Comment fonctionne la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

Tous les mois, les employeurs doivent verser des cotisations sociales à différents organismes : Urssaf, France Travail, caisses de retraite, impôts, etc. Pour en calculer les montants, ces derniers ont besoin de données précises sur les salariés et l’activité de l’entreprise.

C’est dans le but de simplifier et de centraliser ces échanges que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) a été mise en œuvre. Dans cet article, PayFit vous explique ce qu’est la DSN et comment la remplir correctement pour éviter toute erreur. Vous saurez également quand il est opportun de déléguer cette action à un logiciel de paie, dans quelle mesure le faire et quel outil choisir pour une gestion efficace et conforme aux réglementations en vigueur.

Qu’est-ce que la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ?

La DSN est une déclaration numérique mensuelle, obligatoire pour la plupart des entreprises. Elle sert à transmettre en une seule fois aux organismes sociaux et fiscaux un ensemble d’éléments relatifs aux salariés. Ces données proviennent de leurs fiches de paie : rémunérations, cotisations, événements (arrêt de travail, fin de contrat…), taux de prélèvement à la source, etc.

La DSN, dispositif obligatoire, est utilisée par toutes les entreprises du secteur privé depuis le 1er janvier 2017 et par les entreprises du secteur public depuis le 1er janvier 2022. La DSN annule et remplace 26 déclarations sociales par une seule et même déclaration. 

Elle a notamment remplacé la Déclaration Annuelle de Données Sociales Unifiée (DADS-U) en 2019, devenant le moyen principal de transmission des données pour la majorité des employeurs.

Quelle est l’importance de la DSN ?

La DSN vise à simplifier les démarches, à fiabiliser les tables de données, à centraliser les flux et à réduire la charge administrative. Ceci à travers :

• le recouvrement des cotisations et contributions sociales ainsi que de certaines impositions ;

• la vérification des montants et la fiabilité des calculs ;

• l’alimentation du calendrier des droits sociaux des salariés (Assurance Maladie, retraite, formation, prévention des risques professionnels) ;

• le calcul du taux de certaines cotisations ;

• le versement de certains revenus de remplacement. 

Depuis le 1er janvier 2019, la DSN inclut également le dispositif du prélèvement à la source (PAS) de l’impôt sur le revenu. Cela permet à l’employeur de transmettre le taux applicable de chaque salarié.

👉 À noter : en centralisant ces éléments, la DSN permet une meilleure exploitation des indicateurs de gestion (effectifs, arrêts, fins de contrats). Par ce biais, elle améliore la qualité des rapports et données produites par les services RH et les organismes sociaux.

Qui doit réaliser la DSN ?

Le recours à la DSN s’est progressivement généralisé. Aujourd’hui, elle s’applique à toutes les structures relevant du régime général, y compris celles du secteur agricole, ainsi qu’à leurs tiers mandatés, dès lors qu’elles emploient au moins un salarié.

Toutefois, certains salariés sont exclus du dispositif. Il s'agit notamment des salariés :

• déclarés via les dispositifs de simplification ;

• liés à des entreprises situées en outre-mer, sous certaines conditions ;

• d'organismes internationaux, des ambassades ou des consulats ;

• expatriés. 

Par ailleurs, des procédures particulières relatives à certains régimes spéciaux, tels que les marins pêcheurs ou les fonctionnaires en détachement auprès d’un établissement privé, sont exclues de la DSN.

Aussi, la transmission de certaines déclarations ne peut pas se faire par le biais de la DSN. C’est le cas, par exemple, des déclarations propres à France Travail, comme les avis de versement. L'Urssaf, au contraire, n'admet que ce dispositif de déclaration pour le calcul des cotisations.

💡 Bon à savoir : si votre entreprise possède plusieurs établissements, vous devez remplir une DSN pour chaque établissement disposant d'un numéro SIRET propre.

Quand faut-il déclarer la DSN ?

La DSN mensuelle, ou périodique, doit être transmise tous les mois, même si aucune rémunération n’a été versée. Les délais à respecter dépendent de l’effectif :

• moins de 50 salariés : au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail ;

• 50 salariés et plus : au plus tard le 5 du mois suivant.

