Quels documents sont à remettre au salarié à la fin de son contrat de travail ?

Au moment de la fin du contrat de travail, l’employeur a pour obligation de remettre au salarié certains documents de fin de contrat. 

Ces documents devront être remis au salarié quel que soit la cause de la fin du contrat de travail : procédure de rupture conventionnelle, licenciement, démission, etc. 

Quels sont les documents de fin de contrat ? Quel délai pour remettre les documents de fin de contrat au salarié ? Comment les remettre au salarié ? Quelles sont les sanctions en cas de non remise des documents ? PayFit vous explique.

Quels sont les types de documents de fin de contrat ? 

Les documents à remettre en fin de contrat de travail au salarié sont le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte, l’attestation Pôle emploi et un état récapitulatif de l’épargne salariale, s’il existe.

Certificat de travail

Le certificat de travail est un document à remettre impérativement au salarié à la fin de son contrat de travail. 

Il permet d’attester de l’activité professionnelle du salarié au sein de l’entreprise. Il constitue une preuve d’existence et de durée de la relation de travail qu’il y a eu entre l’employeur et le salarié. 

Le certificat de travail devra mentionner : 

• l’identité de l’employeur ;

• l’identité du salarié ;

• les dates d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise ;

• les périodes pendant lesquelles le salarié a occupé ces emplois ;

• le maintien temporaire et gratuit de la mutuelle et de la prévoyance si le salarié en bénéficiait ;

• la date de remise du certificat et lieu de rédaction ;

• la signature de l’employeur. 

PayFit vous propose gratuitement un modèle de certificat de travail de fin de contrat. 

Reçu pour solde de tout compte 

Le solde de tout compte est un reçu établi par l’employeur et obligatoirement remis au salarié récapitulant l’ensemble des indemnités de fin de contrat versées au salarié à l’occasion de la rupture de son contrat de travail. 

Il est dû au salarié pour tout type de contrat de travail et quel que soit le motif de rupture. 

Le document de solde de tout compte devra faire figurer : 

• le total des sommes dues au salarié à la date de fin de contrat ;

• la mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte est établi en double exemplaire dont l’un remis au salarié. 

💡 Bon à savoir : la signature du reçu pour solde de tout compte par le salarié a une incidence sur son délai de contestation. S’il signe le document et qu’il est daté, il dispose alors de 6 mois pour contester les sommes indiquées. En revanche, s’il ne signe pas, le délai de contestation court jusqu'à 3 ans. 

PayFit vous propose gratuitement un modèle de reçu pour solde de tout compte. 

Attestation employeur Pôle emploi 

L’attestation employeur Pôle emploi (ex- attestation Assedic) est une attestation permettant au salarié de faire valoir ses droits en matière d’allocations chômage. 

Elle est due au salarié en CDI ou CDD quel que soit le motif de la rupture. Par conséquent, même en cas de démission du salarié, il est obligatoire de lui remettre cette attestation. 

Le modèle d’attestation employeur de fin de contrat est fourni par Pôle emploi jusqu’à 9 salariés. L’employeur peut s’adresser directement à l’agence Pôle emploi dont il dépend ou transmettre l’attestation en ligne. 

A partir de 10 salariés, l’attestation Unedic devra obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi.

💡 Bon à savoir : les entreprises de travail temporaire sont dispensées de remettre l’attestation Pôle emploi. Ce sont les relevés mensuels des contrats de mission qui tiennent lieu d’attestation.

État récapitulatif de l’épargne salariale

L’état récapitulatif de l’épargne salariale est à remettre au salarié à la fin de son contrat de travail seulement s’il existe un dispositif d’épargne salariale au sein de l’entreprise. 

Le document devra mentionner toutes les sommes et les valeurs mobilières épargnées au sein de l’entreprise au titre de cet épargne. 

💡 Bon à savoir : l’état récapitulatif de l’épargne salariale fait également partie des documents de fin de contrat des CDD mais des contrat d’apprentissage ou de professionnalisation peuvent y avoir droit.

Il est à noter pour les stagiaires, qu'une attestation de fin de stage doit leur être remise à l'issue de leur stage.

Comment remettre les documents de fin de contrat ? 

La remise des documents de fin de contrat au salarié par l’employeur est obligatoire.

Cette obligation s'applique dans toutes les situations, y compris en cas de rupture conventionnelle en arrêt maladie, où des précautions particulières peuvent être nécessaires pour la transmission des documents. 

Généralement, l’employeur envoie les documents de fin de contrat au salarié par lettre recommandée avec accusé de réception à son domicile.  

Or, l’employeur n’a légalement aucune obligation de le faire. Il a seulement l’obligation d’établir les documents et de les mettre à la disposition du salarié. 

Cependant, il est recommandé d’établir une lettre de remise des documents afin d’attester de leur transmission au salarié. Vous pouvez retrouver gratuitement des modèles de lettre de remise des documents de fin de contrat sur Internet. 

Quel délai pour remettre les documents de fin de contrat ? 

En principe, les documents de fin de contrat doivent être remis dès le lendemain de la rupture du contrat de travail au salarié. 

Cependant, les délais pour remettre les documents de fin de contrat sont généralement plus longs. Le délai peut varier de quelques jours à quelques semaines. 

La loi ne prévoit pas de délai maximum ou minimum. Néanmoins, le délai raisonnable de remise des documents de fin de contrat est estimé à deux semaines. Cela ne concerne pas le bulletin de paie, qui peut être remis lors de la clôture de la paie par l'entreprise.

Malgré ce délai, il est important de remettre le plus rapidement possible les documents au salarié car la remise tardive de certains documents peut entraîner certaines sanctions. 

Quelles sont les sanctions en cas de non remise ou remise tardive des documents de fin de contrat ? 

En cas de non remise des documents de fin de contrat, l’employeur s’expose à diverses sanctions : 

• amendes ;

• versement de dommages et intérêts au salarié, s’il justifie d’un préjudice. 

Par exemple, la remise tardive de l’attestation Pôle emploi peut causer un retard de versement de l’allocation chômage et causer un préjudice dommageable au salarié.