¿Cómo gestionar los gastos profesionales en tu empresa?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 27 de diciembre de 2023

La gestión de gastos profesionales es esencial para las empresas, que necesitan tener un control de los gastos que corren a cargo de la empresa. 

Históricamente recopilábamos las facturas y los tickets de todos nuestros gastos dentro del marco profesional a través de una nota de gastos. Después lo recibía el equipo contable y realizaban nuestro reembolso.

Hoy en día, existen herramientas digitales que permiten gestionar los gastos de una manera más organizada. De esta forma, tanto empleados como empresas contarán con una mayor serenidad. Además, permiten realizar informes y gráficos con el histórico de gastos.

Hoy te explicamos más en detalle cómo gestionar los gastos profesionales en tu empresa.

¿Qué son los gastos profesionales?

Los gastos profesionales son los gastos que un empleado emplea cuando realiza su trabajo de tal manera que necesita disponer de servicios "extra", los cuales paga la empresa. No deben confundirse con los gastos extraordinarios, ni tampoco con los gastos de empresa, que hacen referencia esencialmente a los gastos relacionados con la actividad de la empresa y en ningún caso están vinculados al ejercicio de la profesión de un trabajador.

Los gastos profesionales, que el trabajador suele adelantar de su bolsillo, son reembolsados por la empresa previa presentación de un justificante de gastos. Es importante destacar que no todos los gastos profesionales son gastos deducibles de impuestos.

En definitiva, los gatos profesionales se refieren a los gastos que un trabajador incurre al desempeñar sus funciones en un sitio diferente al de su ubicación laboral principal. Por ello, a continuación te explicaremos qué es una nota de gastos.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos es un documento que recopila en formato físico todos los gastos realizados por un empleado en nombre de la empresa. Este informe sirve como evidencia de los pagos efectuados y facilita el reembolso de dichos gastos al empleado. En la actualidad, las compañías han modernizado sus procesos, incluyendo la digitalización de los informes de gastos, y cuentan con programas especializados que permiten la creación de dos tipos de nota de gastos:

1️⃣ La nota de gastos convencional, donde el trabajador simplemente registra el tipo de gasto y las cantidades correspondientes.

2️⃣ La nota de gastos por kilometraje, donde el empleado detalla las etapas de su trayecto mediante una aplicación específica, y los gastos de transporte se calculan de manera automática.

¿Cuáles son los criterios para que se considere gasto profesional?

Es necesario satisfacer tres criterios esenciales:

1️⃣ El gasto debe estar vinculado a la labor profesional del empleado.

2️⃣ El gasto debe contar con una fecha y estar asociado a un periodo fiscal específico.

3️⃣ Se requiere que el desembolso vaya acompañado de un recibo, elemento crucial en el procedimiento de reembolso.

¿Cuáles son los desembolsos que la empresa asume?

La empresa está obligada a reembolsar completamente los costos detallados en las notas de gastos de sus empleados, respetando los límites establecidos por la normativa vigente. Dentro de este marco, la empresa puede compensar diversos tipos de gastos:

  1. Gastos de restauración: Este rubro abarca principalmente los costos asociados con comidas y restaurantes.

  2. Gastos de locomoción: Cuando el empleado se desplaza en su vehículo personal, puede recibir un reembolso conforme a los montos establecidos por la Agencia Tributaria para la compensación por kilometraje. En general, este reembolso se aplica especialmente al transporte público.

  3. Gastos de estancia: Estos gastos son válidos únicamente si el lugar de trabajo del empleado se encuentra a una distancia mínima de 50 km de su domicilio o a más de 1 hora y 30 minutos en transporte público.

  4. Otros desembolsos: Incluyen costos relacionados con el teletrabajo, material de oficina, documentación, entre otros.

Así mismo es importante tener en cuenta que, no todos los gastos asumidos son necesariamente gastos profesionales reembolsables por la empresa.

¿Cómo gestionar los gastos profesionales?

Existen diferentes maneras de gestionar los gastos profesionales hoy en día. Tal y como hemos dicho anteriormente, las notas de gastos son un documento en papel que reúne todos los gastos asumidos por un trabajador por cuenta de la empresa. 

Te damos algunos consejos para la gestión definitiva de tus gastos profesionales:

1️⃣ Marca una cantidad máxima de gastos: La cantidad puede venir determinada a nivel mensual, trimestral, semestral o anual. La idea es marcar un límite de gastos profesionales para las profesiones que suelen tener este tipo de gastos.

2️⃣ Optimiza la gestión de gastos en tu empresa: La gestión de efectivo de una empresa es una de las prioridades para los empresarios. Encontrar la fórmula perfecta entre los ingresos y los gastos permitirá tener una organización clara para el uso de gastos profesionales por parte de los empleados.

3️⃣ Contar con las herramientas adecuadas: Contar con un software que te ayude a llevar un control de los gastos profesionales te permitirá ganar tiempo en la contabilidad de la empresa y en la gestión de los empleados.

Por otro lado, los empleados necesitan tener la certeza que los gastos que han realizado de manera anticipada por un servicio profesional, van a ser reembolsados cuanto antes. Por ello, la transformación digital de las empresas y en específico, la digitalización de este proceso y las notas de gasto permite ahorrar tiempo y ganar control al Departamento de RRHH.

¿Cómo terminar con una gestión tan lenta y repetitiva?

Supervisar, verificar y reembolsar los informes de gastos de los empleados puede resultar una labor tediosa que demanda considerable tiempo en la empresa. En la actualidad, la digitalización de los informes de gastos se presenta como una imperiosa necesidad.

¿Tenemos alguna alternativa? Pues bien, la respuesta es sí. Es decir, optar por un programa de gestión de informes de gastos para llevar a cabo la digitalización integral del proceso, automatizarlo y agilizar su procesamiento.

PayFit es un ejemplo de software que te ayuda con la gestión de los gastos profesionales en tu empresa. Gracias al módulo de gastos profesionales, tus empleados pueden añadir sus gastos de manera sencilla y organizada a través de una simple foto del ticket o factura. Estos gastos llegan al responsable de validarlos, quien decidirá si aceptarlos o rechazarlos en función de lo acordado. Finalmente podrás generar un fichero SEPA para proceder al reembolso. En definitiva, la desmaterialización de los gastos profesionales tiene como objetivo terminar con el almacenaje de millones de tickets y de facturas de los gastos de todos los empleados.

💡 ¿Sabías qué?

Gracias a la tecnología OCR (Optical character recognition), de reconocimiento óptico, añadir los gastos profesionales en la plataforma de PayFit es 5 veces más rápido.

En conclusión, la gestión efectiva de los gastos profesionales es esencial para garantizar la transparencia, eficiencia y cumplimiento dentro de una empresa. Establecer políticas claras, emplear herramientas digitales modernas y fomentar prácticas de registro precisas son componentes clave para optimizar este proceso. La adaptación a soluciones tecnológicas, como programas especializados, facilita la digitalización y automatización de la gestión de gastos, permitiendo una mayor agilidad en la presentación, aprobación y reembolso de los desembolsos laborales. Al priorizar la integridad en la administración de los gastos profesionales, las empresas no solo mejoran su eficiencia operativa, sino que también promueven una relación laboral basada en la confianza y la responsabilidad financiera.

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