¿Qué tiene que ver la firma con la protección de datos personales?

La protección de datos de carácter personal es imprescindible dentro de cualquier empresa y organización. Con la entrada en vigor en 2016 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y su aplicación a partir del 2018, las medidas para salvaguardar este derecho se han visto reforzadas. 

De hecho, el incumplimiento de llevar a cabo medidas al respecto en la organización del trabajo y el tratamiento de datos diario en las compañías está dando lugar a elevadas sanciones interpuestas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).  

Una mala gestión de los datos supone un alto riesgo y un gran impacto en los afectados. Por ello, las empresas deben ser muy cuidadosas al respecto.  En este contexto, la firma y la protección de datos están muy relacionadas, ya que esta se considera un dato personal; enseguida veremos por qué.

En el artículo de hoy explicamos a los empresarios y responsables de RRHH todo lo relacionado con el proceso de la firma digital en la protección de datos, cómo firmar documentos de manera segura y la regulación de la firma en el RGPD.  

La firma y la protección de datos de carácter personal

Los datos personales son toda información sobre una persona física identificada o identificable. 

Con identificable se hace referencia a toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador.

Algunos ejemplos son: un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona, etc.  

Así pues, la firma según el RGPD podría considerarse, a priori, como un dato identificativo de las personas.  

La firma de documentos es un proceso altamente delicado que implica una serie de obligaciones por las partes que lo firman, por lo que hay que disponer de un mecanismo que garantice su fiabilidad y validez.  

Además, muchos de los documentos a firmar contienen un gran número de datos sensibles (art. 9 RGPD) cuya protección es más severa, ya que no pueden ser arriesgados a ser filtrados. Especialmente ahora que los ataques cibernéticos cada vez son más sofisticados y frecuentes. 

¿Qué es una firma digital? 

La firma digital o firma electrónica es un proceso por el cual se digitaliza la firma de documentos o contratos de trabajo. Esto quiere decir que, en vez de firmar en papel, ambas partes firman a través de internet. 

De todas formas, hay que tener en cuenta que no todas las firmas electrónicas poseen las características de seguridad de las firmas digitales. 

La firma digital tiene validez legal, además de otras ventajas como:  

• Agilidad en el proceso: el 76% de los documentos se firman el mismo día.

• Remota: No es necesario que las personas se encuentren en el mismo espacio.

• Sostenible: Elimina el papel.

• Segura: Firmar a través de un buen proveedor de firma digital es mucho más seguro que firmar en papel, evita falsificaciones y garantiza la validez del contenido.  

La firma digital proporciona autenticidad e integridad de un documento, mensaje o software.  Está formada por dos claves, en el sentido de que se aplican mecanismos criptográficos al contenido del mensaje para demostrar al receptor que el emisor es real, que el mensaje llegó y que este no se ha alterado desde su emisión. 

En esta línea, la firma digital encripta los datos de un documento, dándole mayor seguridad y veracidad. 

¿Cómo firmar documentos de manera digital y segura?  

Para firmar documentos con firma digital, es recomendable trabajar con un proveedor especializado que ofrezca garantías en materia de seguridad y cumplimiento normativo.

Este tipo de socios cuenta con equipos expertos en protección de datos y aplica las medidas técnicas y organizativas necesarias para realizar el tratamiento de la información de forma segura, asegurando que los procesos de firma electrónica y el cumplimiento en privacidad vayan siempre alineados.

Estas medidas suelen estar en consonancia con estándares como la ISO 27001, una norma internacional que establece un marco de referencia para los sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI) y cuyo objetivo es garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad continuada de los datos.

¿Qué es la certificación ISO 27001?

Como se ha explicado, la certificación ISO 27001 es una normativa internacional cuyo propósito es proteger a las empresas de cualquier pérdida, robo o corrupción de datos, protegiendo los sistemas informáticos de infracciones o daños. 

Se trata de una norma que describe cómo gestionar la seguridad de la información en una empresa y, además, se considera como una certificación homologada, pues las empresas que dispongan de ella acreditan así que cumplen con la seguridad de la información. 

Trabajar con proveedores con certificaciones te garantiza que se ha estudiado y aprobado tanto la seguridad de una aplicación como la forma de organización de la empresa. No obstante, aunque la certificación es uno de los mejores indicadores, es imprescindible hacer las tareas más básicas de forma correcta.  

Por ejemplo, la autenticación en dos pasos es una metodología muy eficaz. Este método consiste en que el inicio de sesión se haga en dos pasos: primero introduciendo la contraseña y, después, una segunda validación ligada al teléfono móvil del titular de la cuenta, por ejemplo. 

La autenticación en dos pasos (two-factor authentication) aumenta considerablemente la seguridad y disminuye el riesgo de ataques a las cuentas de los usuarios y clientes. 

La firma y la protección de datos en el ámbito laboral

En nuestro artículo sobre protección de datos en el ámbito laboral explicamos su impacto en el ámbito de trabajo, como en cuestiones tales como: 

• Registro de salarios

• Teletrabajo

• Instalación de cámaras de videovigilancia y grabación de conversaciones  en el espacio de trabajo

• Registro de la jornada laboral

• Protección de datos y comunicaciones comerciales de las empresas 

La firma y la protección de datos personales son dos elementos que están estrechamente relacionados en el entorno empresarial actual. La implementación de la firma digital no solo facilita y agiliza los procesos administrativos y contractuales, sino que también proporciona un alto nivel de seguridad y confianza en el tratamiento de la información. Al considerar la firma como un dato personal según el RGPD, las empresas deben ser conscientes de la importancia de protegerla con medidas técnicas y organizativas adecuadas.

Trabajar con proveedores certificados, o con PayFit, garantiza que los procesos de firma digital cumplan con estándares internacionales de seguridad, como la ISO 27001, y que los datos de los empleados y clientes estén protegidos frente a posibles accesos no autorizados o filtraciones. Además, herramientas complementarias como la autenticación en dos pasos y la encriptación de documentos refuerzan la integridad y confidencialidad de la información.

En el ámbito laboral, la firma digital aporta ventajas adicionales: permite la formalización de contratos y documentos de manera remota, reduce el uso de papel, asegura la validez legal de los documentos y protege datos sensibles relacionados con salarios, jornada laboral, teletrabajo o comunicaciones internas. Todo ello contribuye a un entorno laboral más seguro, eficiente y alineado con la normativa vigente.

Por último, la adopción de tecnologías innovadoras como los smart contracts basados en blockchain demuestra que es posible combinar eficiencia y protección de datos de manera efectiva. Las empresas que integren estas soluciones en sus procesos estarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos de la era digital, garantizando no solo la seguridad de la información, sino también la confianza de empleados, clientes y socios comerciales.

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