamente la nómina de Marcos: salario normal los días 1-3; 60% de la base reguladora los días 4-15 (a cargo de la empresa); 60% los días 16-20 y 75% desde el día 21 (pago delegado de la SS).
PayFit genera el fichero de comunicación de datos económicos al INSS y lo envía a través del Sistema RED.
Ana recibe un recordatorio automático cuando llegue el parte de confirmación o de alta.
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Recibir el parte vía Sistema RED, comunicar los datos económicos al INSS en 3 días hábiles , calcular la nómina según el tipo de contingencia y mantener la cotización activa durante toda la IT.
No, desde el 1 de abril de 2023 . El médico lo envía directamente al INSS, y la empresa lo consulta en el Fichero INSS Empresas. El trabajador sí debe informar de su situación de baja .
3 días hábiles para comunicar datos económicos al INSS en contingencias comunes. 5 días hábiles para notificar a la Mutua vía Delt@ en contingencias profesionales. El incumplimiento puede suponer una multa de hasta 625 euros .
En contingencias comunes : días 1-3 sin prestación, días 4-15 paga la empresa, desde el día 16 la Seguridad Social. En contingencias profesionales : la Mutua asume el pago desde el día siguiente al accidente. Muchos convenios incluyen un complemento IT hasta el 100% del salario.
Máximo 365 días naturales , prorrogables 180 días más si el INSS estima probable la recuperación (total: 545 días ). Superado ese plazo, el INSS evalúa si procede el alta, una incapacidad permanente o una prórroga extraordinaria de hasta 730 días .
Software que centraliza la gestión de la IT: recibe notificaciones del INSS, calcula la nómina automáticamente, controla plazos y almacena el histórico de bajas por trabajador.
No si el motivo es la baja en sí. Desde la Ley 15/2022 , ese despido puede declararse nulo , con readmisión obligatoria. Sí es posible despedir por causas objetivas o disciplinarias totalmente ajenas a la IT.
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