Oferta válida para todos los planes. Aplicable a empresas de 10 a 99 empleados que contraten PayFit entre el 21 de abril y el 30 de junio de 2026. Consulta las condiciones de cancelación en nuestras Condiciones Generales. Se aplican gastos de configuración.
Cada empresa que nos recomiendes este mes puede convertirse en 500€ para ti.
Cuando un trabajador causa una baja laboral, la empresa no queda libre de obligaciones. Al contrario: debe seguir gestionando la nómina, cotizando a la Seguridad Social, aplicando las retenciones de IRPF y cumplir con los plazos de comunicación. Conocer exactamente qué paga la empresa por un trabajador de baja (y qué asume la Seguridad Social) permite a los responsables de RRHH gestionar estas situaciones sin errores y sin sorpresas económicas.
En este artículo te explicamos el coste para la empresa de un trabajador de baja, según el tipo de contingencia, el periodo de la baja y los posibles complementos derivados de convenio, con datos actualizados a 2026.
Con independencia del tipo de baja, las empresas deben cumplir una serie de obligaciones mínimas desde el primer día de incapacidad temporal. Incumplirlas puede derivar en sanciones y en la pérdida de bonificaciones o reducciones en la cotización.
Abonar la prestación al trabajador mediante pago delegado durante el periodo que le corresponde a la empresa.
Cotizar a la Seguridad Social por todas las contingencias hasta el día 545 (365 días + 180 de prórroga), aunque el contrato esté suspendido.
Aplicar la retención de IRPF sobre la prestación, utilizando como referencia la nómina del mes anterior a la baja.
Reservar el puesto de trabajo: la baja por IT no extingue el contrato.
Remitir los partes médicos al INSS o a la mutua en un plazo máximo de 5 días desde su recepción.
La notificación tardía de los partes médicos fuera del plazo de 5 días puede considerarse una falta leve conforme al Estatuto de los Trabajadores, con las correspondientes consecuencias sancionadoras.
El sistema de pago delegado es el mecanismo habitual por el que la empresa abona al trabajador la prestación de incapacidad temporal y después lo compensa en las liquidaciones de cuotas a la Seguridad Social. Es decir, la empresa adelanta el dinero al trabajador y luego lo descuenta de lo que debe pagar a la SS ese mes. En bajas de larga duración (o por decisión de la SS o la mutua) puede aplicarse el pago directo, en el que es la propia Seguridad Social o la mutua quien abona directamente al trabajador.
Modelo de nómina con incapacidad temporal
El coste para la empresa de tener un trabajador de baja varía significativamente según si la baja es por contingencias comunes (enfermedad o accidente no laboral) o por contingencias profesionales (accidente de trabajo o enfermedad profesional).
En el caso de la baja por contingencias comunes, funciona de la siguiente manera:
| Período | % sobre base reguladora | ¿Quién lo paga? | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Días 1–3 | Sin prestación | — | Días de carencia. Salvo mejora por convenio. |
| Días 4–15 | 60 % de la BR | Empresa | La empresa paga vía pago delegado. |
| Días 16–20 | 60 % de la BR | Seguridad Social | La empresa actúa como intermediaria (pago delegado). |
| Día 21 en adelante | 75 % de la BR | Seguridad Social | Hasta el día 365 (prorrogable a 545). |
Uno de los requisitivos previo para una baja por contingencias comunes es que el trabajador debe haber cotizado un mínimo de 180 días en los últimos 5 años para tener derecho a la prestación por contingencias comunes.
Mientras que en el caso de que la baja sea por contingencias profesionales, el reparto se hace así:
| Período | % sobre base reguladora | ¿Quién lo paga? | Observaciones |
|---|---|---|---|
| Día 1 | 100 % del salario | Empresa | Se considera día trabajado. Sin carencia. |
| Días 2 en adelante | 75 % de la BR | Seguridad Social / Mutua | Desde el primer día de baja efectiva. Sin período mínimo de cotización. |
En las bajas por contingencias profesionales no existe período mínimo de cotización previo: la cobertura es inmediata desde el momento del accidente o el diagnóstico de la enfermedad profesional. La empresa debe notificarlo a la mutua y a la Seguridad Social en un plazo máximo de 5 días hábiles.
Sí. Aunque el contrato esté suspendido, la obligación de cotizar a la Seguridad Social se mantiene durante toda la baja, hasta el día 545. Tanto la empresa como el trabajador (cuya parte se descuenta de la prestación) continúan aportando a las contingencias comunes y profesionales.
En determinados casos, la empresa puede aplicar una reducción del 75% en las cuotas empresariales por contingencias comunes cuando el trabajador en situación de incapacidad temporal tiene 62 o más años de edad. Esta reducción puede suponer un ahorro significativo en bajas de larga duración. Para el resto de trabajadores, las cuotas se liquidan con normalidad.
Además, la empresa debe seguir practicando la retención de IRPF sobre la prestación que abona al trabajador. Las prestaciones por incapacidad temporal tributan como rendimientos del trabajo, salvo las prestaciones por nacimiento y cuidado del menor, que están exentas de IRPF desde 2018.
