Todo lo que debes saber sobre las horas extras  

Dependiendo de la actividad de la empresa, es posible que se requiera que los empleados trabajen horas extras fuera de su horario laboral habitual. Esto será determinante sobre el sueldo a percibir a final de mes detallado en la nómina.

La gestión de nóminas presenta dificultades cuando es necesario reflejar situaciones extraordinarias en las nóminas de tus empleados utilizando los conceptos adecuados. 

Para generar y entender el documento en su conjunto, es necesario comprender en detalle cada uno de los conceptos que la componen, como el de las famosas horas extraordinarias. 

¿Qué son las horas extraordinarias? ¿Qué tipos de hora extra hay? ¿Qué diferencia una hora extra de una hora complementaria? ¿Cómo se reflejan las horas extra en la nómina? ¿Existe una cantidad de horas extras máximas ? ¿Cuánto cotizan las horas extra? PayFit te lo explica. 

¿Qué son las horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias se definen en el Estatuto de los Trabajadores como “aquellas horas de trabajo que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo”.  Es decir, forman parte del horario de trabajo.

La prestación de trabajo en horas extras debe ser voluntaria, a menos que se haya pactado lo contrario:

• en el convenio colectivo aplicable a la empresa; o 

• en el contrato laboral del trabajador. 

El número de horas extraordinarias de cada trabajador no puede exceder a más de 80 al año. 

Se debe obtener una compensación por la realización de horas extras. 

¿Cómo se retribuye una hora extra? Según el convenio colectivo y el acuerdo entre trabajador y empresa, la hora extraordinaria podrá ser: 

• recuperada con tiempo de descanso equivalente a las horas trabajadas de más;

• retribuida econónomicamente. 

Si la hora extra se cobra, esta nunca podrá ser retribuida por un valor inferior a una hora ordinaria. Además, el pago de la hora extra debe aparecer en la nómina correspondiente. Se debe asegurar la realización de este trabajo extraordinario mediante el registro horario que contemple qué día y cuántas horas extras se han realizado. 

Las horas extraordinarias están prohibidas para:

• Trabajadores menores de 18 años;

• Trabajadores nocturnos cuando excedan una media de ocho horas diarias en un periodo de quince días;

• Trabajadores en periodo de reducción de jornada.

Tipos de horas extraordinarias

Según su naturaleza, existen dos grandes tipos de horas extraordinarias:

• Horas extraordinarias estructurales;

• Horas extraordinarias no estructurales o de fuerza mayor.

Las horas extraordinarias estructurales son aquellas que se realizan a consecuencia de situaciones excepcionales, como períodos de alta producción, cambios de turno, pedidos imprevistos, ausencias imprevistas, u otras circunstancias de carácter estructural habituales en el sector o actividad laboral.

Por otro lado, las horas extraordinarias de fuerza mayor son las que se exigen por la necesidad de reparar daños extraordinarios y/o urgentes, así como en los casos de riesgo de pérdida de materias primas. Son obligatorias para el trabajador y se pueden cobrar o recuperar. La realización de estas horas imprevistas no se computa dentro del máximo de 80 horas al año.

Diferencia entre horas extraordinarias y horas complementarias

Aunque los conceptos de horas extras y horas complementarias puedan generar confusión por su similitud, diferenciarlas es muy sencillo: 

• Si tu empleado tiene un contrato a tiempo completo y ha realizado horas de más, deben ser pagadas como horas extraordinarias;

• Si tu empleado tiene un contrato a tiempo parcial, dichas horas se abonarán como horas complementarias.

Cómo puedes observar, la diferencia la marca el tipo de contrato laboral que tiene el empleado.

¿Cómo calcular las horas extras en la nómina? 

Cómo hemos comentado anteriormente, las horas extra pueden cobrarse o pueden recuperarse como descanso por el mismo tiempo trabajado. 

En la nómina, constan únicamente aquellas horas extras que se retribuyen. Las horas extraordinarias nunca podrán ser cobradas por un valor inferior a la hora normal, y por lo general, el precio de la hora extra viene fijado en el convenio colectivo.

Entonces, el cálculo de horas extras en la nómina de un trabajador tiene en cuenta:

• La base de cotización por contingencias profesionales;

• La base adicional de cotización por horas extraordinarias.

Deberás reflejar las horas extra que hayan realizado tus empleados en el apartado de de percepciones salariales, dentro de los devengos.

La base de cotización adicional por horas extraordinarias se debe reflejar en el apartado Bases, mientras que la cotización (lo que el empleado paga a la seguridad social) debe quedar reflejado en el apartado deducciones. Puedes consultar el artículo cómo interpretar una nómina para entender las diferencias entre cada categoría.

Aunque muchas personas optan por usar un simulador cálculo horas extras, estos no siempre son fiables. Si quieres ver un ejemplo de cotización de horas extras en nómina, puedes descargar gratis nuestra plantilla de nómina con horas extras en formato excel:

¿Cuánto cotizan las horas extras?

Por parte del empleado, las horas extras cotizan al 2%. El porcentaje que paga la empresa por estas horas es mayor: 

• un 12% si son por horas extras por fuerza mayor;

• un 23.6% si es por horas extras estructurales.

No obstante, lo que cotizan las horas extra para la empresa no quedará nunca reflejado en la nómina, si no en los Seguros Sociales.

Olvídate de reflejar las horas extra manualmente en la nómina de tus empleados o de tener que notificar a la gestoría cada vez que alguien las realiza con PayFit, un software de generación de nóminas online automatizado: