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Qué son los gastos extraordinarios de una empresa

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Llevar la contabilidad de una empresa al día suele ser un reto mayúsculo. Es necesario tener en cuenta todos los gastos de la compañía, tener todas las facturas, nota de gastos y recibos al día, generar las nóminas de forma adecuada y tener en cuenta los gastos extraordinarios que puedan surgir.  

En ocasiones es difícil saber diferenciar un gasto extraordinario de un gasto ordinario. ¿Qué son los gastos extraordinarios? ¿Cómo reflejar los gastos extraordinarios en la contabilidad? ¿Qué tipo de gastos se consideran extraordinarios? Te lo contamos a continuación.

¿Qué son los gastos extraordinarios?

Podemos considerar como gastos extraordinarios aquellos que no sean habituales ni esperados y que se produzcan a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía. 

Los requisitos para que un gasto extraordinario sea deducible son los siguientes:

  • El gasto debe ser necesario para que el negocio siga funcionando.
  • Se debe tener una factura del gasto. 
  • Debe estar registrado contablemente. 

Los gastos extraordinarios en contabilidad suelen verse reflejados en el balance de situación de la empresa dentro del apartado de “Gastos e Ingresos Extraordinarios”, y estos se verán reflejados en el resultado de explotación. 

¿Cómo reflejar los gastos extraordinarios en la contabilidad?

Los gastos extraordinarios en el Código Civil no están reflejados, sino que los encontramos en el Código Contable. Más concretamente están reflejados en el apartado 678, el cual dice lo siguiente: “Son gastos extraordinarios aquellas pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que atendiendo a su naturaleza no deban contabilizarse en cuentas del grupo 6 (compras y gastos) o del grupo 8 (gastos del patrimonio neto)”.

En un departamento de Recursos Humanos es difícil que sepamos ese tipo de información, pero hay ocasiones en las que el departamento de Recursos Humanos está involucrado directamente en la gestión de los gastos de la empresa. A fin de cuentas, los responsables de RRHH ven muy de cerca todos los gastos.

Las nóminas o recibo de salarios, son un pago fijo que todas las empresas deben asumir para compensar a los trabajadores. Cuando hablamos de contabilidad, este es uno de los gastos que se tiene en cuenta principalmente. Algunos de los gastos generales más comunes son las nóminas, el salario y los gastos de personal (dietas, transporte…).

La mayoría de veces, los responsables de RRHH terminan haciendo de todo, y se olvidan de centrarse en lo que realmente importa: sus empleados.

Modelo de nota de gastos

Modelo de nota de gastos

¿Qué se consideran gastos extraordinarios?

El Código Contable recoge una serie de situaciones donde un gasto sería considerado gasto extraordinario. Debemos tener en cuenta que, una de las razones principales por la cual un gasto será considerado como gasto extraordinario es que este sea imprescindible para que el negocio siga funcionando. Podemos considerar un gasto extraordinario los siguientes gastos:

  • Gastos por inundaciones: En caso de que nuestro negocio, empresa o equipamiento haya quedado dañado por una inundación, los gastos relacionados con esta se considerarán como gastos extraordinarios. 
  • Gastos por sanciones: Al recibir una sanción que tenga influencia directa sobre nuestra actividad empresarial hay ocasiones en que se podrá reclamar los gastos de esta. Este gasto no siempre es deducible por lo que recomendamos consultar caso a caso.
  • Gastos por multas: Cuando una empresa recibe una multa, esta se considera como gasto extraordinario ya que interfiere directamente en el funcionamiento y actividad de la empresa. Como en el caso de gastos por sanciones, no en todos los casos será deducible y se deberá estudiar caso por caso. 
  • Gastos por incendio: Un incendio es un evento que puede dejar sin actividad a una empresa o negocio durante un tiempo determinado. Son impredecibles, por lo que se consideran como gastos extraordinarios y en la mayoría de los casos se pueden deducir. 

Como has visto, en la mayoría de los gastos extraordinarios es necesario tener un equipo experto para asesorar la gestión de estos de la mejor manera posible. Y es que hemos avanzado tanto que cosas como las facturas en físico son cosa del pasado. 

Por eso hemos desarrollado una funcionalidad única en nuestra plataforma que permite subir a tus empleados todos los tickets de gastos profesionales.

En PayFit somos una asesoría laboral híbrida y combinamos una plataforma pionera donde los empleados pueden gestionar los gastos de empresa y ver sus nóminas de forma online. También pueden gestionar todo lo relacionado con Recursos Humanos de forma sencilla: solicitar vacaciones, ausencias y, como hemos comentado anteriormente, consultar sus nóminas de forma totalmente digital al mismo tiempo que tienes un asesor laboral dedicado exclusivamente a tu empresa para cualquier duda que tengas.

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Daniel Hervás

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