Los importes indicados en las tablas anteriores representan los mínimos legales. Sin embargo, el coste real de una baja laboral puede ser superior dependiendo de las circunstancias y del convenio colectivo aplicable.
Por ejemplo, muchos convenios obligan a complementar la prestación hasta el 100% del salario durante parte de la baja. En estos casos, la Seguridad Social abona la prestación correspondiente y la empresa asume la diferencia salarial.
Además, en bajas prolongadas, la empresa puede necesitar contratar a un sustituto temporal, lo que genera costes adicionales de selección, contratación, formación y cotización. También puede producirse una pérdida de productividad, o coste de productividad, mientras el nuevo trabajador se adapta al puesto.
Datos: Ana es técnica administrativa con una base reguladora de 2.400 €/mes. Causa baja por enfermedad común el día 1 de un mes de 30 días y permanece de baja 30 días naturales. El convenio no mejora la prestación.
Base reguladora diaria: 2.400 / 30 = 80 €/día.
| Período | Días | % BR | Importe/día | Paga |
|---|---|---|---|---|
| Días 1–3 | 3 | 0 % | 0 € | — |
| Días 4–15 | 12 | 60 % | 48 €/día | Empresa |
| Días 16–20 | 5 | 60 % | 48 €/día | SS |
| Días 21–30 | 10 | 75 % | 60 €/día | SS |
Coste directo de prestación para la empresa: 12 días × 48 €/día = 576 € (días 4 al 15).
Cotización empresarial (30 días): la empresa mantiene la cotización completa sobre los 2.400 € de base durante el mes, lo que representa aprox. 23,60% × 2.400 = 566,40 € solo en contingencias comunes.
Coste total del mes: prestación abonada (576 €) + cotizaciones empresariales (~730 € en total incluyendo otros conceptos) = aprox. 1.306 € de coste directo para la empresa en ese mes.
Si el convenio obligara a complementar hasta el 100%, la empresa debería abonar también la diferencia entre el 60% de la BR y el 100% durante los días que aplique la mejora.
Gestionar una baja correctamente implica calcular la prestación, aplicar el pago delegado, mantener la cotización y gestionar el IRPF. PayFit automatiza todos estos procesos: calcula el coste de empresa de un trabajador de baja de forma automática, aplica los porcentajes legales y del convenio, y genera la nómina sin errores.
¿Quieres ver más funcionalidades? Solicita una demostración gratuita y comprueba cómo puedes ahorrar tiempo y reducir errores en la gestión de RRHH y nóminas.
Modelo de nómina con incapacidad temporal
En baja por contingencias comunes, la empresa paga la prestación del día 4 al 15 (60% de la base reguladora) y sigue cotizando a la Seguridad Social durante toda la baja. A partir del día 16, la SS asume la prestación. En contingencias profesionales, la empresa paga solo el día 1 como salario ordinario; desde el día 2, la SS o la mutua se hace cargo.
La empresa mantiene la obligación de cotizar hasta el día 545 (365 días de baja + 180 días de prórroga extraordinaria). Aunque el contrato esté suspendido, las cuotas a la Seguridad Social siguen corriendo.
Sí. Si el trabajador de baja tiene 62 o más años, la empresa puede aplicar una reducción del 75% en las cuotas empresariales por contingencias comunes. Para el resto de trabajadores no existe esta reducción, y las cuotas se liquidan con normalidad.
Sí. La empresa mantiene la obligación de practicar la retención de IRPF sobre la prestación que abona al trabajador durante la baja. Se utiliza como referencia la nómina del mes anterior. Excepción: las bajas por maternidad y paternidad están exentas de IRPF desde 2018.
Si el convenio colectivo reconoce una mejora voluntaria hasta el 100% del salario, la Seguridad Social abona su parte (el porcentaje legal) y la empresa cubre la diferencia. Este complemento supone un coste adicional real que el departamento de RRHH debe tener en cuenta al calcular el coste de empresa por trabajador de baja.
Sí. La empresa puede formalizar un contrato de sustitución mientras dure la baja. Esto genera costes adicionales de selección, incorporación y cotización por el nuevo trabajador, que deben sumarse al coste total de la situación de incapacidad temporal.
Los gastos de viaje incluyen dietas, alojamiento y kilometraje. En 2026 el importe exento es de 0,26 €/km y hasta 53,34 €/día en dietas con pernocta.
Los gastos profesionales son aquellos desembolsos que realiza una empresa para que sus empleados puedan desempeñar su trabajo de manera eficaz.
Los gastos extraordinarios son aquellos que no forman parte de la actividad habitual de la empresa y surgen de manera imprevista o excepcional.
Los gastos anticipados son aquellos que se contabilizan en el ejercicio actual pero que realmente corresponden a uno posterior.
Los gastos no deducibles son aquellos que no pueden restarse de los ingresos para calcular la base imponible, por no cumplir requisitos fiscales.
Los gastos fijos son aquellos que permanecen invariables y por lo tanto, no se alteran en relación a la cantidad de clientes ni a los niveles de producción.
Ahorra hasta un
18% en nómina y RR.HH
Simplifica la gestión de tu nómina. Ahorra 3€ por empleado durante 6 meses y gana agilidad desde el primer día