¿Cómo gestionar los gastos profesionales en tu empresa?

La gestión de gastos profesionales es esencial para las empresas, que necesitan tener un control de los gastos que corren a cargo de la empresa. 

Históricamente recopilábamos las facturas y los tickets de todos nuestros gastos dentro del marco profesional a través de una nota de gastos. Después lo recibía el equipo contable y realizaban nuestro reembolso.

Hoy en día, existen herramientas digitales que permiten gestionar los gastos de una manera más organizada. De esta forma, tanto empleados como empresas contarán con una mayor serenidad. Además, permiten realizar informes y gráficos con el histórico de gastos.

Hoy te explicamos más en detalle cómo gestionar los gastos profesionales en tu empresa.

¿Qué son los gastos profesionales?

Los gastos profesionales son los gastos que un empleado emplea cuando realiza su trabajo de tal manera que necesita disponer de servicios "extra", los cuales paga la empresa. No deben confundirse con los gastos extraordinarios, ni tampoco con los gastos de empresa, que hacen referencia esencialmente a los gastos relacionados con la actividad de la empresa y en ningún caso están vinculados al ejercicio de la profesión de un trabajador. Los gastos profesionales, que el trabajador suele adelantar de su bolsillo, son reembolsados por la empresa previa presentación de un justificante de gastos.

Es importante destacar que no todos los gastos profesionales son gastos deducibles de impuestos.

Cómo gestionar los gastos profesionales

Existen diferentes maneras de gestionar los gastos profesionales hoy en día. Tradicionalmente, las notas de gastos son un documento en papel que reúne todos los gastos asumidos por un trabajador por cuenta de la empresa. Sin embargo, las empresas han digitalizado sus procesos y ahora existen herramientas que digitalizan los tickets y las facturas para gestionar los gastos de los empleados.

Te damos algunos consejos para la gestión definitiva de tus gastos profesionales:

1. Marca una cantidad máxima de gastos

La cantidad puede venir determinada a nivel mensual, trimestral, semestral o anual. La idea es marcar un límite de gastos profesionales para las profesiones que suelen tener este tipo de gastos.

2. Optimiza la gestión de gastos en tu empresa

La gestión de efectivo de una empresa es una de las prioridades para los empresarios. Encontrar la fórmula perfecta entre los ingresos y los gastos permitirá tener una organización clara para el uso de gastos profesionales por parte de los empleados.

3. Contar con las herramientas adecuadas

Contar con un software que te ayude a llevar un control de los gastos profesionales te permitirá ganar tiempo en la contabilidad de la empresa y en la gestión de los empleados.

Por otro lado, los empleados necesitan tener la certeza que los gastos que han realizado de manera anticipada por un servicio profesional, van a ser reembolsados cuanto antes.

La digitalización de este proceso y las notas de gasto permite ahorrar tiempo y ganar control.

¿Necesitas una nota de gastos? Puedes descargar nuestro modelo gratis.

Cómo gestionar los gastos profesionales con PayFit

PayFit es un ejemplo de software que te ayuda con la gestión de los gastos profesionales en tu empresa. Tus empleados pueden añadir sus gastos de manera sencilla y organizada a través de una simple foto del ticket o factura. Estos gastos llegan al responsable de validarlos, quien decidirá si aceptarlos o rechazarlos en función de lo acordado. Finalmente podrás generar un fichero SEPA para proceder al reembolso.

Gastos profesionales controlados con la nueva política de gastos

Recientemente, PayFit ha ampliado el módulo de gastos con una nueva política. Esta solución fue creada para mejorar la experiencia del administrador del centro de trabajo cuando gestiona los gastos y crear nuevas funcionalidades que puedan ayudar a la empresa a llevar un control sobre los gastos profesionales.

Crear una política de gastos fácilmente

Gracias a la nueva política de gastos, la empresa puede definir lo siguiente:

• Una empresa puede definir una política general para la empresa.

• Una empresa puede definir políticas por tipo de gasto.

• Una empresa puede definir 2 tipos de alerta para una política de gastos: Bloqueo y advertencia. 

Esto quiere decir que si la cantidad supera la máxima establecida por la categoría puede aparecer una advertencia o directamente puede bloquear el añadir este tipo de gasto.

• Un empleado no puede enviar un gasto si no cumple con las políticas.

• El administrador y el administrador reciben una alerta cuando un gasto excede la política.

Además, podrás tener acceso a un resumen de todos los gastos profesionales de tu empresa, mes a mes y categorizados en función del tipo de gasto. Asimismo podrás visualizar en cualquier momento los justificantes y descargar el detalle de gastos en formato Excel.La desmaterialización de gastos profesionales

PayFit tiene como objetivo simplificar la gestión de los recursos humanos en las PYME europeas, ahorrándoles tiempo gracias a una solución rápida y confiable.

El ciclo de vida de una nota de gastos implica varios actores: el colaborador, el manager, la contabilidad, los RRHH, el director financiero… Siguiendo la línea del objetivo, simplificar el conjunto de este ciclo permitía a nuestros clientes automatizar una tarea mecánica más y centrarse en tareas de valor añadido.

La desmaterialización de los gastos profesionales tiene como objetivo terminar con el almacenaje de millones de tickets y de facturas de los gastos de todos los empleados.

¿Quieres saber cómo PayFit ha encontrado la manera de registrar todas las facturas en la plataforma, sin necesidad de guardarlas en papel físico? ¡Te lo contamos! Digitalizar los gastos profesionales ha sido posible gracias al reconocimiento óptico, conocido como tecnología OCR.

Por qué Mindee como reconocimiento óptico para la gestión de gastos

PayFit habla con Jonathan Grandperrin, CEO de Mindee, para saber cómo se ha percibido la colaboración para crear esta funcionalidad en la plataforma y cómo han avanzado desde entonces.

"Comparamos las soluciones de OCR disponibles para nosotros. Después de una selección, pasamos pruebas a cada uno, de acuerdo con nuestras necesidades. Encontramos que Mindee es la mejor solución, en términos de velocidad, eficiencia y confiabilidad." afirma el equipo de producto de PayFit.

En PayFit nos aseguramos de escoger una solución que respete el RGPD y que funcione en la confidencialidad de los datos, por lo que Mindee, era perfecto.

Efectivamente, realizar notas de gasto ocupa tiempo y no es algo que se pueda hacer de forma automática. Hasta ahora. Con PayFit podrás tirar los tickets, olvidarte del papeleo y, en resumen, olvidarte de guardar los gastos en un excel. Empieza a subir los gastos de los empleados a nuestra plataforma de forma automática y recibiendo atención personalizada por parte de nuestros asesores laborales.