Comment fonctionne le calcul des congés payés ?

En tant qu’employeur, vous êtes responsable de l’organisation des congés payés dans votre entreprise. 

Pour organiser la prise des congés payés, vous devez tout d’abord calculer les jours de congés acquis par vos salariés, mais aussi l’indemnité que vous allez devoir verser pendant la durée du congé. 

Comment calculer les congés payés de vos salariés ? Comment calculer le montant des indemnités de congés payés (ICP) ? Comment calculer les congés payés d’un forfait jour ? PayFit vous explique.

Comment calculer les congés payés ?

Tous les salariés de l’entreprise ont droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur, que le contrat de travail soit à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI), à temps partiel ou à temps plein. 

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif accompli. La durée totale du congé légal ne peut excéder 30 jours ouvrables. Les congés payés ne s'acquièrent pas par année calendaire, mais par période de référence qui s'étend généralement du 1er juin de l'année en cours (N) au 31 mai de l'année suivante (N+1).

👉 À noter : pour les salariés en forfait jour, le décompte se fait en jours ouvrés (du lundi au vendredi) et non en jours ouvrables.

Au moment du décompte, il est possible que le nombre de jours de congés payés pris ne soit pas un nombre entier. Dans ce cas, le Code du travail prévoit que la durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. Par exemple, un salarié ayant travaillé 3 mois au cours de l’année bénéficiera de 8 jours de congés payés (3 x 2,5 = 7,5).

💡 Bon à savoir : en cas de fractionnement des congés payés, le salarié bénéficie de jours de congés supplémentaires, aussi appelés congés de fractionnement.

Le droit à congés payés est également ouvert aux salariés en CDD, et ce, quelle que soit la durée du contrat de travail. Par conséquent, les modalités de calcul des congés payés pour un CDD ou un CDI sont identiques.

⚠️  Attention : les salariés à temps partiel acquièrent le même nombre de jours de congés que les salariés à temps plein (2,5 jours par mois de travail effectif). Ainsi, le calcul des congés payés à temps partiel est le même que pour un salarié à temps plein. 

Pour vous organiser, vous pouvez créer des simulateurs de calcul du nombre de jours de congés payés sur Excel. Sachez que vous pouvez aussi utiliser des outils informatiques (logiciels de paie, outils SIRH, etc.). Ces outils vous permettent d’effectuer une simulation de calcul des congés payés. Par exemple, vous pouvez automatiser le calcul des congés payés pour un temps partiel à 20h.

Quels éléments inclure dans le calcul de l'indemnité de congés payés ?

Le calcul de l'indemnité de congés payés nécessite de bien identifier les éléments de rémunération à prendre en compte. En effet, tous les éléments de la rémunération brute n'entrent pas dans ce calcul.

Les éléments à inclure

Pour un calcul conforme, vous devez intégrer :

• le salaire de base ;

• les majorations de salaire (heures supplémentaires, travail de nuit...) ;

• l'indemnité de congés payés de l'année précédente ;

• les primes mensuelles d'assiduité et d'ancienneté ;

• les primes d’astreinte ;

• les commissions versées aux commerciaux ;

• les avantages en nature ;

• les indemnités de fin de contrat (CDD et intérim).

💡 Bon à savoir : certaines périodes d'absence sont considérées comme du travail effectif pour le calcul des congés payés (congés maternité, paternité, adoption, arrêts maladie...). Dans ce cas, le salaire doit être reconstitué comme si le salarié avait travaillé normalement. 

Les éléments à exclure du calcul 

Sont exclus du calcul :

• les primes exceptionnelles (prime de fin d'année, prime de bilan) ;

• les primes d'intéressement et de participation ;

• les frais professionnels ;

• le 13e mois (sauf disposition conventionnelle contraire).

Comment calculer l’indemnité de congés payés ?

Durant la période des congés payés, vous devez verser au salarié une indemnité de congés payés, dite ICP, et non un salaire. 

L’indemnité de congés payés est calculée selon deux méthodes différentes :

• la méthode du maintien du salaire : l’indemnité est égale au montant de la rémunération qui aurait été perçue pendant la période de congé si le salarié avait continué à travailler ;

• la méthode du "dixième" : l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence.

Vous devez comparer entre ces deux modes de calcul et retenir le montant le plus avantageux pour le salarié. Il est important de savoir que le salaire de référence pour le calcul de l'ICP inclut le salaire de base, la rémunération des heures supplémentaires, les primes et gratifications ayant le caractère de salaire, ainsi que certains avantages en nature. 

