Offre valable pour le plan Paie avancée. Applicable aux entreprises de plus de 10 salariés et dans la limite des 99 collaborateurs qui souscrivent à PayFit entre le 21 avril et le 30 mai 2026. Les conditions d'annulation applicables sont celles prévues dans nos Conditions Générales de Services. Des frais de mise en place peuvent être appliqués.
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Un salarié absent est, par définition, un collaborateur qui n’est pas à son poste durant ses heures de travail contractuelles. Si les absences font partie intégrante de la vie d'une entreprise (congés, maladie, événements familiaux ou imprévus), leur traduction sur le bulletin de salaire est souvent un véritable casse-tête pour les employeurs et les gestionnaires de paie.
Entre les retenues pour absence injustifiée, les différents niveaux de maintien de salaire et les spécificités d’indemnisation liées aux congés payés, les règles se croisent et se complexifient rapidement. Pourtant, les enjeux sont incontournables : une erreur de calcul lors de la préparation de la paie peut entraîner un risque de contentieux, un redressement de l’URSSAF, ou simplement provoquer la frustration d’un salarié se sentant lésé dans sa rémunération.
Avant de faire la fiche de paie à la fin du mois, il est donc indispensable de maîtriser parfaitement les règles de déduction, en se référant scrupuleusement au Code du travail et à votre convention collective.
Une absence correspond à toute période pendant laquelle un salarié n’est pas présent à son poste de travail. On distingue généralement deux types d’absences : les absences justifiées et les absences injustifiées.
Parmi les motifs les plus courants, on retrouve :
un congé (congés payés, congés sans solde) ;
un événement familial (mariage, décès, etc.) ;
une maladie (arrêt maladie, accident du travail) ;
des RTT et autres dispositifs spécifiques.
💡 Bon à savoir : les absences du salarié doivent obligatoirement figurer sur son bulletin de paie, y compris lorsqu'il s'agit d'une simple déduction pour entrée/sortie en cours de mois.
Dans le processus de paie, le traitement des absences est une étape cruciale. Selon leur nature, ces absences ont des répercussions directes sur le bulletin de salaire du collaborateur, et peuvent être traitées de trois manières distinctes, résumées dans le tableau ci-dessous.
| Type de maintien | Exemples de motifs | Incidence sur la rémunération |
|---|---|---|
| Maintien total | Congés payés, accident du travail (selon convention), maladie avec maintien à 100 % | L’employeur verse l’intégralité du salaire (sous déduction des jours de carence éventuels). |
| Maintien partiel | Arrêt maladie classique | Retenue proportionnelle, partiellement compensée par le versement d’indemnités (ex : indemnités journalières de la Sécurité sociale). |
| Aucun maintien | Congé sans solde, absence injustifiée (retard, abandon de poste) | Retenue stricte sur le salaire. Le salarié ne perçoit aucune rémunération pour la période manquée. |
💡 Bon à savoir : pour connaître le régime exact applicable à une absence spécifique, il est indispensable de vous référer en priorité à votre convention collective ou, à défaut, au Code du travail.
Lorsqu'une absence ne donne pas lieu à un maintien total, il faut effectuer une déduction sur le salaire de base.
La méthode de calcul imposée par la jurisprudence (arrêt de la Cour de cassation, Cass. soc. 11 février 1982) est celle de l'horaire réel de travail. Elle consiste à déduire les heures d'absence en se basant strictement sur les heures qui auraient dû être travaillées sur le mois précis de l'absence.
➡️ Étape 1 : Calcul du taux horaire d’absence
Pour calculer le taux horaire d’absence, la formule de calcul est la suivante :
salaire de base mensuel / nombre d’heures réelles pour le mois concerné
Le nombre d’heures réelles s’obtient en multipliant le nombre de jours ouvrés dans un mois avec le nombre d’heures mensuelles.
