Comment procéder à la comptabilisation des avantages en nature ?

Les avantages en nature, biens ou services fournis par l’employeur, gratuitement ou moyennant une participation du salarié inférieur à sa valeur réelle, sont des éléments variables de paie qui s’ajoutent aux salaires : logement ou véhicule de fonction, repas, etc.

Par conséquent, ces avantages peuvent faire l’objet d’une comptabilisation à la clôture de l’exercice comptable. Ils sont ainsi régis par plusieurs principes comptables.

Pourquoi comptabiliser les avantages en nature ? Dans quel compte faut-il les enregistrer et comment ? PayFit vous explique.

Pourquoi comptabiliser les avantages en nature ?

Tenir sa comptabilité est une obligation pour toutes les entreprises, sous peine de s’exposer à de lourdes sanctions. 

En ce qui concerne les avantages en nature, leur comptabilisation est, en principe, une obligation. Cependant, lorsque l’entreprise tient un état comptable particulier recensant les avantages en nature alloués au cours de l’exercice, il est possible de ne pas les comptabiliser. 

Cet état comptable devra mentionner la date, la nature et le montant des paiements au titre de chaque bénéficiaire. 

Toutefois, si l’entreprise ne tient pas d’état comptable particulier pour les avantages en nature, il est obligatoire de procéder à leur comptabilisation. De plus, malgré l’état comptable, il est recommandé de les comptabiliser comme les salaires et charges sociales. 

En conséquence, si vous accordez à vos salariés la fourniture d’un repas ou d’un véhicule de fonction, il faudra procéder à la comptabilisation de l’avantage en nature repas et à la comptabilisation de l’avantage en nature véhicule.

Dans quel compte comptabiliser les avantages en nature ?

Les avantages en nature sont enregistrés au débit et au crédit d’un compte de charge. Puisqu’ils ne sont pas des paiements directs aux salariés, ils ne peuvent pas être comptabilisés dans le compte 421. 

Par conséquent, les avantages en nature devront être transcrits au débit du compte 6417 intitulé “Rémunérations du personnel - Avantages en nature”. 

Ils devront ensuite être reportés au crédit :

• du compte 6418 intitulé “Avantages en nature” ;

• du compte 791 intitulé “Transferts de charge”, si les avantages en nature ont été évalués de manière forfaitaire ;

• ou du compte 708 intitulé “Produits des activités connexes”, si les avantages en nature n’ont pas fait l’objet d’un enregistrement de charges ;

• ou du compte 726 intitulé “Production consommée”, utilisé principalement en hôtellerie. 

💡 Bon à savoir : la comptabilisation des avantages en nature au compte 791 se fait également pour ceux qui sont attribués aux gérants de SARL ou EURL. Il permet ainsi de neutraliser la charge.

Comment comptabiliser les avantages en nature ?

Méthode du dédoublement de compte 

Selon cette méthode, l’enregistrement des avantages en nature se fait au débit du compte 6417 et au crédit du compte 6418 en intercalant le compte 401 intitulé “Fournisseurs” avant de créditer le compte 512 au moment du paiement. 

Méthode du compte de produit 

Selon cette méthode, l’enregistrement des avantages en nature se fait au sein des charges du personnel. Elle est recommandée pour les entreprises qui accordent beaucoup d’avantages en nature à leurs salariés. 

La comptabilisation se fera toujours en débit du compte 6417. En revanche, le crédit pourra se faire sur le compte de charge par nature concerné (par exemple, le compte 6132 pour un loyer immobilier) ou bien sur les comptes 708 ou 791. 

Exemple de comptabilisation de l’avantage en nature repas ou restauration