Comment fonctionne la prise des congés payés ?

L'employeur est responsable de l'organisation des congés payés. Dans l'exercice de son pouvoir de direction, il doit déterminer les dates de prise de congés dans l'entreprise. Il n'est pourtant pas totalement libre dans cette mission. Le Code du travail pose des règles de détermination de la période de prise de congés, d'information des salariés ou encore des délais à respecter avant de modifier ces décisions.

En quoi consiste la prise de congés payés ? Qui fixe la période de prise de congés et comment ? Quelles sont les règles à respecter par les salariés ? Que faire en cas d'absence ou de congés non pris ? PayFit vous explique.

Qu'est-ce que la prise des congés payés ?

Les salariés acquièrent des jours de congés payés chaque année en fonction de leur temps de travail effectif sur une période de référence. Elle comprend généralement la période allant du 1er juin de l'année en cours au 31 mai de l'année suivante.

Deux méthodes de calcul des congés payés sont possibles. Les salariés cumulent soit : 

• 2,5 jours par mois, soit 30 jours par an en jours ouvrables ;

• 2,08 jours par mois, soit 25 jours par an en jours ouvrés. 

Pendant ces jours de repos, le salarié perçoit une indemnité de congés payés à la date habituelle de paiement du salaire. 

Le Code du travail encadre la prise des jours de congés payés. En fonction des accords en vigueur dans l'entreprise et du pouvoir de direction de l'employeur, les règles de prise de congés varient.

💡 Bon à savoir : un salarié peut prendre ses congés dès l'embauche : il n'a pas à attendre le début de la période d'acquisition pour prendre des jours de congé.

Pour tout savoir sur le délai d'acceptation des congés payés, n'hésitez pas à consulter nos fiches dans la rubrique Congés et RTT.

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⚠️ Attention : un employeur a l'obligation de s'assurer que ses salariés ont réellement la possibilité de prendre leurs congés payés. À défaut, il risque des sanctions pénales et peut engager sa responsabilité civile. Il doit donc éviter de mettre un salarié dans l'impossibilité de prendre ses congés payés. Il s'agit généralement de cas dans lesquels l'employeur :

• soumet ses salariés à une charge de travail excessive ;

• leur refuse systématiquement la prise de congés aux dates qu'ils souhaitent. 

💡 Bon à savoir : les règles en matière de congés payés en CDD sont les mêmes que celles applicables aux salariés en CDI.

Qui fixe la période de prise de congés payés ?

La loi prévoit que la période de prise de congés soit fixée : 

• par un accord d'entreprise ou d'établissement ;

• à défaut, par une convention ou un accord de branche ;

• en l'absence de disposition conventionnelle, par l'employeur après avis du CSE.

Indépendamment de qui fixe la période, elle doit obligatoirement comprendre du 1er mai au 31 octobre de chaque année, c'est la période légale de prise de congés payés aussi appelée période des congés payés d'été. 

💡 Bon à savoir : cette période légale peut être étendue, et même couvrir l'année entière.

Une fois décidées, l'employeur doit respecter les dates fixées. Toutefois, si des changements dans l'activité ou l'organisation de l'entreprise surviennent, il peut exceptionnellement les modifier. 

En principe, un accord ou à défaut une convention collective détermine les délais que doit respecter l'employeur pour modifier ces dates. À défaut d'accord, l'employeur ne peut pas modifier les dates dans le mois qui précède le départ en congés payés, sauf circonstances exceptionnelles.

Comment fixer la période de prise de congés ?

Pour rappel, à défaut de dispositions collectives à ce sujet, l'organisation des congés payés est la responsabilité de l'employeur. Les salariés doivent être informés de la période de prise des congés fixée au moins 2 mois avant son ouverture. Par exemple, si la période de prise des congés débute au 15 avril, l'information des salariés doit avoir lieu avant le 15 février. 

💡 Bon à savoir : il faut également prévoir minimum 2 mois pour organiser la consultation du CSE sur les dates avant l'information des salariés. 

En pratique, les salariés demandent des dates de congés qu'ils choisissent à l'employeur ou leur supérieur hiérarchique. L'employeur ou le supérieur peuvent alors refuser des congés payés, obligeant le salarié à choisir d'autres dates.

Un salarié ne peut pas fixer sa date de prise des congés payés librement. La prise de congés payés sans accord de l'employeur sera considérée comme une absence injustifiée, qui peut être sanctionnée disciplinairement, et même entraîner le licenciement.

Par ailleurs, l'employeur doit fixer un ordre des départs pendant la période de prise des congés, après avis du CSE. Il s'agit d'une règle de prise des congés payés visant à établir un ordre de priorité parmi les salariés, en fonction de :

• leur ancienneté ;

• leur situation familiale (les comptabilités avec les congés du conjoint ou du partenaire pacsé, garde d'un enfant, d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie)

• l'activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

💡 Bon à savoir : si des conjoints ou partenaires liés par un PACS travaillent dans une même entreprise ils ont droit à un congé simultané.

