Todo lo que debes saber sobre los gastos fijos en tu empresa 

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Sara Furiati

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 19.09.2021

Que los gastos son una de las mayores preocupaciones de las empresas no es ninguna sorpresa para nadie. La gestión financiera es un mundo que contempla desde los gastos más genéricos a otros más concretos, como la gestión de nota de gastos.   

Imagina que estás a punto de emprender, una de las primeras cosas que hay que hacer al abrir un negocio es identificar cuáles van a ser los gastos fijos y variables, ya que deberás restarlos directamente a las ganancias que empieces a tener. 

¿Qué es un gasto fijo? ¿Qué diferencia hay entre los gastos fijos y variables? ¿Cómo diferenciar los gastos fijos y variables con ejemplos? En PayFit, te lo explicamos.

Resumen

Qué es un gasto fijo

Los gastos fijos son aquellos que se caracterizan porque:

  • No se pueden dejar de pagar durante la actividad empresarial;

  • no varían en función de la producción del negocio. 

Es decir, son los que hay que pagar de forma obligatoria. Los gastos fijos de una empresa serían, por ejemplo, el alquiler de las oficinas, las facturas o el salario de los empleados. Estos gastos no varían en función del mes ya que no dependen de la producción de la empresa. 

Debes tener en cuenta que no todos los gastos fijos se deben pagar a mes vencido, sino que se pagan una vez al año o de manera semestral, como por ejemplo los seguros. 

La ventaja de los gastos fijos es que son previsibles. A diferencia de otros gastos, como los gastos extraordinarios, tener un buen listado de los gastos fijos de tu empresa evitará llevarte sorpresas.

Evidentemente, los gastos fijos dependen del sector al que se dedique la empresa. Los gastos fijos de un restaurante o los gastos fijos de un bar no son los mismos que los de un taller de mecánica. 

No obstante, existen diferentes categorías de gastos fijos donde seguro vas a poder clasificar los costos fijos de tu empresa, ya sean los gastos fijos de una sociedad limitada o de un autónomo. Categorías de gastos fijos con ejemplos:  

  • Alquileres y cánones: En especial tener en cuenta alquiler de oficina, taller o en general, lugar de trabajo.

  • Sueldos y salarios: Contempla los gastos en salarios de tus empleados.

  • Suministros: Como por ejemplo las facturas del agua, luz, internet, teléfono, etc.

  • Tasas e impuestos:  Como por ejemplo el IBI o el Impuesto de sociedades. 

  • Reparaciones y conservación: Como por ejemplo, las ITV de los coches de empresa.

  • Servicios profesionales: Como por ejemplo, gastos de asesoría, abogados, arquitectos, economistas, etc.

  • Seguros: Como por ejemplo, el seguro del local, el de la furgoneta de reparto, etc.

  • Servicios bancarios: Como por ejemplo comisiones, gastos bancarios e intereses de deudas. 

  • Publicidad: gastos en promoción, publicidad o marketing.

  • Seguridad social: La de tus empleados o tu cuota si eres autónomo.

  • Amortizaciones

  • Otros gastos: Como por ejemplo, la limpieza.

Qué es un gasto variable

En contraposición con los gastos fijos, encontramos los gastos variables. Los gastos variables son aquellos que sí dependen de la producción de tu empresa, es decir, cambiarán si produces más o menos de lo habitual.

Encontramos 5 tipos de ejemplos de gastos variables:

  1. Compra de materias primas, productos semi-terminados o productos terminados. En el caso de que tu empresa produzca, tendrás que tener en cuenta el coste de la materia para elaborar tus productos. 

  2. Servicios subcontratados. Si delegas una parte de la producción de tu empresa a otra, es decir, subcontratas, también se considerará un gasto variable. 

  3. Gastos de transporte de las materias primas, de los productos semi-terminados o de los productos terminados. Este gasto hace referencia tanto al traslado de las materias primas para elaborar los productos como al envío al consumidor final. 

  4. Comisiones o impuestos. Un ejemplo serían las comisiones por el uso del datáfono. 

  5. Descuentos sobre ventas. Hay que tener en cuenta que se pueden obtener descuentos en función del volumen de la compra que realices o de la forma de pago. 

Otros gastos a tener en cuenta en tu empresa

Una vez identifiques los costos fijos y variables en tu empresa, es hora de cubrir e identificar otros conceptos relacionados con las finanzas que afectan directamente a la rentabilidad de tu negocio. Algunos de ellos serían:

  • Ingreso fijo: Es aquello que se ingresa regularmente con seguridad. Un ejemplo sería una empresa como Netflix, con el importe de las suscripciones mensuales a una plataforma de streaming. 

  • Gastos de explotación: Los gastos de explotación u operativos hacen referencia a todos aquellos gastos necesarios para el desarrollo correcto de la actividad principal de una empresa, como por ejemplo gastos de mano de obra o de materias primas.

  • Gastos de personal: Son todos aquellos gastos que tienes que ver con tus empleados, desde sus salarios hasta los gastos que pueden tener en su día a día en el desempeño de su puesto. 

Con PayFit, podrás obtener una visión global sobre los gastos de personal, como por ejemplo cuánto te cuesta cada uno de ellos o sus finiquitos. Además podrás gestionar los gastos de tus empleados de forma 100% digital. ¿Ventajas? Minimizar el tiempo que dedicas a la contabilidad de tu empresa y digitalizar todos los tickets sin que estos pierdan su validez legal. ¡Los podrás presentar a final de año como si del documento original se tratara!

 

Además, darás autonomía a tus empleados para que hagan sus peticiones de gasto desde sus ordenadores o teléfonos móviles, tú sólo tendrás que validarlos y comprobar su reflejo instantáneo en las nóminas.

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