Comment calculer le maintien de salaire lors d’un arrêt maladie ?

Tout salarié qui bénéficie d’un arrêt de travail pour cause de maladie d’origine non professionnelle, également appelé arrêt maladie, fait l’objet d’une suspension de son contrat de travail pendant cette période. 

L’arrêt maladie, justifié par un certificat médical prescrit par le médecin du salarié, peut  sous certaines conditions lui permettre de bénéficier d’un maintien de sa rémunération. La loi prévoit le versement d’indemnités versées par la sécurité sociale et par l’employeur pour compenser la perte de revenus du salarié. 

Comment calculer le maintien de salaire du salarié en arrêt maladie ? Comment calculer le complément de salaire versé en arrêt maladie ? Quel est le coût d’un salarié en arrêt maladie pour l’employeur ? Comment faire apparaître le calcul du salaire pendant l’absence du salarié pour maladie sur le bulletin de paie ? PayFit vous explique.

Quelle est la procédure à suivre en cas d’arrêt maladie ?

Pour le salarié

Le salarié qui s’absente de son poste de travail en raison d’une maladie d’origine non professionnelle, doit se faire prescrire un arrêt de travail par son médecin traitant. L’arrêt de travail délivré par le médecin doit ensuite être adressé à l’employeur et à la Sécurité sociale dans un délai de 48 heures à compter de l’arrêt. 

La transmission de l’avis d’arrêt maladie mentionnant les dates et les motifs de l’arrêt de travail à l’employeur et la Sécurité sociale permet d’ouvrir les droits à l’indemnisation. 

En cas de prolongation de l’arrêt maladie, l’avis de prolongation de l’arrêt établi par le médecin doit également être adressé par le salarié à l’employeur. 

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à lire notre article sur l’arrêt maladie : les obligations du salarié.

💡 Bon à savoir : le salarié qui ne respecte pas l’obligation de transmission de son arrêt maladie est fautif. Ce dernier peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire allant jusqu’au licenciement pour absence prolongée et injustifiée.

Pour l’employeur

Dans le cadre d’un maintien de salaire sans subrogation, l’employeur dispose d’un délai de 5 jours à compter de la réception de l’arrêt maladie du salarié pour établir la déclaration sociale nominative (DSN) du salarié  également appelée l’attestation de salaire.   

Cette attestation transmise par l’employeur à la Sécurité sociale permet le calcul du montant des indemnités journalières, qui seront versées au salarié en arrêt maladie par l’organisme.

💡 Bon à savoir : le prolongement de l’arrêt maladie pour une durée supérieur à 6 mois nécessitera la production d’une nouvelle attestation de salaire. 

En principe, les indemnités journalières sont versées directement au salarié. Toutefois, l’employeur peut demander la subrogation de salaire, c’est-à-dire que ce dernier percevra les indemnités journalières pour le compte du salarié afin de les verser lui-même. 

Généralement, l’employeur verse la totalité du maintien de salaire au salarié, et fait ensuite l’objet d’un remboursement par la Sécurité sociale. L’employeur qui a sollicité la subrogation de salaire lors de l’établissement de la déclaration sociale nominative du salarié (DSN), ne dispose pas de délai à respecter pour la transmission de l’attestation de salaire qui permet le calcul du salaire lors d’un arrêt maladie. 

💡 Bon à savoir : si vous souhaitez avoir recours à la subrogation du salaire, n’hésitez pas à télécharger notre exemple de bulletin de paie avec IJSS et avec subrogation.

Comment calculer la rémunération du salarié en arrêt maladie ?

Le salarié en arrêt maladie peut percevoir un revenu de remplacement qui vise à compenser la perte de ses revenus engendrée par la suspension de son contrat de travail. Ce revenu est composé :

• des indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) versées par l’assurance maladie ;

• et des indemnités complémentaires versées sous conditions par l’employeur.

Indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS)

Le salarié en arrêt de travail pour maladie peut percevoir des indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS). 

