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Il est obligatoire d’établir une fiche de paie pour chaque salarié rémunéré pour son travail.
De nombreuses mentions sont obligatoires, notamment relatives à l’identification des deux parties, la somme totale versée (salaire, primes, etc.) ou encore les cotisations.
Un bulletin non conforme encourt des risques de sanctions pour l’employeur .
Également appelée bulletin de salaire ou bulletin de paie, la fiche de paie est un élément essentiel de la relation entre un employeur et ses salariés.
La définition de la fiche de paie est simple : il s’agit du document remis au salarié par l'employeur en main propre, par voie postale ou par voie électronique, attestant du salaire versé en contrepartie d'un travail effectué. Une bonne gestion de la paie nécessite ainsi de maîtriser l’élaboration des fiches de paie de ses salariés.
La fiche de paie est obligatoire pour tous les salariés , même lorsque l’employeur n’a qu’un seul salarié. Elle doit être éditée, quels que soient le montant et la nature de la rémunération ou le type de contrat (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, etc.). Cette obligation incombe à l’employeur.
Ainsi, lors du paiement du salaire , l'employeur doit remettre au salarié une feuille de paie.
Il est obligatoire d’établir une fiche de paie pour un apprenti . Concernant le stagiaire , il n’y a pas d’obligation spécifique même s’il est fortement recommandé de lui remettre un justificatif attestant du versement de sa gratification.
💡 Bon à savoir : pouvant être salarié de son entreprise à certaines conditions, le dirigeant d'une entreprise doit donc, en tant que salarié, se voir délivrer une fiche de paie.
Pour faire une fiche de paie , il convient de suivre correctement toutes les étapes :
intégrer les éléments variables de paie ;
réaliser les différents calculs ;
vérifier le bulletin de paie.
En tant qu’employeur, vous pouvez réaliser vous-même les bulletins de paie de vos salariés grâce à votre service juridique ou RH. Vous avez également la possibilité de recourir à un logiciel de paie , plus pratique, pour les créer en quelques clics.
💡 Bon à savoir : pour les entreprises qui souhaitent faire des fiches de paie elles-mêmes, il est crucial de :
maintenir une veille juridique régulière pour intégrer les évolutions réglementaires ;
vérifier la conformité des mentions obligatoires ;
conserver une copie des bulletins de paie dans les fichiers de l’entreprise pendant 5 ans minimum ;
sécuriser les données sensibles (RGPD) avec des mesures spécifiques comme la double authentification ou le coffre-fort numérique .
Comprendre une fiche de paie ne devrait pas être un casse-tête.
Grâce au bulletin interactif, vos salariés comprennent leur fiche de paie en 1 clic . Plus besoin d'expliquer les cotisations, l'outil le fait pour vous , automatiquement.
Comprendre une fiche de paie est essentiel, tant pour l'employeur que pour le salarié. Pour vous aider à décrypter ce document, examinons en détail les mentions obligatoires de la fiche de paie .
En premier lieu, il convient d’ insérer les mentions relatives à l’identification de l’employeur :
nom / dénomination de l’entreprise ;
numéro SIRET (numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements) ;
code APE ou code NAF (numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi) ou code entreprise ;
convention collective applicable.
Il faut également renseigner les éléments permettant d’identifier le salarié :
nom et prénom ;
adresse postale ;
numéro de Sécurité sociale ;
ancienneté ;
date de début du contrat de travail ;
emploi, classification et catégorie du salarié ;
position dans la classification conventionnelle (niveau hiérarchique ou coefficient).
Les feuilles de paie doivent aussi comporter les mentions relatives à la rémunération.
La fiche de paie doit mettre en évidence les mentions relatives au salaire :
salaire de base ;
période ;
nombre d’heures travaillées ;
nombre d’heures supplémentaires ;
absences non rémunérées, absences exceptionnelles, RTT ;
dates de congés et montant de l'indemnité de congés payés ;
absence pour maladie, IJSS (indemnités journalières de Sécurité sociale) ;
nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (comme le coût des tickets-restaurant , une prime éventuelle, etc.), ce sont les avantages en nature sur la fiche de paie .
Pour faciliter ces calculs et simuler rapidement la conversion d'un salaire brut en net , des outils en ligne gratuits sont disponibles. Ils permettent d'obtenir une estimation précise avant l'établissement définitif de la fiche de paie.
Les mentions à préciser portent sur :
les taux et montants des contributions et cotisations sociales dues par l’employeur et le salarié (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage, etc.) ;
les éventuelles exonérations, écrêtements et allègements.
💡 Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2024, l'employeur doit faire figurer le montant net social sur la fiche de paie. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
Concernant la mutuelle , sa mention dans la section des cotisations doit détailler :
la part employeur et la part salarié ;
les taux applicables ;
la base de calcul utilisée ;
la référence du contrat collectif.