💡 Bon à savoir : si la date limite de la déclaration tombe un jour non ouvré, elle est prorogée au jour ouvrable suivant.

En dehors de cette procédure régulière, il existe une DSN événementielle. Il s’agit d’un signalement d’événement ponctuel en rapport avec la situation professionnelle du salarié (arrêt-maladie, fin de contrat, congé parental, reprise anticipée, etc.). Il est à transmettre dans les 5 jours ouvrés suivant l’événement.

👉 À noter : dans des cas spécifiques, certains événements peuvent être déclarés au plus tard avec la DSN mensuelle du mois de l’événement.

Comment déclarer la DSN ?

Il faut déclarer la DSN sur la plateforme net‑entreprises.fr pour le régime général, et sur le site de la MSA (Sécurité sociale agricole) pour le régime agricole.

L’employeur peut :

• saisir la déclaration directement sur la plateforme ;

• utiliser un logiciel de paie compatible DSN ;

• déléguer la tâche à un tiers, comme un expert-comptable ou un prestataire de paie.

Qu’en est-il du format de la déclaration ? Le dépôt de la DSN peut se faire sous forme de fichier EDI (Échange de Données Informatisé) ou via une API “machine to machine”, selon le système de paie utilisé.

Que contient une DSN ?

La déclaration DSN contient plusieurs éléments répartis en deux grandes catégories.

1. Données issues de la paie : DSN mensuelle

Chaque DSN mensuelle doit contenir les informations suivantes :

• le lieu d’activité et les caractéristiques du contrat de travail ;

• la convention collective applicable ;

• les dates importantes, début et fin de contrat, suspension et reprise du contrat de travail intervenant au cours du mois, etc. ;

• les montants relatifs aux rémunérations, aux cotisations et contributions sociales, aux éventuelles exonérations de cotisations ;

• la durée de travail retenue pour la paie du mois concerné ;

• le taux de prélèvement à la source (PAS) : chaque DSN reflète le taux spécifique applicable à chaque salarié ;

• éventuellement, une régularisation pour corriger des données inexactes ou incomplètes transmises lors du mois précédent.

2. Signalements événementiels : DSN événementielle

Lorsque la relation de travail évolue, l’employeur doit le signaler aux organismes sociaux au plus vite. En complément, cette DSN mentionne les informations de l’émetteur : SIREN/SIRET de l’établissement, identité du déclarant, etc.

Autrement, la déclaration des événements doit au plus tard être effectuée avec la DSN mensuelle du mois de l'événement. Il s'agit d'une exception qui concerne notamment :

• l'arrêt de travail, lorsque aucune retenue n'a été effectuée sur le salaire du mois au cours duquel l'arrêt de travail a débuté ;

• les fins de contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaire ;

• les fins de contrats à durée déterminée des salariés des associations intermédiaires ;

• les fins de contrats à durée déterminée d'usage.

💡 Bon à savoir : à la fin de son contrat, tout salarié peut vous demander l'envoi de la DSN dans les 5 jours ouvrés. Si le délai de 5 jours ouvrés prévu pour déclarer un événement expire avant le 15 du mois, un délai particulier de transmission de la DSN est prévu. Dans ce cas, elle devra être transmise dans le même délai que celui fixé pour la transmission de l'événement.

Cette mise à jour permet aux organismes de mener un suivi fiable des indicateurs liés à l’emploi et à la rémunération, notamment pour calculer les droits du salarié et effectuer les virements nécessaires sans beaucoup d’attente. Par exemple, dans le cas d’un arrêt-maladie, informer la CPAM dans les délais garantit un paiement rapide des indemnités journalières.

Comment remplir la DSN correctement ?

Pour remplir une DSN de manière conforme, voici les étapes à suivre, une fois la clôture de paie effectuée.

Étape 1 : préparer les données de paie

Vérifiez les informations essentielles : identité des salariés, contrats, rémunérations, taux de prélèvement à la source, cotisations et exonérations, afin d’éviter toute erreur d’interprétation. Chaque ligne de paie doit correspondre au bon mois de paie et au trimestre fiscal concerné.

💡 Bon à savoir : le rapprochement entre comptabilisation et DSN permet d'éviter certaines erreurs sur les fiches de paie.

