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¿Cómo gestionar las vacaciones de los empleados de la mejor manera?

Irene Otero
Actualizado el 26 de mayo de 2024

Como ya hemos explicado en artículos anteriores, las vacaciones vienen definidas en la Real Academia de la Lengua Española como un descanso temporal de una actividad habitual, como puede ser el trabajo o el estudio. Así, las vacaciones laborales son el descanso al que todo empleado tiene derecho, por el hecho de haber trabajado durante el tiempo determinado por la ley.

Durante épocas concretas del año, como son el verano o la Navidad, es importante contar con un gestor de vacaciones para cuadrar las vacaciones de todos los trabajadores. ¿Tienes dudas sobre los gestores de vacaciones? Desde Excel hasta software, hoy en PayFit te lo explicamos todo. 

¿Cuáles son los aspectos básicos sobre las vacaciones?

Todo responsable de recursos humanos debe tener unas nociones básicas de gestión laboral, ya que las vacaciones son un derecho fundamental de todos los trabajadores. Siempre ten en mente cuatro puntos esenciales que toda persona que organice las ausencias en una empresa (con o sin gestor de vacaciones para empleados) debe conocer:

  • Todos los trabajadores tienen derecho a disfrutar de vacaciones retribuidas.

  • Ningún trabajador puede renunciar a sus vacaciones anuales.

  • Los trabajadores disponen de mínimo 30 días naturales de vacaciones por año trabajado.

  • Las vacaciones que el trabajador no llegue a disfrutar se pagarán en nómina sólo cuando se termine el contrato de trabajo.

Una vez tienes claros estos puntos, sigue leyendo para saber cómo construir el puzzle de la organización y cuadre de las vacaciones de la mejor manera.

⚠️ Recuerda qué...

Cada empleado tiene derecho o genera dos días y medio naturales de vacaciones por mes trabajado.

¿Cómo gestionar las vacaciones de tus empleados?

Todo el mundo quiere y debe irse de vacaciones, pero es evidente que hay épocas preferidas para todos: verano (principalmente Agosto) y Navidad. Entonces…¿Qué hacer para que todo el mundo esté satisfecho con sus días? 

A continuación te damos los consejos clave que aplicamos para tratar de que todos, o al menos la mayoría de trabajadores, estén felices con su asignación de días. 

  1. Antelación: Antes de que se acerquen las épocas más demandadas, es hora de preguntar. Esta es sin duda la mejor forma para preparar y anticipar cómo será la organización del trabajo durante las semanas que X personas no estén trabajando porque están de vacaciones. Además, es clave anticipar ya que, además de ausencias por vacaciones, es posible que coincidan con bajas laborales inesperadas que requieran de soluciones rápidas. 

  2. Orden de prioridad: es cierto que en muchas empresas se rige la prioridad de vacaciones por antigüedad o paternidad, cosa que está muy bien y ayuda a la organización, pero con tal que los empleados se sientan igual de valorados e incluidos, es importante ser siempre transparentes en el proceso. Es importante adaptar el sistema de a las necesidades de tu plantilla, ya que por ejemplo, si la mayoría de la plantilla son jóvenes sin hijos, no tiene sentido que la prioridad sea por paternidad o maternidad. 

¿Qué es un gestor de vacaciones en RRHH?

Un gestor de vacaciones es una herramienta que facilita la solicitud, aceptación y cuadre de vacaciones laborales, y si bien es cierto que los documentos de Excel han venido siendo una de las más usadas, no está de más que conozcas las novedades que hay en el mercado gracias a la digitalización. 

El ejemplo perfecto de gestor de vacaciones moderno es, en resumen, un software de gestión empresarial que cada vez es más habitual en las empresas. Este software de vacaciones para empleados es una modalidad digital de gestionar las vacaciones que se ha ido imponiendo progresivamente, sobre todo en tiempos como los actuales, cuando la transformación digital de las empresas es uno de los puntos más importantes de la agenda política, económica y social. 

