¿Cómo hacer un contrato de trabajo?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 09 de junio de 2024

Saber cómo elaborar un contrato de trabajo puede resultar una tarea complicada si no se cuentan con las herramientas necesarias para hacerlo. Por ello, el contrato de trabajo es fundamental para cualquier persona ya que garantiza el desarrollo correcto de la labor profesional y lo estipulado por ambas partes. Además de ser una obligación, y la materialización legal de la relación entre trabajadores y empresa.

Pero, ¿cómo hacer un contrato de trabajo? Veámos los trámites administrativos que vas a tener que hacer para dar la bienvenida a un nuevo trabajador.

¿Cómo hacer un contrato de trabajo?

Lo primero que tendrás que hacer es solicitar tu inscripción a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS). De esta forma obtendrás el CCC - Código de Cuenta de Cotización Principal, por el que la TGSS te asignará un número para la identificación y control de las obligaciones en el respectivo Régimen del Sistema de la Seguridad Social.

Para solicitarlo deberás desplazarte a la Administración más cercana a tu actividad, o bien, si dispones de certificado digital, puedes tramitar la solicitud en línea desde la web de la Seguridad Social. Si tu empresa ejerce en varias comunidades, deberás pedir CCC secundarios por Comunidad Autónoma a través de un formulario.

Los pasos a seguir para realizar un contrato de trabajo son:

1️⃣ Obtener el CCC donde dar de alta a tus empleados.

2️⃣ Firmar el contrato de trabajo que dará lugar a la relación laboral.

3️⃣ Realizar los trámites pertinentes con la Seguridad Social tales como tramitar el alta del empleado en el Sistema Red.

4️⃣ Registrar el contrato de trabajo en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) mediante el aplicativo "Contrat@".

5️⃣ Preparar un buen onboarding tras la firma del contrato de trabajo.

¿Qué pasos hay que seguir para hacer un contrato de trabajo? 

Para hacer un contrato de trabajo correctamente, es esencial seguir varios pasos clave. A continuación, te explicamos el paso a paso para llevar a cabo un contrato de trabajo.

¿En qué consiste el paso 1?

Como veníamos diciendo, es esencial tener todos los datos para hacer un contrato de trabajo. Y conocer, desde los Sistemas Especiales de Cotización con CCC específicos hasta los datos del trabajador en cuestión.

Si tu trabajador forma parte del Sistema Especial de Cotización en cuyo caso también habrá que pedir un CCC específico.

  • Trabajadores fijos discontinuos de empresas de estudio de mercado y opinión pública.

  • Trabajadores fijos discontinuos de cines, salas de baile y de fiesta y discotecas.

  • Cosecheros exportadores que manipulen y empaqueten el tomate fresco.

  • Servicios extraordinarios de hostelería.

  • Industria resinera, frutas, hortalizas e industria de conservas vegetales.

  • Régimen agrario.

  • Empleados de hogar.

Si nunca has contratado trabajadores, lo primero que tendrás que hacer, antes de incorporarlos, es solicitar la inscripción como empresario en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente, considerando los siguientes aspectos:

La inscripción se realiza mediante la presentación del modelo TA.6, acompañado de la siguiente documentación:

Si es empresario individual:

  • Documento identificativo del titular de la empresa

  • Declaración de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (Modelo 840) si correspondiera.

Si se trata de una sociedad:

  • Documento identificativo del titular de la empresa

  • Declaración de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores (Modelo 036).

  • Declaración de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (Modelo 840) si correspondiera.

  • Escritura de Constitución de la Sociedad

  • Fotocopia del DNI de quien firma la solicitud de inscripción.

  • Escritura de poderes del firmante.

En el momento de efectuar la solicitud de inscripción, se debe hacer constar la entidad gestora y/o la mutua colaboradora con la Seguridad Social por las que optas para:

  • La protección de las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales

  • La cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.

Tendrás que presentar una solicitud de inscripción distinta en cada una de las provincias en las que vaya a ejercer una actividad incorporando a trabajadores. El modelo para realizar segundas y posteriores inscripciones es el impreso TA.7. Recuerda que también puedes dar de alta un CCC secundario de forma telemática, desde el Sistema Red de la Seguridad Social.

La solicitud de inscripción se puede presentar en la administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa. También se podrá presentar en los registros de otras Direcciones provinciales y Administraciones o Dependencias de la TGSS, en las oficinas de correos o a través de la sede electrónica de la Seguridad Social.

La solicitud de inscripción tiene que ser previa al inicio de la actividad y una vez efectuada la inscripción, la TGSS te asigna un CCC (Código Cuenta de Cotización) para la identificación y el control del cumplimiento de tus obligaciones con la Seguridad Social. 

¿Sabes cuál es el paso 2?​​

Una vez que hayas obtenido tu CCC, deberás dar de alta a tu empleado en la Seguridad Social. Las altas son el acto administrativo por el que se constituye la relación jurídica con la Seguridad Social. 

