¿Sabes cuáles son los gastos fijos de tu empresa?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 22 de octubre de 2023

Muchas veces queremos convertirnos en nuestros propios jefes pero, no tenemos en cuenta todos los gastos asociados a esta operación. Es decir, como empresarios tenemos que ser capaces de anticiparnos a los posibles desembolsos futuros así como saber diferenciar entre gastos fijos y variables. 

En este contexto, los gastos juegan un papel esencial; básicamente, nos ayudará a tomar decisiones mucho más informadas respecto al destino de nuestra empresa.

¿Qué es un gasto fijo? ¿Qué diferencia hay entre los gastos fijos y variables? ¿Cómo diferenciar los gastos fijos y variables con ejemplos? Desde PayFit te lo explicaremos, queremos que tanto tú, como empresario, como los departamentos de RRHH os convirtáis en expertos en el tema. 

¿Qué son los gastos de una empresa?

Los gastos generales de una empresa, también conocidos como gastos operativos o gastos indirectos, son los costos asociados con el funcionamiento diario y la administración de un negocio, que no están directamente relacionados con la producción de bienes o servicios específicos. 

Estos gastos son necesarios para mantener la empresa en marcha y abarcan una variedad de áreas, como la infraestructura, la administración, el marketing, la contabilidad, la renta de instalaciones y otros aspectos necesarios para operar.

Por ello, controlar y gestionar los gastos generales es importante para mantener una operación eficiente y rentable, ya que pueden representar una parte significativa de los costos totales de una empresa. En definitiva, la gestión financiera puede resultar compleja al contemplar un abanico de gastos, desde los más genéricos a otros más concretos, como por ejemplo, la nota de gastos.

¿Qué son los gastos fijos?

Los gastos fijos son aquellos que permanecen invariables y por lo tanto, no se alteran en relación a la cantidad de clientes ni a los niveles de producción. 

Los gastos fijos son aquellos que se caracterizan porque:

  • No se pueden dejar de pagar durante la actividad empresarial;

  • no varían en función de la producción del negocio. 

Así mismo, la ventaja de los gastos fijos es que son previsibles. A diferencia de otros gastos, como los gastos extraordinarios, tener un buen listado de los gastos fijos de tu empresa evitará llevarte sorpresas. En definitiva, se puede exponer que son fijos pero no implica que sean mensuales  ni necesariamente se tienen que repetir en intervalos regulares. Más bien, se refiere a que no se relaciona con el volumen de producción. 

¿Qué son los gastos variables?

 Los gastos variables son aquellos que sí dependen de la producción de tu empresa, es decir, cambiarán si produces más o menos de lo habitual.

Encontramos 5 tipos de ejemplos de gastos variables:

  

  1. Compra de materias primas, productos semi-terminados o productos terminados. En el caso de que tu empresa produzca, tendrás que tener en cuenta el coste de la materia para elaborar tus productos. 

  2. Servicios subcontratados. Si delegas una parte de la producción de tu empresa a otra, es decir, subcontratas, también se considerará un gasto variable. 

  3. Gastos de transporte de las materias primas, de los productos semi-terminados o de los productos terminados. Este gasto hace referencia tanto al traslado de las materias primas para elaborar los productos como al envío al consumidor final. 

  4. Comisiones o impuestos. Un ejemplo serían las comisiones por el uso del datáfono. 

  5. Descuentos sobre ventas. Hay que tener en cuenta que se pueden obtener descuentos en función del volumen de la compra que realices o de la forma de pago. 

¿Hay otros gastos a tener en cuenta en tu empresa?

Una vez identifiques los costos fijos y variables en tu empresa, es hora de identificar otros conceptos relacionados con las finanzas que afectan directamente a la rentabilidad de tu negocio. Algunos de ellos serían:

💰 Ingreso fijo: Es aquello que se ingresa regularmente con seguridad. Un ejemplo sería una empresa como Netflix, con el importe de las suscripciones mensuales a una plataforma de streaming. 

