¿Qué hay que saber sobre la Seguridad Social y la empresa?

Luna Nogales
Legal Content Trainee
Actualizado el 23.12.2022

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) define la Seguridad Social (SS) como “la protección que la sociedad proporciona a sus miembros mediante unas medidas públicas contra las privaciones económicas y sociales que de no existir ocasionarían graves privaciones de ingresos por enfermedad, invalidez, vejez y cargas familiares”. 

Aunque los poderes públicos deben mantener régimen público de Seguridad Social para todos los ciudadanos y garantizar la asistencia y prestaciones sociales suficientes ante situaciones de necesidad, la realidad es que existe una cierta privatización en las formas de gestión del régimen público.

Seguridad Social y empresa están muy relacionadas. Las empresas, entre otras entidades como las Mutuas, colaboran con el régimen de la Seguridad Social. Por este motivo, es muy importante tener claro cuándo y cómo se lleva a cabo esta colaboración y así realizar una buena gestión de empleados dentro de la empresa. 

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre la Seguridad Social y la empresa. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

RESUMEN

Cuestiones generales sobre la Seguridad Social

Para un buen entendimiento de la Seguridad Social y la empresa, hay que aclarar algunos conceptos importantes sobre la SS, ya que afectarán a la gestión de los RRHH y a la organización del trabajo dentro de la empresa.  

Este es un resumen de las nociones básicas que vamos a analizar a lo largo de este artículo: 

CONCEPTOS CLAVE SOBRE LA SEGURIDAD SOCIAL
Sistemas de SS
Régimen General y Regímenes Especiales de la SS
Afiliación de trabajadores a la SS
Alta de trabajadores en la SS
Inscripción de empresas en la SS
Grupos de cotización y categorías profesionales
Cotización ingresada por la empresa en la SS
Notificaciones telemáticas de la SS
Certificado de deudas de la SS

El principal objetivo de la Seguridad Social es garantizar una mínima protección a los ciudadanos ante estados de necesidad, como por ejemplo, la jubilación. 

Dentro de la Seguridad Social están los Sistemas de Seguridad Social, que no son lo mismo que los grupos de cotización.  

El Sistema de la Seguridad Social es el conjunto de regímenes a través de los cuales el Estado garantiza la protección adecuada a las contingencias y situaciones definidas por la ley.

Las personas se clasifican en un régimen u otro en función de la actividad profesional realizada, así como según el cumplimiento de ciertos requisitos exigidos por cada modalidad.

  • El Régimen General de la Seguridad Social. Dentro de este Régimen encontramos incluidos Sistemas Especiales, que son colectivos con peculiaridades en materia de afiliación y cotización. 

  • Regímenes Especiales de la Seguridad Social. Actualmente los regímenes especiales son:

  • Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

  • Régimen Especial de la Minería del Carbón.

  • Régimen Especial de Trabajadores del Mar.

Por su parte, los grupos de cotización son un método de clasificación profesional que establece la Seguridad Social para determinar las bases mínimas y máximas de cotización de los trabajadores en función del grupo del que formen parte.

La diferencia entre grupos de cotización de Seguridad Social y la categoría profesional o categorías de trabajo es esencialmente que la categoría profesional indica las funciones a desarrollar por el empleado, su autonomía y responsabilidad, así como el salario bruto mínimo por convenio colectivo que se debe aplicar. 

En cambio, el grupo de cotización es establecido por la Seguridad Social y establece las bases de cotización mínimas y máximas para cada grupo. 

Veamos cómo afecta a las empresas la Seguridad Social.

¿Cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social?

Todas las empresas tienen obligaciones de contribución a la Seguridad Social y deben seguir minuciosamente unos pasos para contratar a un trabajador

La inscripción de la empresa en la Seguridad Social y el alta en la Seguridad Social

Hay que recalcar que no es lo mismo la inscripción de la empresa en la SS y el alta de un empleado en la SS, el cual, en caso de no haberlo hecho el propio trabajador, tiene que hacer la empresa. 

Es decir, el alta en la Seguridad Social y la inscripción de la empresa en la Seguridad Social son acciones y conceptos distintos. 

Al formalizar el contrato de trabajo es necesario dar de alta en la Seguridad Social al empleado, ya que la afiliación del trabajador es un requisito indispensable."

Según la Seguridad Social, "el alta es un acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su condición de incluida en el campo de aplicación de un determinado Régimen de la Seguridad Social, en función del tipo de actividad desarrollada, con los derechos y obligaciones correspondientes."

Así pues, el alta del trabajador lo realiza la empresa cuando lo contrata, el empleado no puede gestionar su propio alta, solo puede solicitar el número de afiliación a la Seguridad Social (pero no realizar su propia alta o afiliación al sistema).