Ces indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) sont versées pendant les 6 premiers mois de l’arrêt de travail, sous réserve que le salarié : 

• ait transmis son arrêt de travail dans le délai de 48 heures à compter de l’arrêt ;

• ait travaillé au moins 150 heures au cours des 90 jours précédant l’arrêt de travail ; 

ou bien ait cotisé sur la base d’une rémunération au moins égale à 1 015 le montant du SMIC horaire (soit 11 824,75 € au 1er janvier 2024) au cours des 6 mois précédant l’arrêt maladie.

➡️ Comment compter les jours d’arrêt maladie ? 

Les indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) sont versées au salarié pour chaque jour calendaire (week-end et jour fériés compris) de son arrêt de travail pour maladie, après un délai de carence de 3 jours. 

💡 Bon à savoir : le calcul du délai de carence ne s’applique pas en cas de : 

• reprise d'activité entre deux arrêts de travail n'ayant pas dépassé 48 heures ;

• arrêts de travail successifs dus à une affection de longue durée (ALD).

Exemple : un salarié est placé en arrêt maladie du 12 février au 28 février 2024. Ce dernier percevra les indemnités journalières de la sécurité sociale (IJSS) à partir du quatrième jour de son arrêt de travail, soit du 15 février au 28 février 2024. 

➡️ Comment calculer les indemnités journalières ?

Les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale sont égale à 50 % du salaire journalier de base du salarié. Pour un salarié bénéficiant d’une mensualisation de son salaire, le salaire journalier équivaut au 3 derniers salaires bruts perçus avant l’arrêt maladie divisé par 91,25.

Exemple : un salarié est rémunéré 2 300 € par mois au cours des 3 derniers mois précédant son arrêt de travail. 

Le calcul du salaire journalier de base du salarié en arrêt maladie est de 75,61 €  par jour (2 300 x 3 / 91,25) = 75,61). Le montant de ses indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) correspond à 37,80 € par jour (75,61 x 50 % = 37,80). 

💡 Bon à savoir : le salaire pris en compte pour calculer le salaire journalier du salarié en arrêt maladie est plafonnée à 1,8 fois le montant du SMIC mensuel en vigueur (soit 3 180,45€ bruts par mois au 1er janvier 2024). La loi prévoit également une indemnité journalière maximale de 52,28 € bruts pour l’année 2024. 

L'utilisation d’un simulateur de calcul des IJSS permet de calculer simplement le montant des indemnités à verser pendant l’absence d’un salarié pour maladie.

Indemnités complémentaires versées par l’employeur 

Dans le cadre d’un maintien de salaire pendant l’arrêt maladie sans subrogation, le calcul et le versement des indemnités complémentaires versées par l’employeur vont être effectuées séparément. Le salarié perçoit les indemnités à l’issue d’un délai de carence de 7 jours applicable pour chaque arrêt de travail, c’est-à-dire que le versement des indemnités complémentaires débute au huitième jour de l'arrêt maladie (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

➡️ Quelles sont les conditions pour percevoir les indemnités complémentaires ?

Pour percevoir les indemnités complémentaires, le salarié nécessite de remplir les conditions suivantes :

• justifier d'au moins une année d'ancienneté dans l'entreprise (calculée à partir du 1er jour d'absence) ;

• avoir transmis le certificat médical dans les 48 heures à l'employeur ; 

• bénéficier des indemnités journalières versées par la sécurité sociale ;

• être soigné en France ou dans l'un des États membres de l'Espace économique européen ;

• ne pas être travailleur à domicile ou salarié saisonnier, intermittent ou temporaire.

➡️ Quel est le montant des indemnités complémentaires et pour quelle durée ?

Le salarié en arrêt maladie perçoit un pourcentage de la rémunération brute qu’il aurait perçue s’il avait travaillé :  

• 90 % de sa rémunération brute pendant les 30 premiers jours de l’arrêt maladie ; 

• 2/3 (soit 66,66 %) de sa rémunération pendant les 30 jours suivants. 

La période d’indemnisation est augmentée de 10 jours par tranche de 5 ans d’ancienneté, sans toutefois pouvoir dépasser 90 jours. 