Con el alta de un empleado, el empresario y el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y genera derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias) según la situación laboral del trabajador. Tendrás que realizar este trámite antes de la incorporación del empleado, pero máximo 60 días antes.

¿Cómo afiliar a un empleado a la Seguridad Social?

Si es la primera vez que trabajan, y por lo tanto van a desarrollar una actividad que implique su inclusión en el sistema de Seguridad Social, tendrás que proceder a su afiliación, teniendo en consideración los siguientes aspectos:

  • La afiliación es obligatoria para todas las personas incluidas en el Sistema de Seguridad Social, única y vitalicia.

  • La solicitud de afiliación se formula mediante la presentación del modelo TA.1, en la administración de la TGSS más cercana al domicilio de la empresa o a través de la sede electrónica de la Seguridad Social. En ambos casos antes del inicio de la actividad, y aportando como documentación una copia del DNI o NIE del afectado/a.

  • Tramitada la solicitud, la TGSS asignará un Número de Seguridad Social que identificará al trabajador en sus relaciones con el citado organismo.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?

Darse de alta en Seguridad Social es sencillo, y mucho más si lo haces para tus trabajadores. 

Mediante el alta se produce la inclusión del trabajador en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente desde el inicio de la actividad. Con el alta en Seguridad Social, tanto la empresa como el trabajador se comprometen a realizar aportaciones económicas al sistema (obligación de cotizar) y  se genera el derecho a recibir prestaciones (económicas y/o sanitarias), conforme a la situación laboral del trabajador. 

En el Régimen General de la Seguridad Social, el alta en Seguridad Social se efectúa mediante la presentación del modelo TA.2/S (Solicitud de alta, baja y variación de datos del trabajador por cuenta ajena o asimilada).

Actualmente los trámites de alta se realizan de manera telemática desde el Sistema Red de la Seguridad Social. Pero…¿qué se necesita para hacer un contrato de trabajo?

Los datos necesarios para el trámite online del alta son, únicamente:

  • CCC

  • NAF empleado

  • DNI

  • Fecha de inicio del contrato

  • Tipo de contrato

  • Grupo de cotización

  • Clave de ocupación, si es necesario

  • Convenio aplicable, si tesorería lo requiere 

  • Cualquier dato necesario para justificar el tipo de contrato (por ejemplo, inscripción como demandante de empleo para aplicar bonificaciones o colectivo especial para becarios).

La solicitud  de alta debe formularse con anterioridad al inicio de la actividad del trabajador, en el plazo máximo de 60 días naturales anteriores al previsto para la iniciación, surtiendo efectos desde el día de inicio de la actividad.

La presentación de la solicitud de alta debe efectuarse a través del Sistema RED. El “Sistema Red” es una plataforma desarrollada para facilitar las comunicaciones entre la Seguridad Social y las empresas o autónomos.

¿En qué consiste el paso 3?

Una vez que decides incorporar a tu primer trabajador, y de forma acompasada con los trámites de Seguridad Social, debes poner a su disposición el contrato laboral.

El contrato de trabajo presenta la siguientes características:

  • Es un acuerdo mediante el cual la empresa y el trabajador pactan las condiciones de la relación laboral por cuenta ajena que les une (jornada, horario, duración, lugar de trabajo, retribución, etc.).

  • El contrato de trabajo debe celebrarse de palabra o por escrito. Tendrá que celebrarse por escrito en los siguientes casos:

  • Contratos formativos.

  • Contratos a tiempo parcial.

  • Contratos de fijos-discontinuos.

  • Contratos de relevo.

  • Contratos de trabajo temporal, cuya duración sea superior a 4 semanas.

  • Contratos de los de los trabajadores que trabajen a distancia.

  • Contratos de los trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.

  • Contratos de trabajo de los pescadores.

  • En el momento de ofrecer un contrato de trabajo, debemos tener en cuenta que solo lo pueden firmar:

  • Los mayores de edad (18 años).

  • Los menores de 18 años legalmente emancipados.

  • Mayores de 16 y menores de 18 si tienen autorización de los padres o de quien los tenga a su cargo. Si viven de forma independiente, con el consentimiento expreso o tácito de sus padres o tutores.

  • Los extranjeros de acuerdo con la legislación que les sea aplicable. 

  • El contrato de trabajo puede concertarse por tiempo indefinido o por una duración determinada, conforme a las alternativas que proporciona la legislación vigente.

La página oficial del SEPE también proporciona una plantilla para hacer un contrato de trabajo en formato .pdf así como los anexos y prórrogas. 

Una vez que se produzca la firma del contrato de trabajo por ambas partes, es necesario registrarlo en el SEPE mediante Contrat@. Para hacerlo de manera online, puedes realizar una Solicitud de Autorización. 

