Calcular una nómina: un ejemplo real

Calcular una nómina puede resultar, a priori, una tarea muy complicada. Pero una vez sabes obtener por separado cada uno de los conceptos, generar nóminas resulta mucho más sencillo.

De hecho, el cálculo de la nómina consiste sencillamente en entender cómo se calculan los diferentes elementos de una nómina (como las horas extraordinarias o el salario base) y entender cómo cotizan o tributan los impuestos correspondientes (como la seguridad social o el IRPF).

¿Cómo calcular una nómina paso a paso? ¿Cómo calcular el IRPF en la nómina ?   ¿Y cómo hago para calcular la seguridad social en nómina? En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre calcular una nómina.

Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Cómo calcular una nómina paso a paso?

Antes de empezar hablando de cómo calcular una nómina paso a paso tienes que saber una cosa: para calcular la nómina según el convenio, se puede utilizar un programa para hacer nóminas. Una herramienta de gestión que va a realizar los cálculos de la nómina sin errores ni retrasos.

Para poder seguir nuestras explicaciones, no dudes en descargarte gratis nuestro modelo de nómina.

Si eres de los que antes de decidirte por uno de estos softwares, prefieres tener información teórica sobre el cálculo de las nóminas, este es tu artículo. Vamos a usar un ejemplo sencillo para que puedas comprender todos los cálculos. ¡Empecemos!

Imaginemos que tienes una empresa que es una consultoría de marketing. Decides contratar a tiempo completo a una chica de 25 años, Lucía, soltera y sin hijos, sin ascendientes a cargo y sin ningún grado de discapacidad. 

Lucía se incorporará a la plantilla a partir del mes que viene. En el contrato consta una retribución de 12.600 € brutos anuales con 12 pagas. 

1. Identificar los datos necesarios para el cálculo de nómina

Para calcular la nómina de Lucía es necesario tener en mano el contrato de la trabajadora así como el Modelo 145 que se habrá rellenado previamente, para saber calcular el IRPF de la nómina, esto lo veremos más adelante.

Si tenemos en cuenta el ejemplo expuesto con Lucía. Podemos deducir la siguiente información:

• Situación personal y familiar: soltero, sin hijos, sin ascendientes a cargo y sin discapacidad ;

• Salario bruto anual: 12.600 €  ;

• Número de pagas: 12 ;

• Tipo de contrato: temporal ;

• Duración del contrato: 6 meses ;

• Grupo de cotización: 7 ;

• Convenio Colectivo de la empresa: Oficinas y despachos.

2. Los devengos de la nómina de Lucía

Lucía encontrará en su nómina el apartado de devengos, es decir, el total de ingresos que recibirá por el trabajo prestado. Además, en el apartado de devengos será necesario tener en cuenta si las pagas extra están prorrateadas o no. 

En este caso, como su salario bruto anual está repartido en 12 pagas, entendemos que las dos paga extra están prorrateadas y pagadas junto con el salario mensual que recibe mensualmente.

Ahora, realicemos el cálculo de los devengos, de la siguiente manera:

• Salario Base: 12.600 / 14 = 900 € ;

• Cálculo gratificaciones extras: (900 x 2) / 12 = 150 €  ;

• Total devengado: 900 + 150 = 1050 €s. 

En este caso, entendemos que el trabajador no tiene otros complementos salariales y no salariales.

3. Las deducciones en la nómina

Las deducciones que aparecen en la nómina también se conocen como las cotizaciones y tributaciones por los impuestos que paga el trabajador, deducciones de IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social.

Seguridad Social

Para calcular la Seguridad Social en nómina, necesitas calcular la base de cotización que se encuentra definida en el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social. La base de cotización en la nómina estará constituida por la remuneración total que recibe el trabajador mensualmente. Las pagas extra, se prorratearán a lo largo de los 12 meses del año.

Los siguientes conceptos de la nómina quedan excluidos de la base de cotización de la Seguridad Social, con algunas excepciones específicas en las que no entramos en detalle:

• Gastos de locomoción de transporte público ; 

• Gastos de locomoción, manutención y estancia ;

• Indemnizaciones por fallecimiento, traslado, suspensiones, despidos ;

• Las prestaciones de Seguridad Social ;

• Las horas extraordinarias.

