¿El registro horario digital, cuándo entra en vigor ?

Tras el rechazo a la reducción de jornada laboral a 37,5 horas, el Ministerio de Trabajo mueve ficha por la vía reglamentaria : llega un nuevo registro horario digital obligatorio que persigue más trazabilidad, menos horas extra impagadas y mayor transparencia entre la jornada laboral y las nóminas.

Esta medida refuerza la importancia de profesionalizar el control horario de trabajadores en todas las empresas, independientemente de su tamaño. Es decir, no cambia la jornada máxima legal (se mantiene en 40 horas semanales tras el rechazo a las 37,5), pero sí cambia el “cómo” se controla el tiempo de trabajo : más precisión, más trazabilidad y menos margen para el fraude de horas extra. 

¿Qué es el registro horario digital ? ¿Cuándo es obligatorio el registro horario digital ? ¿Cuántos sistemas serán aceptados cuándo se implemente el registro de jornada digital obligatorio ? ¿Cuándo entrará en vigor el control horario digital obligatorio ? En el artículo de hoy trataremos de todo lo que se habla en torno a la futura ley.

¿Qué exige la nueva Ley de control horario ?

La normativa refuerza el marco de 2019 y estandariza un modelo digital con más garantías. 

En términos operativos, esto es lo que debemos esperar :

• Digital por defecto : el registro electrónico de la jornada laboral debe ser verificable e inalterable, desplazando definitivamente los métodos manuales. Si necesitas entender mejor los fundamentos del registro de jornada laboral actual, es importante saber que esta reforma amplía y digitaliza las obligaciones existentes.

• Trazabilidad completa : identificación inequívoca del trabajador, sello de tiempo, logs de cambios y control de incidencias.

• Detalle de la jornada : registro de inicio y fin, pausas computables, horas extra, guardias y jornadas flexibles.

• Acceso y conservación :

• Acceso inmediato para cada trabajador a su registro individual.

• Conservación mínima de 4 años con capacidad de exportación inmediata.

• Interoperabilidad con Inspección : acceso remoto y en tiempo casi real a los datos del registro.

• Cobertura de todas las modalidades : presencial, híbrido, remoto, itinerantes y múltiples centros.

• Protección de datos (RGPD/LOPDGDD) : base legitimadora, información a la plantilla, minimización de datos y medidas de seguridad adecuadas.

• Alineamiento con nómina : se impulsa la coherencia entre lo registrado y lo pagado (integración o conciliaciones periódicas).

A modo de resumen, te dejamos con una tabla comparando los principales cambios respecto a la ley de 2019 :

💡 Nota : hasta la publicación oficial en el BOE, los detalles pueden variar. La tabla refleja el espíritu de la reforma anunciada y su orientación técnica.

¿Será obligatorio tener un software de control horario homologado ?

Aunque no existe un “sello oficial” único de la Administración que homologue un software de control horario de trabajo, la nueva normativa sí impone requisitos técnicos y legales muy concretos que, en la práctica, solo un software de registro horario digital robusto puede cumplir. 

El sistema de registro de jornada debe ser digital, objetivo, fiable y accesible. Como mínimo, registrará : identificación de la persona; régimen y horario; inicio y fin de cada jornada con hora y minuto; inicio y fin de cada pausa no computable; modalidad presencial o a distancia; naturaleza de las horas (ordinarias, extraordinarias o complementarias) e indicación de su compensación; tiempos de espera o a disposición cuando no sean tiempo efectivo; interrupciones del derecho a la desconexión cuando proceda; horas vinculadas a medidas de flexibilidad/conciliación; y la totalización diaria y mensual.

Los asientos serán personales, directos e inmediatos; cualquier modificación requerirá autorización de la empresa y de la persona trabajadora y dejará una huella indeleble con su autoría. La empresa conservará los registros durante 4 años. Se garantizará el acceso inmediato de cada persona trabajadora (y copia) y de la representación legal, así como el acceso de la Inspección de Trabajo de forma remota y presencial. La información se facilitará en formatos tratables, legibles y compatibles.

El sistema respetará estrictamente la normativa de protección de datos (minimización, necesidad, proporcionalidad e integridad). No existe homologación previa : deberá demostrarse conformidad. Si el sistema no se ajusta a los requisitos técnicos que se dicten, deberá justificarse mediante informe de técnico competente. 

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario en España ?

El Gobierno ha impulsado la tramitación del Real Decreto y, tras su aprobación en Consejo de Ministros, el texto debe superar los informes preceptivos (entre otros, Consejo de Estado y, en su caso, AEPD) y publicarse en el BOE para entrar en vigor. A falta de calendario oficial, una previsión razonable situaría la entrada en vigor entre finales de 2025 e inicios de 2026, sujeta a la fecha que fije el propio RD y a las posibles fases transitorias. 

Aunque es importante mencionar que, el registro horario digital 2025 ya debería estar en la agenda de todas las empresas para prepararse adecuadamente  a las fases transitorias y al despliegue escalonado de requisitos técnicos durante 2025 si así lo fija el texto definitivo.

¿Cómo afectará la obligación registro horario digital en las nóminas ?

Anteriormente, las nóminas no estaban plenamente alineadas con la jornada real porque el control del tiempo se hacía con métodos manuales o poco trazables. 

Por ello, el Ministerio de Trabajo impulsa la obligación del registro horario digital con la expectativa de que tenga un impacto positivo y medible en las nóminas de todos los trabajadores. En otras palabras, el registro horario obligatorio digital busca aportar más transparencia y asegurar una mayor coherencia entre el tiempo efectivamente trabajado y el salario percibido. 

En definitiva, el registro horario obligatorio digital obliga a las empresas a profesionalizar cómo miden y gestionan el tiempo de trabajo : sistemas electrónicos trazables, acceso para personas trabajadoras e Inspección, y una operativa alineada con nómina y RGPD. Anticiparse —con una política clara, un software adecuado, formación y auditorías internas— reducirá riesgos y mejorará la transparencia salarial.