En bas de la fiche de paie, suite aux différents calculs de la fiche de paie , il est nécessaire d’indiquer :
le montant du salaire “net à payer avant impôt sur le revenu”, c’est-à-dire la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source ;
le prélèvement à la source de l'impôt (taux, assiette, montant) ;
le salaire net après impôt prélevé à la source ;
la date de paiement du salaire ainsi que la méthode de versement (virement, chèque, etc.).
💡 Bon à savoir : certains éléments ne doivent pas être indiqués sur la fiche de salaire, c’est notamment le cas de l’exercice du droit de grève et des responsabilités en tant que représentant du personnel.
Pour une fiche de paie conforme , il est donc essentiel de veiller à l'intégration des dernières évolutions réglementaires, notamment concernant l'affichage du montant net social et la nouvelle présentation des contributions.
Modèle de fiche de paie
Avant d'aller plus loin, voici les termes que vous croiserez le plus souvent sur un bulletin de salaire.
Salaire brut : le montant total de la rémunération avant déduction des cotisations sociales.
Salaire net à payer : la somme réellement versée au salarié, une fois les cotisations et le prélèvement à la source déduits.
Montant net social : un montant de référence, obligatoire depuis le 1er janvier 2024, qui sert notamment au calcul de certaines prestations sociales (RSA, prime d'activité).
Cotisations sociales : les sommes prélevées sur le salaire brut (part salariale) ou versées en plus par l'employeur (part patronale) pour financer la protection sociale.
Prélèvement à la source : l'impôt sur le revenu, retenu directement sur le salaire net avant versement.
Éléments variables de paie : les éléments qui changent chaque mois, comme les heures supplémentaires, les primes ou les absences.
Suivez cette méthode pour lire une fiche de paie efficacement :
1. Vérifiez d'abord les informations d'identification.
2. Examinez le salaire brut et ses composantes (salaire de base, heures supplémentaires/complémentaires, primes et indemnités, avantages en nature).
3. Analysez les différentes cotisations (salariales et patronales) et la cohérence de chaque montant.
4. Vérifiez la mention du montant net social.
5. Contrôlez les éléments non soumis à cotisation (remboursements de frais, titres-restaurant, titre-mobilité, indemnités spécifiques).
6. Validez le total du montant net à payer.
Pour les employeurs qui se demandent comment faire les fiches de paie en interne , il est essentiel de bien comprendre les différentes modalités de remise et de conservation des bulletins.
Depuis 2016, vous pouvez remettre des bulletins de paie sous forme électronique à votre personnel, ce qui vous permet de gagner du temps et de réduire vos coûts.
Toutefois, si l’un de vos salariés s’oppose à la remise de ses fiches de paie en ligne , vous devrez être en mesure de lui remettre au format papier : en main propre ou par voie postale.
💡 Bon à savoir : depuis 2018, il est obligatoire de fournir aux salariés un bulletin de salaire simplifié , quel que soit son support. Une fiche de paie simple et clarifiée permet ainsi une meilleure lisibilité des informations essentielles pour le salarié.
Il n'y a pas de délai légal de remise de la fiche de paie, elle doit seulement avoir lieu à échéance régulière, lors du paiement du salaire.
La question qui se pose est celle de savoir combien de temps garder une fiche de paie.
La durée de conservation des fiches de paie par l’employeur est de 5 ans minimum.
Par ailleurs, pour les fiches dématérialisées, vous devez les rendre disponibles au salarié :
soit pendant une durée de 50 ans ;
soit jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans.
PayFit vous propose un modèle de fiche de paie en ligne gratuite, qui reprend les mentions obligatoires devant y figurer.
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Chez PayFit, la fiche de paie est dématérialisée et peut donc facilement être téléchargée et imprimée par le salarié . Afin que la fiche de paie soit plus simple à comprendre, un récapitulatif des principales informations est proposé au salarié.
Voici un exemple de fiche de paie d’un salarié, grâce au logiciel PayFit.
Modèle de fiche de paie - Excel
Signalez l'erreur à votre employeur ou à votre service RH dès que vous la repérez. Un bulletin de salaire rectificatif doit alors être établi pour corriger le montant ou la mention concernée.
L'absence ou la non-conformité d'un bulletin de paie expose l'employeur à une amende pouvant atteindre 450 € par salarié concerné (Art. R3246-2 du Code du travail).
Le salarié n'a plus d'obligation légale de durée puisque la fiche de paie fait office de preuve du salaire versé sans limite de temps. Nous vous conseillons toutefois de la conserver sans limite de durée, car elle sert notamment au calcul de vos droits à la retraite.
Oui. Depuis la loi Travail du 8 août 2016 (entrée en vigueur au 1er janvier 2017), l'employeur peut remettre le bulletin de paie sous format électronique par défaut, sauf opposition explicite du salarié.
Découvrez les spécificités de la fiche de paie d’un apprenti en 2026 et téléchargez gratuitement le modèle de bulletin de salaire pour un apprenti PayFit.
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