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Tous les salariés d’une entreprise ont droit chaque année à des congés payés à la charge de l'employeur, que le contrat de travail soit à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI), à temps partiel ou à temps plein. Durant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire habituel, mais une Indemnité de Congés Payés (ICP).
Or, pour organiser la prise des congés payés sans nuire à la pérennité de l’activité, l’employeur doit bien gérer les jours de congés acquis, mais aussi l'indemnité à verser durant le congé.
Comment calculer les congés payés de vos salariés, notamment pour des cas particuliers pour les salariés au forfait jours ou travaillant à temps partiel ? Comment calculer le montant des indemnités de congés payés ? Les experts PayFit vous expliquent.
Chaque salarié cumule des congés payés en fonction de son temps de travail effectif. Le calcul des congés payés s’effectue selon les dispositions du Code du travail, notamment les articles L3141-1 et suivants, qui fixent les règles d’acquisition et d’indemnisation applicables à tous les salariés.
Un salarié à temps plein acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète de travail (du 1er juin N-1 au 31 mai N).
📌 Exemple : un salarié embauché le 1er janvier aura cumulé 2,5 × 5 = 12,5 jours de congés au 31 mai.
💡 Bon à savoir : les congés payés se calculent sur la base des mois réellement travaillés.
Le salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours de congés payés qu’un salarié à temps plein : 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. La seule différence concerne la rémunération des congés, qui est proportionnelle au temps de travail et donc au salaire perçu.
📌 Exemple : un salarié travaillant 3 jours par semaine cumule 30 jours ouvrables de congés, mais ces jours correspondent à ses jours habituels de présence (3 jours/semaine).
💡 Bon à savoir : en cas de fractionnement des congés payés, le salarié bénéficie de jours de congés supplémentaires, aussi appelés congés de fractionnement.
Les salariés en forfait jours n’ont pas un décompte en jours ouvrables (du lundi au samedi), mais en jours ouvrés (du lundi au vendredi). Ils bénéficient généralement de 25 jours ouvrés de congés payés par an, équivalents à 5 semaines.
Dans ce cas particulier, le calcul des congés se base sur :
les jours travaillés prévus dans le forfait annuel ;
les jours de repos spécifiques (RTT ou jours de réduction du temps de travail).
💡 Bon à savoir : le forfait jours concerne surtout les cadres et salariés autonomes.
Tous les éléments du salaire brut ne sont pas pris en compte : seules les sommes ayant un caractère de rémunération habituelle le sont.
Pour un calcul conforme, vous devez intégrer les éléments de rémunération constants :
le salaire de base ;
les majorations pour heures supplémentaires, travail de nuit, dimanche ou jours fériés ;
les primes mensuelles régulières (assiduité, ancienneté, rendement, astreinte…) ;
les commissions perçues par les commerciaux ;
les avantages en nature (logement, repas, véhicule) ;
les indemnités d’expatriation ou de sujétion ayant un caractère permanent ;
l’indemnité de congés payés de l’année précédente, si elle est versée régulièrement (par exemple, dans un système d’acomptes mensuels).
💡 Bon à savoir : certaines périodes d’absence (arrêt maladie, congé maternité, paternité, adoption, accident du travail, maladie professionnelle…) sont assimilées à du travail effectif. Dans ce cas, le salaire servant de base au calcul doit être reconstitué comme si le salarié avait travaillé.
Sont exclus :
les primes exceptionnelles (prime de bilan, prime de fin d’année, prime de vacances unique, etc.) ;
les primes d’intéressement et de participation ;
le remboursement des frais professionnels ;
les indemnités de rupture (licenciement, fin de CDD, départ à la retraite, etc.) ;
les indemnités de non-concurrence ;
le 13ᵉ mois, sauf s’il est versé mensuellement ou proratisé selon la durée du travail (dans ce cas, il devient un élément de rémunération régulière).
Tableau récapitulatif des éléments à prendre en compte pour le calcul de l'indemnité de congés payés
| À inclure | À exclure |
|---|---|
| ✓ Salaire de base | ✗ Primes exceptionnelles (prime de fin d’année, prime de bilan) |
| ✓ Majorations de salaire (heures supplémentaires, travail de nuit) | ✗ Primes d’intéressement |
| ✓ Indemnité de congés payés de l’année précédente | ✗ Primes de participation |
| ✓ Primes mensuelles d’assiduité | ✗ Frais professionnels |
| ✓ Primes d’ancienneté | ✗ Indemnités de non-concurrence |
| ✓ Commissions des commerciaux | ✗ 13e mois (sauf disposition conventionnelle contraire) |
| ✓ Avantages en nature | ✗ Primes versées uniquement pendant les périodes de travail effectif |
| ✓ Primes d’astreinte | |
| ✓ Indemnités de fin de contrat (CDD et intérim) | |
| ✓ Indemnités d’expatriation |
Guide des congés et absences
Cette indemnité vise à compenser la perte de rémunération pendant la période d’absence, tout en garantissant un revenu équivalent à celui qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.
L’article L3141-24 du Code du travail impose de comparer deux méthodes de calcul. L’employeur doit retenir celle la plus favorable au salarié.
Le salarié continue de percevoir sa rémunération habituelle pendant ses congés. Autrement dit, son salaire normal est maintenu durant toute la période d’absence.
La formule est la suivante : Indemnité = Salaire moyen journalier × Nombre de jours de congés payés
Cette méthode s’applique lorsque le salarié a une rémunération stable (salaire fixe chaque mois).
Ici, l’indemnité correspond à 1/10ᵉ de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence (généralement du 1er juin N-1 au 31 mai N). Elle prend en compte toutes les rémunérations à caractère habituel (salaire de base, heures supplémentaires, primes mensuelles d’ancienneté ou d’assiduité, avantages en nature, commissions régulières).
La formule : Indemnité = (Rémunération brute totale sur la période de référence ÷ 10) × (Nombre de jours de congés pris ÷ 30)
Cette méthode est souvent plus avantageuse pour les salariés dont le revenu varie d’un mois à l’autre (commerciaux, salariés à commissions, heures supplémentaires fréquentes, etc.).
📌 Exemple : un salarié gagne 2 000 € brut par mois, soit 24 000 € brut sur l’année.
Il part en congé pendant 7 jours :
méthode du dixième : (24000 ÷ 10) × (7 ÷ 30) = 560 € ;
méthode du maintien de salaire : Salaire journalier = 2 000 ÷ 26 jours ouvrables ≈ 76,92 €. Indemnité =76,92 × 7 = 538,44 €
Résultat : la méthode du dixième (560 €) est plus favorable que la méthode du maintien de salaire (538 €). L'employeur doit donc retenir la méthode du dixième.
💡 Bon à savoir : en cas de rupture du contrat (CDI ou CDD), l’indemnité de congés payés non pris est versée sous le libellé : “Indemnité compensatrice de congés payés (x jours)” sur le bulletin de paie.
⚠️ Attention : les congés payés ne peuvent jamais être remplacés par une prime, sauf lors de la fin du contrat de travail.
Lorsqu’un contrat de travail prend fin, il est nécessaire de déterminer les congés payés non pris, afin de verser une indemnité compensatrice au salarié. Celle-ci est due dans tous les cas de rupture du contrat, qu’elle provienne de l’employeur ou du salarié (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, etc.). Elle permet de compenser les jours de congés acquis, mais non utilisés au moment du départ.
Le montant se calcule selon les mêmes règles que pour l’indemnité de congés payés pendant le contrat expliquée ci-dessus. Autrement dit, il faut comparer le résultat obtenu selon la méthode du maintien de salaire, et celui calculé selon la méthode du dixième, puis retenir la solution la plus favorable au salarié.
En cas de décès du salarié, cette indemnité est versée à ses ayants droit, au même titre que les salaires restant dus.
💡 Bon à savoir : le détail du calcul n’a pas à figurer sur le reçu pour solde de tout compte, mais le montant de l’indemnité doit apparaître sur le bulletin de paie final.
Vous souhaitez faciliter la gestion des congés payés dans votre entreprise ? Plusieurs possibilités s'offrent à vous.
Tout d’abord, vous pouvez trouver en ligne des solutions pour vous accompagner dans ces calculs. Par exemple, certains sites proposent des modèles de tableau Excel gratuits pour le calcul des congés payés ou encore un simulateur de calcul des congés payés sur Excel.
⚠️ Attention : ces outils vous permettent seulement d’obtenir une estimation des droits à congés payés. En effet, la plupart des outils ne prennent pas en compte certains éléments ayant un impact sur les droits à congés payés (arrêt maladie, congé sabbatique, etc.).
Pour éviter toute erreur dans le calcul et le versement de l'ICCP sur la fiche de paie, il est recommandé d'utiliser un logiciel de paie qui automatise ces calculs complexes.
C’est pourquoi aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des logiciels de paie ou SIRH pour les accompagner dans l’ensemble des calculs liés aux congés payés et garantir la conformité de leur gestion avec la loi.
Guide des congés et absences
Un jour ouvrable correspond à tous les jours de la semaine sauf le dimanche et les jours fériés, soit 6 jours par semaine (du lundi au samedi). Les jours ouvrés, quant à eux, désignent les jours effectivement travaillés dans l’entreprise, le plus souvent du lundi au vendredi, soit 5 jours par semaine. Au-delà, il est possible de prendre un congé sans solde.
Le solde de tout compte inclut toutes les sommes dues au salarié lors de son départ, dont l’indemnité compensatrice de congés payés. Pour la calculer, il faut comparer la méthode du maintien de salaire et celle du dixième, puis retenir la plus avantageuse. Le résultat est ajouté au solde global figurant sur le bulletin final.
Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois de travail effectif. Le cumul s’effectue chaque mois sur la base de la durée réellement travaillée ou assimilée (arrêt maladie professionnelle, congé maternité, etc.). Sur une année complète, cela représente 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés de congés. L’employeur doit accepter ou refuser une demande de congé dans des délais limités.
En principe, les congés payés doivent être pris dans la période légale de référence (généralement du 1er juin au 31 mai). Cependant, si la convention collective applicable ou un accord d’entreprise le prévoit, il est possible de reporter les congés non pris à une autre date sur l’année suivante, avec accord de l’employeur ou en cas d’empêchement légitime (maladie, congé maternité, etc.).
Non, sauf à la fin du contrat. Les congés payés ne peuvent pas être remplacés par une indemnité financière tant que le contrat est en cours. Seule l’indemnité compensatrice de congés payés, versée au moment du départ du salarié, permet de convertir les jours non pris en rémunération. D’autres règles s’appliquent aux congés anticipés.
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