¿Qué es el control horario para trabajadores?

La implementación de la ley de control horario, que entró en vigor hace unos años, ha marcado un cambio significativo en la dinámica laboral, obligando a todas las empresas a registrar con precisión la jornada laboral de sus empleados. Aunque inicialmente pueda percibirse como una carga adicional, este enfoque tiene beneficios tanto para los empleadores como para los trabajadores. 

En primer lugar, proporciona una mayor transparencia en la gestión del tiempo, permitiendo a las empresas identificar posibles irregularidades, como el exceso de horas extra o cambios no autorizados en los horarios laborales.

No obstante, para este 2025 se anticipan nuevos cambios en torno al control horario y el fichaje.

¿Qué es el control horario de trabajadores?

El control de horas de trabajo surge de la necesidad de las empresas de registrar las horas de la jornada laboral de sus trabajadores, sea trabajo a tiempo parcial o completo. Por ello, las empresas deben realizar un registro de jornada laboral diario que incluya el inicio y el fin de la jornada sin perjuicio de la flexibilidad horaria.

Desde el 12 de mayo de 2019 que entró en vigor la Ley de Control Horario, las empresas españolas están obligadas a fichar en el trabajo. Es decir, desde entonces tienen la obligación de registrar el control de horas de trabajo que sus empleados realizan en su día a día. Así mismo, dicha medida obliga a las empresas a guardar por al menos 4 años los informes de registro de horario laboral de sus empleados. La obligación de guardar estos informes es porque pueden ser solicitados por:

• Empleados

• Sindicatos

• Inspectores en caso de inspección laboral

Existen diversas opciones de sistemas de control horario adaptadas a las necesidades específicas de las empresas. La elección del sistema adecuado dependerá del tamaño de la organización, el número de sucursales o lugares de trabajo, así como la cantidad de empleados. Es crucial tener en cuenta que, independientemente de la modalidad laboral, ya sea presencial o teletrabajo, todos los empleados deben cumplir con el registro de horas trabajadas. La selección de un sistema de control horario completo y eficiente no solo simplificará el proceso de seguimiento de la jornada laboral, sino que también proporcionará datos valiosos que respaldarán el crecimiento y desarrollo de la empresa.

¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?

El objetivo del registro de la jornada laboral es garantizar el cumplimiento de los horarios laborales, al mismo tiempo que previene posibles abusos y fraudes relacionados con el pago o compensación de horas extras. En otras palabras, se trata de un componente esencial para asegurar el funcionamiento eficiente de las empresas, y en gran medida, determina si estas alcanzarán o no sus metas a mediano y largo plazo.

El registro de entrada y salida de los empleados en sus lugares de trabajo, o el inicio y final de la jornada laboral en el caso del teletrabajo, constituye el control horario de los empleados. Así mismo, se trata de una herramienta esencial para el cumplimiento normativo, el control horario de empleados desempeña un papel fundamental en la organización de los distintos departamentos de una empresa. 

¿Qué tipos de control horario para trabajadores existen?

A lo largo del tiempo, han surgido diversos sistemas de control horario, siendo los siguientes los más destacados en la actualidad:

1. Hoja de papel: Este método tradicional implica registrar la hora de entrada, la hora de salida y los descansos en una hoja de papel. Aunque es una práctica común, puede carecer de practicidad en ciertos casos, como en empresas con teletrabajo, trabajadores del sector comercial con movilidad constante, o aquellas con un gran número de empleados, donde la gestión de información puede volverse complicada para el Departamento de Recursos Humanos.

2. Hoja de Excel: Algunas empresas optan por utilizar hojas de Excel para documentar las horas de entrada y salida. Aunque el control horario de los trabajadores, donde el uso de hojas de Excel ofrece una opción sencilla y versátil para registrar y analizar las horas de entrada y salida en el entorno laboral, puede no ser la más eficiente en situaciones específicas, como en el teletrabajo, en empresas con movilidad constante o aquellas con un elevado número de empleados, ya que la gestión de la información puede ser más compleja. 

3. Sistema de fichaje: Este método, que fue popular en el pasado, requiere instalación y mantenimiento, pero ha ido perdiendo relevancia frente a soluciones más innovadoras. A diferencia de otros sistemas, precisa de una instalación inicial y un mantenimiento continuo.

