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¿Qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja?

Daniel Hervás
Actualizado el 27 de agosto de 2023

La preocupación de muchas empresas ante la perspectiva de que sus trabajadores deban tomar una baja laboral es comprensible, y en gran medida, esta inquietud surge de una falta de claridad acerca de los posibles gastos que esta situación conlleva para la empresa. Es decir, muchas veces desconocemos cuál es el coste para la empresa que un trabajador esté de baja.

Cuando un trabajador se encuentra en situación de baja laboral, ya sea por motivos de enfermedad, lesión u otras circunstancias, tiene derecho a recibir un subsidio económico para mitigar los efectos de su ausencia en el ámbito laboral. Sin embargo, es importante comprender que el importe y las condiciones de este subsidio pueden variar según las circunstancias específicas que rodean la baja en cuestión.

¿Qué responsabilidades debe asumir la empresa? o ¿Qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja? Desde PayFit, queremos resolver todas tus dudas. Por ello, con este artículo, el cual va dirigido a todos los empresarios y a los departamentos de RRHH, esperamos que se resuelvan.

¿Qué responsabilidades debe asumir la empresa con un trabajador de baja?

Cuando un trabajador se encuentra en situación de baja laboral, ya sea por razones médicas, accidentes, maternidad/paternidad, o cualquier otro motivo válido, la empresa tiene ciertas responsabilidades que debe asumir para asegurar el bienestar del empleado y cumplir con las regulaciones laborales. 

Por lo tanto, las principales obligaciones que tiene una empresa cuando un trabajador se encuentra en baja por incapacidad temporal son los siguientes:

1️⃣ Pagar la prestación

2️⃣ Cotizar hasta el día 545 (365 días + 180 días de prorrata)

3️⃣ Retención a efectos del IRPF

4️⃣ Reservar el puesto de trabajo

5️⃣ Remitir en 5 días los partes médicos al INSS o Mutua

Es importante que la empresa cumpla con estas responsabilidades para garantizar todos los derechos a los trabajadores. Básicamente, porque el propio convenio colectivo así lo específica y determina qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja.

Cuando un trabajador pide una baja laboral, hay dos posibles escenarios que harán que dicha empresa tome unas medidas u otras. En el siguiente apartado, te dejamos con estos escenarios.

Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo

Cuando un trabajador está en baja por enfermedad común la empresa tendrá que notificar dicha baja a la Seguridad Social mediante el sistema RED de la misma, indicando los datos de la empresa, la cotización del trabajador, la clave de su código nacional de ocupación, su edad, la enfermedad o accidente causantes de la baja y el código de la provincia del centro de salud que realizó el parte.

Baja por accidente laboral o enfermedad profesional

La baja por accidente laboral o enfermedad profesional puede ser un poco diferente. Teniendo en consideración que la mayoría cuentan con una mutua, se le tendrá que notificar la baja del empleado y notificar también cuando el trabajador está de baja por enfermedad profesional.

La empresa tendrá 5 días para notificar por medios telemáticos desde el momento en el que reciba el aviso del parte médico. Hay que tener en cuenta que la Seguridad Social sabrá el estado del empleado de antemano, ya que el médico que emita el parte también tiene la obligación de notificarlo.  Notificarlo fuera del plazo se podrá considerar como una falta leve dentro de las faltas leves graves y muy graves en el Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué paga la empresa por un trabajador de baja?

El primer factor a tener en cuenta para saber qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja es la duración de la baja en sí. En relación a la compensación, los importes correspondientes a la prestación por incapacidad temporal debido a enfermedad común o accidente no laboral se ajustan de acuerdo a la siguiente estructura:

PERÍODOCUANTÍA¿QUIÉN FINANCIA EL PAGO?
Del 1º al 3º día de bajaNo hay prestaciónNo hay pago
Del 4º al 15º día de baja60% de la base reguladoraLa empresa
Del 16º al 20º día de baja60% de la base reguladoraLa Seguridad Social
A partir del 21º día de baja hasta los primeros seis meses75% de la base reguladoraLa Seguridad Social
A partir de los seis primeros meses75% de la base reguladoraLa Seguridad Social

En el caso en que la baja sea ocasionada por una enfermedad relacionada con la profesión o un accidente laboral, los pagos siguen el siguiente patrón:

PERÍODOCUANTÍA¿QUIÉN FINANCIA EL PAGO?
Desde el día siguiente de baja hasta los seis meses75% de la base reguladoraLa Seguridad Social
A partir de los seis primeros meses75% de la base reguladoraLa Seguridad Social

Además de estos pagos, será necesario agregar el valor de las contribuciones y cualquier otro desembolso que la empresa haya acordado según convenios o contratos.

¿Qué otros gastos tiene una empresa con un trabajador de baja?

Los anteriores gastos son los mínimos recogidos por la Seguridad Social a la hora de pagar a un trabajador de baja. Sin embargo, hay ocasiones en las que el porcentaje del sueldo del trabajador a pagar aumenta. 

Estas excepciones en gastos que tiene una empresa con un trabajador de baja en 2023 son las siguientes:

1️⃣ Mejora del convenio colectivo: Hay convenios colectivos, como por ejemplo el Convenio de Oficinas y Despachos de Catalunya, que mejoran las condiciones de baja laboral de los trabajadores. Es necesario mencionar que la Seguridad Social asumirá los mínimos establecidos; no obstante, será la empresa quien asuma el resto. 

2️⃣ Gastos de baja laboral por enfermedad profesional o laboral: En caso de que el trabajador esté de baja laboral por una enfermedad derivada de su actividad profesional la Seguridad Social asumirá el 75% de la base reguladora del trabajador desde el segundo día después de la baja laboral. El día de inicio de la baja se contará cómo día trabajado, por lo que la jornada laboral se cobrará al 100% y lo pagará la empresa. 

3️⃣ Gastos de baja laboral por maternidad: En caso de que el trabajador o trabajadora se acojan a una baja por maternidad o paternidad, estos cobrarán el 100% de su base reguladora durante el periodo que dure la baja y será la Seguridad Social la que se haga cargo del salario de forma directa.

En resumen, la gestión de un trabajador de baja conlleva una serie de gastos y consideraciones financieras para las empresas. El cálculo del coste para la empresa debido a la baja de un trabajador involucra diversos factores, como el salario a complementar, posibles reemplazos temporales y otros gastos relacionados, como por ejemplo el onboarding del trabajador sustituto. Por está razón, podemos decir que el coste para la empresa de tener a un trabajador de baja puede variar significativamente según la duración y la causa de la baja laboral.

En un entorno empresarial en constante evolución, la gestión de bajas laborales y los consiguientes gastos pueden presentar un desafío considerable. Sin embargo, en medio de esta complejidad, emergen soluciones digitales como PayFit, el cual simplifica y racionaliza la gestión de nóminas y la gestión de personal. ¡No lo dudes más! Y solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales, no te arrepentirás 😉. 

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