¿En qué consiste el registro retributivo?

En la actualidad, las desigualdades salariales entre hombres y mujeres siguen siendo un hecho. Es por eso que, impulsar la igualdad de género en la empresa es una de las grandes preocupaciones de los empresarios y el gobierno.

Tanto unos como otros buscan activar medidas que aminoren estas diferencias como, por ejemplo, implementar en la empresa distintos tipos de salario. Otra de las medidas impulsadas por el gobierno es el Registro Retributivo Obligatorio para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño y actividad. Por ende, la elaboración de este registro y la urgencia de su creación ha despertado muchas dudas entre los responsables de elaborarlo, normalmente departamentos de RRHH. En este artículo, te explicamos todo lo necesario acerca del Registro Retributivo.

¿Qué es el registro retributivo obligatorio?

El registro retributivo o registro salarial es una medida de transparencia por la que las empresas están obligadas a llevar a cabo un registro o auditoría de los salarios medios, complementos salariales, y percepciones extrasalariales de la plantilla, diferenciada por género. Por lo tanto, tienen mucho que ver el registro retributivo y el plan de igualdad dentro de la gestión de la empresa. 

El artículo 5.1 del RD 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres establece que, conforme a lo establecido en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. 

En el registro retributivo las percepciones salariales tienen que estar actualizadas y debe poder accederse a la información a través de la documentación de los datos promediados y desglosados. 

¿Cuándo es obligatorio el registro retributivo?

La obligación es extensible a todos los sectores de actividad:

• Independientemente del tamaño de la empresa.

• Debe hacerse de toda la plantilla (incluyendo a directivos y altos cargos).

• Tanto para personas físicas como jurídicas.

• Sin excepciones, salvo que la empresa no tuviera trabajadores en plantilla, en cuyo caso no será necesario disponer de un registro retributivo.

En definitiva...¿Tu empresa está obligada al registro salarial? Pues bien, tal y como nos expone el artículo 4, todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluyendo el personal directivo y los altos cargos. Por lo tanto, la medida obliga, desde el 14 de abril de 2021, a todas las empresas sin tener en cuenta su tamaño.

¿Cuándo se presenta el registro retributivo?

¿Cada cuánto hay que renovar el registro salarial? La normativa establece que dicho registro tiene una validez de un año natural. Por lo que las empresas deben elaborar anualmente un nuevo registro salarial. También, se debe modificar en caso de que concurra una modificación sustancial de los elementos que lo integran.

El reglamento no concreta el momento de realización del registro retributivo ni la fecha en la que debe estar completado. En la guía de uso de la herramienta de análisis cuantitativo por sexo, que ha publicado el Ministerio de igualdad, se plantean dos premisas:

• Se considerarán las retribuciones correspondientes al año natural anterior abonadas hasta el 31 de enero del año siguiente (pagas de beneficios, atrasos, bonus).

• El tiempo necesario para la realización del informe se estima en 60 días (fecha límite: 1 de abril del año siguiente).

Por lo que, en ausencia de una concreción legal, los plazos legales que plantea el Ministerio de Igualdad hay que considerarlos como referencias válidas, sin olvidar el sentido común y que cada empresa tiene sus propios condicionantes. Pongamos de ejemplo lo siguiente: en el caso de una empresa que abona el bonus del 2023 en mayo 2024 quizás tendría sentido retrasar la disponibilidad del registro retributivo del 2023 hasta disponer de ese dato).

¿Cuál es la diferencia entre registro retributivo y auditoría retributiva?

En la línea de lo explicado, la herramienta registro retributivo sirve para registrar los  valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extra salariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Esta obligación se extiende a todas las empresas sin excepciones. Dentro de este conjunto, aquellas empresas que tengan la obligación de elaborar un plan de igualdad (empresas con más de 50 trabajadores) tienen que incluir en el mismo una auditoría retributiva.

En el caso de las empresas que tienen que elaborar el plan de igualdad, la auditoría retributiva implica las siguientes obligaciones para la empresa: 

• La realización del diagnóstico  de la situación retributiva de la empresa (evaluación de puestos de trabajo e identificación de factores desencadenantes de las diferencias retributivas).

• El establecimiento de un plan de actuación para la corrección de las desigualdades retributivas.

¿Quién puede acceder al registro retributivo? 

Conforme establece el art. 28.2 del ET, las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal de los trabajadores, al registro salarial de la empresa.

El RD 902/2020 modula este derecho, que en la práctica se aplicará de forma diferente en función de que la empresa cuente o no con representación legal de los trabajadores.

• Para las empresas sin representación legal de los trabajadores se habilita el derecho de los trabajadores a acceder al registro retributivo. El derecho de información de los trabajadores se limita a las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de los hombres y las mujeres de su mismo puesto de trabajo, grupo, categoría o nivel profesional.

• En las empresas con representación legal de los trabajadores, los representantes legales de los trabajadores tienen derecho a conocer el contenido íntegro del registro retributivo y los trabajadores a través de ellos. 

En definitiva, es importante tener en cuenta que cualquier organismo que cuente con potestad podrá tener acceso al registro salarial de cualquier empresa. Como por ejemplo, el Ministerio de Trabajo mediante las inspecciones laborales.

¿Cuál es el contenido del registro retributivo?

El registro retributivo toma como referencia el sueldo que perciben los trabajadores mensualmente. Este registro debe incluir los siguientes conceptos detallados desagregados por sexos y distribuidos según la clasificación que la empresa tenga establecida (grupos profesionales, categorías profesionales y/o puestos de trabajo iguales o de igual valor).

Deberá calcularse la media y la mediana para cada uno de los siguientes conceptos, por los valores realmente percibidos:

• Salarios

• Complementos salariales

• Percepciones extra-salariales

¿Se incluyen en el registro los suplidos de costes de desplazamientos y dietas? Los gastos de locomoción y las dietas son percepciones extrasalariales, por lo que estos conceptos sí deben considerarse a la hora de elaborar el registro retributivo.

En conclusión, realizar el registro retributivo es una obligación de la empresa que normalmente la realiza el equipo de gestión de RRHH. En PayFit nos ocupamos de la automatización de todos estos procesos para que puedas invertir el tiempo en otras tareas y proyectos dentro de la empresa. 

¿Qué es la confidencialidad del registro retributivo?

Los datos retributivos son datos personales. En el registro retributivo no se pueden mostrar datos individualizados (deben figurar datos disociados y no se debe reflejar información que permita identificar a una persona) por lo que en el desglose por puesto de trabajo, grupo, categoría o nivel profesional no se deberán reflejar los datos de esa persona en el registro retributivo, sino que la casilla se dejará vacía.

Es imprescindible implementar medidas de protección de datos en el ámbito laboral y, en concreto, en el registro retributivo. En relación con la obligación empresarial de realizar un registro de salarios, la AEPD ha aclarado que, al ser una obligación legal, el empleador no requiere del consentimiento de los trabajadores.

En cuanto a la protección de datos personales de los empleados en las nóminas, te contamos más en nuestro artículo sobre nómina y protección de datos.

En definitiva, el registro retributivo actúa como herramienta fundamental en la gestión empresarial ya que, no solo cumple con exigencias legales, sino que también promueve la transparencia y la equidad salarial dentro de las empresas. Al garantizar la igualdad de remuneración entre hombres y mujeres por un trabajo de igual valor, fortalece la cultura empresarial y fomenta la confianza entre los empleados. PayFit es una plataforma de gestión de recursos humanos y nóminas diseñada para simplificar los procesos administrativos relacionados con el personal en las empresas.

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