4. Sistemas de control biométrico: Utilizan el reconocimiento de características físicas como la huella dactilar, la voz o la pupila. Aunque tienden a tener un costo más elevado, son comunes en empresas que priorizan un alto nivel de seguridad.

5. Software especializado: En la actualidad, los sistemas basados en software especializado son muy populares. Estos te permiten una transformación digital de tu empresa así como del Departamento de Recursos Humanos, incluyendo el registro de la jornada laboral. Son fáciles de implementar, no requieren hardware adicional y ofrecen múltiples funcionalidades. Esta opción resulta económica y beneficia especialmente a empresas con modelos de trabajo flexible en diversos sectores.

Además, con la llegada de 2025, el tradicional fichaje mediante hojas de Excel y registros en papel quedará obsoleto. La nueva normativa exige que todos los sistemas de registro horario sean completamente digitales, lo que significa que las prácticas antiguas de documentación manual no solo serán ineficientes, sino también ilegales.

Esta transición hacia el fichaje digital no solo es una cuestión de modernización, sino también una de cumplimiento legal, ya que no adaptarse a la nueva normativa implicará sanciones económicas significativas. Las multas por no implementar sistemas de registro digitalizados pueden ascender hasta los 10.000 euros.

¿Qué ventajas tiene realizar el control horario de trabajadores?

La implementación de un registro de jornada laboral conlleva numerosas ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores. Es decir, en términos generales el beneficio principal del control horario para trabajadores es que la empresa no pueda abusar de las horas que realizan en su jornada laboral. Y por otro lado para las empresas, realizar el control de jornada laboral sirve como herramienta organizativa, con la cual sacar conclusiones y aplicar acciones para mejorar. 

A continuación, te dejamos con una tabla comparativa con las ventajas tanto para empleadores como trabajadores.

¿Cómo realizar el control horario de los trabajadores?

Ya no será posible mantener un control eficaz de las horas de los empleados utilizando métodos tradicionales, como las plantillas de Excel para el control horario. Aunque estas plantillas han sido una opción común en muchas empresas, este método enfrenta varios desafíos significativos.

En primer lugar, las hojas de Excel son susceptibles de modificaciones, lo que puede comprometer la integridad de los datos registrados. Además, estas plantillas no tienen en cuenta de manera automática todos los proyectos en los que un trabajador puede estar involucrado durante el día. Esto significa que requieren actualizaciones manuales constantes y periódicas, lo que consume tiempo y aumenta el riesgo de errores humanos.

Con las nuevas regulaciones y la necesidad de un registro más riguroso y transparente, los sistemas tradicionales como Excel se quedan cortos. Estos no solo son ineficientes, sino que también pueden llevar a incumplimientos legales que resulten en sanciones significativas para la empresa.

¿Cómo te puede ayudar PayFit?

En este contexto, PayFit se destaca al ofrecer un módulo de control horario integral, diseñado para facilitar y precisar el registro de las jornadas de trabajo.

Nuestro sistema se base en un reloj digital integrado directamente en nuestra plataforma online, proporcionando una herramienta accesible y eficiente. Este reloj digital, ubicado en el espacio del empleado dentro de la plataforma, permite a los trabajadores iniciar y cerrar su jornada laboral con facilidad, registrando incluso los tiempos de descanso.

Lo mejor de todo es que también es accesible desde dispositivos móviles, lo que lo hace ideal para empleados en movimiento, como los comerciales. Y no te preocupes si olvidas detener el reloj; nuestra plataforma permite ajustar las horas registradas según la jornada real efectuada. Cada registro se contabiliza automáticamente en las horas trabajadas del mes, incluyendo cualquier hora complementaria.

¿Estás buscando implementar un sistema de control horario en tu empresa y buscas una solución efectiva y moderna? Recuerda que a partir de 2025 ya no podrás continuar con métodos tradicionales, como el uso de hojas de Excel para el fichaje. Ahora avanzar hacia la digitalización será una obligación.

💻 ¿Quieres conocer más sobre nuestro módulo sobre el control horario y fichaje? Solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales y asegúrate que cumples con la normativa legal.