Déclaration unique à l’embauche (DUE) : que faut-il savoir ?

Lors de l’arrivée d’un nouveau salarié, l’employeur est tenu de réaliser plusieurs formalités. Ces démarches sont très importantes, puisqu'elles permettent de déclarer le collaborateur auprès de divers organismes.

Au fil des années, les modalités de déclaration d’embauche ont évolué. Initialement, elle était effectuée via le support de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). 

Désormais, pour déclarer un salarié, la DUE n’existe plus. Elle a été remplacée par la DPAE, plus communément appelée la Déclaration Préalable À l’Embauche. 

À quoi correspond la DUE ? Que change le passage à la DPAE ? Quelles sont les formalités à respecter et quels sont les risques en cas de non-déclaration ? PayFit vous dit tout ce qu’il faut savoir. 

Qu’est-ce que la DUE ?

Définition de la DUE

La déclaration unique d’embauche, DUE, a été créée par le décret n° 98-252 du 1ᵉʳ avril 1998. Ce dispositif permettait à l’employeur d’effectuer l’ensemble des formalités d’embauche d’un premier salarié ou de tout nouveau collaborateur.

La DUE avait pour avantage de regrouper, en un seul document, plusieurs démarches administratives essentielles liées à un recrutement telles que :

• la demande d’immatriculation du travailleur à la Sécurité sociale et celle de l’employeur pour un 1^er salarié ;

• l’affiliation au régime d’assurance chômage ;

• l’adhésion à un service de santé au travail ;

• la demande d’examen médical d’embauche, etc.

💡 Bon à savoir  : la création de la DUE visait à faciliter les procédures administratives pour un employeur, mais également à lutter contre le travail illégal grâce à un suivi régulier des salariés.

DUE et URSSAF 

L’employeur avait l’obligation de transmettre la DUE à l’URSSAF pour officialiser l’arrivée d’un nouveau salarié dans l’entreprise. La déclaration unique d’embauche devait se faire en ligne (via le site de l’URSSAF), simplifiant ainsi les démarches administratives.

Grâce à la DUE en ligne, l’URSSAF pouvait dès lors récolter et centraliser les informations pour les communiquer ensuite aux organismes concernés.

Mais alors, comment déclarer un salarié en 2025 en tant qu’employeur ?

Passage de la DUE à la DPAE

En 2011, la DUE a été intégrée à la déclaration nominative préalable à l’embauche pour fusionner et devenir, à terme, la déclaration préalable à l’embauche, DPAE.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2012, il n’est donc plus possible de réaliser une DUE. Toute nouvelle embauche doit faire l’objet d’une DPAE. L’établissement de cette dernière compte parmi les différentes étapes à effectuer pour déclarer un travailleur en 2025.

La DPAE permet notamment à l’employeur :

• d’ouvrir aux travailleurs tous leurs droits sociaux et avantages salariaux ;

• d’être couvert en cas d’accident du travail ;

• de bénéficier d’éventuelles exonérations ;

• de se prémunir contre les sanctions pénales relatives au travail dissimulé.

⚠️ Attention  : faire une DPAE est obligatoire lors de l’embauche d’un premier salarié, quel que soit son contrat de travail.

Quels sont les délais et modalités de la DPAE ?

L’employeur doit adresser la déclaration d’une première embauche à l’URSSAF (ou à la MSA pour le régime agricole) dans un délai de 8 jours avant la date prévisible d’engagement. La transmission peut s’effectuer en ligne depuis le site internet de l’URSSAF ou Net-entreprise.fr.

💡 Bon à savoir  : si vous devez annuler une DPAE suite à une erreur ou à l’annulation du recrutement, la démarche doit être exécutée rapidement auprès de l’URSSAF.

⚠️ Attention  : en cas de retard, une DPAE tardive peut entraîner des sanctions importantes, telles qu’un redressement de l’URSSAF ou le paiement d’une pénalité.

Quels sont les documents obligatoires à remettre lors de l’embauche ?

La remise des documents lors de l’embauche est une obligation légale pour tout employeur. 

Parmi ceux qui doivent être fournis au salarié figurent :

• le contrat de travail daté et signé ;

• un livret sur les dispositifs d’épargne salariale ;

• la notice d’information sur la mutuelle d’entreprise et le régime de prévoyance ;

• le règlement intérieur (pour les structures de 50 collaborateurs et plus) ;

• les documents relatifs à la prévention des risques professionnels, etc.

💡 Bon à savoir  : la déclaration de première embauche à l’inspection du travail est indispensable.

Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration d’un salarié ?

Redressement de l’URSSAF

Des sanctions pénales, civiles et administratives ainsi que des pénalités financières sont prévues pour les employeurs qui ne respectent pas l’obligation de déclarer un salarié. 

Ces sanctions peuvent inclure :

• une régularisation par l’URSSAF des cotisations sociales non payées sur les salaires non déclarés ;

• ou le versement d’une pénalité administrative égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 1 266 € en 2025).

💡 Bon à savoir  : en 2023, les infractions constatées pour travail dissimulé ont entraîné près de 1,177 milliard d’euros de redressements URSSAF. En cas de travail illégal avéré, les sanctions peuvent être particulièrement sévères.

Peine d’emprisonnement

Le tribunal peut prononcer une peine d’emprisonnement allant jusqu’à 3 ans. Cette sanction s’applique notamment aux dirigeants d’entreprise ayant sciemment dissimulé l’emploi d’un ou plusieurs salariés. La peine peut être aggravée et portée jusqu’à 5 ans si l’infraction concerne l’emploi illégal d’une personne vulnérable (mineur, personne en situation irrégulière).

Sanctions financières pour les personnes physiques

Pour un dirigeant ou un entrepreneur individuel (personne physique), l’amende peut atteindre 45 000 €. 

Ce montant est déterminé par le tribunal en fonction de plusieurs critères :

• la durée de la dissimulation ;

• le nombre de salariés concernés ;

• le préjudice causé aux organismes sociaux ;

• la situation financière de l’entreprise.

💡 Bon à savoir  : ces amendes s’ajoutent aux redressements de cotisations sociales et aux majorations de retard appliqués par l’URSSAF.

Sanctions financières pour les personnes morales

Pour une société, la sanction financière est considérablement plus élevée, pouvant atteindre 225 000 €. 

Cette amende importante vise à dissuader les pratiques de travail illégal, compenser le préjudice causé à la collectivité et sanctionner proportionnellement à la capacité financière des entreprises concernées.

Interdiction d’exercice professionnel

En cas de condamnation, le tribunal peut prononcer une peine supplémentaire comme l’interdiction d’exercer l’activité professionnelle pendant une durée maximale de 5 ans. 

Cette sanction implique :

• l’impossibilité de diriger, gérer ou administrer une entreprise ;

• l’interdiction d’exercer l’activité pour laquelle l’infraction a été commise ;

• la nécessité de céder ou fermer la société si le dirigeant est le seul à pouvoir l’exploiter.

Sanctions administratives complémentaires

En plus des sanctions pénales, l’entreprise peut également faire l’objet de :

• l’exclusion des marchés publics pendant 5 ans ;

• la suppression des aides publiques à l’emploi ou à la formation professionnelle ;

• l’obligation de rembourser les aides publiques perçues au cours des 12 derniers mois ;

• la fermeture temporaire de l’établissement (jusqu’à 3 mois).

⚠️ Attention  : ces sanctions peuvent avoir des conséquences dramatiques sur la pérennité de l’entreprise et l’emploi des collaborateurs. Il est donc important de respecter scrupuleusement les obligations déclaratives dès la première embauche d’un salarié.