¿Por qué las reuniones son importantes?

PayFit
Actualizado el 21 de septiembre de 2022

Las reuniones con tus empleados son un recurso a través del cual se puede realizar un seguimiento detallado de todos los proyectos, procesos y tareas que se llevan a cabo en la oficina.

¿Qué tipos de reuniones hay? 

Algunos empresarios prefieren incorporar las reuniones a su rutina diaria o semanal. Otros, sin embargo, prefieren hacer un seguimiento de sus empleados mensualmente. Sea como sea, es fundamental realizar una evaluación de desempeño a tus empleados, pues reforzará la confianza mutua y fortalecerá el compromiso. 

Hay distintos tipos de reuniones: globales, de grupo, de equipo, de managers, los famosos “one  to one”, performance review... Dependerá de las necesidades de cada momento en concreto.

Reuniones online

Cada vez son más comune las reuniones online debido al gran auge del teletrabajo. Estas reuniones son muy adecuadas si se quiere favorecer la flexibilidad horaria. 

De hecho, para las reuniones de corta duración son muy recomendables las reuniones online. Es más, este tipo de reuniones tienen claros beneficios como la reducción de costes (evitar desplazamientos) o la grabación de pantalla que puede ser útil para volver a ver la reunión en diferido. 

Existen numerosos canales y plataformas que se han creado con la finalidad de reunirse remotamente. Por ejemplo, Google Meet, Teams, Zoom, Slack…

Pero este tipo de reuniones también tienen sus desventajas. Por ejemplo, la necesidad de disponer de un software adicional o contar con acceso wifi, un ordenador y algún recurso en línea. 

Además, pueden existir diferencias horarias entre unos y otros integrantes de la reunión. Por no mencionar los problemas técnicos como las interrupciones de Internet, que generan errores en la comunicación y el solapamiento de conversaciones. 

¿Qué es la reunión de evaluación de desempeño?

Una reunión de evaluación de desempeño o también conocida como performance review es un encuentro con tus empleados cuyo objetivo principal es comprobar su progreso y rendimiento dentro de la empresa, fijar objetivos y comentar los resultados, logros y expectativas.  

El producto de PayFit sigue evolucionando y nuestra nueva funcionalidad de gestión la evaluación de desempeño ya está disponible. 

Se trata de un nuevo módulo que simplifica la gestión de evaluaciones de desempeño. Contiene una serie de modelos de plantillas que puedes personalizar en función de tu empresa y tus empleados.

Este nuevo módulo de evaluación de desempeño permite la planificación y el progreso de tus proyectos y campañas. 

Las evaluaciones de desempeño te ayudarán a demostrar a tus empleados tu compromiso y escuchar sus necesidades.

¿Cómo hacer la evaluación de desempeño con PayFit?

  • Elegir la evaluación/ encuesta a realizar (desempeño, onboarding, fin del contrato, etc.).

  • Lanzar campañas de evaluación y seguimiento en solo unos clics gracias a las plantillas listas para usar.

  • Llevar un seguimiento del progreso de las campañas y sus resultados.

  • Facilitar la respuesta de los empleados a través de una interfaz simple e intuitiva.

  • Fortalecer el compromiso y el rendimiento de tus empleados.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las reuniones?

Veamos cuales son las partes más y menos positivas de mantener reuniones con nuestros empleados. 

Ventajas de las reuniones

  • Favorecen el trato personal con tus empleados y captan mejor su atención.

  • Agilizan las comunicaciones internas.

  • Potencian el desempeño de tus trabajadores, la confianza en el equipo y en la empresa.

  • Fomentan el trabajo en equipo, la colaboración y cooperación. Es una buena manera de aportar soluciones, una visión conjunta del trabajo y de anotar posibles fallos. 

  • Garantizan un seguimiento y control periódico de los proyectos y procesos. 

Desventajas de las reuniones

  • Una reunión muy larga y sin haber definido detalladamente los puntos clave a tratar puede hacerse muy larga y no cumplir su objetivo, el monitoreo de los procesos y los empleados. 

  • Si no realizas una reunión interactiva y amena, puede ser muy tediosa, monótona y anti-productiva. Esto no es nada productivo para tus trabajadores y, menos aún, para tu empresa. 

  • Puede no llegarse a ningún acuerdo o solución. No pasa nada, ya convocarás otra más adelante. La presión a tus empleados está bien en su justa medida. Lo importante es motivar, no desmotivar. 

Y tú, ¿qué opinas? ¿Estas a favor o en contra de las reuniones?

¿Cuáles son los tips para una buena reunión?

Como empresario, es fundamental que conozcas las claves para organizar una reunión productiva. 

  1. Elige un lugar cómodo donde desarrollarla. Es importante que tus empleados estén a gusto para un mayor rendimiento.

  2. Cuida el tiempo de duración. Define bien los objetivos de la reunión y los temas más importantes que quieres tratar. La capacidad de atención de una persona es limitada. Haz los descansos que sean necesarios. 

  3. Convoca a los trabajadores que verdaderamente tengan que aportar algo al objetivo de la reunión. Muchas veces se realizan reuniones con muchas personas a las que no les incumbe el asunto de la reunión. No hagas perder el tiempo a tus empleados. 

  4. Realiza reuniones generales para que tus empleados tengan una visión global de la empresa y sus objetivos, pero no te olvides de hacer reuniones 1:1. Es decir, reuniones particulares con cada empleado donde se traten asuntos más particulares y relacionados con el rol y las funciones específicas de cada uno. 

  5. Controla la regularidad de las reuniones. No convoques reuniones innecesarias con asiduidad pero tampoco prolongues mucho el tiempo entre reunión y reunión. Cada grupo de trabajo o empresa tendrá unas necesidades. Convoca reuniones calculando el tiempo necesario para hacer una buena evaluación de desempeño. Son tan importantes las reuniones a corto plazo como a largo, dependiendo de la urgencia del tema a tratar. 

  6. Define con claridad y precisión los puntos a tratar y los OKRs. Crea una estrategia. Apúntalos, a veces se nos olvidan las cosas más evidentes. Crea un espacio común donde todos los participantes pueden ver e interactuar en los temas a tratar. 

Si quieres conocer más sobre el módulo de evaluación de desempeño y todas las funcionalidades del software de PayFit, solicita ya una demostración gratuita.

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