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¿Los pasos para contratar a un trabajador, cuáles son?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 30 de junio de 2024

Contratar a alguien nuevo siempre son buenas noticias para un negocio. Aunque en todo el proceso de incorporación, el contrato de trabajo es solo una de las muchas partes. Depende de la empresa, el proceso de selección de personal puede ser más corto o más largo, pero, en general, en todas existen una serie de pasos para contratar a un trabajador nuevo. Asimismo, durante el proceso de reclutamiento, podemos encontrar como cada vez más departamentos de Recursos Humanos recurren a muchas metodologías innovadoras como el inbound recruiting o el reclutamiento externo

¿Cuáles son los pasos para contratar un trabajador? ¿Qué trámites se deben hacer? ¿Cómo generar las primeras nóminas? En el artículo de hoy, te explicamos todo lo necesario. 

¿Cuáles son los primeros pasos para contratar un trabajador? 

El hiring o el reclutamiento de personal es una de las tareas más importantes que realiza el departamento de recursos humanos en una empresa.  En algunas empresas los pasos a seguir para contratar a un trabajador están predefinidos y son similares para todos los puestos, pero puede ser que tu empresa siga otro procedimiento o quizás, estás buscando un cambio en la forma en la que se hacía hasta ahora. 

Por ello, deberás tener en cuenta todos los aspectos clave para realizar una buena oferta de empleo y entrevista de trabajo que atraiga al talento que buscas. Los pasos más importantes a seguir son los siguientes: 

La oferta de empleo 

Para atraer el talento deseado, es clave redactar un anuncio de empleo atractivo. Es importante reflexionar y definir bien el tipo de perfil que se busca (requisitos concretos, tanto de estudios, experiencia laboral o idiomas) así como las tareas que va a desarrollar. En esa misma línea, es importante también hacer mención a algunos de los beneficios que la persona va a tener, si los hay, y también del salario que va a tener al cubrir ese puesto de trabajo.

💡 ¿Sabías qué?

La Comisión Europea presentó una propuesta sobre transparencia retributiva que obliga a las empresas a desvelar la horquilla de salario antes de la entrevista de trabajo desde agosto de 2022. 

Además, también es importante la forma en la que hablas de tu empresa; en este momento, tienes que convertirte en un experto en ventas y…¡tendrás que venderla lo mejor que sepas! A día de hoy, la lucha por el talento es un hecho ya que, es una de las cosas que te ayudará a atraer más candidatos. Es decir, al final del día y gracias, por ejemplo, a la descripción del puesto de trabajo es crear la necesidad de qué tus futuros empleados elijan tu empresa porque querrían trabajar allí. 

La entrevista de trabajo

Una vez ya has encontrado a los candidatos, es momento de pasar a la acción. Las entrevistas son tu herramienta para evaluar la aptitud de la persona y como fundador o responsable de RRHH es muy importante que prepares bien todas las entrevistas. 

El primer paso antes del día de la entrevista es el estudio del currículum, dedícale tiempo a estudiarlo y apunta las dudas que puedan surgir acerca de su trayectoria.

Aunque algunos datos no sean relevantes para el puesto de trabajo que postula, son muy importantes para conocer más a la persona: aquellos que han trabajado desde edades tempranas demuestran constancia, o los que hablan muchos idiomas curiosidad y gran capacidad de aprendizaje. Lo ideal es que la entrevista vaya de preguntas más generales a más concretas que respondan todas las dudas que  puedas tener acerca del candidato.

En ese contexto, una vez hayas realizado las entrevistas de trabajo necesarias y hayas seleccionado al candidato más idóneo para el puesto de trabajo; también es importante que el proceso de onboarding sea un éxito rotundo. 

¿Cuáles son los trámites para contratar a un trabajador?

¿Ya sabes quién pasará a formar parte de tu equipo? ​​Pues bien, ahora llega la parte del proceso que más pereza te puede llegar a dar como reclutador. Aunque haber llegado hasta aquí, sólo significa una cosa…¡Has encontrado al candidato perfecto! 