💥 Gastos de explotación: Los gastos de explotación u operativos hacen referencia a todos aquellos gastos necesarios para el desarrollo correcto de la actividad principal de una empresa, como por ejemplo gastos de mano de obra o de materias primas.

🧑‍🤝‍🧑Gastos de personal: Son todos aquellos gastos que tienes que ver con tus empleados, desde sus salarios hasta los gastos que pueden tener en su día a día en el desempeño de su puesto. 

¿Es lo mismo el costo fijo de una empresa que el gasto fijo de una empresa?

La respuesta a esta pregunta es no. Es decir, el costo fijo de una empresa y el gasto fijo de una empresa no son lo mismo, aunque a menudo se utilizan indistintamente. Estos términos se refieren a conceptos diferentes en el ámbito empresarial:

  • El costo está intrínsecamente ligado a la producción de bienes y/o servicios realizados por la empresa. Representa el capital destinado a cubrir los activos directamente involucrados en la actividad empresarial. 

  • El gasto abarca otras actividades que, aunque necesarias, no son inherentes a la actividad central de la empresa. No guarda una relación directa con la operación de la empresa.

Para aclarar este concepto, permítenos presentarte un ejemplo. Supongamos que diriges una empresa que fabrica zapatos y que pagas a una gestoría online para encargarse de la contabilidad. En este caso, ese pago sería un gasto, no un costo. El pago a la gestoría no está vinculado directamente con la producción de zapatos.

Mientras que, todo lo asociado con la elaboración de los zapatos sería considerado un costo fijo. Por ejemplo, las materias primas necesarias para la fabricación de los zapatos. También entraría en esta categoría la mano de obra, ya que sin ella no sería posible llevar a cabo la producción de los zapatos.

En resumen, los costos fijos son los gastos necesarios y constantes para mantener la operación básica de la empresa, mientras que los gastos fijos son los desembolsos regulares que pueden variar en el corto plazo, pero que son necesarios para mantener la actividad comercial.

¿Qué tipos de gastos fijos existen en una empresa?

Por lo general, los gastos constantes representan la mayor parte de la carga financiera de una empresa. Su cantidad sólo experimenta cambios si se modifica la estructura fundamental del cálculo, como ajustes en los alquileres o la contratación y despido de empleados permanentes.

Sin embargo, ¿cuáles son los otros desembolsos que forman parte de los gastos constantes, además del alquiler y los sueldos?

Los desembolsos operativos de una empresa varían según su modelo de negocio y estrategia corporativa. Por ejemplo, los gastos constantes de una peluquería difieren de los de una compañía productora. Sin embargo, existen costos constantes típicos que son comunes en casi todos los casos. Aquí te dejamos con los siguientes gastos fijos, de ejemplos:

Gastos fijos

Todos estos desembolsos se realizan regularmente, ya sea mensualmente, trimestralmente o anualmente. En resumen, los gastos fijos desempeñan un papel crucial en nuestras finanzas y en la gestión del presupuesto. Al entender y controlar estos gastos, podemos tomar decisiones informadas sobre cómo asignar nuestros recursos financieros de manera más efectiva. 

Por esto mismo, desde PayFit queremos brindarte una visión global sobre los gastos de personal, como por ejemplo el cálculo del finiquito de tus empleados. También podrás gestionar los gastos de tus empleados de forma 100% digital lo que te permitirá minimizar el tiempo que dedicas a la contabilidad de tu empresa y digitalizar todos los tickets sin que estos pierdan su validez legal.  

Además, darás autonomía a tus empleados para que hagan sus peticiones de gasto desde sus ordenadores o teléfonos móviles, tú sólo tendrás que validarlos y comprobar su reflejo instantáneo en las nóminas. Conoce el módulo de gastos profesionales de PayFit y olvídate de guardar tickets y facturas para siempre. 

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