Pour mieux comprendre, voici un exemple de calcul d’indemnité de congés payés : 

➡️ Exemple de calcul selon la méthode du dixième : un salarié percevant une rémunération de 2 000 € par mois, soit 24 000 € de salaire de référence (par an). Son contrat de travail est rompu alors qu’il lui reste 7 jours de congés payés non pris. 

Le calcul du 1/10e de la rémunération brute est effectué comme suit : 

24 000/10 = 2 400 € pour un congé d’une durée de 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés)

Pour une fraction de 7 jours de congés, il faudra effectuer un nouveau calcul : 

(24 000/10) x (7/30) = 560 €

Selon cette méthode, le salarié bénéficiera de 560 € d’indemnité compensatrice de congés payés. 

➡️ Exemple de calcul selon la méthode du maintien de salaire : en tenant compte du nombre d'heures travaillées sur le mois (7 heures par jour) au cours d'un mois qui comporte 21 jours ouvrés, le nombre réel d'heures travaillées dans le mois est fixé à 147 heures (21 x 7 = 147) et le nombre d'heures non travaillées en raison des congés payés à 35 heures (7 x 5 =35).

À partir de cela, le calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés de fin de contrat est le suivant : 

2 400 x (7x5) / (7x21) = 571,43 €

Selon cette méthode, le salarié bénéficiera de 571,43 € d’indemnité compensatrice de congés payés. 

Il est à noter que si la méthode du 1/10e de salaire est retenue, une régularisation des congés payés devra être effectuée.

💡 Bon à savoir : généralement, le montant de l'ICP dans la fiche de paie apparaît sous le libellé "Indemnité congés payés (x jours)".

Comment effectuer le calcul des congés payés en fin de contrat ?

En fin de contrat, il peut s’avérer nécessaire de calculer les droits à congés payés pour déterminer l’indemnité compensatrice de congés payés.

En effet, lorsque le contrat de travail est rompu avant que le salarié ait pu bénéficier de la totalité du congé auquel il avait droit, vous êtes tenu de lui verser une indemnité compensatrice de congés payés.

La rémunération des congés payés doit être versée au salarié aussi bien en cas de rupture du contrat par le salarié ou par l’employeur. Le montant de l'indemnité à verser au salarié se calcule selon les mêmes règles que l’indemnité de congés payés. 

Vous devez également calculer cette indemnité dans le cas où le décès du salarié survient avant qu’il ait pris son congé annuel. L'indemnité est versée aux ayants droit qui auraient qualité pour obtenir le paiement des salaires arriérés.

💡 Bon à savoir : il n’est pas obligatoire d’indiquer le calcul des congés payés sur le solde de tout compte. 

Quels outils en ligne pour le calcul des congés payés ?

Vous souhaitez être accompagné dans la gestion de congés payés dans votre entreprise ? Plusieurs possibilités s'offrent à vous !

Tout d’abord, vous pouvez trouver en ligne des solutions pour vous accompagner dans ces calculs. Par exemple, certains sites peuvent vous proposer de télécharger un tableau Excel pour le calcul des congés payés (gratuit), ou encore un simulateur de calcul des congés payés sur Excel.

⚠️ Attention : ces outils vous permettent seulement d’obtenir une estimation des droits à congés payés. En effet, la plupart des outils ne prennent pas en compte certains éléments ayant un impact sur les droits à congés payés (arrêt maladie, congé sabbatique, etc.).

Pour éviter toute erreur dans le calcul et le versement de l'ICCP sur la fiche de paie, il est recommandé d'utiliser un logiciel de paie qui automatise ces calculs complexes.

C’est pourquoi aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels de paie ou SIRH pour les accompagner dans l’ensemble des calculs liés aux congés payés. 

PayFit est un logiciel spécialisé dans la gestion de la paie et des ressources humaines. 

Avec PayFit, vous gérez sereinement la vie de votre entreprise et de vos salariés :

• absences ; 

• bulletins de paie ;

• congés payés ;

• autres éléments variables de paie (prime, tickets-restaurant…)

• notes de frais ; 

• suivi du temps de travail ; 

• préparation de l’arrivée de nouveaux collaborateurs, etc.

Il suffit de renseigner simplement la date de début ainsi que la date de fin des congés payés de vos salariés, le bulletin de paie est ensuite automatiquement généré. Il n’est plus nécessaire de calculer manuellement l’indemnité de congés payés à verser au salarié. De même pour le décompte des jours de congés payés acquis : vous pourrez les consulter facilement depuis votre espace employeur.