¿Dietas en nómina, qué son y quién las paga?

Miguel acaba de promocionar como gerente de ventas en una empresa de tecnología emergente de Valencia. Es decir, ahora parte de su trabajo implica viajar frecuentemente por toda Europa para reunirse con clientes potenciales y asistir a ferias comerciales. Durante estos viajes, la empresa cubre sus gastos de transporte, alojamiento y manutención, conocidos también como dietas.

No obstante, la gestión de las dietas en una nómina puede ser realmente compleja, especialmente cuando se trata de calcular una nómina con inclusión de estos elementos. Entre ellas, Miguel se pregunta: ¿Qué son las dietas en la nómina? ¿Me pueden quitar las dietas de la nómina? ¿Cómo tributan las dietas en la nómina? ¿Cómo se calculan las dietas en una nómina? Además, surge la cuestión de la paga prorrateada y cómo esta se ajusta con las dietas recibidas durante el año. En el artículo de hoy, hablaremos todo lo necesario sobre las dietas en nómina.

¿Qué son las dietas laborales?

Las dietas laborales son compensaciones que se otorgan a los empleados para cubrir gastos adicionales cuando están realizando actividades relacionadas con su trabajo fuera de su lugar habitual de trabajo. 

Este tipo de compensación es especialmente común en posiciones que requieren viajar frecuentemente, como representantes de ventas, consultores y técnicos.

Es decir, las dietas en la nómina están diseñadas para asegurar que los empleados no tengan que utilizar sus propios recursos financieros para cubrir gastos como transporte, alojamiento y alimentación durante sus desplazamientos laborales. Al proporcionar dietas, las empresas no solo cumplen con una obligación legal y ética, sino que también fomentan una cultura de cuidado y apoyo, lo que puede incrementar la motivación y la satisfacción en el trabajo.

Además, es importante mencionar que estas dietas no afectan a la base reguladora de la nómina, así como tampoco a las retenciones, ya que están exentas de tributación hasta ciertos límites.

¿Qué incluyen las dietas?

Volviendo al escenario anterior, Miguel ha tenido que viajar a Berlín por un evento de trabajo. En este momento se pregunta: ¿Qué dietas se incluirán en mi nómina?

1. Dieta por manutención: Miguel puede reclamar una dieta para cubrir los gastos de alimentación durante su estancia en Berlín. Esto incluye comidas principales como desayuno, almuerzo y cena, además de cualquier snack o bebida que necesite entre comidas.

2. Dieta por alojamiento: Si Miguel necesita pernoctar en Berlín debido a la duración del evento, puede reclamar los gastos de hotel o cualquier otro tipo de alojamiento en el que se hospede. Esta parte de la dieta cubre la estancia nocturna y, en algunos casos, servicios adicionales del hotel que sean necesarios para su trabajo.

3. Dieta por transporte: Miguel también puede reclamar los gastos de transporte que incurra durante su estancia en Berlín. Esto incluye el coste del billete de avión o tren para llegar a la ciudad y volver, así como los gastos de transporte local como taxis, transporte público o alquiler de coches.

4. Dieta por peajes y parking: Si Miguel utiliza un coche (propio o alquilado) durante su viaje, puede incluir en la dieta los costos de peajes y estacionamiento que sean necesarios para sus desplazamientos dentro de la ciudad.

¿Cuándo está obligada la empresa a pagar dietas?

El pago de dietas a los trabajadores no es una obligación universal según el Estatuto de los Trabajadores, sino que depende de varios factores, incluidos los convenios colectivos y las políticas internas de cada empresa. 

Sin embargo, en general, las empresas están obligadas a pagar dietas cuando el empleado debe realizar su trabajo fuera de su centro habitual de trabajo y esto implica gastos adicionales.

No obstante, es importante mencionar que la empresa no está obligada a pagar dietas si el trabajo se realiza dentro del lugar habitual sin incurrir en gastos adicionales significativos. Es importante que tanto empleadores como empleados estén bien informados sobre las regulaciones y acuerdos aplicables para asegurar que las dietas se manejen correctamente y de acuerdo con la ley.

¿Cuánto tiene que pagar por dietas la empresa?

Las dietas laborales cubren varios aspectos importantes del desplazamiento laboral, incluyendo manutención, alojamiento y transporte. Estas compensaciones están diseñadas para asegurar que los empleados no incurran en gastos personales mientras realizan actividades fuera de su lugar habitual de trabajo. 

1. Manutención

Los gastos por alimentación, como desayuno, comida y cena, o la adquisición de un alimento puntual, se cubren bajo el concepto de manutención. 

Dependiendo de si el empleado pernocta fuera de su municipio o no, se diferencian dos tipos:

• Media dieta en España (sin pernoctar): 26,67 € por día.

• Media dieta en el extranjero: 48,08 € por día.

• Dieta completa en España (con pernocta): 53,34 € por día.

• Dieta completa en el extranjero: 91,35 € por día.

ℹ️ No obstante, si los topes indicados anteriormente se superan, entonces sí se tributan en renta y cotizan en la Seguridad Social. 

