Obligaciones de la empresa con la Seguridad Social: cuáles son y cómo cumplirlas

Puntos clave sobre las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social

• La empresa debe inscribirse en la Seguridad Social antes de contratar al primer trabajador.

• El alta del empleado debe tramitarse antes de que empiece a trabajar.

• La empresa debe cotizar cada mes por todos sus trabajadores.

• Las variaciones de datos y bajas deben comunicarse a la TGSS en plazo.

• Los incumplimientos pueden generar sanciones, recargos y pérdida de bonificaciones.

Las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social son uno de los pilares de cualquier relación laboral en España. El sistema de Seguridad Social en la empresa tiene naturaleza contributiva: tanto empresarios como trabajadores realizan aportaciones económicas periódicas que financian las prestaciones del sistema (pensiones, incapacidad temporal, desempleo, maternidad y paternidad, entre otras). El responsable principal de que estas obligaciones se cumplan es el empresario, y hacerlo fuera de plazo o de forma incorrecta puede acarrear consecuencias económicas y legales significativas.

En este artículo explicamos qué obligaciones tiene la empresa con la Seguridad Social, cómo gestionarlas y qué datos hay que conocer en 2026.

¿Por qué es fundamental cumplir con las obligaciones ante la Seguridad Social?

La Seguridad Social es el sistema público que protege a los trabajadores en situaciones como enfermedad, desempleo, maternidad o jubilación. Por eso, las empresas tienen la obligación de gestionar correctamente las altas, bajas y cotizaciones de sus empleados desde el momento en que inician actividad y contratan personal.

El incumplimiento de las obligaciones del empresario en materia de Seguridad Social puede tener consecuencias en varios frentes:

• Recargos económicos: las cuotas ingresadas fuera de plazo generan un recargo del 10% si se pagan dentro del primer mes de retraso, y del 20% a partir del segundo mes.

• Pérdida de bonificaciones: si la empresa no está al corriente de pago, pierde el derecho a aplicar bonificaciones en la cotización por nuevas contrataciones.

• Sanciones de la Inspección de Trabajo: las infracciones graves en materia de cotización se sancionan con multas de hasta 187.515 euros según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

• Responsabilidad solidaria en despidos: si un empleado no ha sido dado de alta, la empresa puede enfrentarse a reclamaciones por las prestaciones no generadas.

¿Cuáles son las principales obligaciones de la empresa con la Seguridad Social?

Las obligaciones del empresario con la Seguridad Social se articulan en tres bloques principales: las que afectan a la propia empresa como entidad, las que se refieren a los trabajadores, y la obligación de cotizar. A continuación, las analizamos en detalle.

Inscripción de la empresa y obtención del Código Cuenta de Cotización

Antes de contratar al primer trabajador, la empresa debe inscribirse en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y obtener un Código Cuenta de Cotización (CCC). Este código permite tramitar altas, bajas y cotizaciones.

La empresa también debe comunicar cualquier cambio relevante, como modificaciones de domicilio, actividad o mutua colaboradora.

Alta, baja y variaciones de datos de los trabajadores

La empresa debe:

• Dar de alta al trabajador en la Seguridad Social antes de que comience a trabajar.

• Gestionar la afiliación del trabajador si es su primera relación laboral y aún no tiene número de afiliación a la Seguridad Social.

• Comunicar las bajas cuando el trabajador deja de prestar servicios, ya sea por fin de contrato, despido o baja voluntaria.

• Notificar las variaciones de datos: cambios en el tipo de contrato, en la jornada, en la categoría profesional o cualquier otro dato que afecte a la cotización.

Cotización mensual obligatoria

La empresa debe ingresar mensualmente las cotizaciones sociales de todos sus trabajadores. La cuota incluye:

• La parte a cargo de la empresa.

• La parte retenida al trabajador en nómina.

El importe total de los seguros sociales que ingresa la empresa depende de:

• La base de cotización del trabajador

• El grupo profesional

• El tipo de actividad de la empresa

• Las bonificaciones aplicables

Tipos de cotización al Régimen General 2026

¿Cuáles son las obligaciones específicas del empresario con la Seguridad Social?

Además de las obligaciones que afectan a la empresa como entidad jurídica, el empresario tiene obligaciones propias en función de su situación personal y de su rol en la sociedad.

Si el empresario es persona física y trabaja en el negocio, debe darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y cotizar mensualmente por su propia cuenta. Si es administrador de una sociedad con participación mayoritaria, también puede estar obligado al RETA en función del porcentaje de capital que controle.

Asimismo, el empresario también está obligado a comunicar a la TGSS las novedades que afecten a su situación como empleador, incluyendo las nuevas obligaciones de comunicación de datos a la TGSS introducidas por el Real Decreto 504/2022, que afecta principalmente a trabajadores autónomos y personas vinculadas a empresas.

La empresa también debe conservar la documentación que acredita el cumplimiento de sus obligaciones con la Seguridad Social. Entre los principales documentos se encuentran:

• Certificado de deudas de la Seguridad Social: acredita que la empresa está al corriente de pago. Es imprescindible para licitar en contratos públicos o solicitar subvenciones.

• RNT (Relación Nominal de Trabajadores), antiguo TC2: documento mensual que detalla las cotizaciones de cada empleado y sirve como soporte de la liquidación de cuotas.

• Recibos de liquidación de cotizaciones: justificante del pago mensual de los seguros sociales a la TGSS.

Caso práctico: Obligaciones de una pyme al contratar su primer empleado 

Una empresa de servicios de IT con 5 empleados contrata a un técnico con contrato indefinido. Su salario bruto mensual es de 2.200 euros. Estos son los pasos que debe seguir el departamento de RR. HH. antes de que empiece a trabajar:

1. Verificar que la empresa tiene CCC activo: si ya tiene empleados dados de alta, este paso está cubierto. Si es el primer empleado, hay que inscribirse previamente.

2. Tramitar el alta en la TGSS: comunicar el alta del trabajador antes de su primer día de trabajo, indicando categoría profesional, tipo de contrato y jornada.

3. Calcular la cotización mensual:

4. Ingresar la cotización antes del día 31 del mes: a través del sistema RED de la TGSS o mediante domiciliación bancaria en la cuenta asociada al CCC.

El coste laboral total para la empresa por este empleado sería de aproximadamente 2.873,75 euros brutos mensuales (salario + cuota empresarial SS), lo que supone un sobrecoste de en torno al 30,6% sobre el salario bruto pactado. Este es el dato clave que cualquier CEO o responsable financiero de una pyme debe tener en cuenta al calcular el presupuesto de personal.

Mantener al día todas las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social, calcular correctamente las cotizaciones y asegurarse de que los plazos se cumplen es una tarea crítica, pero que consume mucho tiempo.

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