¿Cómo se gestiona una baja laboral?

Irene Otero
Marketing Trainee
Actualizado el 21.03.2022

La incapacidad temporal o transitoria, también conocida como baja laboral o baja por IT, es una situación puntual de un trabajador que está imposibilitado para trabajar y requiere asistencia médica de la Seguridad Social. 

Según el artículo 128 de la Ley General de la Seguridad Social: se consideran situaciones determinantes de incapacidad temporal las debidas a enfermedad común o profesional y a accidente, sea o no de trabajo, mientras se reciba asistencia sanitaria de la Seguridad Social y no se pueda trabajar.

Si tienes dudas sobre qué es o cómo gestionar una baja laboral, no te preocupes, estás en el sitio correcto. A continuación te explicamos todo lo que has de saber sobre cómo gestionar una baja laboral

¿Qué es una baja laboral?

Antes de entender cómo gestionar una baja laboral, es importante definir bien el concepto: En el mundo laboral y de manera oficial, una “Incapacidad Temporal” (IT) es lo que coloquialmente denominamos baja, y se encuentra definido por la Seguridad Social como: 

“El subsidio diario que cubre la pérdida de las rentas mientras el trabajador está imposibilitado temporalmente para trabajar y recibe asistencia sanitaria de la Seguridad Social”.

La baja laboral puede ser causada por enfermedades comunes o profesionales, accidentes (laboral o por otras causas), o por períodos de observación durante el estudio de posibles incapacidades temporales por baja por enfermedad profesional. Se diferencia entre incapacidades temporales según si se trata de una:

¿En qué debemos fijarnos?

  • Tipo de contingencia (contingencias comunes o profesionales): la situación protegida que determinará el importe de la prestación económica.

  • Tipo de proceso: Estima la duración del proceso.

  • Fecha de la siguiente revisión médica.

  • Fecha de la baja: Fecha de inicio de la situación de IT.

¿Quién puede solicitar una baja laboral?

Para saber cómo gestionar una baja laboral, hay que tener en cuenta que no todo trabajador tiene derecho a solicitarla. Las personas que soliciten una baja laboral deberán cumplir los siguientes requisitos esenciales:

  • Estar afiliado y de alta en la Seguridad Social;

  • En caso de Incapacidad Temporal por enfermedad común, haber cotizado más de 180 días en los 5 años previos al comienzo de la baja (aunque por enfermedad profesional o accidente laboral no es necesario haber cotizado un mínimo); Si no se cumple este requisito, conocido como período de carencia, el empleado podrá obtener una baja médica, pero no se percibirá prestación por parte de la empresa o de la SS.

  • Tener un certificado médico que acredite el malestar indicando la causa. Este documento no es necesario que lo tenga la empresa. La causa de la baja médica es un tema privado del empleado, que la empresa no debe conocer.

A falta de estos requisitos, el médico no emitiría el parte de incapacidad temporal. 

La ausencia de un trabajador por baja laboral puede generar descompensaciones de personal dentro del equipo de trabajo, y por lo tanto la logística de personal puede llevar tiempo al equipo de recursos humanos. También deberá tenerse en cuenta al calcular la nómina del empleado en situación de baja.

¿Qué es un parte médico?

El parte médico es un documento oficial que acredita la baja por Incapacidad Temporal, del que el empleado recibe dos copias, una para él y otra para la empresa. Es importante saber que este documento es estrictamente necesario para gestionar una baja. 

Importante:

El empleado tiene tres días naturales a partir de la fecha de expedición del parte para entregarlo a la empresa.

¿Cómo gestionar una baja laboral?

Cuando hablamos de cómo gestionar una baja laboral, es imprescindible como empresa o responsable de RRHH conocer todas las leyes que afectan este tipo de procedimientos para estar cumpliendo con la ley y en caso de una inspección de trabajo, evitar posibles demandas laborales.

En lo que refiere a los derechos del trabajador pautados por, entre otras cosas, el convenio colectivo de trabajo, cuando éste pide una baja laboral, hay dos posibles escenarios que harán que tu empresa deba tomar unas medidas u otras. 

A continuación te explicamos cómo gestionar una baja laboral sea cual sea el escenario:

  1. Cómo gestionar una baja laboral por por enfermedad común o accidente no laboral

En esta situación, tu empresa deberá notificar la baja a la Seguridad Social mediante el sistema RED de la misma, indicando los datos de la empresa, la cotización del trabajador, la enfermedad o accidente que ha causado de la baja y el código de la provincia del centro de salud que realizó el parte.

  1. Cómo gestionar una baja laboral por por enfermedad profesional o accidente laboral

Tu empresa tendrá que notificar a la correspondiente Mutua contratada la baja del empleado. Tendrás 5 días para notificar por medios telemáticos desde el momento en el que ocurra el accidente de trabajo. Es importante hacerlo en el plazo requerido, ya que si la presentación de todas estas notificaciones se retrasa por culpa de alguna de las partes implicadas (empresa o trabajador), puede considerarse una infracción leve y comportar una multa de hasta 625€. En caso de accidentes sin baja médica, se comunican durante los primeros cinco días del mes siguiente al del accidente. El sistema por el que se comunican se conoce como Delt@.

Control de bajas laborales: programa sencillo

Aunque es importante que como responsable de RRHH sepas cómo gestionar una baja laboral, hoy en día existen soluciones digitales como PayFit que pueden hacer tu día a día más sencillo. En nuestro caso, disponemos de asesores laborales que estarán al corriente de todas las bajas de tu empresa, ya que será tan fácil gestionarlas como añadirlas a la plataforma en un par de clicks. 

¿Quieres saber más? Nuestros expertos estarán encantados de mostrarte cómo gestionar una baja laboral con PayFit. Descubre cómo nuestra plataforma puede cambiar tu forma de gestionar las nóminas y los RRHH solicitando una demo a continuación.

Gestiona las bajas laborales con el software de PayFit

Otros artículos según tus gustos

Pagas prorrateadas: cómo calcularlas y cómo afectan en la nómina

Leer el artículo

Salario base: ¿cómo se calcula?

Leer el artículo

Todo sobre la jornada completa: características, salario y modificaciones

Leer el artículo

El embargo de nómina: definición y consecuencias

Leer el artículo

Ley de Presupuestos Generales de 2023

Leer el artículo

Novedades legales del 2023: actualidad laboral

Leer el artículo