Pourquoi et comment transmettre une attestation de salaire ?

En cas d’arrêt de travail du salarié, plusieurs démarches s’imposent à l’employeur. Ce dernier doit notamment transmettre une attestation de salaire à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) auquel est rattaché le salarié. 

Qu’est-ce que l’attestation de salaire pour le paiement des indemnités journalières ? Où l’envoyer ? Comment la remplir ? Peut-on la transmettre en ligne ? PayFit vous explique tout !

Qu’est-ce que l’attestation de salaire ? 

L’attestation de salaire est un document que l’employeur doit transmettre à la Sécurité sociale en cas d’arrêt de travail du salarié. 

Elle permet de calculer le montant des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) à verser au salarié au titre de son arrêt de travail. En effet, c’est grâce aux informations que l’employeur indique dans l’attestation de salaire que la CPAM peut déterminer si le collaborateur a droit aux IJSS et à quelle hauteur. 

Ainsi, le service des Ressources Humaines (RH) doit obligatoirement procéder à la création de ce document, puis le transmettre pour permettre le paiement des IJSS.

En pratique, voici les différents cas dans lesquels il est obligatoire de l’établir :

• l’attestation de salaire pour arrêt maladie : cette attestation permet à l’Assurance Maladie de calculer l’indemnisation de l’arrêt, soit le montant des IJSS qui seront versées au collaborateur ;

• l’attestation de salaire pour accident du travail causé par des accidents de trajet, accidents de travail ou maladies professionnelles. Celle-ci permet d’assurer au collaborateur une indemnisation de l’accident de travail, une fois le CERFA d’accident de travail transmis par le service RH ; 

• l’attestation de salaire pour maternité, la paternité, l’accueil de l’enfant ou l’adoption : l’entreprise est tenue de transmettre le document à la CPAM lorsque commence le congé d’adoption, le congé maternité ou paternité. Cela est également valable pour les femmes enceintes travaillant de nuit ou exposées à un risque particulier ; 

• la reprise à temps partiel pour motif thérapeutique.

💡Bon à savoir : cela est complémentaire aux obligations du salarié, qui doit de son côté transmettre son avis d'arrêt de travail dans les 48 heures. L’attestation prévaut pour un arrêt maladie au cours d’un CDD, ainsi que pour les autres types de contrats (contrat à durée indéterminée, contrat d’apprentissage…), mais aussi en cas d’arrêt maladie pendant la grossesse.

Que contient l’attestation de salaire ? 

Ce document contient différentes informations relatives à l’entreprise, au collaborateur et à la situation de ce dernier. Vous y retrouverez : 

• l’identité du collaborateur : nom, prénom, numéro de SS, adresse, emploi ;

• l’identification de l’entreprise : dénomination sociale, adresse, numéro de SIRET, adresse, téléphone ;

• la situation du collaborateur à la date de l’arrêt de travail ; 

• les informations relatives à la rémunération du collaborateur ;

• les heures travaillées ;

• la date du dernier jour de travail ;

• la date de fin prévisionnelle de l’arrêt ;

• les modalités de reprise du travail ; 

• les dates de subrogation (si c’est le cas).

Comment remplir l’attestation de salaire ? 

En tant qu’employeur, vous devez savoir comment remplir ce document : c’est une situation à laquelle vous pouvez être fréquemment confronté. 

Bien évidemment, vous n’avez pas à le créer vous-même de toutes pièces. Plusieurs formulaires papier déjà établis sont mis à votre disposition : 

• l’attestation de salaire pour les maladies, maternités, adoptions ou pour femmes enceintes dispensée de travail (CERFA n°11135*04), également appelée S3201 ;

• l’attestation de salaire s6202 pour les accidents de travail ou maladies professionnelles (CERFA n°11137*03) ;

• l’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail se prolongeant au-delà de 6 mois (CERFA n°11136*05).

À noter que le salaire en cas d'accident du travail est pris en compte différemment des arrêts maladie classiques. C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser les bons formulaires correspondant à la situation d’accident du travail pour garantir une indemnisation correcte. 