Los gastos de manutención están exentos de ser declarados como ingresos en el IRPF del empleado y no cuentan para la base de cotización, siempre y cuando no se sobrepasen las cantidades estipuladas. 

2. Alojamiento

Para el alojamiento, que puede ser en hotel u otra modalidad, la empresa cubre los gastos siempre que el empleado conserve y presente la factura correspondiente. No hay un límite establecido de dinero para el reembolso de gastos de alojamiento, lo cual permite flexibilidad dependiendo del costo del alojamiento en diferentes ubicaciones.

3. Transporte

Se cubren todos los tipos de transporte, tanto público como privado, que incluyen:

• Billetes de avión, tren y otros medios de transporte público.

• Gastos de taxis, combustible y mantenimiento para vehículos privados.

• Peajes y aparcamiento.

Para el transporte privado, el gasto cubierto y exento en el IRPF es de 0,19 € por kilómetro. Para justificar los gastos de transporte público, es necesario solicitar y guardar factura. Estos gastos son considerados siempre que el desplazamiento sea a un municipio diferente y la estancia sea inferior a 9 meses.

¿Las dietas en la nómina están exentas de cotización?

Las dietas en la nómina se consideran percepciones extrasalariales y están exentas de IRPF. Esto significa que no reducen el salario neto (o líquido a percibir) del empleado sino que, al contrario, pueden incrementar el poder adquisitivo al no estar sujetas a tributación. Sin embargo, es importante considerar la cotización de las dietas en la Seguridad Social para asegurar que estas mantenga su carácter de exentas, es importante seguir procedimientos detallados:

1. Documentación y justificación: Es esencial que se obtengan y conserven todos los justificantes de los gastos incurridos. Esto incluye detalles como tipo de gasto, fecha y hora, importe y fecha de la factura. Tanto empleados como empleadores deben guardar estos justificantes, ya que la Agencia Tributaria podría requerirlos para realizar comprobaciones.

2. Justificación de los desplazamientos: La empresa debe justificar que el desplazamiento por el que se abonan las dietas se ha realizado por motivos laborales y está relacionado con la actividad de la empresa. Esto es fundamental para que las dietas sean consideradas como gastos necesarios y justificados del negocio.

ℹ️ También es importante mencionar que, si las dietas se tienen que reflejar en nómina tienen que estar debidamente justificadas. En el caso de la existencia de dietas en nómina sin justificar, tanto el empleado como el empleador podría acarrear problemas para ambos. 

Por ello y según el artículo 147.2 apartados a y b de la Ley General de la Seguridad Social, las dietas no se incluyen en la base de cotización de la Seguridad Social bajo ciertas condiciones:

• Asignaciones para gastos de locomoción: Cuando el trabajador utiliza transporte público para desplazarse fuera de su centro de trabajo.

• Asignaciones para otros gastos de locomoción y gastos de manutención y estancia: Cuando estos se producen en un municipio distinto al del lugar de trabajo habitual o de la residencia del empleado.

Dado que las dietas en las nóminas, cuando cumplen con los requisitos establecidos, están exentas tanto de IRPF como de cotización a la Seguridad Social, no se incluyen en los descuentos aplicados en las nóminas de los trabajadores. Esto significa que no afectan las deducciones habituales de seguridad social y tributos que se aplican al salario base.

¿Cómo se pagan las dietas por la empresa?

Las empresas pueden optar por diferentes métodos para abonar las dietas a sus empleados, dependiendo de la política de gastos y los procedimientos internos establecidos. A continuación, te detallamos las dos formas más habituales de pago de dietas:

1. Pago indirecto de dietas: En el método de pago indirecto, la empresa asume la responsabilidad de realizar todos los pagos relacionados con los desplazamientos del empleado. Esto incluye la reserva y pago de billetes de avión, alojamiento, y a veces otros servicios como transporte terrestre y comidas. Este método es beneficioso porque simplifica el proceso para el empleado, quien no tiene que realizar pagos por adelantado ni gestionar reembolsos posteriormente. Además, permite a la empresa tener un control más directo sobre los costos y asegurar que se adhieran a las políticas de gastos corporativos.

2. Pago directo de dietas: En el pago directo, el empleado inicialmente cubre todos los gastos relacionados con su desplazamiento, como transporte, alojamiento y manutención. Posteriormente, debe presentar justificantes de estos gastos a la empresa para obtener un reembolso. 

¿Cómo se reflejan las dietas en la nómina?

Las dietas laborales no forman parte de tu salario, el importe debe venir reflejado en la nómina.  Concretamente, el importe debería aparecer en la sección “devengos” con el concepto “percepciones no salariales”.

A continuación, te enseñaremos una nómina con dietas de ejemplo de un empleado ficticio para que puedas observar donde se reflejan las dietas en una nómina. 

En conclusión, las dietas en la nómina, clasificadas como "percepciones no salariales", son esenciales para cubrir los gastos de los empleados durante desplazamientos laborales sin afectar su bolsillo. 

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