Con el alta de un empleado, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y generan derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias) según la situación laboral del trabajador. 

Por su parte, el alta y la afiliación de los trabajadores tampoco son lo mismo. La afiliación es el acto por el cual un trabajador se integra por primera vez en la SS, recibiendo un número único de afiliación. 

Se diferencia con el alta en que la afiliación se realiza una única vez, mientras que las altas pueden ser múltiples y se darán cada vez que se inicie o finalice una relación laboral, ya que se trata del acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica de la SS. 

Es importante que un empresario conozca todas estas definiciones porque tanto el alta del empleado como la empresa son su obligación y en ningún caso obligación del empleado. 

¿Necesitas saber cómo darse de alta en la Seguridad Social o cómo saber si estoy dado de alta en la Seguridad Social?

La cotización de la empresa en la Seguridad Social 

¿Cómo cotiza a la Seguridad Social la empresa? Los empresarios y los trabajadores por cuenta ajena incluidos en el Régimen General son los que tienen que cotizar a la SS.

La obligación de cotizar nace desde el comienzo de la prestación del trabajo y no se interrumpe mientras dura la relación laboral entre el empresario y el trabajador. 

Para cotizar, es necesario tener en cuenta distintos conceptos:

  • Cuota de cotización

  • Base de cotización (bases de cotización mínimas y máximas)

  • Porcentaje o tipo de cotización

En nuestro artículo sobre cotización de la empresa en la Seguridad Social analizamos detalladamente cada uno de estos conceptos y te contamos el plazo reglamentario y otros aspectos. 

El empresario es el responsable del ingreso de la cotización propia y de la de sus trabajadores, para lo cual descontará del salario bruto de sus trabajadores las aportaciones que les correspondan en el momento de su abono.

Si no se cumple con esta obligación de ingreso, el empresario tendrá que pagar unos recargos e intereses de demora.

Para estar al corriente de las deudas que tiene con la Seguridad Social la empresa, existe un certificado de deudas de la Seguridad Social, que se utiliza para comprobar si existe alguna deuda.

Se trata de un documento oficial expedido por la Tesorería General del Estado que certifica que el individuo está al corriente de pago de todas las obligaciones o deudas con la Seguridad Social. 

¿Qué son las notificaciones telemáticas?

Las notificaciones telemáticas son aquellas comunicaciones que realizan los Organismos o Entidades de la Seguridad Social dirigidos a las empresas y ciudadanos. Estas notificaciones pueden tratar sobre cualquier tema vinculado con la Seguridad Social.

En la práctica, entre las notificaciones más comunes encontramos reclamaciones de deuda, providencias de apremio, comunicación del inicio del procedimiento de ejecución, conceptos de recaudación conjunta y otros recursos, con los recargos e intereses correspondientes, y muchos más.

Desde hace un tiempo, la mayoría de los actos frente a la Seguridad Social se presentan y resuelven por vía telemática evitando así tener que acudir a sus oficinas para su realización. Por esta razón, podemos recibir multitud de notificaciones muy importantes a través de esta vía, de ahí que debamos estar siempre atentos a cualquier tipo de notificación recibida y descargarla inmediatamente (siempre y cuando esté dirigida a nosotros).

¿Cuál es el coste de la Seguridad Social en la empresa?

Dentro del Régimen General de la Seguridad Social, la empresa realiza diferentes aportaciones. Los Seguros Sociales son, precisamente, los pagos que realiza la empresa a la SS cada mes, mediante los cuales se ingresan las cuotas referentes a las cotizaciones mensuales. 

Dependiendo de cada trabajador y lo que se haya establecido en el convenio colectivo aplicable para su categoría y grupo profesional, el coste de SS será uno u otro, ya que en el convenio se determina el salario base y sus pluses.

Cuanto más alto sea el salario del empleado mayor será la cuota abonada en concepto de cotización, ya que depende de la base de cotización y el tipo aplicado a la misma.

Asimismo, el coste se reparte entre: 

  • Contingencias comunes

  • Prestaciones por desempleo 

  • Contingencias profesionales

  • Formación

  • Fondo de Garantía Salarial (FOGASA)

En definitiva, toda empresa tiene unas obligaciones que cumplir con la SS y está estrechamente relacionada con ella, por ello es primordial estar al tanto de todos los trámites legales que hay que realizar. 

Las aportaciones en materia de Seguridad Social a cargo de la empresa y la contabilidad son las tareas que más complejidad suelen presentar dentro de la empresa. Por eso, el software de PayFit automatiza todos los trámites con la Seguridad Social, las nóminas y los RRHH. Puedes solicitar una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales y conocer en profundidad todas nuestras funcionalidades. 

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