¿Qué es el control horario para trabajadores?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 22 de enero de 2024

La implementación de la ley de control horario, que entró en vigor hace unos años, ha marcado un cambio significativo en la dinámica laboral, obligando a todas las empresas a registrar con precisión la jornada laboral de sus empleados. Aunque inicialmente pueda percibirse como una carga adicional, este enfoque tiene beneficios tanto para los empleadores como para los trabajadores. 

En primer lugar, proporciona una mayor transparencia en la gestión del tiempo, permitiendo a las empresas identificar posibles irregularidades, como el exceso de horas extra o cambios no autorizados en los horarios laborales. En este artículo, descubre todo sobre el control de la jornada laboral.

¿Qué es el control horario de trabajadores?

El control de horas de trabajo surge de la necesidad de las empresas de registrar las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, sea trabajo a tiempo parcial o completo. Por ello, las empresas deben realizar un registro de jornada laboral diario que incluya el inicio y el fin de la jornada sin perjuicio de la flexibilidad horaria.

Desde el 12 de mayo de 2019 que entró en vigor la Ley de Control Horario, las empresas españolas están obligadas a fichar en el trabajo. Es decir, desde entonces tienen la obligación de registrar el control de horas de trabajo que sus empleados realizan en su día a día. Así mismo, dicha medida obliga a las empresas a guardar por al menos 4 años los informes de registro de horario laboral de sus empleados. La obligación de guardar estos informes es porque pueden ser solicitados por:

  • Empleados

  • Sindicatos

  • Inspectores en caso de inspección laboral

Existen diversas opciones de sistemas de control horario adaptadas a las necesidades específicas de las empresas. La elección del sistema adecuado dependerá del tamaño de la organización, el número de sucursales o lugares de trabajo, así como la cantidad de empleados. Es crucial tener en cuenta que, independientemente de la modalidad laboral, ya sea presencial o teletrabajo, todos los empleados deben cumplir con el registro de horas trabajadas. La selección de un sistema de control horario completo y eficiente no solo simplificará el proceso de seguimiento de la jornada laboral, sino que también proporcionará datos valiosos que respaldarán el crecimiento y desarrollo de la empresa.

¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?

El objetivo del registro de la jornada laboral es garantizar el cumplimiento de los horarios laborales, al mismo tiempo que previene posibles abusos y fraudes relacionados con el pago o compensación de horas extras. En otras palabras, se trata de un componente esencial para asegurar el funcionamiento eficiente de las empresas, y en gran medida, determina si estas alcanzarán o no sus metas a mediano y largo plazo.

El registro de entrada y salida de los empleados en sus lugares de trabajo, o el inicio y final de la jornada laboral en el caso del teletrabajo, constituye el control horario de los empleados. Así mismo, se trata de una herramienta esencial para el cumplimiento normativo, el control horario de empleados desempeña un papel fundamental en la organización de los distintos departamentos de una empresa. 

¿Qué tipos de control horario para trabajadores existen?

A lo largo del tiempo, han surgido diversos sistemas de control horario, siendo los siguientes los más destacados en la actualidad:

1️⃣ Hoja de papel: Este método tradicional implica registrar la hora de entrada, la hora de salida y los descansos en una hoja de papel. Aunque es una práctica común, puede carecer de practicidad en ciertos casos, como en empresas con teletrabajo, trabajadores del sector comercial con movilidad constante, o aquellas con un gran número de empleados, donde la gestión de información puede volverse complicada para el Departamento de Recursos Humanos.

2️⃣ Hoja de Excel: Algunas empresas optan por utilizar hojas de Excel para documentar las horas de entrada y salida. Aunque el control horario de los trabajadores, donde el uso de hojas de Excel ofrece una opción sencilla y versátil para registrar y analizar las horas de entrada y salida en el entorno laboral, puede no ser la más eficiente en situaciones específicas, como en el teletrabajo, en empresas con movilidad constante o aquellas con un elevado número de empleados, ya que la gestión de la información puede ser más compleja. 

