¿Los gastos anticipados, cómo anticiparlos?
Modelo de nota de gastos
La gestión de la contabilidad y finanzas de una empresa es una de las actividades más importantes para el negocio. Saber distinguir bien cómo gestionar los gastos: los gastos extraordinarios o los gastos deducibles es esencial para optimizar el ahorro.
Una de las principales dudas que pueden surgir a la hora de hacer el balance es como reflejar los gastos anticipados en la cuenta.
¿Qué son los gastos anticipados? ¿Cómo contabilizar los gastos anticipados? ¡No te preocupes! En este artículo, trataremos los gastos anticipados para todos los empresarios y departamentos de RRHH. En PayFit, te lo explicamos.
¿Qué son los gastos anticipados?
En ocasiones la empresa paga de antemano por una prestación que todavía no ha recibido o un servicio que no ha disfrutado. Si estas prestaciones o servicios no se van a disfrutar en el ejercicio contable actual, se consideran gastos anticipados.
Es decir, los gastos anticipados son aquellos que se contabilizan en el ejercicio actual pero que realmente corresponden a uno posterior. Por eso es tan importante conocer los gastos anticipados en la contabilidad.
Una situación común en la que tener en cuenta los gastos anticipados pueden ser, los siguientes:
El pago de un seguro anual
El pago de servicios
La compra de software
El alquiler de oficinas
A continuación te dejamos con un ejemplo de gastos anticipados:
Imaginemos que eres el propietario de una pequeña empresa y has decidido contratar un seguro de responsabilidad civil para tu negocio.
El costo total del seguro es de 3.840€ por un período de cobertura de un año, y decides pagar el importe completo en octubre de 2024. En la contabilidad de tu empresa, deberás tener en cuenta los gastos anticipados relacionados con el seguro para los meses que vas a disfrutar del seguro en 2024 y los meses de 2025.
Aquí está cómo se reflejaría en el balance:
1. En octubre de 2024:
Registramos un débito en la cuenta de "Gastos de Seguros" por 3.840€, ya que has incurrido en este gasto.
Registramos un crédito en la cuenta de "Caja" (o la cuenta de "Banco" si has realizado el pago mediante transferencia) por el mismo importe de 3.840€, ya que has pagado el seguro en su totalidad.
2. En diciembre de 2024:
Como solo quedan dos meses para que termine el año, deberías registrar una parte del gasto del seguro que corresponde a estos dos meses.
Registramos un débito en la cuenta de "Gastos de Seguros" por (3.840€ / 12 meses) * 2 meses = 640€
Registramos un crédito en la cuenta de "Gastos Anticipados" por 640€, ya que este importe representa los gastos que serán distribuidos en los meses de 2025.
3. A partir de enero de 2025:
Cada mes, registramos un débito en la cuenta de "Gastos Anticipados" por (3.840€ / 12 meses) = 320€.
Registramos un crédito en la cuenta de "Gastos de Seguros" por 320€, ya que este importe representa el gasto mensual del seguro para 2025.
Al final del año fiscal de 2024, habrías contabilizado un total de 1.280€ en la cuenta de "Gastos de Seguros" (640€ de pago en diciembre y 640€ de pago en octubre). Y en la cuenta de "Gastos Anticipados", tendrías un saldo de 2.560€ (640€ de pago en diciembre y 1.920€ de pagos mensuales a partir de enero). Este saldo restante en "Gastos Anticipados" representaría los gastos que aún se distribuirán a lo largo del año 2025.
¿Qué son las cuentas contables de gastos anticipados?
Cuando debemos reflejar los gastos anticipados en el balance hay que tener en cuenta la periodificación contable. La periodificación contable consiste en asignar a cada ejercicio económico los gastos y los ingresos que le correspondan.
Cuando en el ejercicio contable se produzcan pagos derivados de gastos no devengados durante el mismo deberán utilizarse las siguientes cuentas de "Ajustes por periodificación" de los subgrupos 48 y 58, previstas en el Plan General Contable:
(480) Gastos anticipados
(567) Intereses pagados por anticipado
Es decir, hay que reflejar los gastos anticipados en el asiento 480.
💡 ¿Qué son los devengos?
Cuando hablamos de devengo, la definición más extensa del término es el derecho a percibir el pago de una deuda, por un trabajo o servicio determinado.
