¿El certificado de retenciones qué es?

Entre todas las obligaciones de la empresa en materia laboral, una de ellas es entregar anualmente el certificado de retenciones a sus empleados, el cúal recoge las deducciones de IRPF.

Esto tiene especial importancia para el empleado ya que este documento le sirve como guía para realizar de forma correcta su declaración de la renta a Hacienda. Asimismo, para calcular el IRPF en nómina de manera precisa, es esencial contar con la documentación necesaria para hacer la declaración de la renta. 

Este proceso no solo implica entender cómo se aplica el IRPF a los ingresos del trabajador, sino también organizar adecuadamente todos los documentos que respaldan estas cifras, incluyendo el certificado de retenciones, recibos de nómina y cualquier otra prueba de deducciones o ingresos adicionales. Al aproximarse el período para presentar la declaración de la renta del IRPF, es crucial revisar detenidamente toda la documentación para asegurarse de que la información reportada a la Agencia Tributaria sea completa y correcta, evitando errores que podrían resultar en sanciones o devoluciones fiscales incorrectas.

Por ello, en el artículo de hoy PayFit te resuelve el cómo, porqué, para qué, cuándo y dónde se pide el certificado de ingresos y retenciones.  

¿Qué es el certificado de retenciones?

El documento de retenciones de IRPF o certificado de retención de IRPF es un documento que indica la cantidad de dinero que ha ido abonando mensualmente cada empleado, a través de sus retenciones de IRPF en nómina, a la Agencia Tributaria. 

En otras palabras, el certificado de retenciones es un justificante de que la empresa (para aquellos trabajadores por cuenta ajena) ha ingresado a la Agencia Tributaria el porcentaje de IRPF correspondiente por cada trabajador.

No obstante, a parte de ir dirigido a tus trabajadores, el certificado de retenciones también va dirigido a profesionales y autónomos que hayan dado servicio a tu empresa y cuyas sus facturas hayan sido incluidas en el modelo 111. 

¿Para qué sirve el certificado de retenciones?

Como el documento del certificado de retenciones es un resumen del IRPF pagado en el año anterior, es un documento que sirve a los empleados para que estos puedan realizar su Declaración de la Renta correctamente.

Recuerda que cuando se realiza la declaración de la renta, es necesario indicar la cantidad de IRPF pagado a año vencido.

Además de las retenciones y deducciones en nómina, el certificado de retenciones incluye  información sobre las retribuciones recibidas, lo cual es importante a la hora de realizar la declaración de la renta. 

¿Cuándo se solicita el certificado de retenciones de IRPF?

La Agencia Tributaria es la que pone a disposición de la gestoría el certificado de ingresos y retribuciones de la empresa una vez se ha presentado correctamente el modelo 190.

Como empresa, una vez recibas el certificado de retenciones por parte de tu gestoría ya se lo podrás proporcionar a tus empleados. A tus empleados, les deberás entregar el certificado original firmado y sellado por tu empresa como emisora.

Como empleado, recuerda que es tu empresa la encargada de facilitarte el certificado de retenciones, no el SEPE u otra entidad pública, y siempre debe estar firmado por ellos.

Como empresa responsable de realizar retenciones, tu deber no se limita únicamente a generar el certificado de retenciones; es también imperativo asegurarse de que este documento llegue a manos de los contribuyentes antes del inicio del periodo para presentar la Declaración de la Renta.

Esto significa que, si para el 5 de abril no has distribuido todos los certificados necesarios, estarías incurriendo en una falta tributaria leve, punible con una multa de 150 euros por cada certificado no emitido, tal como se especifica en el artículo 206 del Real Decreto 2063/2004. Además, es importante que el certificado se entregue en su versión original, debidamente firmado y sellado por la entidad o profesional emisor.

Normalmente, es la asesoría laboral de tu empresa quien se encarga de gestionar y presentar los diferentes certificados de retenciones en tu nombre, así como de facilitarte el acceso a estos importantes documentos.

¿Qué pasa si la empresa no te da el certificado de retenciones?

Si la empresa no entrega el certificado de retenciones a un empleado, esto puede generar problemas tanto para el empleado como para la empresa. El certificado de retenciones es crucial para que los trabajadores puedan realizar correctamente su declaración de la renta, ya que indica la cantidad de dinero que se ha retenido de su salario por concepto de IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).

Por un lado, el empleado podría enfrentarse a dificultades al no disponer de la información necesaria para cumplir con sus obligaciones fiscales. Sin este certificado, no podrían verificar las cantidades retenidas y reportadas por el empleador a la Agencia Tributaria, lo que podría resultar en una declaración de la renta incorrecta.

Por otro lado, la empresa está obligada por ley a proporcionar este certificado. La falta de entrega puede considerarse una infracción de las obligaciones fiscales del empleador, lo que podría acarrear sanciones o multas por parte de las autoridades fiscales.

En conclusión, el certificado de retenciones es un documento esencial que refleja el IRPF en nómina y otras retenciones aplicadas a lo largo del año fiscal. Es vital tanto para el cumplimiento de las obligaciones fiscales del empleado como para la correcta gestión administrativa por parte de la empresa. Asegurarse de que este certificado se emita y entregue correctamente no solo evita posibles sanciones legales para la empresa, sino que también facilita a los empleados la realización de su declaración de la renta de manera precisa. 

Con una asesoría laboral digital como PayFit, tus asesores presentarán tus certificados y tú podrás consultar y mandar todos los certificados a tus empleados en tan solo un par de clics. ¿Ventajas? Tú ahorras tiempo sin perder el acceso a tu información en ningún momento.

💻 Solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales y...¡únete a las más de 16.000 empresas que ya se han unido a la transformación digital!