Acuerdo del teletrabajo y compensación de los gastos de los empleados en teletrabajo
Tras la publicación de la Ley del Teletrabajo se han aclarado y sentado las bases de esta práctica en España. No obstante, a la vez han surgido dudas por el entorno cambiante en el que nos encontramos todavía.
Una garantía la tenemos: cuando el teletrabajo se realiza de forma regular, el empleado debe firmar un acuerdo del teletrabajo con su empresa.
Lo que todavía muchas empresas no tienen claro es cómo debe reflejarse todo el contenido que debe incluir este acuerdo, entre ellas, cómo se define la compensación de gastos de los trabajadores en teletrabajo.
Isabel Peral, experta legal en PayFit, responde en este artículo a todas las preguntas sobre el acuerdo de teletrabajo y gastos que surgieron a los responsables de RRHH que asistieron al workshop “Teletrabajo post-covid: Todo lo que debes tener en cuenta desde RRHH y Legal”.
RESUMEN
- El acuerdo del teletrabajo
- Si aún no tenemos la política de teletrabajo implementada, a partir de qué fecha tenemos que firmar el acuerdo si está estipulado en el Convenio.
- Si el porcentaje de teletrabajo que realiza un empleado varía sustancialmente en función de la semana o el mes, ¿cómo debo indicarlo en el acuerdo?
- Si el trabajador presta servicios desde casa pero también se desplaza al sitio de trabajo del cliente, ¿debo crear el acuerdo del teletrabajo? (En España)
- ¿Cada cuanto se revisa el acuerdo del teletrabajo?
- ¿Cómo lo habéis hecho en PayFit? ¿Todos tienen un mismo acuerdo o el acuerdo varía en función de la situación de cada empleado? ¿Comprometéis a los empleados a venir un total de días al mes para cumplir con el acuerdo? ¿Cómo se adapta el acuerdo del teletrabajo a la flexibilidad que PayFit da a sus empleados?
- Compensación de gastos en teletrabajo
- ¿Cómo evaluar los gastos que hay que cubrir a los trabajadores en remoto? ¿Hay un mínimo a cubrir estipulado por ley?
- En tema de compensación, ¿hay retroactividad?
- Si una persona teletrabaja un día a la semana y otra 5, ¿cómo se pueden compensar correctamente los gastos?
- En PayFit, ¿como se ha estipulado la compensación por gastos por teletrabajo?
El acuerdo del teletrabajo
Respondemos:
Si aún no tenemos la política de teletrabajo implementada, a partir de qué fecha tenemos que firmar el acuerdo si está estipulado en el Convenio.
Deberá acordarse y firmarse por escrito siempre de forma previa al inicio de la actividad a distancia. En cuanto al acuerdo deberá comunicarse al SEPE en el plazo de 10 días a contar desde la fecha en que tenga inicio.
Si ya ha tenido inicio el periodo de teletrabajo, pero aún no hay un acuerdo firmado, recomendamos hacerlo lo antes posible.
Si el porcentaje de teletrabajo que realiza un empleado varía sustancialmente en función de la semana o el mes, ¿cómo debo indicarlo en el acuerdo?
En el acuerdo debe aparecer la situación real del trabajador en cada momento. Por tanto, si se produce un cambio sustancial debería editarse.
Otra opción es ajustar el porcentaje al máximo de tiempo de teletrabajo, y si al final se hace menos, no pasaría nada. Lo importante es tener el acuerdo entre las partes.
Si el trabajador presta servicios desde casa pero también se desplaza al sitio de trabajo del cliente, ¿debo crear el acuerdo del teletrabajo? (En España)
El trabajo realizado en las oficinas del cliente es considerado como funciones propias del puesto, por tanto no se entra dentro del marco del teletrabajo.
Por tanto, el trabajo desempeñado en las oficinas del cliente podría considerarse como presencial, aplicando en este caso igualmente el porcentaje del 30 % para determinar la obligación o no de formalizar el acuerdo de teletrabajo si el empleado presta también servicios desde su propio domicilio.
¿Cada cuanto se revisa el acuerdo del teletrabajo?
Se deberá revisar de forma anual o cuando se produzca un cambio sustancial.
Dentro del propio acuerdo debe establecer el periodo de vigencia y la forma de prorrogarlo, así como el proceso y los plazos para revertirlo. Si nada cambia, se puede establecer en el mismo acuerdo que este se prorrogue de forma tácita por años.
¿Cómo lo habéis hecho en PayFit? ¿Todos tienen un mismo acuerdo o el acuerdo varía en función de la situación de cada empleado? ¿Comprometéis a los empleados a venir un total de días al mes para cumplir con el acuerdo? ¿Cómo se adapta el acuerdo del teletrabajo a la flexibilidad que PayFit da a sus empleados?
En políticas tan flexibles como la de PayFit es muy difícil adaptarlo porque supondría la pérdida de flexibilidad. Lo ideal es poner la jornada que más se ajuste y que la persona que firma el acuerdo y rellena sus datos lo haga con conocimiento de su forma de trabajar.
Nosotros en el acuerdo podemos tener, por ejemplo, qué hacemos 20 horas de teletrabajo y 20 de oficina, pero después permitimos hacer 10 de teletrabajo y 30 de oficina.
Hicimos firmar el acuerdo a todo el mundo en el que concretamente especificamos que “Te comprometes a teletrabajar entre 1 y 5 días a la semana”, así cada uno puede elegir.
Respecto a la compensación, también tenemos unas reglas generales. No miramos en detalle los gastos de cada uno porque por ejemplo, en el caso del wifi, hay quien prefiere trabajar desde casa y quien prefiere desde una cafetería, por lo que no es un gasto evaluable.
Compensación de gastos en teletrabajo
Isabel Peral responde: