Pourquoi et comment transmettre une attestation de salaire ?

Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, l’employeur doit accomplir plusieurs démarches obligatoires. Parmi elles figure la transmission d’une attestation de salaire à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) dont dépend le salarié.

Ce document est indispensable au versement des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Sans attestation de salaire dûment complétée et transmise dans les délais, le paiement des IJSS peut être retardé, voire bloqué.

Qu’est-ce que l’attestation de salaire ? 

L’attestation de salaire est un document établi par l’employeur en cas d’arrêt de travail d’un salarié. Elle est transmise à la Sécurité sociale afin de :

• vérifier l’ouverture des droits aux IJSS ;

• calculer le montant des indemnités journalières ;

• permettre, le cas échéant, la mise en place de la subrogation.

Elle repose sur les informations déclarées par l’employeur (salaire, temps de travail, situation contractuelle). Le service des ressources humaines ou le gestionnaire de paie est donc directement responsable de son exactitude.

Dans quels cas l’attestation de salaire est-elle obligatoire ?

En pratique, voici les différentes situations dans lesquelles il est obligatoire de l’établir :

• l’attestation de salaire pour arrêt maladie permet à l’Assurance Maladie de calculer l’indemnisation de l’arrêt, soit le montant des IJSS qui seront versées au collaborateur ;

• l’attestation de salaire pour accident du travail permet d’assurer au collaborateur une indemnisation de l’accident de travail, une fois le CERFA transmis par le service RH ; 

• l’attestation de salaire pour maternité, la paternité, l’accueil de l’enfant ou l’adoption. L’entreprise est tenue de la transmettre à la CPAM lorsque commence le congé d’adoption, le congé maternité ou paternité. Cela est également valable pour les femmes enceintes travaillant de nuit ou exposées à un risque particulier ; 

• la reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.

💡Bon à savoir : en cas de prolongation de l’arrêt de travail, vous n’êtes pas tenu d’établir une nouvelle attestation, à condition que la durée totale de l’arrêt n’excède pas 6 mois, qu’il soit continu et que le motif soit le même. 

De son côté, le collaborateur doit également s’affranchir des obligations du salarié, et transmettre son avis d'arrêt de travail dans les 48 heures.

Que contient l’attestation de salaire ? 

L’attestation de salaire contient différentes informations relatives à l’entreprise, au collaborateur et à la situation de ce dernier. Vous y retrouverez : 

• l’identité du collaborateur : nom, prénom, numéro de SS, adresse, emploi ;

• l’identification de l’entreprise : dénomination sociale, adresse, numéro de SIRET, adresse, téléphone ;

• la situation du collaborateur ; 

• les informations relatives à la rémunération du collaborateur ;

• les heures travaillées ;

• la date du dernier jour travaillé ;

• la date de fin prévisionnelle ;

• les modalités de reprise du travail ; 

• les dates de subrogation (si tel est le cas).

Comment remplir l’attestation de salaire ? 

En tant qu’employeur, vous devez savoir comment remplir l’attestation de salaire. Bien évidemment, vous n’avez pas à la créer de toutes pièces, des formulaires CERFA officiels sont mis à disposition selon la nature de l’arrêt :

• l’attestation de salaire pour les maladies, maternités, adoptions ou pour femmes enceintes dispensées de travailler (CERFA n°11135*04), également appelée S3201 ;

• l’attestation de salaire pour les accidents de travail ou maladies professionnelles (CERFA n°11137*03) ;

• l’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail se prolongeant au-delà de 6 mois (CERFA n°11136*05).

💡 Bon à savoir : le salaire pendant l'arrêt maladie peut être maintenu en partie par l'employeur en complément des IJSS, selon les dispositions de la convention collective applicable ou les accords d'entreprise.

Parce que le calcul du salaire diffère selon la nature de l’arrêt, il est essentiel d’utiliser le formulaire adapté pour éviter toute erreur d’indemnisation. Les formulaires sont disponibles sur les sites du Service public et de la CPAM, accompagnés de notices explicatives. Voici un exemple :

Comment faire une attestation de salaire CESU ?

En tant que particulier employeur utilisant le CESU (Chèque Emploi Service Universel), vous avez des obligations spécifiques en cas d'arrêt de votre salarié.

Spécificités de l'attestation CESU 

Pour les salariés employés via le CESU, deux situations peuvent se présenter lors d’un arrêt maladie :

⚠️ Cas n°1 : le salarié n'a qu'un seul employeur :

• vous devez compléter l'attestation CESU ;

• puis la transmettre à la CPAM de votre salarié.

⚠️ Cas n°2 : le salarié a plusieurs employeurs :

• chaque employeur établit une attestation individuelle ;

• le salarié fournit une attestation sur l’honneur listant l’ensemble de ses employeurs, son dernier jour travaillé, ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de Sécurité sociale ;

• les 3 derniers bulletins de salaire en cas d'activité continue OU les 12 derniers bulletins en cas d'activité discontinue.

💡 Bon à savoir : contrairement aux entreprises classiques, les particuliers ne peuvent pas utiliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative).

Transmission de l'attestation CESU

Une fois le document complété, deux options s'offrent à vous pour le transmettre :

• par courrier à la CPAM de votre salarié ;

• via votre espace en ligne CESU depuis le site internet cesu.urssaf.fr.

Comment modifier une attestation de salaire ?

Dans le cas où la transmission du document modifie une précédente attestation, il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs du formulaire. Dans ce cas, vous devrez :

• cocher la case “attestation rectificative” se trouvant en haut à droite ;

• remplir uniquement les rubriques relatives à “l’employeur” et “l’assuré(e)” ainsi que les champs modifiés ;

• dater et signer.

Comment transmettre l’attestation de salaire ? 

Plusieurs modes d’envoi sont possibles :

• via le site internet net-entreprises.fr ou depuis un logiciel de paie certifié ;

• par courrier, à la CPAM du salarié ; 

• via la DSN, dans un délai de 5 jours. 

💡 Bon à savoir : si aucun délai n’est imposé pour les transmissions hors DSN, une remise tardive peut avoir des conséquences importantes pour votre collaborateur. En effet, tout retard diffère le versement des indemnités journalières. 

Voici un tableau des erreurs fréquentes à éviter :

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