¿Qué significa que la SS está a cargo de la empresa?

Luna Nogales
Actualizado el 11 de marzo de 2024

Estar al día con los trámites de la Seguridad Social de tu empresa es imprescindible para su buen funcionamiento. Todas las empresas tienen obligaciones de contribución a la Seguridad Social (SS), como dar de alta a los trabajadores o ingresar su propia cotización y la de sus empleados.  Así pues, el asiento 642 es la cuenta en la que la empresa registra el pago de las cuotas de la Seguridad Social que se encuentran a su cargo. Pero, ¿qué es exactamente el asiento 642 y la SS a cargo de la empresa?

En el artículo de hoy contamos a los empresarios y encargados del departamento de RRHH todos los detalles sobre la SS a cargo de la empresa. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Qué es la SS a cargo de la empresa?

Como decíamos, todos los empresarios tienen que cumplir unas obligaciones con la SS, como dar de alta en la Seguridad Social.  Se denomina Seguridad Social a cargo de la empresa o asiento 642 a las cuotas que ingresa la empresa por las cotizaciones de los empleados que tiene dados de alta en la Seguridad Social. A nivel contable, las cuotas se traspasan a la contabilidad de la empresa a través de la cuenta 642. En términos generales, podemos decir que gracias a estas aportaciones podemos disfrutar de prestaciones como la prestación por nacimiento

Es importante saber distinguir las cuotas de la SS a cargo de la empresa con las cuentas anuales de la Seguridad Social, las cuales sirven para proporcionar al Tribunal de Cuentas información acerca de la situación financiera y patrimonial de la empresa, sus resultados económicos y la ejecución del presupuesto. Estas cuentas anuales es un informe que no elaboran las empresas, sino los propios organismos de la SS.

En este contexto, el Plan General Contable (PGC) propone un cuadro de cuentas que sirve como guía y aporta uniformidad a la contabilidad nacional, aunque no es obligatorio su seguimiento. Este cuadro, que se divide en grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas, enumera los elementos más típicos que conforman la contabilidad de la empresa. Todos estos apartados están codificados debidamente y se titulan en función de su contenido. 

¿Cuáles son las características de la SS a cargo de la empresa?

Pues bien, las características de la SS a cargo de la empresa son las siguientes:

  • Obligatoriedad: Las cotizaciones son obligatorias según la legislación laboral, basadas en salarios y tipos de cotización.

  • Financiamiento de beneficios sociales: Se destinan a cubrir atención médica, jubilación, desempleo y otros programas de protección social.

  • Costo laboral adicional: Representa un gasto extra para las empresas, afectando su rentabilidad y estructura de costos.

  • Responsabilidad de pago: La empresa debe abonar puntualmente las cotizaciones para cumplir con sus obligaciones legales y garantizar los beneficios de los trabajadores.

  • Contabilización según el Plan General Contable: Los gastos asociados deben registrarse y contabilizarse conforme a las normas establecidas para una adecuada gestión financiera y cumplimiento de la normativa contable.

¿Qué funciones representa la aportación de la SS a cargo de la empresa?

La contribución de la Seguridad Social a cargo de la empresa desempeña un papel fundamental en el ámbito laboral y de bienestar social. Sus funciones abarcan:

  • Protección social: La "Seguridad Social a cargo de la empresa" brinda seguridad económica a trabajadores y familias en situaciones como enfermedad, accidente, desempleo o jubilación.

  • Financiamiento de prestaciones sociales: Cotizaciones que financian servicios médicos, subsidios de desempleo, pensiones y otros beneficios para el bienestar laboral y familiar.

  • Equidad y solidaridad: Basado en principios de equidad y solidaridad, cubre a todos los trabajadores, sin importar ingresos o condiciones laborales.

  • Fomento de la productividad: Mejora la estabilidad laboral y reduce la incertidumbre, contribuyendo así al aumento de la productividad.

  • Reducción de la pobreza y exclusión social: Apoyo financiero y asistencial que ayuda a reducir la pobreza y la exclusión social en momentos de dificultad económica o vulnerabilidad.

En conclusión, la gestión adecuada de la Seguridad Social a cargo de la empresa no solo cumple un rol esencial en el bienestar y estabilidad de los trabajadores, sino que también impacta la salud financiera de las empresas. Asimismo, al seguir normativas contables, como el asiento contable 642 que registra los gastos asociados, se garantiza una contabilización precisa y transparente de estas obligaciones. A continuación, te explicamos qué es el asiento 642.

¿Qué es el asiento 642?

Los asientos contables son los registros contables de los ingresos y gastos que se producen en el día a día de la empresa. Es decir, estos asientos reflejan las operaciones realizadas y los cambios internos. Por ello, el asiento 642 (SS a cargo de la empresa) se incluye dentro del grupo 6, Gastos de personal, que a su vez se refiere a:

  • Sueldos, salarios y asimilados

  • Cargos sociales

  • Provisiones

Así, la SS a cargo de la empresa es una subcuenta que figura en las Operaciones Continuadas de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. 

💡 ¿Sabías qué?

También existe la cuenta 476 (Haber) para los organismos acreedores de la SS, en la cual se registra la totalidad de las cuotas de la Seguridad Social, tanto a cargo de la empresa como del empleado.

¿Qué es la SS a cargo de la empresa en contabilidad?

Como vemos, la SS a cargo de la empresa tiene mucho que ver con la contabilidad de la compañía. Por ello, las empresas tienen que presentar la cuenta de pérdidas y ganancias de la que hablábamos, que refleja el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y los gastos del mismo. Es muy importante que cualquier negocio se encuentre al corriente de pago de sus deudas con la Seguridad Social. Por ello y para comprobarlo, se podrá solicitar el certificado de deudas de la Seguridad Social. 

En conclusión, la Seguridad Social a cargo de la empresa representa un pilar fundamental en el entorno laboral y el bienestar social. Sus diversas funciones, que van desde la protección económica de los trabajadores hasta el financiamiento de prestaciones sociales, contribuyen significativamente al tejido social y económico. Al promover la equidad, la solidaridad y la productividad, esta contribución no solo beneficia a los trabajadores y sus familias, sino que también fortalece la estabilidad laboral y el desarrollo sostenible de las empresas. Es esencial reconocer su importancia y gestionarla de manera adecuada, incluyendo el registro contable preciso, para garantizar su eficaz implementación y cumplimiento de las obligaciones legales, asegurando así un sistema de protección social sólido y equitativo para todos los involucrados.

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