Comment fonctionne la prise des congés payés ?

L’organisation des congés payés relève de la responsabilité de l’employeur. Dans le cadre de son pouvoir de direction, il fixe les dates auxquelles les salariés peuvent prendre leurs congés. 

Cependant, cette liberté n’est pas absolue : le Code du travail encadre strictement cette organisation. Il définit notamment les règles relatives à la période de prise des congés, aux modalités d’information des salariés et aux délais à respecter avant toute modification des décisions prises.

Qu'est-ce que la prise des congés payés ?

Les salariés accumulent chaque année des jours de congés payés en fonction de leur temps de travail effectif sur une période de référence, généralement du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante.

Calcul des congés payés

Deux méthodes de calcul des congés payés sont possibles. Les salariés cumulent soit : 

• 2,5 jours par mois, soit 30 jours par an en jours ouvrables ;

• 2,08 jours par mois, soit 25 jours par an en jours ouvrés. 

Pendant ces jours de repos, le salarié perçoit une indemnité de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire.

Cadre légal de prise des congés 

Le Code du travail fixe les règles relatives à la prise de congés payés. Selon les accords d’entreprise et le pouvoir de direction de l’employeur, la manière dont les congés sont posés peut varier.

💡 Bon à savoir : un salarié peut prendre des congés dès son embauche, il n’a pas besoin d’attendre le début de la période d’acquisition.

L’employeur doit s’assurer que ses salariés peuvent effectivement prendre leurs congés. À défaut, il s’expose à des sanctions pénales et à sa responsabilité civile. Les situations à risque incluent :

• une charge de travail excessive qui empêche le salarié de prendre ses congés ;

• le refus systématique des congés aux dates souhaitées par le salarié.

💡 Bon à savoir : les règles en matière de congés payés en CDD sont les mêmes que celles applicables aux salariés en CDI.

Pour optimiser la gestion des congés, un logiciel de congés et absences peut faciliter le suivi des jours acquis et posés, et simplifier la planification des absences.

Qui fixe la période de prise de congés payés ?

La période durant laquelle les salariés peuvent prendre leurs congés payés est déterminée selon la hiérarchie suivante :

• un accord d'entreprise ou d'établissement ;

• à défaut, par une convention ou un accord de branche ;

• en l'absence de disposition conventionnelle, par l'employeur après avis du CSE.

Quelle que soit l’autorité qui fixe les dates, la période doit obligatoirement inclure le 1er mai au 31 octobre, connue sous le nom de période des congés payés d’été. Cette période légale peut être étendue, et même couvrir l'année entière.

Une fois décidées, les dates doivent être respectées par l’employeur. Toutefois, en cas de changements dans l’activité ou l’organisation de l’entreprise, il peut exceptionnellement les modifier.

En pratique :

• un accord d’entreprise ou, à défaut, une convention collective précise les délais que l’employeur doit respecter pour modifier les dates de congés ;

• à défaut de disposition, l’employeur ne peut pas modifier les dates dans le mois précédant le départ en congé, sauf circonstances exceptionnelles.

Comment fixer la période de prise de congés ?

À défaut de dispositions collectives, l’organisation des congés payés relève de la responsabilité de l’employeur.

Information des salariés

Les salariés doivent être informés de la période de congés au moins 2 mois avant son ouverture.

📌 Exemple : si les congés débutent le 15 avril, l’information doit être transmise avant le 15 février.

Il faut également prévoir minimum 2 mois pour organiser la consultation du CSE sur les dates avant l’information des salariés.

Choix et validation des dates de congés

En pratique, les salariés proposent les dates de congés à leur employeur ou supérieur hiérarchique. L'employeur ou le supérieur peuvent alors refuser des congés payés, obligeant le salarié à choisir d'autres dates.

⚠️ Attention : un salarié ne peut pas décider seul de ses congés. Une absence non validée par l’employeur est considérée comme une absence injustifiée, pouvant entraîner sanctions disciplinaires, voire licenciement.

Ordre des départs

L’employeur doit établir un ordre de départ des salariés pendant la période de congés, après avis du CSE, en tenant compte de :

• l’ancienneté ;

• la situation familiale (conjoints ou partenaires PACS, garde d’enfants, personnes handicapées ou âgées à charge) ;

• l’activité chez d’autres employeurs.

💡 Bon à savoir : si des conjoints ou partenaires PACS travaillent dans la même entreprise, ils peuvent bénéficier d’un congé simultané.

Communication de l’ordre des départs

L’employeur doit communiquer l’ordre des départs au moins un mois avant le départ de chaque salarié.

En pratique, cela se fait souvent par affichage dans les locaux ou publication sur l’intranet, mais aucune modalité précise n’est imposée.

Quelles sont les règles de prise de congés par les salariés ?