El plazo para registrar el contrato es de 10 días desde el inicio de la actividad laboral.

Para firmar un contrato de trabajo con tu primer empleado, te recomendamos utilizar la firma digital. Te ayudará a ganar tiempo y eficiencia, para ti y para tus nuevos trabajadores.

¿Cómo es el paso 4?

El primer día en un nuevo trabajo puede ser una experiencia abrumadora, llena de nervios e incluso incertidumbre. Es por eso que contratar a un nuevo empleado debe verse como un paso clave en la empresa. Su objetivo es facilitar y agilizar esta experiencia.

El 90% de los empleados toman la decisión de comprometerse a largo plazo con su nuevo negocio durante los primeros 6 meses. Por tanto, es fundamental acogerlos e integrarlos garantizando el cumplimiento de su contrato de trabajo para conseguir el éxito y la retención de este nuevo empleado a largo plazo. 

El 76% de los empleados piensa que la formación es el factor más importante en su primera semana. No se trata aquí de una formación propiamente dicha, sino de una incursión en la empresa para tener las claves necesarias para integrar al nuevo empleado al 100%. Cada vez es más común que las empresas quieran garantizar una gran experiencia de empleado y para ello, el onboarding será una parte del proceso clave en sus primeros días.

¿Cuáles son las consecuencias de hacer un contrato de trabajo falso?

Realizar un contrato de trabajo falso en España conlleva consecuencias legales significativas tanto para el empleador como para el empleado. Este tipo de fraude laboral puede dañar gravemente la integridad y la confianza dentro del ambiente laboral, además de tener implicaciones legales severas. A continuación, se detallan algunas de las consecuencias más destacadas:

1. Sanciones económicas: Tanto la empresa como los individuos involucrados pueden enfrentar multas sustanciales impuestas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Estas multas varían dependiendo de la gravedad y la naturaleza del engaño.

2. Responsabilidades penales: Dependiendo de la naturaleza y las circunstancias del fraude, los involucrados pueden enfrentar cargos penales. Esto puede incluir penas de prisión, especialmente en casos donde se defraude a la Seguridad Social o se evadan impuestos.

3. Daño reputacional: Para una empresa, la implicación en contratos de trabajo falsos puede dañar seriamente su reputación. Esto puede traducirse en una pérdida de confianza por parte de clientes, proveedores y potenciales nuevos empleados.

4. Efectos sobre los derechos del trabajador: El empleado involucrado en un contrato falso puede encontrarse desprotegido ante la ley. Esto significa que podría no tener derecho a prestaciones laborales estándar como seguridad social, indemnización por despido, o protección ante accidentes laborales.

5. Invalidación de beneficios: Los empleados que trabajan bajo contratos falsos podrían no tener derecho a beneficios como pensiones, subsidios por desempleo, o cobertura de salud, ya que oficialmente podrían no constar como trabajadores registrados.

6. Conflictos legales prolongados: Las disputas legales relacionadas con contratos de trabajo falsos pueden ser prolongadas y costosas, consumiendo recursos significativos tanto para el empleado como para el empleador.

¿Aún no sabes cómo completar un contrato de trabajo? Por suerte, hoy en día, crear un contrato de trabajo ha pasado a ser algo prácticamente automatizado. Es decir, realizar un contrato de trabajo adecuadamente es fundamental para establecer una relación laboral clara y conforme a la ley entre empleador y empleado. Es crucial que estos documentos reflejen fielmente los términos acordados, incluyendo la descripción del puesto, salario, duración del contrato, condiciones de trabajo y cualquier otro aspecto relevante. Además, deben cumplir con todas las normativas laborales vigentes para asegurar tanto la protección de los derechos del trabajador como la seguridad jurídica para el empleador. 

Utilizar herramientas como PayFit puede simplificar y asegurar este proceso, garantizando que los contratos de trabajo no solo sean completos y precisos, sino también que se mantengan actualizados con las últimas regulaciones laborales.

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la contratación de empleados?

1) Gestiona la contratación y los trámites administrativos 

  • Formaliza los contratos automáticamente adaptados al rol del nuevo empleado y las cláusulas contractuales que correspondan.

  • Establece las condiciones de trabajo, remuneraciones  y normas de aplicación a la relación laboral según el convenio colectivo aplicable.

  • Firma electrónica y envío automático del contrato, anexos, acuerdo de teletrabajo, nóminas, etc.

2) Automatiza las tareas de RRHH para la contratación de nuevos empleados

  • Cálculo automático de todos los conceptos en función de cada contrato de trabajo: ausencias y vacaciones, jornada, bajas laborales, horas extraordinarias, etc.

  • Crea las nóminas de manera automatizada en función de los conceptos que se correspondan con cada contrato.

  • Digitaliza el onboarding y realiza reuniones de evaluación y seguimiento. 

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