💡 Bon à savoir : le salaire pendant l'arrêt maladie peut être maintenu en partie par l'employeur en complément des IJSS, selon les dispositions de la convention collective applicable ou les accords d'entreprise.

Vous trouverez les attestations en PDF depuis le site internet du Service public ou de la CPAM. Pour vous aider, chaque document est accompagné d’une notice explicative.

Voici un exemple :

Comment faire une attestation de salaire CESU ?

En tant que particulier employeur utilisant le CESU (Chèque Emploi Service Universel), vous avez des obligations spécifiques en cas d'arrêt de travail de votre salarié.

Quelles sont les spécificités de l'attestation CESU ?

Pour les salariés employés via le CESU, deux situations peuvent se présenter :

⚠️ Cas n°1 : le salarié n'a qu'un seul employeur :

• vous devez remplir l'attestation CESU (n°11135*04) ;

• puis la transmettre à la CPAM de votre salarié.

⚠️ Cas n°2 : le salarié a plusieurs employeurs :

• chaque employeur doit remplir une attestation de salaire individuelle ;

• le salarié doit fournir une attestation sur l'honneur listant tous ses employeurs ;

• les bulletins de salaire des 12 derniers mois doivent être joints au dossier.

💡 Bon à savoir : contrairement aux entreprises classiques, les particuliers ne peuvent pas utiliser la DSN (Déclaration Sociale Nominative). 

Quelles informations fournir ?

Pour un arrêt maladie en CESU, deux types de documents sont nécessaires :

1. Les bulletins de salaire : les 3 derniers bulletins de salaire en cas d'activité continue OU les 12 derniers bulletins en cas d'activité discontinue.

Ces bulletins sont générés automatiquement par le CESU après chaque déclaration.

2. Une attestation sur l'honneur du salarié précisant :

• la liste de tous ses employeurs CESU ;

• son dernier jour travaillé ;

• ses coordonnées complètes ;

• son numéro de Sécurité sociale.

Comment transmettre l'attestation CESU ?

Deux options s'offrent à vous pour transmettre le document :

• par courrier : envoyez le document complété à la CPAM de votre salarié ;

• via votre espace CESU : certaines démarches peuvent être effectuées en ligne sur cesu.urssaf.fr.

Comment modifier une attestation de salaire ?

Dans le cas où la transmission du document modifie une précédente attestation, il n’est pas nécessaire de remplir tous les champs du formulaire. Dans ce cas, vous devrez :

• cocher la case “attestation rectificative” se trouvant en haut à droite ;

• remplir uniquement les rubriques relatives à “l’employeur” et “l’assuré(e)” ainsi que les champs modifiés ;

• dater et signer. 

Comment transmettre l’attestation de salaire ? 

Bien entendu, la question légitime qui se pose est la suivante : où envoyer le document ? 

Cela peut s’effectuer de plusieurs manières : 

• via le site internet net-entreprises.fr ou depuis un logiciel de paie certifié ;

• par courrier, à la CPAM du salarié ; 

• via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). 

💡 Bon à savoir : il convient de transmettre le document le plus rapidement possible pour ne pas retarder le dédommagement financier. 

Quels sont les délais pour transmettre l’attestation de salaire à la CPAM ?

Pour les attestations transmises via la DSN, le service RH est tenu de les transmettre dans un délai de 5 jours à compter de la connaissance de l’arrêt de travail. 

Pour les autres hypothèses de transmission, aucun délai n’est imposé. Cependant, attention : une remise tardive peut avoir des conséquences importantes pour votre collaborateur. En effet, tout retard diffère le versement des indemnités journalières. 

💡Bon à savoir : en cas de prolongation de l’arrêt de travail, vous n’êtes pas tenu d’établir une nouvelle attestation, à condition que : 

• la durée totale de l’arrêt n’excède pas 6 mois ;

• l’arrêt soit continu ; 

• le motif soit le même.