Exemple : pour un salarié en arrêt maladie pendant 60 jours qui a une ancienneté de 7 ans dans l’entreprise, le calcul du salaire en arrêt maladie correspond à :

• 90 % de sa rémunération brute pendant 40 jours ;

• 2/3 (soit 66,66 %) de sa rémunération brute pendant les 20 jours restants. 

Le coût du salarié en arrêt maladie pour l'employeur est déduit du montant des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale, c’est-à-dire que l’employeur est tenu de s'acquitter de la différence. 

⚠️ Attention : des dispositions conventionnelles peuvent prévoir des conditions d’indemnisation plus favorables pour le salarié.

Comment calculer l’absence pour maladie sur le bulletin de paie ? 

La transmission du bulletin de salaire lors de l’arrêt maladie du salarié est obligatoire. Ce bulletin de salaire doit mentionner les éléments nécessaire au calcul de l’absence pour arrêt maladie, à savoir :

• la déduction de salaire du salarié pour le nombre de jours d’absences ; 

• le montant des indemnités journalières versées par la Sécurité sociale (IJSS) ; 

• le montant des indemnités complémentaires versées par l’employeur. 

💡 Bon à savoir : si vous souhaitez savoir comment mentionner les indemnités journalière le bulletin de salaire, n’hésitez pas à consulter notre article sur la mention des IJSS sur la fiche de paie. 

Comment calculer l’absence pour maladie sur le bulletin de paie ? 

L’absence pour maladie est une durée qui est déduite du bulletin de paie du salarié.

Au moment d'éditer les bulletins de paie, il convient donc de procéder au calcul de l’absence en paie.

Le principe est que la retenue sur salaire pour une absence pour maladie doit être proportionnelle à la durée de l’absence. C’est pourquoi la méthode de calcul retenue est la méthode de l’horaire réel.

Cette méthode consiste à diviser le salaire mensuel par le nombre d’heures réellement effectuées dans l’entreprise pendant le mois considéré.

💡 Bon à savoir : l’attribution d’un bulletin de salaire durant l’arrêt maladie du salarié est obligatoire - même en cas d’arrêt maladie longue durée. Pour en savoir davantage, n'hésitez pas à consulter notre article sur la manière de mentionner l'IJSS sur la fiche de paie.

Quel est le lien entre la subrogation et le calcul du salaire lors de l’arrêt maladie ? 

En principe, c’est le salarié qui perçoit directement les indemnités journalières. Toutefois,  dans l’hypothèse où le salaire est partiellement ou totalement maintenu, l’employeur peut recourir à une subrogation.

Qu’est-ce que la subrogation ? 

Dans les cas d’absence pour arrêt maladie, la convention collective peut prévoir le maintien de la rémunération du salarié pendant son arrêt de travail.

L’employeur verse alors un complément de salaire qui permet de compléter les indemnités journalières versées par la sécurité sociale.

Il n'est possible de recourir à la subrogation qu'en cas de maintien de salaire par l'employeur.

Avec la subrogation, l'employeur verse lui-même au salarié les IJSS. Il est ensuite remboursé par la sécurité sociale pour la part qu’il a avancée. 

Comment maintenir le salaire sans subrogation ?

Se pose également la question du maintien de salaire sans subrogation et du calcul de ce maintien de salaire lors de l’arrêt maladie, sans subrogation.

En l’absence de subrogation, l’employeur avance les IJSS en les versant au salarié et demande ensuite  le remboursement au salarié. 

Sauf si l’employeur a exprimé sa volonté de permettre au salarié de cumuler les indemnités journalières de la sécurité sociale et le salaire maintenu.

Pour en savoir plus sur les dispositions spécifiquement applicables dans le cadre de votre convention collective, pensez à consulter nos fiches dédiées :

• arrêt maladie dans la convention collective vente à distance

• arrêt maladie dans la convention collective HCR

• arrêt maladie dans la convention collective de la restauration rapide

• arrêt maladie dans la convention collective de l'immobilier

• arrêt maladie dans la convention commerce de gros