Todo lo que debes saber sobre los gastos anticipados

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Sara Furiati

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 12.09.2021

La gestión de la contabilidad y finanzas de una empresa es una de las actividades más importantes para el negocio. Saber distinguir bien cómo gestionar la nota de gastos, los gastos extraordinarios o los gastos deducibles es esencial para optimizar el ahorro. 

Una de las principales dudas que pueden surgir a la hora de hacer el balance es como reflejar los gastos anticipados en la cuenta. 

¿Qué son los gastos anticipados? ¿Cómo contabilizar los gastos anticipados? En PayFit, te lo explicamos. 

Resumen

Qué son los gastos anticipados

En ocasiones la empresa paga de antemano por una prestación que todavía no ha recibido o un servicio que no ha disfrutado. Si estas prestaciones o servicios no se van a disfrutar en el ejercicio contable actual, se consideran gastos anticipados.

Es decir, los gastos anticipados son aquellos que se contabilizan en el ejercicio actual pero que realmente corresponden a uno posterior. Por eso es tan importante conocer los gastos anticipados en la contabilidad.

Una situación común en la que tener en cuenta los gastos anticipados  puede ser el pago de un seguro por duración de un año. Imagina que te ha costado 3.840€ y lo has pagado completo en octubre de 2021. En la contabilidad deberás diferenciar el coste del seguro para los meses que vas a disfrutar del seguro en 2021 y los meses de 2022. El precio de los meses a partir de 2022 se reflejarán como gastos anticipados en el balance.

Aparte de los seguros, existen muchos tipos de gastos anticipados, los ejemplos oscilan entre el pago de servicios, compra de software, alquiler de oficinas o lugares de trabajo, etc. 

Cuentas contables de gastos anticipados

​​Cuando debemos reflejar los gastos anticipados en el balance hay que tener en cuenta la periodificación contable. 

La periodificación contable consiste en asignar a cada ejercicio económico los gastos y los ingresos que le correspondan.

Cuando en el ejercicio contable se produzcan pagos derivados de gastos no devengados durante el mismo deberán utilizarse las siguientes cuentas de "Ajustes por periodificación" de los subgrupos 48 y 58, previstas en el Plan General Contable:

  • (480) Gastos anticipados 

  • (567) Intereses pagados por anticipado

Es decir, hay que reflejar los gastos anticipados en el asiento 480.

💡 ¿Qué son los devengos?

Cuando hablamos de devengo, la definición más extensa del término es el derecho a percibir el pago de una deuda, por un trabajo o servicio determinado.

Aunque en este artículo nos centramos en los gastos, de igual manera también pueden existir ingresos anticipados. En ese caso, deberíamos utilizar las siguientes cuentas:

  • ​​(485) Ingresos anticipados

  • (568) Intereses cobrados por anticipado

Esto es lo que genera una de las principales dudas: ¿Los gastos anticipados van en el activo o el pasivo?

Los "Ajustes por periodificación", que expresan ingresos no devengados pero se han recibido sus importes, son recogidos por cuentas de pasivo (485 y 568). Por otro lado los que reflejan gastos no devengados ya pagados, indican el derecho que tiene la organización de recibir los servicios que ya ha pagado, por lo que se recogen en el activo (480 y 567).

Otros gastos a tener en cuenta

Llevar una buena contabilidad en una empresa es un reto mayúsculo. ¿Sabes distinguir entre los siguientes tipos de gastos?

  • Los gastos extraordinarios: Son aquellos que no sean habituales ni esperados y que se producen a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía. 

  • Gastos de explotación: Todos aquellos gastos necesarios para el desarrollo correcto de la actividad principal de una empresa.

  • Gastos deducibles: son aquellos gastos que pueden restarse a los ingresos brutos para que el total que se paga a Hacienda sea menor, suponiendo esto un “ahorro” en el importe de los impuestos. 

  • Gastos de personal: Son todos aquellos gastos que tienes que ver con tus empleados, desde sus salarios hasta los gastos que pueden tener en su día a día en el desempeño de su puesto. 

💡 ¿Sabías que?

Para poder deducir los gastos profesionales de tus empleados, como por ejemplo la estancia en hoteles o comidas con clientes, debes guardar las facturas y tickets originales.

Con PayFit, podrás minimizar el tiempo que dedicas a la contabilidad de tu empresa y digitalizar todos los tickets sin que estos pierdan su validez legal. ¡Los podrás presentar a final de año como si del documento original se tratara!

 

Además, darás autonomía a tus empleados para que hagan sus peticiones de gasto desde sus ordenadores o teléfonos móviles, tú sólo tendrás que validarlos y comprobar su reflejo instantáneo en las nóminas.

Conoce el módulo de gastos profesionales de PayFit y olvídate de guardar tickets y facturas para siempre. 

Olvídate de los tickets y las facturas con el módulo de gastos de PayFit

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