3️⃣ Sistema de fichaje: Este método, que fue popular en el pasado, requiere instalación y mantenimiento, pero ha ido perdiendo relevancia frente a soluciones más innovadoras. A diferencia de otros sistemas, precisa de una instalación inicial y un mantenimiento continuo.

4️⃣ Sistemas de control biométrico: Utilizan el reconocimiento de características físicas como la huella dactilar, la voz o la pupila. Aunque tienden a tener un costo más elevado, son comunes en empresas que priorizan un alto nivel de seguridad.

5️⃣ Software especializado: En la actualidad, los sistemas basados en software especializado son muy populares. Estos te permiten una transformación digital de tu empresa así como del Departamento de Recursos Humanos, incluyendo el registro de la jornada laboral. Son fáciles de implementar, no requieren hardware adicional y ofrecen múltiples funcionalidades. Esta opción resulta económica y beneficia especialmente a empresas con modelos de trabajo flexible en diversos sectores.

¿Qué ventajas tiene realizar el control horario de trabajadores?

La implementación de un registro de jornada laboral conlleva numerosas ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores. Es decir, en términos generales el beneficio principal del control horario para trabajadores es que la empresa no pueda abusar de las horas que realizan en su jornada laboral. Y por otro lado para las empresas, realizar el control de jornada laboral sirve como herramienta organizativa, con la cual sacar conclusiones y aplicar acciones para mejorar. 

A continuación, te dejamos con una tabla comparativa con las ventajas tanto para empleadores como trabajadores.

Ventajas del control horario

¿Cómo realizar el control horario de los trabajadores?

Tener un control de las horas de los empleados puede resultar en una tarea difícil de llevar a cabo. Cada vez son más las empresas que ponen a disposición del mercado plantillas de hoja de control horario de trabajo.

En otras palabras, tener una plantilla de control horario de tus trabajadores puede ser, a priori, una solución para registrar el control horario y cumplir así con la ley. Sin embargo, utilizar excels o mecanismos tradicionales de control acaba suponiendo más un problema que una solución.

Como bien sabemos, los excels pueden modificarse. Por ende, estos no tienen en consideración todos los proyectos que un trabajador realiza a lo largo del día y así mismo, estos necesitan actualizarse manualmente y de manera periódica.

Con el avance tecnológico han surgido soluciones digitales que permiten realizar el control horario de manera online. Por ello, el software de PayFit ofrece un módulo completo para realizar el control horario. Es decir, hemos desarrollado un sistema de fichaje que funciona gracias a un reloj digital integrado en nuestra plataforma online.

Es un sistema de reloj digital integrado en el espacio empleado cuyo objetivo es facilitar el control del horario de trabajo. Los empleados ahora pueden iniciar sesión en su espacio de PayFit y registrar su jornada laboral desde el principio hasta el final del día y ¡también durante los descansos! Además también puedes acceder desde tu smartphone, facilitando el fichaje de los trabajadores móviles como comerciales. Y si te olvidas de parar el reloj, no te preocupes, puedes modificar las horas y ajustarlas en función de la jornada laboral que hayas realizado. Es decir, la información registrada a través del reloj digital se contabiliza automáticamente en su horas trabajadas (incluso horas complementarias) mensualmente.

¿Estás considerando la implementación del control horario en tu empresa y buscas una solución efectiva? Puedes optar por el enfoque tradicional, utilizando una plantilla de Excel para el registro de fichajes, o dar un paso hacia la digitalización mediante el uso de un software especializado como el nuestro.

PayFit proporciona una solución integral, permitiendo un seguimiento detallado de las horas laborales, facilitando la generación de informes y brindando a empleadores y empleados una herramienta moderna y eficaz para el control horario en el entorno laboral. ¿Quieres saber más?

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