Congés payés : que dit la loi ?

En France, les congés payés sont un droit dont disposent tous les salariés, qu’ils travaillent au sein d’une structure privée ou publique. 

C’est à l’employeur que revient la charge de gérer et d’organiser ces jours de repos obligatoires, et d’en informer ses salariés. 

Quels sont les droits et les obligations en matière de congés payés ? Quelle est la réglementation pour le calcul des congés payés ? Comment organiser efficacement sa politique de congés payés ? PayFit vous explique.

Réglementation des congés payés : quelles obligations légales pour l’employeur ?

Selon le Code du travail, tout salarié a droit à un congé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif auprès du même employeur, soit 30 jours ouvrables par an. Ce principe s’applique quel que soit le type de contrat de travail (CDD, CDI, intérim) et l’ancienneté du salarié.

💡Que l’employé travaille à temps plein ou à temps partiel, le nombre de jours de congés auxquels il a droit est identique. 

Sont considérés comme jours ouvrables tous les jours de la semaine, à l’exception : 

• du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) ;

• des jours fériés habituellement non travaillés. 

L’employeur peut tout à fait décider de définir le nombre de jours de congés en jours ouvrés, à savoir les jours durant lesquels l’entreprise est ouverte. Dans ce cas, il doit veiller à garantir à ses salariés des droits au moins égaux à ceux basés sur le calcul en jours ouvrables.

En principe, la période de prise de congé est fixée par un accord d’entreprise ou une convention de branche. Celle-ci peut s’étendre sur l’ensemble de l’année ou non, mais elle doit obligatoirement respecter la période légale de congé principal allant du 1er mai au 31 octobre. 

Calcul des congés payés : comment évaluer les indemnités des salariés?

Le quota de congés payés cumulés dépend du temps de travail effectif réalisé par le salarié sur une période donnée, appelée « la période de référence ». Le temps de travail effectif correspond au temps durant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives.  Le salarié en congés ne reçoit pas de salaire : celui-ci est remplacé par une indemnité de congés payés. Deux solutions existent pour calculer le montant de cette indemnité : 

• La règle dite du « dixième » : l'indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de de l’année de référence écoulée ;

• La règle du « maintien de salaire » : l’indemnité correspond à la rémunération qui aurait été perçue durant la période de congé si le salarié avait continué à travailler.

Il revient à l'employeur de procéder aux deux différents calculs et de retenir la solution la plus avantageuse pour le salarié.

Acquisition et prise de congés payés : y a-t-il des spécificités juridiques à connaître ?

L’ordre des départs en congés peut être défini par l’employeur, en tenant notamment compte de  :

• la situation familiale des salariés ;

• leur ancienneté ;

• leur(s) activité(s) chez un ou plusieurs autres employeurs.

💡 Droit du travail et congés payés, ça évolue : jusqu'à présent, les périodes d'arrêt de travail dues à une maladie non professionnelle n'étaient pas comptabilisées comme du temps de travail effectif pour l'accumulation de droits à congés payés. Cette disposition a été révisée. Désormais, un salarié en arrêt pour maladie ordinaire ou accident non professionnel continue d'acquérir des droits à congés payés comme s'il travaillait effectivement. La loi du 22 avril 2024 spécifie à ce titre que les salariés concernés peuvent accumuler jusqu'à 2 jours ouvrables de congé par mois, avec un maximum de 24 jours ouvrables par an.

Report congés payés : quelles règles ?

En principe, les congés payés non pris avant la fin de la période de référence sont considérés comme perdus. Il n'est pas possible de les reporter sur la période de référence suivante, sauf accord de l’employeur.

Toutefois, si le salarié est en arrêt maladie avant la prise de ses congés, il conserve ses jours de congés. Il pourra bénéficier d'un report de 15 mois des congés payés acquis non pris à la fin de l’arrêt de travail. 

⚠️ Attention : la règle de report des congés payés en cas d'arrêt maladie varie en fonction de la période d'acquisition des congés.

Organisation des congés payés des salariés 

Élaborer une organisation sans faille autour de la question des absences est primordial afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise. Pour ce faire, il est indispensable de : 

• tenir les salariés informés de la période de prise de congés : avant toute chose, chaque salarié doit être informé de la période de référence des congés payés, ainsi que de la période de prise des congés payés. 

• clarifier l’ordre des départs en congés : l’ordre des départs et les éventuelles priorités données à certains salariés doivent être précisés de manière claire par la convention collective, par accord d’entreprise ou d’établissement. À défaut d’accord, la précision pourra être apportée par décision de l’employeur après avis du CSE. 

• s’assurer de la prise effective des congés payés : chaque employeur a l’obligation de délivrer à ses salariés des congés payés. De fait, il lui revient également de s’assurer que ceux-ci soient bel et bien pris et d’en informer ses salariés. Pour cela, il est important d’offrir à ses employés la possibilité de consulter en temps réel les congés payés dont ils disposent.  Pour toutes ces raisons, les outils de gestion de congés peuvent s’avérer être de véritables alliés du quotidien, garantissant notamment une visibilité sur l’ensemble des plannings de congés des salariés. C’est la garantie pour l’employeur et les équipes RH de suivre et d’informer les différents collaborateurs de la législation en matière de congés payés, tout en gagnant un temps précieux.

Gérer les congés avec PayFit

PayFit permet d’automatiser cette gestion au quotidien, en offrant la possibilité à ses utilisateurs de formuler et valider les demandes de congés payés en quelques clics. Les salariés peuvent notamment : 

• effectuer leurs demandes de congés via leur espace employé ;

• visualiser leur solde de congés et de RTT ;

• suivre le statut de validation de leurs demandes de congés ;

• visualiser les jours d’absences posés par les membres de leur équipe. 

De leur côté, les managers peuvent quant à eux : 

• valider les congés des membres de leur équipe ;

• ajouter des commentaires en cas de refus ;

• visualiser les jours d'absence de leur équipe.

💡 Ce que dit la loi pour les congés payés refusés : en tant qu’employeur, il est parfaitement autorisé de refuser des congés payés à l’un de ses salariés, à condition d’évoquer une raison réelle et objective (augmentation de l’activité, nécessité d’assurer la continuité du service…).

Concernant les congés payés, la loi au travers du Code du travail implique donc pour l’employeur un certain nombre de droits, mais lui impose également différents devoirs à l’égard de ses salariés.