¿Qué es la reunión 1 a 1 y cómo puede ayudarte?

¿Eres manager y estás interesado en mejorar la comunicación con cada miembro de tu equipo? El mejor método para estar al día con tus empleados son las reuniones 1:1, es decir, cara a cara e individualmente con cada uno de ellos.

Si ya has probado este tipo de reunión pero no parece dar sus frutos, tus empleados parecen temer cada vez más estos encuentros, o quieres implantar este método de ahora en adelante, este artículo es para ti.  Dominar este tipo de reuniones es tener por la mano uno de los puntos que pueden mejorar la organización del trabajo.

Las reuniones 1 a 1 son breves encuentros normalmente semanales entre un miembro del equipo y su jefe superior para detectar errores que están retrasando un desempeño o ideas que pueden impulsar proyectos.

¿Cómo potenciar la motivación, dar sentido a los proyectos de tus empleados y mejorar la relación entre vosotros?  Angélique Chegaray, Manager de RRHH en PayFit, explica aquí los puntos esenciales a tener en cuenta sobre las reuniones 1:1.

¿Cómo realizar una reunión 1 a 1?

Esta modalidad de reunión permite revisar con frecuencia los proyectos en los que todos los colaboradores de tu equipo están trabajando.

Este tipo de reuniones, a diferencia de la evaluación de desempeño, permiten entrar en detalle en esos puntos de bloqueo que existen en cada una de las tareas y poder hablar de planes de acción que pueden desatascar estos puntos.

Una vez hemos escogido la reunión 1:1 como la más adecuada entre todos los tipos de reuniones laborales, pasamos a la planificación de la reunión con el empleado. Para que se desarrolle en las mejores condiciones, te recomendamos que te establezcas varios puntos: 

• Frecuencia: semanal o bimestral, a definir según el perfil y las necesidades de la persona.

• Duración: entre 30 y 45 minutos.

• El orden del día: tener una estructura fija y un documento a ser cumplimentado por el empleado mantendrá un ritmo y consistencia dentro de esta reunión. Es importante destacar la responsabilidad del empleado desde las primeras reuniones.

¿Cuál es la estructura de una reunión 1 a 1?

Hay que pensar en estructurar esta reunión semanal para que dé soporte al empleado y cubra todos los temas importantes. Tener un horario idéntico cada semana permitirá un mejor seguimiento pero también una reunión más fluida y eficiente, por ejemplo, cada martes a las 10 de la mañana, siempre respetando la flexibilidad horaria. 

Durante la reunión, te sugerimos que abordes 5 temas esenciales.

Carga de trabajo y estado de ánimo 

Antes de entrar en temas operativos específicos, ¡pregunta por el bienestar de tu empleado! ¿Cómo se siente? ¿Ha tenido una buena semana, un buen fin de semana? No dudes en tomarte algo de tiempo para hablar de manera informal. Si este momento dura más de lo habitual, es una buena señal: estás fortaleciendo tu vínculo como manager.

Este punto es aún más importante en tiempos de teletrabajo. Si el empleado no es muy hablador, ¡no dudes en hacerle varias preguntas para asegurarte de que todo va realmente bien! 

Después de preguntar sobre su estado de ánimo, puedes preguntarle sobre su carga de trabajo. ¿Está con el agua al cuello, satisfecho, o por el contrario le gustaría abordar nuevos proyectos para no aburrirse? 

Uno de los temas más habituales que generan malestar a los empleados actualmente es la fatiga producida en el trabajo por la constante exposición a tednología, para mejorarlo es necesaria la desconexión digital.

Proyectos

Ahora es cuando te adentras en los proyectos. En PayFit, discutimos nuestros proyectos por nivel de prioridad. Así, el empleado trata sus temas uno por uno, comenzando por los más importantes. 

Por ejemplo: 

• El proyecto

• Sus detalles 

• Posibles necesidades de apoyo

• Próximos pasos 

Temas espontáneos

Después de hacer un balance de los logros y analizar el progreso en los diversos objetivos, puedes pasar a tratar cualquier otra cosa que se haya sumado a sus proyectos: 

• Asuntos imprevistos

• Solicitudes externas

• Desafíos y bloqueos 

Si el empleado no dice nada en esta sección, no dudes en insistir. Es posible que no se acuerde o que tenga miedo de quejarse delante tuyo. ¡Es el momento de mostrarte especialmente receptivo! 

Al final de esta reunión semanal, puedes hacer un balance con el empleado sobre sus principales prioridades y sus próximas acciones. Por ejemplo: 

• Revisar juntos las prioridades de la semana y recordarle los objetivos 

• Discutir posibles deadlines en ciertos proyectos

• Recuérdale que estás disponible durante la semana para resolver sus dudas o preguntas sobre proyectos.

