Comprender las retenciones en la nómina

La mayoría de tus trabajadores se preguntan qué son las deducciones que aparecen desglosadas en la nómina. Al final, son las que reducen el salario bruto y muestran el líquido a percibir.

Antes de empezar hay que tener en cuenta que las retenciones de nómina hacen referencia al pago del IRPF y que se diferencian de las deducciones relacionadas con la Seguridad Social.

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre las retenciones en la nómina. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Qué son las retenciones en la nómina?

Para entender bien las nóminas te recomendamos descargarte nuestro modelo de nómina. Cuando lo tengas en mano, todo lo que te contemos a continuación respecto a las retenciones y aportes de nómina, te va a parecer mucho más fácil de entender.

¿Tienes la nómina en mano? En el segundo bloque llamado “Deducciones” verás que aparecen una serie de conceptos de nómina debajo de Seguridad Social, Retenciones u Otras deducciones. Esto son las retenciones en nómina y representan la cantidad que se te restará de los “Devengos” para obtener tu sueldo neto.

Estas retenciones son aportaciones que se destinan a la economía del país para poder financiar diferentes proyectos, un impuesto como cualquiera o bien para mantener el sistema de Seguridad Social.

Las retenciones en nómina no son lo mismo que las deducciones en nómina, hay que saber diferenciar estos conceptos.

¿Qué retenciones hay en una nómina?

Como hemos comentado, en el conjunto de retenciones de nómina encontrarás: las deducciones de la Seguridad Social por un lado y las retenciones del IRPF.

Retenciones en nómina: retención del IRPF

Las retenciones del IRPF son el dinero que todos los trabajadores pagan a Hacienda cada mes. Estas retenciones representan el impuesto sobre las rentas obtenidas por los trabajadores a través de la nómina (así como por los profesionales a través de las facturas) y se ingresan en la Agencia Tributaria a través de los modelos correspondientes. 

Realizar la retención correspondiente del IRPF te ayudará de cara a la declaración de la renta ya que después tendrás que pagar todo lo que no has pagado mensualmente con las retenciones en la nómina.

Además, es obligación de la empresa realizar correctamente la retención del IRPF en función de los rendimientos del empleado y de la situación personal y familiar comunicada por este.

La tabla de retenciones en la nómina quedaría tal que así:

→ Desde 0 € hasta 12.450 € se retiene el 19% por IRPF.

→ Desde 12.450 € hasta 20.200 € se retiene el 24% por IRPF.

→ Desde 20.200 € hasta 35.200 € se retiene el 30% por IRPF.

→ Desde 35.200 € hasta 60.000 € se retiene el 37% por IRPF. 

→ Desde 60.000 € hasta 300.000 € se retiene el 45% por IRPF.

→ A partir de los 300.000 € se retiene el 47% por IRPF. 

Ten en cuenta dos cosas: por un lado, la tabla de los tramos de retenciones, pero se aplican de forma progresiva. Es decir, quien cobre 30.000 euros no va a tener un 30 % de IRPF. Por otro, la retención mínima en nómina (IRPF) puede ser de 2% si la persona en cuestión se encuentra en un contrato de prácticas, contratos temporales, becarios y contratos formativos.

Retenciones en nómina: deducciones de la Seguridad Social

Las retenciones en nómina de la Seguridad Social sirven para costear los sistemas de la Seguridad Social. Esta cantidad incluye la cotización por desempleo, formación profesional y las cotizaciones por enfermedades o accidentes laborales, que forman parte de las contingencias profesionales, paralelamente están las contingencias comunes para enfermedades comunes, accidentes no laborales o maternidades/paternidades.

Entender de qué tratan los grupos de cotización de la Seguridad Social es muy importante a la hora de crear un contrato de trabajo y tal como dice el nombre, de cotizar. Esta clasificación sirve para determinar las diferentes bases de cotización, es decir, cuánto aportará a la Seguridad Social cada trabajador como mínimo y como máximo.

¿Cómo calcular la retención en la nómina?

Para calcular las retenciones que aparecen en tu nómina debemos volver a separar, por un lado, por retenciones IRPF y por cotizaciones en la Seguridad Social.

A la hora de calcular las retenciones de IRPF debemos tener en cuenta varios factores. No por cobrar el mismo sueldo nos van a retener lo mismo por IRPF. ¿Cómo calcular el porcentaje de retención en nómina?

• El grado de discapacidad del empleado: Dependiendo si el grado de discapacidad es superior o igual al 33% e inferior al 65% o superior o igual al 65%.

• La situación familiar del trabajador: el número de hijos o personas dependientes a cargo. 

• Lugar de residencia: Los residentes en Ceuta y Melilla tienen un descuento de IRPF en forma de deducciones especiales por lugar de residencia.

• Tipo de contrato: Es necesario tener en cuenta el tipo de contrato para calcular las retenciones de IRPF. 

Por otro lado, para calcular las cotizaciones a la Seguridad Social es necesario conocer la base de cotización (cantidad final que se tiene en cuenta a la hora de aplicar un determinado porcentaje sobre ella) y para ello, los grupos de cotización.

Una vez obtenida la base de cotización y haber encontrado los puntos de cotización por contingencias comunes y contingencias profesionales, las aportaciones de Seguridad Social a cargo del empleado serán:

• Contingencias Comunes: 4,70 % de las bases de cotización por contingencias comunes.

• Cotización por desempleo: 1,55 % y 1,60 % de la base de contingencias profesionales, para contratos indefinidos y de duración determinada, respectivamente.

• Formación Profesional: 0,10 % de la base de contingencias profesionales.

• Horas extras ordinarias: 4,70 % del pago recibido.

• Horas extras de fuerza mayor: 2 % del pago recibido.

¡Ojo! No hay que confundir la retención judicial en nómina como una retención más que aparece en la nómina. La retención judicial en nómina es un embargo de la nómina. Es una herramienta de carácter judicial por la cual un acreedor puede obtener el pago de la deuda que se le debe a través de una retención en la nómina del deudor. Evidentemente, se trata de un proceso judicial.

Para concluir, tiene mucho más sentido hablar de retenciones de IRPF y de cotizaciones a la Seguridad Social que de retenciones de nómina. Entender todos los elementos de una nómina te permitirán ganar tiempo en la gestión laboral de tus empleados. 

Pero una cosa está clara: no hay mejor manera de ganar tiempo que con una gestoría online y un software para la gestión de nóminas y procesos de RRHH.

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