En el ejemplo expuesto, las pagas extras se perciben con el salario, por lo que la base de cotización corresponde al total devengado.

• Base de cotización contingencias comunes: Salario base + Prorrateo pagas extra = 1050 €s.

Ahora que ya tenemos la base de cotización, miramos la tabla actualizada de la Seguridad Social para comprobar que nos encontramos dentro de los límites establecidos.

La Ley General de la Seguridad Social indica cuáles son las bases que se extraen y los tipos de cotización que hay que aplicar en cada caso.

Únicamente necesitamos calcular la base de cotización de contingencias comunes, la base de cotización de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La base de cotización por desempleo, formación profesional y FOGASA corresponde con la de Accidentes de Trabajo y de Enfermedades Profesionales.

Volvamos a nuestro ejemplo, nos quedaría así:

• Base de cotización horas extraordinarias: 0 ;

• Base de cotización horas extraordinarias de fuerza mayor: 0 ;

• Base de cotización accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: Base de cotización de contingencias comunes + base de cotización horas extra y de fuerza mayor: 1050 + 0 + 0 = 1050 €.

Una vez tenemos calculadas las bases, miramos en la tabla de la Seguridad Social qué tipo de cotización se aplicará en porcentaje por parte de la empresa y el trabajador.

• Contingencias comunes = Base de cotización contingencias comunes (1050 € en nuestro caso) x Tipo de cotización (4,7% en nuestro caso) = 49,35 € ;

• Desempleo = Base cotización Enfermedades de Trabajo y Accidentes Profesionales x  Tipo de cotización = 1050 € x 1,60% = 16,80 € ;

• Formación profesional = Base cotización ET y AP x Tipo de cotización = 1050 € x 0,10% = 1,05 €.

En nuestro caso, al tener a 0 las horas extras y de fuerza mayor, el total de aportaciones sería de 67,20 €.

IRPF

Cuando hablamos de calcular el IRPF en nómina, estamos calculando la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Saber cómo calcular el IRPF en nómina puede parecer difícil a priori, pero resulta ser más sencillo que el cálculo de las cotizaciones de la Seguridad Social.

La retención depende del salario, situación personal, tipo de contrato, duración de la trabajadora en cuestión, Lucía. Los porcentajes los establece la Agencia Tributaria y varían cada año por lo que Hacienda facilita una calculadora y una tabla comparativa para que puedas comprobar cuál es la retención que se aplicará en tu caso en concreto.

Según el Reglamento del IRPF, se establece que para los contratos inferiores a un año, se aplicará una retención mínima del 2%.

En el caso de Lucía, que tiene un contrato temporal de 6 meses, practicaremos una retención del 2% en su nómina mensual para la tributación del IRPF. Sin embargo, Lucía podría solicitar una retención más alta si así lo hablase con su empresa.

Así pues, la base para calcular la retención del IRPF sería: Salario base + Pagas extra = 1050 €.

Retención IRPF = Base de retención x Tipo de retención = 1050 x 2% = 21 €.

Líquido total a percibir

Finalmente, restando al salario bruto las deducciones, podremos calcular el neto de la nómina o lo que se conoce también como líquido a percibir. 

En el caso de Lucía sería:

• Total devengos: 1050 € ;

• Total deducciones: Cotizaciones Seguridad Social + Retenciones IRPF = 88,20 € ;

• Líquido a percibir = 1050€ - 88,20€ = 961,80 €.

Así pues, 961,80 € es el monto que se ingresaría en la cuenta de Lucía cada mes por su trabajo prestado como auxiliar en la consultoría de marketing.

Puedes saber cómo hacer una nómina, pero no olvides que el cálculo, resulta ser lo más importante. Ya sea para calcular nómina online o nóminas tradicionales.

Si te ha resultado difícil todos los conceptos de la nómina que aparecen en este artículo, tal y como te hemos recomendado al principio, lo mejor es que solicites información sobre el mejor software de nóminas y RRHH.

¿Quieres información más detallada? Consulta nuestras funcionalidades o solicita una demostración gratuita para conocer en profundidad los servicios de PayFit para tu empresa.