Aunque en este artículo nos centramos en los gastos, de igual manera también pueden existir ingresos anticipados. En ese caso, deberíamos utilizar las siguientes cuentas:
(485) Ingresos anticipados
(568) Intereses cobrados por anticipado
Esto es lo que genera una de las principales dudas: ¿Los gastos anticipados van en el activo o el pasivo? Pues bien, los "Ajustes por periodificación", que expresan ingresos no devengados pero se han recibido sus importes, son recogidos por cuentas de pasivo (485 y 568). Por otro lado los que reflejan gastos no devengados pero ya pagados, indican el derecho que tiene la organización de recibir los servicios que ya ha pagado, por lo que se recogen en el activo (480 y 567).
¿Qué beneficios tiene la gestión de los gastos anticipados?
La gestión de los gastos anticipados ofrece múltiples beneficios para las empresas que buscan optimizar sus procesos financieros y asegurar una administración eficiente de recursos. Al gestionar proactivamente estos gastos, las empresas pueden mejorar significativamente su flujo de caja y presupuestación. Aquí se detallan algunos de los beneficios clave:
Mejora en la planificación del flujo de caja: Al anticipar y registrar gastos futuros, las empresas pueden obtener una visión más clara de sus necesidades financieras a corto y mediano plazo, lo que permite una mejor planificación y asignación de recursos.
Reducción de errores y fraudes financieros: Una gestión adecuada de los gastos anticipados ayuda a prevenir errores en la contabilidad y reduce las oportunidades de fraude, ya que todos los gastos se registran y aprueban sistemáticamente antes de realizarse.
Incremento en la transparencia y control financiero: Con sistemas establecidos para la gestión de gastos anticipados, las empresas pueden aumentar la transparencia en sus procesos financieros.
Optimización de deducciones fiscales y cumplimiento normativo: Gestionar correctamente los gastos anticipados también puede ayudar a las empresas a optimizar sus deducciones fiscales y mejorar el cumplimiento normativo relacionado con las prácticas contables y financieras.
Mejora en la toma de decisiones estratégicas: Con información precisa y actualizada sobre los gastos anticipados, los líderes empresariales pueden tomar decisiones más informadas sobre inversiones, expansión y otras iniciativas estratégicas.
Estos beneficios demuestran cómo una gestión eficaz de los gastos anticipados no solo optimiza los procesos financieros, sino que también contribuye al éxito general y la sostenibilidad de la empresa.
¿Cómo gestionar eficazmente los gastos anticipados en tu empresa?
Gestionar eficazmente los gastos anticipados en la empresa es esencial para mantener una contabilidad precisa y una planificación financiera efectiva.
Identifica y registra todos los gastos anticipados como alquileres, seguros y suscripciones.
Establece la duración del beneficio de cada gasto anticipado, como el alquiler pagado por adelantado, para reconocerlo adecuadamente durante el periodo correspondiente.
Amortiza el costo total del gasto por su duración.
Mantén registros detallados de los gastos, incluyendo la amortización y el saldo restante para facilitar la contabilidad precisa.
Revisa los gastos anticipados regularmente para ajustar la amortización según sea necesario y asegurar que se reconozcan correctamente.
Utiliza un software de gestión financiera para automatizar y reducir errores en el seguimiento y amortización de gastos anticipados.
Incorpora los gastos anticipados en la planificación presupuestaria para gestionar mejor el flujo de efectivo y recursos.
Realiza auditorías periódicas para garantizar la precisión y el cumplimiento de los registros financieros con las normas contables.
Gestionar los gastos anticipados es esencial para una contabilidad precisa y una planificación financiera efectiva. Este proceso permite a las empresas distribuir costos de manera equilibrada, mejorar el manejo del flujo de caja y cumplir con regulaciones contables, asegurando la estabilidad financiera a largo plazo.
¿Qué otros gastos hay que tener en cuenta?
Llevar una buena contabilidad en una empresa es un reto mayúsculo. ¿Sabes distinguir entre los siguientes tipos de gastos?
Los gastos extraordinarios: Son aquellos que no son habituales ni esperados y que se producen a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía.
Gastos de explotación: Todos aquellos gastos necesarios para el desarrollo correcto de la actividad principal de una empresa.
Gastos deducibles: son aquellos gastos que pueden restarse a los ingresos brutos para que el total que se paga a Hacienda sea menor, suponiendo esto un “ahorro” en el importe de los impuestos.
Gastos de personal: Son todos aquellos gastos que tienes que ver con tus empleados, desde sus salarios hasta los gastos que pueden tener en su día a día en el desempeño de su puesto.
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