La prise de congés payés par les salariés est encadrée par des règles précises afin de garantir à la fois leur droit au repos et le bon fonctionnement de l’entreprise.

Durée des congés payés

Un salarié bénéficie, pour une année complète de travail, de cinq semaines de congés payés. La loi interdit toutefois de prendre plus de 24 jours ouvrables (soit quatre semaines) en une seule fois : la cinquième semaine doit donc être posée séparément. Ces 24 jours constituent le congé principal, souvent appelé congé d’été, qui doit être pris pendant la période légale de congés payés.

💡 Bon à savoir : certains salariés peuvent bénéficier d’une exception et prendre plus de 24 jours d’affilée, notamment ceux ayant des contraintes géographiques particulières ou ayant dans leur foyer un enfant, un adulte handicapé ou une personne âgée dépendante.

Fractionnement des congés

Si le congé principal ne peut pas être pris en une seule fois, il peut être fractionné. Le fractionnement donne parfois droit à des jours supplémentaires, appelés congés de fractionnement. 

Ni le salarié ni l’employeur ne peuvent imposer le fractionnement des congés payés de manière unilatérale : il nécessite l'accord mutuel, sauf si l’entreprise ferme pendant le congé, auquel cas on parlera de congés payés imposés.

💡 Bon à savoir : lorsque les congés sont décomptés en jours ouvrables, la règle des 5 samedis peut être appliquée pour encadrer le fractionnement et éviter toute inégalité entre les salariés.

Congés anticipés

Un salarié peut également poser des congés avant la période d’acquisition, s’il en a accumulé et que l’employeur l’y autorise. Ces congés anticipés restent volontaires : l’employeur ne peut pas les imposer.

La prise de congés payés est-elle possible pendant une absence ?

La prise de congés payés pendant des absences, qu’elles soient justifiées ou non, suit des règles spécifiques selon le type d’absence.

Temps partiel thérapeutique

De nombreux salariés se demandent comment poser des congés payés lorsqu’ils sont en mi-temps thérapeutique. La loi ne prévoit pas de règles particulières pour cette situation : la prise de congés payés se fait de la même manière que pour un salarié à temps complet.

⚠️ Attention : lors du calcul de l'indemnité de congés payés, les salariés en temps partiel thérapeutique perçoivent généralement des indemnités journalières de la CPAM. L’indemnité de congés payés ne peut pas porter la rémunération totale au-delà du salaire habituel d’un salarié de même catégorie.

Congé Individuel de Formation (CIF)

Un salarié en CIF continue de cumuler des droits à congés payés. 

Toutefois, la loi interdit strictement de poser des congés payés durant un CIF, car ces congés représentent un droit au repos et ne peuvent pas être utilisés pour suivre une formation ou se consacrer à d’autres activités.

Congés post événements familiaux

Les salariés ont le droit de prendre leurs congés payés après certaines absences pour motifs familiaux. Par exemple, un salarié de retour d’un congé maternité ou d’adoption peut poser ses congés payés même si la période légale de prise est terminée.

En revanche, la situation est plus complexe pour un congé parental. La jurisprudence française a jugé que les congés payés acquis avant le départ en congé parental étaient perdus si le salarié revenait après la clôture de la période de prise de congés. 

À l’inverse, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) considère que ces salariés doivent bénéficier des congés payés acquis avant leur congé parental. Cette divergence entraîne parfois des situations contradictoires entre droit national et droit européen.

Qu'arrive-t-il en cas de congés non pris ?

En principe, les congés payés non pris avant la fin de la période de prise sont perdus. Il n’existe pas de droit automatique au report, sauf exceptions.

Exceptions au non-report

Trois situations principales permettent de reporter les congés payés non pris :

• lorsque l’employeur autorise le report à la demande du salarié ;

• si le salarié est en arrêt maladie, en congé maternité ou victime d’accident du travail ;

• lorsque la perte des congés résulte d’une faute de l’employeur.

En dehors de ces cas, l’employeur n’est pas tenu de rémunérer les congés non pris.

Congés non pris à la fin du contrat

Si un salarié n’a pas utilisé ses congés payés à la fin de son contrat, l’employeur doit lui verser une Indemnité Compensatrice de Congés Payés (ICCP). Cette indemnité doit apparaître clairement sur la fiche de paie du salarié, remise pour son dernier mois travaillé.

💡 Bon à savoir : en cas de préavis, la prise de congés payés varie selon le moment :

• avant la notification de rupture : le salarié prend ses congés aux dates prévues, le préavis est suspendu et prolongé de la durée des congés ;

• après la notification de rupture : la prise des congés doit se faire d’un commun accord entre salarié et employeur et le préavis n’est ni suspendu ni prolongé.

Pour faciliter le calcul et le suivi des droits, le bulletin de paie doit obligatoirement indiquer le nombre de jours de congés acquis, pris et restants.

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