L'employeur doit communiquer par tout moyen l'ordre des départs en congés payés à chaque salarié un mois avant son départ. Généralement, l'employeur affiche l'ordre dans les locaux ou le publie sur l'intranet de l'entreprise, mais ce n'est pas une obligation.

Prise de congés par les salariés : quelles règles ? 

Un salarié se demande toujours comment poser ses congés. Il faut savoir lui répondre qu'une année complète de travail ouvre droit à 5 semaines de congés payés, mais que la loi lui interdit de prendre en une seule fois plus de 24 jours ouvrables (soit 4 semaines) de congés. La 5ème semaine de congés payés doit donc être prise séparément. 

💡 Bon à savoir : les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières ou ayant au sein du foyer un enfant, un adulte handicapé ou une personne âgée en perte d'autonomie de prendre plus de 24 jours de congés en une seule fois. 

Ces 24 jours ouvrables constituent le congé principal ou congé d'été, que le salarié doit prendre pendant la période légale de prise de congés payés. À défaut, il peut être pris en plusieurs fois : c'est le fractionnement des congés payés.

Le fractionnement donne droit généralement à des jours dits "de fractionnement", qui sont simplement des jours supplémentaires de congés payés, aussi appelés congés de fractionnement. Ni le salarié ni l'employeur ne peuvent imposer unilatéralement le fractionnement. L'employeur doit recueillir l'accord du salarié pour lui imposer le fractionnement du congé principal sauf si l'entreprise ferme pendant le congé. En savoir plus sur les congés payés imposés.

💡 Bon à savoir : un salarié peut poser des congés avant la période de référence d'acquisition s'il en a accumulé et que l'employeur l'y autorise. C'est ce qu'on appelle les congés anticipés. L’employeur ne peut toutefois pas l'imposer.

La prise de congés payés est-elle possible pendant une absence ?

La prise de congés payés pendant des absences, justifiées ou pas, obéit à des règles spécifiques.

Temps partiel thérapeutique

Beaucoup de salariés se demandent comment poser des congés payés pendant un mi-temps thérapeutique. Toutefois, aucune disposition légale ne prévoit des spécificités d'acquisition ou de prise de congés pour cette organisation de travail. La prise de congés payés pendant un mi-temps thérapeutique se fait donc comme pour les salariés à temps complet. 

⚠️ Attention : cependant au calcul de l'indemnité de congés payés pour les salariés en temps partiel thérapeutique : ils perçoivent des indemnités journalières de la CPAM. L'addition de l'indemnité de congés payés à ces indemnités ne peut pas porter la rémunération totale du salarié à un montant supérieur à la rémunération habituelle d'un salarié de sa catégorie.

Congé individuel de formation (CIF)

Un salarié en CIF cumule des droits à congés payés. Toutefois, poser des congés payés pendant un CIF est strictement interdit par la loi. Les congés payés constituent un droit de repos, et ne peuvent pas être détournés par le salarié pour se consacrer à d'autres activités.

Congés pour événements familiaux

La loi est claire pour les salariés au retour d'un congé de maternité ou d'adoption : ils ont droit à prendre leurs congés payés, même si la période de prise de congés est finie. 

En revanche, peut-on poser des congés payés après un congé parental ? Sur ce point, les juges français et européens se contredisent. Le juges français ont décidé que lorsqu'un salarié prend un congé parental, il perd les congés payés acquis avant le congé parental s'il revient après la clôture de la période de prise des congés payés. 

Au contraire, la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) a estimé que les salariés de retour de congé parental devaient bénéficier des congés payés acquis avant leur départ.

Qu'arrive-t-il en cas de congés non pris ?

En principe, il n'existe pas de droit au report de congés payés. Tous les congés payés non pris avant l'expiration de la période de prise sont perdus. 

Toutefois, il existe trois grandes exceptions à cette règle : 

• l'employeur autorise le report à la demande du salarié ;

• le salarié est en arrêt maladie, congé maternité ou est victime d'accident du travail ;

• la perte du bénéfice de ces congés est due à une faute de l'employeur.

En principe, aucune disposition n'oblige l'employeur à rémunérer les congés payés non pris, si leur perte n'est pas due à sa faute. 

Dans l'hypothèse de congés payés non pris en fin de contrat de travail, l'employeur doit également verser une indemnité compensatrice de congés payés (ICCP) au salarié. Il est important de faire apparaître l'ICCP sur la fiche de paie du salarié qui lui sera remise à l'occasion de son dernier mois travaillé dans l'entreprise.

💡 Bon à savoir : en matière de préavis et congés payés, le salarié pourra prendre des congés payés pendant son préavis en fonction de quand on été prévus ces congés : 

• avant la notification de rupture : le salarié prend ses congés aux dates prévues (le préavis est suspendu pendant ces dates et prolongé) ;

• après la notification de rupture : la prise de congés doit être de commun accord entre le salarié et l'employeur (le préavis n'est ni suspendu ni prolongé).

Le bulletin de paie des salariés doit obligatoirement inclure un décompte des jours de congés acquis, pris, et le solde restant à prendre pour faciliter le calcul et le suivi des droits des salariés.