➡️ Étape 2 : Calcul du montant de la retenue sur salaire
Une fois le taux obtenu, il suffit de le multiplier par le temps d'absence. La formule de calcul de la retenue sur salaire est la suivante :
taux horaire d’absence pour le mois concerné x nombre d’heures d’absence dans le mois
📌 Exemple d'un salarié absent au mois de mars :
salaire de base : 1 900 € ;
temps de travail : 7 heures par jour ;
jours ouvrés en mars : 23 jours ;
temps d'absence : 3 heures.
Le calcul s'effectue ainsi :
calcul des heures réelles du mois : 23 jours x 7 heures = 161 heures ;
taux horaire d’absence : 1 900 € / 161 heures = 11,80 € ;
retenue sur salaire : 11,80 € x 3 heures = 35,40 €.
La retenue à faire figurer sur la fiche de paie sera donc de 35,40 €.
Ce mode de calcul s'applique aux absences dites "classiques". En cas de congés payés (règle du maintien de salaire ou du dixième) ou de gestion des heures supplémentaires, les méthodes de calcul diffèrent.
⚠️ Attention : lorsqu'un salarié est absent, la déduction ne s'applique pas qu'au salaire de base :
les tickets restaurant ne sont attribués que pour les jours effectifs de travail. Un jour d'absence (même justifié par la maladie) entraîne la suppression du ticket restaurant correspondant ;
certaines primes (comme la prime d'assiduité ou le 13ème mois) peuvent être modifiée par les absences, au prorata du temps de présence, selon les conditions définies par la convention collective ou l'accord d'entreprise
Guide des congés et absences
Le calcul des absences pour congés payés repose sur des règles spécifiques. Durant ses congés, le salarié perçoit une Indemnité de Congés Payés (ICP), qu’il convient de calculer.
Les congés payés correspondent à une période pendant laquelle le salarié peut cesser son activité professionnelle tout en continuant à percevoir sa rémunération, entièrement prise en charge par l’employeur. Ils représentent un droit fondamental permettant au salarié de se reposer, se ressourcer et maintenir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Pour calculer les absences liées aux congés payés, il faut connaître la règle suivante : la durée des congés payés est de 2,5 jours ouvrables par mois travaillé, ce qui équivaut à 5 semaines sur la période de référence.
💡 Bon à savoir : les jours ouvrables ne comprennent ni les jours de repos hebdomadaires, ni les jours fériés non travaillés dans l’entreprise. Par exemple, si un salarié travaille du lundi au vendredi, le samedi et le dimanche ne sont pas comptés dans le calcul des congés, de même que les jours fériés tombant sur un jour non travaillé.
Le calcul des congés payés se base sur une période de référence, qui définit la période durant laquelle les droits aux congés sont accumulés. Cette période permet de savoir combien de jours de congés un salarié peut prendre sur une année donnée.
En règle générale, la période de référence s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Ainsi, tous les jours travaillés pendant cette période sont comptabilisés pour déterminer le nombre de jours de congés acquis par le salarié.
⚠️ Attention : cette période n’est pas figée et peut varier selon la convention collective applicable, l’accord d’entreprise ou l’usage interne. Certaines entreprises peuvent, par exemple, adopter une période de référence allant du 1er janvier au 31 décembre, ou ajuster la période en fonction des contraintes spécifiques de leur activité.
Lorsqu'un salarié prend des congés, son bulletin de paie doit obligatoirement mentionner les dates exactes de son absence ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés correspondante.
Le Code du travail impose de calculer cette indemnité selon deux méthodes distinctes. L'employeur a l'obligation de comparer les deux résultats et d'appliquer systématiquement la méthode la plus avantageuse pour le salarié.
Il y a deux méthodes de calcul de l’indemnité de congés payés. La méthode à appliquer est celle qui est la plus avantageuse pour le salarié :
la méthode du maintien de salaire, qui garantit au salarié de percevoir la rémunération exacte qu'il aurait touchée s'il avait continué à travailler pendant cette période : (salaire mensuel normalement perçu dans le mois x nombre d’heures non travaillées) / heures normalement travaillées dans le mois ;
la méthode du dixième, qui consiste à calculer 1/10ᵉ du salaire total perçu par le salarié pendant la période de référence : ((salaire sur la période de référence / 10) / nombre de jours ouvrés dans le mois) x nombre de jours ouvrés de congés.
