¿Qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja?

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Daniel Hervás

Actualizado el 29.09.2021

A muchas empresas les preocupa que los trabajadores estén con una baja laboral. Lo cierto es que esta preocupación es porque no saben qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja.

Cuando un trabajador está de baja, sea del tipo que sea, recibe un subsidio. El subsidio puede ser diferente según las circunstancias de la baja laboral. Eso sí, todas tienen en común el requisito indispensable de estar dado de alta en la Seguridad Social para llevar a cabo su solicitud.

¿Qué responsabilidades debe asumir la empresa? o ¿Qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja? PayFit te lo cuenta.

¿Qué responsabilidades debe asumir la empresa con un trabajador de baja?

Antes de hablar de qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja es esencial conocer cuál es la posición que la empresa y en especial, el departamento de RRHH, debe adoptar ante esta situación.

Las principales obligaciones que tiene una empresa cuando un trabajador se encuentra en baja por incapacidad temporal son:

  • Pagar la prestación.

  • Cotizar hasta el día 545 (365 + 180)

  • Retención a efectos del IRPF

  • Reservar el puesto de trabajo

  • Remitir en 5 días los partes médicos al INSS o Mutua

Es esencial que la empresa cumpla con estas responsabilidades para garantizar todos los derechos a los trabajadores.

En primer lugar porque el propio convenio colectivo así lo específica y determina qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja.

Cuando un trabajador pide una baja laboral, hay dos posibles escenarios que harán que dicha empresa tome unas medidas u otras:

Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo

Cuando un trabajador está en baja por enfermedad común la empresa tendrá que notificar dicha baja a la Seguridad Social mediante el sistema RED de la misma, indicando los datos de la empresa, la cotización del trabajador, la clave de su código nacional de ocupación, su edad, la enfermedad o accidente causantes de la baja y el código de la provincia del centro de salud que realizó el parte.

Baja por accidente laboral o enfermedad profesional

La baja por accidente laboral o enfermedad profesional puede ser un poco diferente. Teniendo en consideración que la mayoría cuentan con una mutua, se le tendrá que notificar la baja del empleado y notificar también cuando el trabajador está de baja por enfermedad profesional.

La empresa tendrá 5 días para notificar por medios telemáticos desde el momento en el que reciba el aviso del parte médico. Hay que tener en cuenta que la Seguridad Social sabrá el estado del empleado de antemano, ya que el médico que emita el parte también tiene la obligación de notificarlo. 

Notificarlo fuera del plazo se podrá considerar como una falta leve dentro de las faltas leves graves y muy graves en el Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja en 2021?

Cuando un trabajador solicita una baja laboral, también conocida como baja médica, empieza un proceso donde están implicados Seguridad Social y empresa. Es necesario saber que los gastos mientras un trabajador está de baja siempre serán asumidos por la Seguridad Social o la empresa y que en todo momento el trabajador seguirá dado de alta en la Seguridad Social. Estos gastos o costes no serán gastos extraordinarios o gastos de explotación.

El primer factor a tener en cuenta para saber qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja es la duración de la baja en sí. Encontramos tres tipos de importes mínimos a abonar al empleado establecidos por la Seguridad Social mientras un trabajador está de baja:

  • Del 1º al 3º día de baja: El trabajador no cobra subsidio, por lo que la empresa no tiene ningún gasto extra adicional. 

  • Del 4º al 15º día de baja: La empresa asumirá el 60% del sueldo del trabajador de baja según la base de contingencias comunes.

  • Del 16º al 20º día de baja: La empresa dejará de asumir el 60% del sueldo del trabajador de baja laboral. La Seguridad Social será la entidad que asuma el pago del 60% del sueldo del empleado. 

  • A partir del 21º día de baja: El porcentaje a pagar por parte de la Seguridad Social aumenta al 75%, el máximo que asume la Seguridad Social en caso de baja laboral. 

¿Cuales son los gastos excepcionales que tiene una empresa con un trabajador de baja?

Los anteriores gastos son los mínimos recogidos por la Seguridad Social a la hora de pagar a un trabajador de baja. Sin embargo, hay ocasiones en las que el porcentaje del sueldo del trabajador a pagar aumenta. 

Estas excepciones en gastos que tiene una empresa con un trabajador de baja en 2021 son las siguientes:

Mejora del convenio colectivo: Hay convenios colectivos, como por ejemplo el Convenio de Oficinas y Despachos de Catalunya, que mejoran las condiciones de baja laboral de los trabajadores. 

En este caso es necesario saber que la Seguridad Social asumirá siempre los mínimos establecidos que hemos comentado anteriormente y será la empresa quien asuma el resto. 

Pongamos un ejemplo práctico. Un trabajador lleva de baja 25 días por motivos médicos ajenos a su actividad laboral. Sin embargo, su convenio establece que a partir de los 22 días de baja el trabajador percibirá el 90% del sueldo. 

Como hemos comentado anteriormente, el tope máximo que asume la Seguridad Social es del 75% del sueldo del trabajador en los porcentajes comentados anteriormente. Eso significa que a partir del día 22 de la baja la empresa complementará 4 días desde el día 22 de la baja y hasta el alta médica. 

Gastos de baja laboral por enfermedad profesional o laboral: En caso de que el trabajador esté de baja laboral por una enfermedad derivada de su actividad profesional la Seguridad Social asumirá el 75% del salario del trabajador desde el segundo día después de la baja laboral. El día de inicio de la baja se contará cómo día trabajado, por lo que la jornada laboral se cobrará al 100% y lo pagará la empresa. 

Gastos de baja laboral por maternidad: En caso de que el trabajador o trabajadora se acojan a una baja por maternidad o paternidad, estos cobrarán el 100% de su salario durante el periodo que dure la baja y será la Seguridad Social la que se haga cargo del salario de forma directa.

Si la gestión de bajas laborales puede ser complicada y la gestión de gastos que tiene una empresa también lo es, el resultado puede ser catastrófico.

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