¿Qué son y cómo contabilizar los gastos anticipados?

Sara Furiati

, Brand & Content @Payfit

Actualizado el 23 julio 2023

La gestión de la contabilidad y finanzas de una empresa es una de las actividades más importantes para el negocio. Saber distinguir bien cómo gestionar los gastos: los gastos extraordinarios o los gastos deducibles es esencial para optimizar el ahorro.

Una de las principales dudas que pueden surgir a la hora de hacer el balance es como reflejar los gastos anticipados en la cuenta.

¿Qué son los gastos anticipados? ¿Cómo contabilizar los gastos anticipados? ¡No te preocupes! En este artículo, trataremos los gastos anticipados para todos los empresarios y departamentos de RRHH. En PayFit, te lo explicamos.

¿Qué son los gastos anticipados?

En ocasiones la empresa paga de antemano por una prestación que todavía no ha recibido o un servicio que no ha disfrutado. Si estas prestaciones o servicios no se van a disfrutar en el ejercicio contable actual, se consideran gastos anticipados.

Es decir, los gastos anticipados son aquellos que se contabilizan en el ejercicio actual pero que realmente corresponden a uno posterior. Por eso es tan importante conocer los gastos anticipados en la contabilidad.

Una situación común en la que tener en cuenta los gastos anticipados pueden ser, los siguientes:

⚕️El pago de un seguro anual

🚰 El pago de servicios

🖥️ La compra de software

🏢 El alquiler de oficinas

A continuación te dejamos con un ejemplo de gastos anticipados.

🧮 Ejemplo de gasto anticipado

Imaginemos que eres el propietario de una pequeña empresa y has decidido contratar un seguro de responsabilidad civil para tu negocio.

El costo total del seguro es de 3.840€ por un período de cobertura de un año, y decides pagar el importe completo en octubre de 2022.

En la contabilidad de tu empresa, deberás tener en cuenta los gastos anticipados relacionados con el seguro para los meses que vas a disfrutar del seguro en 2022 y los meses de 2023. Aquí está cómo se reflejaría en el balance:

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1. En octubre de 2022:

Registramos un débito en la cuenta de "Gastos de Seguros" por 3.840€, ya que has incurrido en este gasto.
Registramos un crédito en la cuenta de "Caja" (o la cuenta de "Banco" si has realizado el pago mediante transferencia) por el mismo importe de 3.840€, ya que has pagado el seguro en su totalidad.

2. En diciembre de 2022:

Como solo quedan dos meses para que termine el año, deberías registrar una parte del gasto del seguro que corresponde a estos dos meses.
Registramos un débito en la cuenta de "Gastos de Seguros" por (3.840€ / 12 meses) * 2 meses = 640€
Registramos un crédito en la cuenta de "Gastos Anticipados" por 640€, ya que este importe representa los gastos que serán distribuidos en los meses de 2022.

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3. A partir de enero de 2023:

Cada mes, registramos un débito en la cuenta de "Gastos Anticipados" por (3.840€ / 12 meses) = 320€.
Registramos un crédito en la cuenta de "Gastos de Seguros" por 320€, ya que este importe representa el gasto mensual del seguro para 2023.

Al final del año fiscal de 2022, habrías contabilizado un total de 1.280€ en la cuenta de "Gastos de Seguros" (640€ de pago en diciembre y 640€ de pago en octubre). Y en la cuenta de "Gastos Anticipados", tendrías un saldo de 2.560€ (640€ de pago en diciembre y 1.920€ de pagos mensuales a partir de enero). Este saldo restante en "Gastos Anticipados" representaría los gastos que aún se distribuirán a lo largo del año 2023.

Cuentas contables de gastos anticipados

Cuando debemos reflejar los gastos anticipados en el balance hay que tener en cuenta la periodificación contable.

La periodificación contable consiste en asignar a cada ejercicio económico los gastos y los ingresos que le correspondan.

Cuando en el ejercicio contable se produzcan pagos derivados de gastos no devengados durante el mismo deberán utilizarse las siguientes cuentas de "Ajustes por periodificación" de los subgrupos 48 y 58, previstas en el Plan General Contable:

(480) Gastos anticipados
(567) Intereses pagados por anticipado

Es decir, hay que reflejar los gastos anticipados en el asiento 480.

💡 ¿Qué son los devengos?

Cuando hablamos de devengo, la definición más extensa del término es el derecho a percibir el pago de una deuda, por un trabajo o servicio determinado.

Aunque en este artículo nos centramos en los gastos, de igual manera también pueden existir ingresos anticipados. En ese caso, deberíamos utilizar las siguientes cuentas:

(485) Ingresos anticipados
(568) Intereses cobrados por anticipado

Esto es lo que genera una de las principales dudas: ¿Los gastos anticipados van en el activo o el pasivo?

Los "Ajustes por periodificación", que expresan ingresos no devengados pero se han recibido sus importes, son recogidos por cuentas de pasivo (485 y 568). Por otro lado los que reflejan gastos no devengados ya pagados, indican el derecho que tiene la organización de recibir los servicios que ya ha pagado, por lo que se recogen en el activo (480 y 567).

Otros gastos a tener en cuenta

Llevar una buena contabilidad en una empresa es un reto mayúsculo. ¿Sabes distinguir entre los siguientes tipos de gastos?

Los gastos extraordinarios: Son aquellos que no sean habituales ni esperados y que se producen a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía.
Gastos de explotación: Todos aquellos gastos necesarios para el desarrollo correcto de la actividad principal de una empresa.
Gastos deducibles: son aquellos gastos que pueden restarse a los ingresos brutos para que el total que se paga a Hacienda sea menor, suponiendo esto un “ahorro” en el importe de los impuestos.
Gastos de personal: Son todos aquellos gastos que tienes que ver con tus empleados, desde sus salarios hasta los gastos que pueden tener en su día a día en el desempeño de su puesto.

🚨 Importante

Para poder deducir los gastos profesionales de tus empleados, como por ejemplo la estancia en hoteles o comidas con clientes, debes guardar las facturas y tickets originales.

Con PayFit, podrás minimizar el tiempo que dedicas a la contabilidad de tu empresa y digitalizar todos los tickets sin que estos pierdan su validez legal. ¡Los podrás presentar a final de año como si del documento original se tratara!

Además, darás autonomía a tus empleados para que hagan sus peticiones de gasto desde sus ordenadores o teléfonos móviles, tú sólo tendrás que validarlos y comprobar su reflejo instantáneo en las nóminas.

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