Comunicación bidireccional

Es fundamental tener una buena comunicación con el empleado para que entienda claramente lo que se espera de él o ella. Durante la reunión 1:1, esta conversación se puede tener de forma continua sobre los diferentes temas y puntos que aborda.

Otras solicitudes

Este punto puede ser muy rápido,  pero sigue siendo de gran importancia: ¿el empleado quiere tomarse un tiempo libre? ¿Tiene necesidades de formación? O en cuanto a solicitudes específicas, ¿alguna permiso retribuido prevista durante la semana?

Asegúrate de conocer sus necesidades organizativas o de recursos humanos.

¿Cómo hacer seguimiento después de la reunión 1 a 1?

No se trata de tener una reunión 1:1 a la semana y luego dejar al empleado sin ayuda o apoyo el resto del tiempo.

Por tanto, puedes: 

• Enviarle mensajes instantáneos durante la semana para saber si todo va bien y si necesita ayuda o consejo (sin caer en la microgestión).

• Estar disponible para llamadas no programadas si tienen preguntas de última hora

Y así sucesivamente tras cada reunión. 

Posteriormente, también van a haber otro tipo de reunión que van a permitir hablar otras cosas con más detalle. Hemos mencionado la evaluación de desempeño pero también existen las reuniones de revisión de salario.

¿Cuáles son las preguntas esenciales para hacer en las reuniones 1 a 1?

A continuación te dejamos un recopilatorio de preguntas que puedes hacer en las reuniones 1 a 1 y que ayudan a mejorar la gestión de personas.

👉 Las fundamentales: 

• ¿Cuáles son tus temas para la semana?

• ¿Cuáles son tus prioridades? 

• ¿Cómo calificarías tu carga de trabajo en este momento?

• ¿Puedo ayudarte con un proyecto determinado?

• ¿Cómo te sientes ahora? / ¿Te sientes realizado? 

• ¿Tu equilibrio entre el trabajo, la vida privada y la vida privada es satisfactorio?

👉 Puntuales, una vez al mes o trimestre

• ¿Cómo puedo mejorar como manager? 

• ¿Está satisfecho con nuestra comunicación? 

• ¿Tiene alguna sugerencia para nuestros encuentros semanales? 

• ¿Necesitas otros recursos? 

• ¿Necesitas ayuda externa?  

En teletrabajo  

Con el teletrabajo , debemos evitar esperar a la reunión trimestral para hacer preguntas más completas, por ejemplo, las puedes hacer al comienzo de cada mes. Puedes dedicarle hasta una hora a esto si lo ves necesario:

👉 Relacionado con la conciliación casa- trabajo

• ¿Cómo te sientes trabajando desde casa? ¿Tienes un equilibrio trabajo-vida satisfactorio? 

• ¿Mantienes una relación con tus compañeros? 

👉 Relacionado con el trabajo 

• ¿Estás enfrentando nuevos retos que no surgían en el trabajo presencial? 

• ¿Se ven afectados ciertos aspectos de su trabajo o ciertos proyectos al trabajar en remoto? Si es así, ¿cuáles?

• ¿Tienes el equipo necesario para trabajar de forma eficaz desde casa?

• ¿Me encuentras accesible para satisfacer tus necesidades? 

• ¿La comunicación le resulta satisfactoria? Con los compañeros del equipo, yo, el resto de la empresa, etc.

• ¿Está satisfecho con nuestras interacciones, preferiría más reuniones, comunicaciones escritas? 

• ¿Hay algo que pueda hacer para facilitar el trabajo de forma remota? 

Recordatorio: las claves para una entrevista semanal exitosa

1. Estar siempre disponible para sus empleados

2. Probar nuevas prácticas, innovar, desafíate a ti mismo

3. Dar opinión y feedback

4. Terminar el 1:1 con una pregunta abierta

Los departamentos de RRHH son los encargados en establecer estos procesos como una tarea a realizar por los jefes de los departamentos. Esta reunión no solo permite conocer mejor el día a día de los miembros de nuestro equipo, también permite retener el talento.

Una buena gestión de recursos humanos es esencial para que los responsables de este departamento puedan usar su tiempo para centrarse en tareas que realmente aportan valor añadido, como puede ser la estructuración de este tipo de reuniones, trabajar en la cultura de empresa, en los tipos de salario que se ofrecen a la plantilla, etc...

¿Quieres saber cómo te puede ayudar PayFit en la gestión de RRHH?