Entre las muchas cosas ha decidir, si el contrato es temporal o indefinido; encontramos un par de trámites a seguir para contratar a un trabajador: 

  1. Dar de alta al empleado en la Seguridad Social.

  2. Dar de alta el contrato de trabajo en el SEPE.

Por una lado, el alta en la Seguridad Social es un acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica con la Seguridad Social; es decir con este alta, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar las cotizaciones además de generar el derecho a recibir prestaciones según la situación laboral del trabajador, como por ejemplo el desempleo o una baja.   Asimismo, es importante que este trámite se realice antes de la incorporación del empleado. 

No obstante, también es importante que sepas que los pasos para contratar a un trabajador extranjero son exactamente los mismos; simplemente, el requisito es distinto, ya que el trabajador extranjero contará con el NIE, o número de identificación de extranjero. 

Para los extranjeros, el NIE es el equivalente del DNI. Por está razón, contratar a un trabajador sin número de identidad, o NIE, nos impide realizar los trámites legales necesarios al inicio y fin de la relación laboral. También, una vez firmado el contrato laboral; el alta del contrato de trabajo tendrá que ser introducido en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), el cuál lo podrás hacer también telemáticamente. 

📚 ¿Qué hay que tener en cuenta?

Si estamos hablando del proceso de contratación de tu primer empleado, los trámites para hacer el primer contrato de trabajo son más extensos. Esto también afecta a los pasos para contratar a un trabajador siendo autónomo. Es decir, para poder llegar al paso de dar de alta al empleado en seguridad social, deberás previamente: 

  • Obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC)

  • Solicitar la inscripción como empresario en el Régimen de Seguridad Social correspondiente

¿Cómo son las primeras nóminas del nuevo trabajador?

España es el séptimo país con la legislación laboral más complicada a nivel mundial. Es por este motivo que es conveniente que se recurra a una asesoría para gestionar los trámites relacionados con la nómina y en general, la Seguridad Social o administraciones competentes.

Además, como bien sabes los bonuses, el salario en especie, los días libres, las horas extras, los impuestos y las contribuciones a la seguridad social son componentes de los cuáles se conforma una nómina y que, cada mes, pueden variar. 

💡¿Sabías qué?

Una de las preguntas más buscadas en los motores de búsqueda es saber los pasos para contratar a un trabajador por un autónomo. La realidad es que hay autónomos que en ocasiones puntuales necesitan contratar a trabajadores pero,  el proceso es exactamente el mismo.

Como hemos podido observar, entre las fases del proceso de selección, cada una juega un papel crucial: desde la definición de requisitos y la publicación de la oferta, pasando por el filtrado de candidaturas, entrevistas, hasta la verificación de referencias y el onboarding. Y por ello, es fundamental seguir los pasos adecuados para contratar a un trabajador, que incluyen identificar las necesidades del puesto, anunciar la vacante, seleccionar y entrevistar a los candidatos más idóneos, verificar sus referencias y antecedentes, y finalizar con un proceso de onboarding cuidadosamente planificado. Por está razón, herramientas como PayFit optimizan estas etapas, incrementando la eficiencia y eficacia del proceso.

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la contratación de empleados?

1) Gestiona la contratación y los trámites administrativos 

  • Formaliza los contratos automáticamente adaptados al rol del nuevo empleado y las cláusulas contractuales que correspondan.

  • Establece las condiciones de trabajo, remuneraciones  y normas de aplicación a la relación laboral según el convenio colectivo aplicable.

  • Firma electrónica y envío automático del contrato, anexos, acuerdo de teletrabajo, nóminas, etc.


2) Automatiza las tareas de RRHH para la contratación de nuevos empleados

  • Cálculo automático de todos los conceptos en función de cada contrato de trabajo: ausencias y vacaciones, jornada, bajas laborales, horas extraordinarias, etc.

  • Crea las nóminas de manera automatizada en función de los conceptos que se correspondan con cada contrato.

  • Digitaliza el onboarding y realiza reuniones de evaluación y seguimiento. 

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