Étape 2 : générer la déclaration

Utilisez votre logiciel de paie ou saisissez les données directement sur la plateforme net-entreprises.fr (ou sur le site de la MSA pour le régime agricole).

Étape 3 : contrôler les données avant envoi

Relisez attentivement les montants et les périodes déclarées : une erreur peut entraîner le rejet du fichier ou des pénalités.

Étape 4 : déposer la DSN

Envoyez le fichier avant la date limite (le 5 ou le 15 du mois suivant selon l’effectif). Vous recevrez ensuite un accusé de réception confirmant la prise en compte du dépôt.

Étape 5 : vérifier le Compte-Rendu Métier (CRM)

Ce document signale les éventuelles anomalies. Vous vous êtes trompé ? Il est possible de corriger cette action via l’onglet “annule et remplace” ou en régularisant dans la DSN suivante.

⚠️ Attention : si vous utilisez un logiciel de paie, assurez-vous qu’il est compatible DSN, c’est-à-dire qu’il respecte la norme NEODeS (Norme d’Échange Optimisée des Données Sociales). Pour le vérifier, rendez-vous sur le site officiel net-entreprises.fr, dans la rubrique “Liste des logiciels compatibles DSN”, ou consultez la documentation technique fournie par votre éditeur. Un outil non-référencé ou non-conforme risque de produire un fichier rejeté ou incomplet.

Comment déclarer la DSN sans logiciel de paie ?

Si vous ne possédez pas de logiciel de paie, mais êtes éligible à la DSN, plusieurs options s’offrent à
vous :

• les services gratuits de l’URSSAF : ces services sont réservés aux entreprises relevant du régime général de la Sécurité sociale et comptant moins de 20 salariés en France métropolitaine ;

• des logiciels de paie gratuits compatibles DSN, tels que TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ou TESA (Titre Emploi Service Agricole).

• les logiciels de paie en ligne : des solutions de logiciel de paie avec la DSN comme PayFit offrent des fonctionnalités adaptées. Par exemple, PayFit génère automatiquement les données saisies par l’employeur au cours du mois, puis les transmet mensuellement aux organismes concernés.

💡 Bon à savoir : faire une DSN sans logiciel de paie peut être chronophage pour l'employeur et comporter des erreurs lors de la saisie des données. C’est pour cela qu’il faut prendre le temps de choisir le logiciel de paie adapté à votre entreprise.

Quels sont les risques en cas d’erreur ou d’omission dans une déclaration DSN ?

Une DSN incomplète ou erronée risque d’entraîner deux types d’anomalies :

1. un contrôle bloquant où la déclaration est rejetée : il faut corriger les erreurs et renvoyer la DSN avant la date d’exigibilité pour éviter tout retard ;

2. un contrôle non-bloquant, où la DSN est acceptée, mais contient des incohérences : l’employeur doit les régulariser sa déclaration dans les plus brefs délais pour fiabiliser ses données sociales.

Les erreurs ou oublis dans la DSN peuvent donner lieu à des amendes.

⚠️ Attention : ces montants peuvent évoluer en fonction de nouvelles mises à jour réglementaires. Vous pouvez les vérifier sur le site de l’URSSAF, rubrique “Déclaration sociale nominative” ou sur la plateforme net‑entreprises, page d’information DSN, réglementations et documentation.

💡 Bon à savoir : dans le cadre du droit à l’erreur, certaines pénalités peuvent être évitées si l’entreprise corrige volontairement sa DSN dans un délai de 30 jours après le constat de l’erreur.

Comment PayFit peut vous aider à rester conforme aux normes ?

Avec PayFit, logiciel RH multi-convention, spécialisé dans la gestion de la paie et compatible, la DSN est générée et transmise automatiquement à partir de vos bulletins de salaire :

• le système s’assure du respect des délais et vérifie la conformité des données avant l’envoi ;

• les mises à jour réglementaires (Urssaf, MSA, retraite, etc.) sont intégrées en continu ;

• vous gagnez du temps et limitez les risques d’erreur ou de sanction.

👉 Demandez une démo dès maintenant pour voir comment PayFit, logiciel référencé et conforme à la DSN, peut simplifier vos déclarations sociales et sécuriser votre paie.

Envie de gagner du temps sur la paie ?

Essayez maintenant