Por ello, hacerse con un software de SIRH o un gestor online de vacaciones que ayude a la gestión de personas y al departamento de RRHH de tu empresa con la organización de las ausencias y otros asuntos de gestión del personal es clave para el ahorro de tiempo y recursos. 

¿Qué beneficios tiene un gestor de vacaciones?

Estamos plenamente sumergidos en un proceso a nivel global de digitalización en todos los sentidos, por eso es importante abrazar este proceso en todos los aspectos a nivel empresarial, incluyendo la gestión de personas y, en concreto, la organización de las vacaciones de tus empleados. 

Módulo de vacaciones y ausencias

Gracias a un software de vacaciones, los empleados solicitan directamente las vacaciones a través de la plataforma, y los managers o responsables reciben las solicitudes de los empleados y las pueden aprobar en un par de clics.  De esta manera, los empleados tienen visibilidad sobre los días de vacaciones que les quedan por disfrutar y los ya disfrutados, incluso sabrán qué compañeros están de vacaciones en ese momento.

Además, pero no menos importante, es típico para un responsable de RRHH o gestor de vacaciones recibir preguntas como ¿A qué permiso retribuido tengo derecho? ¿Cuántos días me quedan de vacaciones? ¿Quién está de vacaciones la segunda semana de agosto? 

Gracias a la digitalización y soluciones digitales o a una app de vacaciones, los empleados tendrán la respuesta más que clara. Los trabajadores de tu empresa podrán acceder a esta información de manera autónoma, y así los responsables de RRHH tendrán más tiempo para centrarse en otras cosas.

¿Cuáles son las características de un gestor de vacaciones?

Un gestor de vacaciones efectivo es una herramienta crucial para cualquier empresa que busca optimizar la planificación y administración de las ausencias de sus empleados. Aquí te detallo algunas características clave que debería tener un buen gestor de vacaciones:

1. Interfaz Intuitiva: Debe ser fácil de usar tanto para empleados como para gerentes, permitiendo una navegación sencilla y una experiencia de usuario agradable.

2. Automatización: Capacidad para automatizar los procesos de solicitud y aprobación de vacaciones, reduciendo el trabajo manual y minimizando errores.

3. Visibilidad y Transparencia: Ofrecer una visión clara del saldo de días de vacaciones de cada empleado, así como de las vacaciones ya planificadas y las solicitudes pendientes, para facilitar la planificación y evitar conflictos.

4. Integración: Debe integrarse fácilmente con otros sistemas de gestión de recursos humanos y herramientas de calendario, asegurando una sincronización fluida de datos.

5. Cumplimiento Legal: Adaptabilidad a las diferentes legislaciones laborales para asegurar que la gestión de vacaciones cumpla con las normativas locales y nacionales.

6. Accesibilidad Móvil: Posibilidad de acceder y gestionar las vacaciones a través de dispositivos móviles, lo que permite a los empleados enviar solicitudes y a los gerentes aprobarlas desde cualquier lugar.

7. Reportes y Análisis: Capacidad para generar informes detallados sobre patrones de ausencia y uso de vacaciones, ayudando a la toma de decisiones y a la mejora de políticas.

8. Notificaciones y Alertas: Envío de recordatorios y notificaciones para asegurar que tanto los empleados como los gerentes estén al tanto de las fechas importantes relacionadas con las vacaciones.

9. Personalización: Flexibilidad para personalizar políticas de vacaciones según las necesidades específicas de la empresa y los diferentes grupos de empleados.

Un gestor de vacaciones que incluya estas características no solo facilita la administración de las ausencias sino que también contribuye a un ambiente laboral más organizado y armonioso, mejorando la satisfacción laboral y la eficiencia en el trabajo.

¿Sabes cómo organizar las vacaciones de los empleados?¿Es un dolor de cabeza organizarlo y hacer que no coincidan con el resto de tu equipo? Por ello, es conveniente contar con un gestor de vacaciones de empleados, como por ejemplo un software o gestor online de vacaciones que facilite el registro y la solicitud del permiso de vacaciones laborales. Gracias al módulo de ausencias y vacaciones de PayFit, tus empleados podrían solicitar directamente sus vacaciones a través de la plataforma. 

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