Acuerdo del teletrabajo y compensación de los gastos de los empleados en teletrabajo

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Tras la publicación de la Ley del Teletrabajo se han aclarado y sentado las bases de esta práctica en España. No obstante, a la vez han surgido dudas por el entorno cambiante en el que nos encontramos todavía. 

Una garantía la tenemos: cuando el teletrabajo se realiza de forma regular, el empleado debe firmar un acuerdo del teletrabajo con su empresa.

Lo que todavía muchas empresas no tienen claro es como debe reflejarse todo el contenido que debe incluir este acuerdo, entre ellas, cómo se define la compensación de gastos de los trabajadores en teletrabajo.

Isabel Peral, experta legal en PayFit, responde en este artículo a todas las preguntas sobre el acuerdo de teletrabajo y gastos que surgieron a los responsables de RRHH que asistieron al workshop “Teletrabajo post-covid:  Todo lo que debes tener en cuenta desde RRHH y Legal”.

  • El acuerdo del teletrabajo
  • Si aún no tenemos la política de teletrabajo implementada, a partir de qué fecha tenemos que firmar el acuerdo si está estipulado en el Convenio.
  • Si el porcentaje de teletrabajo que realiza un empleado varía sustancialmente en función de la semana o el mes, ¿cómo debo indicarlo en el acuerdo? 
  • Si el trabajador presta servicios desde casa pero también se desplaza al sitio de trabajo del cliente, ¿debo crear el acuerdo del teletrabajo? (En España)
  • ¿Cada cuanto se revisa el acuerdo del teletrabajo?
  • ¿Cómo lo habéis hecho en PayFit? ¿Todos tienen un mismo acuerdo o el acuerdo varía en función de la situación de cada empleado? ¿Comprometéis a los empleados a venir un total de días al mes para cumplir con el acuerdo? ¿Cómo se adapta el acuerdo del teletrabajo a la flexibilidad que PayFit da a sus empleados?
  • Compensación de gastos en teletrabajo
  • ¿Cómo evaluar los gastos que hay que cubrir a los trabajadores en remoto? ¿Hay un mínimo a cubrir estipulado por ley?
  • En tema de compensación, ¿hay retroactividad?
  • Si una persona teletrabaja un día a la semana y otra 5, ¿cómo se pueden compensar correctamente los gastos?
  • En PayFit, ¿como se ha estipulado la compensación por gastos por teletrabajo?

El acuerdo del teletrabajo

Respondemos:

Si aún no tenemos la política de teletrabajo implementada, a partir de qué fecha tenemos que firmar el acuerdo si está estipulado en el Convenio.

Deberá acordarse y firmarse por escrito siempre de forma previa al inicio de la actividad a distancia. En cuanto al acuerdo deberá comunicarse al SEPE en el plazo de 10 días a contar desde la fecha en que tenga inicio.

Si ya ha tenido inicio el periodo de teletrabajo, pero aún no hay un acuerdo firmado, recomendamos hacerlo lo antes posible.

Si el porcentaje de teletrabajo que realiza un empleado varía sustancialmente en función de la semana o el mes, ¿cómo debo indicarlo en el acuerdo? 

En el acuerdo debe aparecer la situación real del trabajador en cada momento. Por tanto, si se produce un cambio sustancial debería editarse.

Otra opción es ajustar el porcentaje al máximo de tiempo de teletrabajo, y si al final se hace menos, no pasaría nada. Lo importante es tener el acuerdo entre las partes.

Si el trabajador presta servicios desde casa pero también se desplaza al sitio de trabajo del cliente, ¿debo crear el acuerdo del teletrabajo? (En España)

El trabajo realizado en las oficinas del cliente es considerado como funciones propias del puesto, por tanto no se entra dentro del marco del teletrabajo.

Por tanto, el trabajo desempeñado en las oficinas del cliente podría considerarse como presencial, aplicando en este caso igualmente el porcentaje del 30 % para determinar la obligación o no de formalizar el acuerdo de teletrabajo si el empleado presta también servicios desde su propio domicilio. 

¿Cada cuanto se revisa el acuerdo del teletrabajo?

Se deberá revisar de forma anual o cuando se produzca un cambio sustancial.

Dentro del propio acuerdo debe establecer el periodo de vigencia y la forma de prorrogarlo, así como el proceso y los plazos para revertirlo. Si nada cambia, se puede establecer en el mismo acuerdo que este se prorrogue de forma tácita por años.

¿Cómo lo habéis hecho en PayFit? ¿Todos tienen un mismo acuerdo o el acuerdo varía en función de la situación de cada empleado? ¿Comprometéis a los empleados a venir un total de días al mes para cumplir con el acuerdo? ¿Cómo se adapta el acuerdo del teletrabajo a la flexibilidad que PayFit da a sus empleados?

En políticas tan flexibles como la de PayFit es muy difícil adaptarlo porque supondría la pérdida de flexibilidad. Lo ideal es poner la jornada que más se ajuste y que la persona que firma el acuerdo y rellena sus datos lo haga con conocimiento de su forma de trabajar.

Nosotros en el acuerdo podemos tener, por ejemplo, qué hacemos 20 horas de teletrabajo y 20 de oficina, pero después permitimos hacer 10 de teletrabajo y 30 de oficina. 

Hicimos firmar el acuerdo a todo el mundo en el que concretamente especificamos que “Te comprometes a teletrabajar entre 1 y 5 días a la semana”, así cada uno puede elegir. 

Respecto a la compensación, también tenemos unas reglas generales. No miramos en detalle los gastos de cada uno porque por ejemplo, en el caso del wifi, hay quien prefiere trabajar desde casa y quien prefiere desde una cafetería, por lo que no es un gasto evaluable.

Compensación de gastos en teletrabajo

Isabel Peral responde:

¿Cómo evaluar los gastos que hay que cubrir a los trabajadores en remoto? ¿Hay un mínimo a cubrir estipulado por ley?

La ley del trabajo a distancia es bastante abierta en cuanto a las regulaciones de los gastos. Si bien es cierto que el empleado nunca deberá asumir los gastos producidos por el desarrollo de su puesto de trabajo, la Ley no establece nada de forma concreta, por lo que deberemos remitirnos a los Convenios Colectivos.

Las últimas actualizaciones de los Convenios Colectivos ya empiezan a regular los gastos del teletrabajo, aunque no siempre se rigen por el mismo patrón. Puede ser que establezcan una compensación de gastos de 30 € mensuales o de 150 €.

Si el Convenio Colectivo no determina nada, será la política de empresa, mediante acuerdo con la Representación Legal de los trabajadores, la que determine cómo se compensan dichos gastos.

Nuestra recomendación es siempre proponer una política de compensación justa y proporcional. Para ello, se puede hacer un estudio de los nuevos gastos asumidos por nuestros empleados o establecer una media.

En tema de compensación, ¿hay retroactividad?

Como hemos comentado anteriormente, deberemos estar a lo que establezcan los Convenio Colectivos. La Ley del teletrabajo no menciona que deban abonarse los gastos con efectos retroactivos, por lo que a priori no sería necesario.

Desde las Autoridades han publicado ciertas notas aclaratorias sobre este tema, sobre todo en referencia al periodo de pandemia que vivimos a lo largo de 2020. La conclusión final es que las empresas deberán reintegrar a los empleados todos los gastos que tuviesen por ocasión del teletrabajo durante la época de confinamiento, siempre y cuando el empleado pueda justificarlos de forma efectiva (por ejemplo, mediante facturas). Es decir, debe ser el empleado el que lo solicite a la empresa y lo justifique con documentación.

Si una persona teletrabaja un día a la semana y otra 5, ¿cómo se pueden compensar correctamente los gastos?

Hay que remitirse a los Convenios Colectivos. En general, no se especifica una cantidad por días de teletrabajo si no una cuantía o porcentaje fijo para los que lo hacen de forma regular. Después cada política de empresa puede ajustarlo, siempre y cuando se respeten los mínimos legales y no se produzca ningún tipo de discriminación hacia ningún colectivo. Todos los empleados deben tener los mismos derechos, tanto los que prestan servicios de forma presencial como los que lo hacen en formato a distancia, independientemente del porcentaje de jornada que lleven a cabo en cada modalidad.

En PayFit decidimos hacerlo lo más fácil posible: todo el mundo tiene el mismo derecho a la compensación de gastos anual. 

En PayFit, ¿como se ha estipulado la compensación por gastos por teletrabajo?

Desde PayFit hemos decidido compensar los gastos de material y herramientas para teletrabajar, haciendo una estimación de los costes de mesas, pantallas, sillas, entre otros. Establecimos esta compensación mediante un sistema de copago, de tal forma que el empleado no deba devolver el material una vez finalizada la relación laboral.

No obstante, algunas empresas han decidido compensar por luz o wifi estudiando las facturas de sus empleados.

Se debe tener en cuenta que dentro de esta compensación de gastos no queda incluido el material imprescindible para el desarrollo de la actividad, como puede ser ordenador, teclado, etc. Este tipo de materiales siempre deben ser proporcionados por la empresa. 

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