Déclaration unique à l’embauche (DUE) : que faut-il savoir ?

Un grand nombre de formalités d'embauche doivent être réalisées par l'employeur lors de l'arrivée d'un salarié. Ces formalités sont très importantes, car elles permettent de déclarer le salarié à divers organismes.

Au fil des années, les modalités de déclaration d'embauche ont évolué. Initialement, la déclaration d’un employé était effectuée via un support unique dénommé la déclaration unique d'embauche (D.U.E). Mais alors, comment déclarer un salarié en 2024 en tant qu’employeur ?

Désormais, pour déclarer un salarié, la DUE n’existe plus. L'employeur utilise la déclaration préalable à l'embauche, plus communément appelée la DPAE.

Qu'est-ce que la DUE ?

La déclaration unique d'embauche (DUE) a été créée par le décret n° 98-252 du 1ᵉʳ avril 1998. Ce dispositif permettait à l'employeur d'effectuer l'ensemble des formalités administratives liées à l'embauche d'un premier salarié ou de tout nouveau collaborateur.

💡Bon à savoir : entre 1998 et 2011, l’attestation DUE a permis de simplifier considérablement les démarches administratives pour plus de 2 millions d'employeurs en France.

La particularité de la DUE était qu'elle permettait d'effectuer en une seule fois sept formalités administratives d'embauche essentielles :

• la déclaration nominative préalable à l'embauche ;

• l'immatriculation à la Sécurité sociale ;

• l'affiliation au régime d'assurance chômage ;

• l'adhésion à un service de santé au travail ;

• la demande d'examen médical d'embauche ;

• la déclaration unique d'embauche en ligne ;

• l'immatriculation de l'employeur.

👉 Pour aller plus loin : consultez notre tableau des formalités d’embauche.

L'employeur avait l'obligation de transmettre la DUE à l'URSSAF pour accueillir un nouveau salarié dans l'entreprise. La déclaration unique d'embauche en ligne était possible via le site de l'URSSAF, simplifiant ainsi les démarches administratives. Grâce à la DUE en ligne, l'URSSAF récoltait les informations présentes dans la déclaration pour ensuite les communiquer aux organismes concernés.

Passage de la DUE à la DPAE

En 2011, la déclaration DUE a été fusionnée avec la déclaration nominative préalable à l'embauche. Désormais, la déclaration des employés s'effectue grâce à une déclaration unique : la DPAE.

⚠️ Attention : Depuis le 1ᵉʳ janvier 2012, il n'est plus possible de faire une DUE. Toute nouvelle embauche doit faire l'objet d'une DPAE.

Pour déclarer un employé en 2024, plusieurs étapes sont nécessaires, dont l'établissement d'une DPAE. Cette formalité d'embauche obligatoire permet notamment à l'employeur de :

• ouvrir aux salariés tous leurs droits sociaux et avantages salariaux ;

• être couvert en cas d'accident du travail du salarié ;

• bénéficier des éventuelles exonérations ;

• se prémunir contre les sanctions pénales relatives au travail dissimulé.

Faire une DPAE est une obligation pour toute embauche d’un premier salarié, quel que soit son contrat de travail. Par exemple, si vous recrutez un apprenti, vous devrez faire une DPAE pour apprenti selon des modalités particulières.

💡Bon à savoir : il est important de bien définir la date d'embauche, car elle détermine le point de départ des obligations de l'employeur et des droits du salarié.

Délais et modalités de la DPAE

L'employeur doit adresser la déclaration d’une première embauche auprès de l'URSSAF (ou à la MSA pour le régime agricole) dans un délai de 8 jours avant la date prévisible de l'embauche. La transmission peut s'effectuer en ligne depuis le site internet de l'URSSAF ou Net-entreprise.fr.

En cas de retard, une DPAE tardive peut entraîner des sanctions importantes, telles qu’un redressement par l’URSSAF ou le paiement d’une pénalité.

Si vous devez annuler une DPAE suite à une erreur ou à l'annulation du recrutement, la démarche doit être effectuée rapidement auprès de l'URSSAF.

Documents obligatoires lors de l'embauche

La remise des documents lors de l'embauche est une obligation légale pour tout employeur.

Lors de l'embauche, plusieurs documents doivent ainsi être fournis au salarié :

• Le contrat de travail

• La notice d'information sur la mutuelle d'entreprise

• Le règlement intérieur (pour les entreprises de 50 salariés et plus)

• La fiche de poste

• Les documents relatifs à la prévention des risques

💡 Bon à savoir : La déclaration à l'inspection du travail est obligatoire uniquement pour la première embauche de l'entreprise.

Quelles sont les sanctions en cas de non-déclaration d'un salarié ?

Des sanctions sont prévues pour les employeurs qui ne respectent pas leur obligation de déclarer un salarié. Ces sanctions peuvent inclure une régularisation par l'URSSAF des cotisations sociales non payées sur les salaires non déclarés ou le versement d’une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 1 245 € en 2024).

📊 Chiffres clés : En 2023, plus de 15 000 infractions pour travail dissimulé ont été constatées, entraînant plus de 800 millions d'euros de redressements URSSAF.

En cas de travail dissimulé avéré, les sanctions peuvent être particulièrement sévères.

Peine d'emprisonnement

Le tribunal peut prononcer une peine d'emprisonnement allant jusqu'à 3 ans. Cette sanction s'applique notamment aux dirigeants d'entreprise ayant sciemment dissimulé l'emploi d'un ou plusieurs salariés. La peine peut être aggravée et portée jusqu'à 5 ans si l'infraction concerne l'emploi dissimulé d'une personne vulnérable (mineur, personne en situation irrégulière).

Sanctions financières pour les personnes physiques

Pour un dirigeant ou un entrepreneur individuel (personne physique), l'amende peut atteindre 45 000 €. Ce montant est déterminé par le tribunal en fonction de plusieurs critères :

• la durée de la dissimulation ;

• le nombre de salariés concernés ;

• le préjudice causé aux organismes sociaux ;

• la situation financière de l'entreprise.

💡 Bon à savoir : ces amendes s'ajoutent aux redressements de cotisations sociales et aux majorations de retard appliqués par l'URSSAF.

Sanctions financières pour les personnes morales

Pour une société, la sanction financière est considérablement plus élevée, pouvant atteindre 225 000 €. Cette amende importante vise à dissuader les pratiques de travail dissimulé, compenser le préjudice causé à la collectivité et sanctionner proportionnellement à la capacité financière de l'entreprise.

Interdiction d'exercice professionnel

Le tribunal peut prononcer une interdiction d'exercer l'activité professionnelle pendant une durée maximale de 5 ans. Cette sanction implique :

• l'impossibilité de diriger, gérer ou administrer une entreprise ;

• l'interdiction d'exercer l'activité dans le cadre de laquelle l'infraction a été commise ;

• la nécessité de céder ou fermer l'entreprise si le dirigeant est le seul à pouvoir l'exploiter.

Sanctions administratives complémentaires

En plus des sanctions pénales, l'entreprise peut également faire l'objet de :

• l'exclusion des marchés publics pendant 5 ans ;

• la suppression des aides publiques à l'emploi ou à la formation professionnelle ;

• l'obligation de rembourser les aides publiques perçues au cours des 12 derniers mois ;

• la fermeture temporaire de l'établissement (jusqu'à 3 mois).

⚠️ Attention : Ces sanctions peuvent avoir des conséquences dramatiques sur la pérennité de l'entreprise et l'emploi des autres salariés. Il est donc crucial de respecter scrupuleusement les obligations déclaratives dès l'embauche d'un salarié.