¿Cómo hacer un contrato de trabajo?

Saber cómo elaborar un contrato de trabajo es una de las primeras obligaciones de cualquier empresa que incorpora personal. El contrato de trabajo es el documento que formaliza la relación laboral por cuenta ajena, establece los derechos y obligaciones de ambas partes, y garantiza el cumplimiento normativo frente a la Seguridad Social y la Inspección de Trabajo.

Pero, ¿cómo hacer un contrato de trabajo de forma correcta? En este artículo te explicamos todos los trámites administrativos que debes seguir, desde la obtención del CCC hasta el registro en el SEPE, para dar la bienvenida a tu nuevo trabajador sin contratiempos.

¿Qué pasos hay que seguir para hacer un contrato de trabajo?

Hacer un contrato de trabajo implica coordinar varios trámites administrativos en el orden correcto. 

Estos son los principales pasos:

1. Obtener el CCC (Código de Cuenta de Cotización) en la Tesorería General de la Seguridad Social.

2. Afiliar y dar de alta al empleado en la Seguridad Social.

3. Firmar el contrato laboral y ponerlo a disposición del trabajador.

4. Registrar el contrato en el SEPE mediante el aplicativo "Contra@" en un plazo de 10 días.

5. Preparar un buen onboarding para integrar al nuevo empleado.

Si es la primera vez que vas a contratar trabajadores, lo primero que debes hacer es inscribirte como empresario en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente y obtener el Código de Cuenta de Cotización (CCC). Este código es asignado por la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y te identifica para el cumplimiento de tus obligaciones con la Seguridad Social.

Después, la empresa debe dar de alta al empleado en la Seguridad Social antes del inicio de la actividad mediante el Sistema RED. Si el trabajador nunca ha trabajado anteriormente, también será necesario solicitar su Número de Afiliación a la Seguridad Social (NAF). Este trámite también puede aplicarse a becarios cuando exista obligación de cotización.

El contrato laboral debe formalizarse con los datos esenciales de la relación laboral y comunicarse al SEPE en un plazo máximo de 10 días desde el inicio de la actividad. Una vez completados los trámites legales, conviene preparar un proceso de onboarding para facilitar la integración del nuevo empleado desde el primer día.

¿Cómo elaborar el contrato de trabajo?

El contrato de trabajo recoge las condiciones esenciales de la relación laboral entre empresa y trabajador: jornada, salario, horario, funciones, duración y convenio colectivo aplicable. 

Como mínimo, debe incluir:

• Datos de empresa y trabajador

• Tipo de contrato y duración

• Categoría o grupo profesional

• Jornada y lugar de trabajo

• Salario y complementos

• Periodo de prueba

• Convenio colectivo aplicable

Aunque la forma general del contrato puede ser verbal o escrita, el ET obliga a formalizarlo por escrito en determinados contratos, como:

• Contratos formativos

• Contratos a tiempo parcial

• Contratos fijos discontinuos

• Contratos de trabajo a distancia

• Contratos temporales de más de 4 semanas

La página oficial del SEPE ofrece modelos y plantillas para hacer un contrato de trabajo, así como anexos y prórrogas según la modalidad contractual.

¿Cómo registrar el contrato en el SEPE?

Una vez firmado el contrato por ambas partes, es obligatorio registrarlo en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) mediante el aplicativo "Contra@". El plazo máximo para registrar el contrato de trabajo es de 10 días desde el inicio de la actividad laboral. Si no se registra en plazo, la empresa puede enfrentarse a sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.

¿Puedo firmar el contrato de trabajo de forma digital?

Sí. La firma digital es hoy en día la opción más eficiente tanto para el empleador como para el trabajador. Permite firmar y enviar el contrato y sus anexos (acuerdo de teletrabajo, documentación de onboarding, etc.) en segundos, sin necesidad de presencia física ni gestión de papel.

¿Cuánto se tarda en hacer un contrato de trabajo?

Si tienes el CCC y los datos del trabajador, completar un contrato de trabajo puede llevar entre 15 y 30 minutos si se hace manualmente. Con herramientas digitales como PayFit, el tiempo se reduce considerablemente: el sistema genera el contrato automáticamente a partir de los datos del empleado, aplica el convenio colectivo y lo envía para su firma digital en pocos clics.

En cuanto a cuánto se cobra por hacer un contrato de trabajo, si se recurre a una gestoría o asesoría laboral externa, el precio puede oscilar entre 30 y 150 euros por contrato, dependiendo del proveedor y la complejidad del caso. Con software de RRHH, este gasto se integra en la cuota de la plataforma.

¿Por qué es importante el onboarding tras la firma del contrato?

Firmar el contrato es solo el primer paso. Un buen proceso de incorporación del nuevo empleado facilita su integración en la empresa y mejora su experiencia desde el primer día. 

El onboarding suele incluir:

• Presentación del equipo y del puesto de trabajo

• Acceso a herramientas y sistemas internos

• Formación inicial

• Entrega de documentación laboral y políticas internas

Digitalizar el proceso de incorporación ayuda a reducir tareas administrativas y mejora la organización de RR. HH.

Caso práctico: cómo hacer un contrato de trabajo para una pyme

Ejemplo: María dirige una empresa de consultoría de 8 personas y necesita incorporar a un nuevo técnico de marketing con contrato indefinido. Estos son los pasos que sigue:

1. Verifica que dispone del CCC activo en la TGSS.

2. Introduce los datos del nuevo empleado en PayFit: NAF, DNI, grupo de cotización, salario y convenio.

3. El sistema genera el contrato automáticamente y lo envía por firma digital.

4. Una vez firmado, PayFit tramita el alta en la Seguridad Social y notifica al SEPE dentro del plazo de 10 días.

5. María activa el flujo de onboarding digital para que el nuevo empleado tenga acceso a toda la documentación desde el primer día.

👉🏼 Resultado: toda la gestión se completa en menos de 30 minutos, sin errores y con total trazabilidad. 

Gestionar contratos de trabajo de forma correcta es una tarea crítica para cualquier PYME.

PayFit automatiza todo el proceso, desde la generación del contrato hasta el alta en la Seguridad Social y el registro en el SEPE, reduciendo errores y ahorrando horas de gestión.

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