Un salarié perçoit un salaire brut égal à 2 500 € par mois. Son temps de travail par semaine est égal à 7 heures par jour. Il veut poser 5 jours ouvrés de congés au mois de juin 2026 qui contient 22 jours ouvrés.
➡️ Selon la méthode du maintien de salaire
Cette méthode se base sur les heures réelles du mois concerné par l'absence :
nombre d’heures non travaillées : 5 jours ouvrés x 7 heures = 35 heures ;
nombre d’heures réelles dans le mois de mars : 22 jours ouvrés x 7 heures = 154 heures ;
calcul de l'indemnité : (2 500 € x 35 heures) / 154 heures = 568,18 €.
➡️ Selon la méthode du 10ème
Cette méthode s’appuie sur l'enveloppe globale acquise pendant la période de référence :
indemnité globale (10 % du salaire de référence) : 30 000 € / 10 = 3 000 € (Rappel : ces 3 000 € couvrent la totalité des 25 jours de congés acquis par le salarié) ;
calcul de l'indemnité pour 5 jours : (3 000 € / 25 jours acquis) x 5 jours pris = 600,00 €.
Le Code du travail impose d'appliquer la méthode la plus favorable au salarié. Dans ce cas précis, il s'agit de la méthode du 10ème (600,00 € étant supérieur à 568,18 €). L’indemnité de congés payés à retenir sur le bulletin de paie est donc égale à 600,00 €.
Comparer manuellement le maintien de salaire et la méthode du 10ème pour chaque employé est chronophage et source d'erreurs. Un logiciel SIRH détecte automatiquement la méthode la plus avantageuse, calcule vos retenues selon l'horaire réel, et met à jour les bulletins de paie ainsi que votre DSN (Déclaration Sociale Nominative) en temps réel, sans aucune saisie manuelle de votre part.
En pratique, selon le type d'entreprise et la convention collective, l'employeur peut retenir un mode de calcul en jours ouvrés, ouvrables ou calendriers. Définir la bonne méthode de calcul est la base indispensable pour garantir une excellente gestion des absences au sein de vos équipes.
Lorsqu'une absence injustifiée est constatée (retard, abandon de poste, etc.), elle entraîne une baisse proportionnelle de la rémunération mensuelle des salariés. L'employeur doit alors déduire les heures non travaillées en comparant le temps de présence aux horaires théoriques prévus par le contrat.
Non, si la période de congés classiques est rémunérée en choisissant la méthode la plus favorable (maintien ou 10ème), d'autres avantages et spécificités existent. Il est par exemple crucial de bien faire la différence entre les congés payés et RTT, ou de vérifier si le collaborateur a acquis des jours de repos supplémentaires grâce au fractionnement des congés payés.
Pour un collaborateur soumis à une convention de forfait en jours, les moyens de déduction diffèrent du calcul horaire classique. La valeur d'une journée d'absence s'obtient généralement en divisant le salaire mensuel par le nombre de jours ouvrés que compte le mois de l'absence. La retenue s'opère ensuite par journée ou demi-journée d'absence.
Le calcul de la déduction pour un collaborateur à temps partiel suit exactement la même règle de l'horaire réel que pour un temps plein. La retenue sur salaire s'effectue proportionnellement aux heures d'absence constatées par rapport aux heures qui auraient dû être travaillées sur le mois, selon son planning spécifique.
Il est donc essentiel de s'appuyer sur la répartition contractuelle de ses jours de travail. Par exemple, si le salarié ne travaille habituellement pas le mercredi, une absence débutant ce jour-là n'entraînera de retenue qu'à partir de son prochain jour théoriquement travaillé.
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