Todo lo que debes saber sobre las horas extras

Dependiendo de la actividad de la empresa, es posible que se requiera que los empleados trabajen horas extras fuera de su horario laboral habitual. Esto será determinante sobre el sueldo a percibir a final de mes, ya que estará debidamente detallado en la nómina.

La gestión de nóminas presenta dificultades cuando es necesario reflejar situaciones extraordinarias en las nóminas de tus empleados utilizando los conceptos adecuados. Por ello, para generar y entender el documento en su conjunto, es necesario comprender en detalle cada uno de los conceptos que la componen, como por ejemplo…las horas extraordinarias. 

¿Qué son las horas extraordinarias? ¿Qué tipos de hora extra hay? ¿Qué diferencia una hora extra de una hora complementaria? ¿Cómo se reflejan las horas extra en la nómina? ¿Existe una cantidad de horas extras máximas? ¿Cuánto cotizan las horas extra? En el artículo de hoy, trataremos todos los puntos clave de las horas extraordinarias y así, el departamento de RRHH os podréis convertir en expertos.

¿Qué son las horas extraordinarias?

Las horas extraordinarias se definen en el artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores cómo “aquellas horas de trabajo que se realizan sobre la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo”. Así mismo, se relata a lo largo del artículo que la prestación de trabajo en horas extras debe ser voluntaria, a menos que se haya pactado lo contrario:

• En el convenio colectivo aplicable a la empresa

• En el contrato laboral del trabajador 

También se expone que, el número de horas extraordinarias de cada trabajador no puede exceder a más de 80 horas al año y además, se debe obtener una compensación por la realización de horas extras. 

Además, es importante mencionar que las horas extraordinarias están prohibidas para:

• Trabajadores menores de 18 años

• Trabajadores nocturnos cuando excedan una media de ocho horas diarias en un periodo de quince días

• Trabajadores en periodo de reducción de jornada.

• Personas contratadas en modalidad de contrato de formación

¿Cómo se retribuye una hora extra?

Según el convenio colectivo y el acuerdo entre trabajador y empresa, la hora extraordinaria podrá ser: 

• recuperada con tiempo de descanso equivalente a las horas trabajadas de más;

• retribuida económicamente. 

Si la hora extra se cobra, esta nunca podrá ser retribuida por un valor inferior a una hora ordinaria. Además, el pago de la hora extra debe aparecer en la nómina correspondiente. Se debe asegurar la realización de este trabajo extraordinario mediante el registro horario que contemple qué día y cuántas horas extras se han realizado.

¿Qué tipos de horas extraordinarias existen? 

Según su naturaleza, existen tres grandes tipos de horas extraordinarias:

• Horas extraordinarias comunes: Estas horas no se deben a una causa específica y tienen que ver con el interés o conveniencia de la empresa. Es decir, si se ha pactado algo distinto en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo individual, el empleado podrá aceptarlas o rechazarlas voluntariamente.

• Horas extraordinarias estructurales: Las estructurales se dan por pedidos imprevistos, períodos punta de producción, ausencias imprevistas, cambios de turno u otras circunstancias de carácter estructural relacionadas con la naturaleza de la actividad de la empresa, siempre que no se puedan sustituir recurriendo a los distintos tipos de contratación. Así mismo son voluntarias, excepto si se han establecido en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo.

• Horas extraordinarias no estructurales o de fuerza mayor: Las horas extraordinarias de fuerza mayor son las que se exigen por la necesidad de reparar daños extraordinarios y/o urgentes, así como en los casos de riesgo de pérdida de materias primas. Son obligatorias para el trabajador y se pueden cobrar o recuperar. La realización de estas horas imprevistas no se computa dentro del máximo de 80 horas al año.

¿Cuáles son las diferencias entre horas extraordinarias y horas complementarias?

Aunque los conceptos de horas extras y horas complementarias puedan generar confusión por su similitud, diferenciarlas es muy sencillo: 

• Si tu empleado tiene un contrato a tiempo completo y ha realizado horas de más, deben ser pagadas como horas extraordinarias;

• Si tu empleado tiene un contrato a tiempo parcial, dichas horas se abonarán como horas complementarias.

Cómo puedes observar, la diferencia principal la marca el tipo de contrato laboral que tiene el empleado.

¿Cómo calcular las horas extras en la nómina? 

Cómo hemos comentado anteriormente, la manera de recompensar las horas extra es flexible: pueden cobrarse o pueden recuperarse como descanso a través de una bolsa de horas por el mismo tiempo trabajado. 

En la nómina, constan únicamente aquellas horas extras que se retribuyen. Las horas extraordinarias nunca podrán ser cobradas por un valor inferior a la hora normal, y por lo general, el precio de la hora extra viene fijado en el convenio colectivo.

Entonces, el cálculo de horas extras en la nómina de un trabajador tiene en cuenta:

• La base de cotización por contingencias profesionales;

• La base adicional por horas extraordinarias.

Dichas horas extra que tus empleados hayan realizado, se verán reflejadas en el apartado de percepciones salariales en la categoría de los devengos. Así mismo, es importante mencionar que la base de cotización adicional por horas extraordinarias se debe reflejar en el apartado Bases, mientras que la cotización (lo que el empleado paga a la Seguridad Social) debe quedar reflejado en el apartado deducciones. Puedes consultar el artículo cómo interpretar una nómina para entender las diferencias entre cada categoría.

Aunque muchas personas optan por usar un simulador cálculo horas extras, estos no siempre son fiables. A continuación, te dejamos con un ejemplo de cotización modelo de nómina que contiene horas extraordinarias:

¿Cuánto cotizan las horas extras?

Por parte del empleado, las horas extras cotizan al 2%. Por lo tanto, el porcentaje que paga la empresa por estas horas es mayor : 

• un 12% si son por horas extras por fuerza mayor

• un 23.6% si es por horas extras estructurales

No obstante, lo que cotizan las horas extra para la empresa no quedará nunca reflejado en la nómina, si no en los Seguros Sociales. En definitiva, bien sabemos que mantener un control de las horas extraordinarias realizadas por cada uno de nuestros trabajadores es un elemento clave para proteger a nuestra empresa en caso de conflicto con el trabajador. Por ello, olvídate de reflejar las horas extra manualmente en la nómina de tus empleados o de tener que notificar a la gestoría cada vez que alguien las realiza. 

Por esta sencilla razón es importante contar con un software de nóminas que te permita gestionar todos los aspectos relacionados con la jornada laboral, incluyendo el registro de las horas trabajadas. 

💻 Solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales y ¡Descubre el software de PayFit!