Comment rédiger une lettre de licenciement sans faire d'erreur ?

Faute professionnelle simple, grave ou lourde, motif économique : en entreprise, le recours au licenciement visant la rupture du contrat de travail d’un salarié en CDI doit suivre une procédure strictement encadrée par la loi.

L’employeur qui maintient son intention de licencier un salarié après l’entretien préalable de licenciement doit impérativement lui notifier cette décision par le biais d’une lettre de licenciement. 

Toutefois, rédiger une lettre de licenciement impose de respecter certaines règles précises pour être conforme. 

Qu’est-ce que la lettre de licenciement ? 

La lettre de licenciement est une étape obligatoire de la procédure de licenciement. Ce document, établi par l’employeur, est adressé au salarié pour l’informer officiellement de sa décision d’interrompre son contrat de travail.

Le courrier de licenciement intervient à l’issue de l’entretien préalable au cours duquel le salarié a pu se justifier des faits reprochés. Cet ultime échange permet souvent d’instaurer un dialogue entre les deux parties pour tenter une conciliation.

Dans le cas où l’employeur souhaite tout de même licencier le salarié après un délai de réflexion, il a un devoir d’information auprès de ce dernier.

⚠️  Attention : la lettre de licenciement acte la rupture du contrat de travail du salarié. Elle est soumise à des règles précises et nécessite d’être rédigée avec soin. La décision de l’employeur et les motifs ayant conduit au licenciement doivent ainsi être clairement explicités dans ce document.

Quel est le contenu d’une lettre de licenciement ? 

L’intitulé de la lettre de notification du licenciement doit permettre d’identifier précisément la nature du courrier. 

Mentions obligatoires de la lettre de licenciement

Le document doit obligatoirement contenir certaines informations obligatoires : 

• le destinataire du courrier de licenciement (identité et coordonnées du salarié) ;

• l’objet du document (“lettre de licenciement”) ainsi que le type de licenciement décidé ;

• la date de l’entretien préalable au licenciement et la mention de la présence ou de l’absence du salarié ;

• les motifs de licenciement précis, objectifs et vérifiables justifiant le licenciement du salarié (date, heure, lieu) ; 

• la durée du préavis à réaliser par le salarié ;

• en cas de dispense de préavis, ou d'absence de préavis pour faute grave ou lourde, la date de rupture du contrat de travail ;

• la date et le lieu de rédaction de la lettre ;

• la signature manuscrite de l’employeur ou de son représentant. 

💡  Bon à savoir : il est recommandé d’utiliser un modèle de lettre de licenciement pour être certain de ne pas oublier l’une des mentions indispensables. Vous pouvez télécharger gratuitement notre modèle de lettre de licenciement.

Motifs de licenciement

D’après l’article L1235-2 du Code du travail encadrant la rupture du contrat de travail à durée indéterminée, la lettre de licenciement doit permettre au salarié de comprendre clairement la raison et la motivation de son licenciement. 

Ainsi, l’employeur doit clairement mentionner le motif de licenciement qu’il s’agisse d’un :

• licenciement pour insuffisance professionnelle ;

• d’un licenciement pour inaptitude ;

• pour motif économique ;

• pour motif personnel, etc.

📌  Exemple : la lettre de licenciement pour faute grave d'un salarié ayant violenté l'un de ses collègues sur son lieu de travail doit mentionner la date, l'heure et le lieu de l'altercation, ainsi que le déroulé des faits reprochés et le nom du collègue victime.

Si les motifs énoncés ne sont pas assez précis, vous disposez de 15 jours après la notification du licenciement pour les préciser de votre propre initiative. Le salarié dispose du même délai de 15 jours pour vous demander cette précision : vous avez alors 15 jours supplémentaires après réception de sa demande pour y répondre. Dans tous les cas, vous ne pouvez ni ajouter un nouveau motif, ni modifier celui initialement énoncé dans la lettre de licenciement.

💡 Bon à savoir : cette clarification s'appuie sur l'article R1232-13 du Code du travail et sur votre fiche notification du licenciement, qui détaille ce double délai.

⚠️  Attention : l’imprécision des motifs dans la lettre de licenciement peut entraîner la reconnaissance d’un licenciement sans cause réelle et sérieuse par le Conseil des prud’hommes. Le juge peut également ordonner la réintégration du salarié dans l’entreprise et condamner l’employeur à des dommages et intérêts.

Pour aider les employeurs et diminuer le risque d’erreurs de rédaction (et les complications juridiques qui en découlent), le décret n° 2017-1820 de 2017 du Conseil d’État a prévu différents modèles types de lettres de notification de licenciement.

Quand envoyer la lettre de licenciement ?

Tout au long de la procédure, l’employeur doit respecter les différents délais de licenciement, y compris pour expédier la notification du licenciement. 

Le délai d’envoi de la lettre de licenciement varie en fonction du motif :

• licenciement pour motif personnel non disciplinaire : l’employeur doit attendre 2 jours ouvrables suite à l’entretien préalable avant d’envoyer la notification du licenciement au salarié. En revanche, la loi ne fixe pas de délai maximal pour envoyer ce courrier ;

• licenciement pour motif personnel disciplinaire : dans le cadre d’un licenciement pour faute simple, grave ou lourde, consécutif à une mise à pied ou non, l’employeur doit également attendre 2 jours ouvrables suite à l’entretien préalable avant d’envoyer la lettre de notification. La loi fixe un délai maximal d’un mois après la date de cet entretien pour l’expédier, et ce, même si le salarié ne s’est pas présenté au rendez-vous. À défaut, le licenciement peut être reconnu par le juge comme sans cause réelle et sérieuse et le salarié pourrait récupérer son emploi ;

• licenciement pour motif économique (moins de 10 salariés) : la transmission de la lettre de licenciement pour motif économique nécessite de respecter un temps de 7 jours ouvrables après la date de l’entretien (ou 15 jours ouvrables si le salarié est un cadre). 

Le délai de réflexion de 2 jours ouvrables ne prend pas en compte le jour de l’entretien préalable ni le jour d’échéance du délai. 

📌  Exemples : 

• si l’entretien a lieu un mardi, le délai de réflexion expire le jeudi et la lettre de licenciement peut être envoyée à partir du vendredi ;

• s’il expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour ouvrable suivant ;

• si l’entretien a lieu un vendredi, le délai de réflexion qui expire le dimanche est prolongé jusqu’au lundi. La lettre de licenciement peut être envoyée à partir du mardi.

Comment transmettre la lettre de licenciement ? 

La transmission de la lettre de notification du licenciement au salarié peut se faire par différents moyens : 

• courrier recommandé avec accusé de réception  ; 

• remise en main propre contre décharge attestant de la réception. 

💡  Bon à savoir : le préavis de licenciement du salarié débute le jour de l’envoi ou de la remise de la lettre de notification du licenciement.

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