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¿Qué son los plazos legales con la Administración Pública?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 19 de enero de 2024

Como sabes, muchos de los trámites relacionados con la contratación de los empleados, la modificación en sus condiciones laborales, así como con las nóminas y la cotización y tributación de las mismas, están sometidos a plazos legales establecidos desde la Administración Pública.

Es de máxima importancia respetar los plazos que a continuación te detallamos. Además, es necesario tener en cuenta el calendario de días inhábiles ya que muchos de los trámites se realizan en días laborables, por eso te pedimos que incluyas la información en PayFit lo antes posible para que podamos respetar, a efectos de cómputos, estos plazos.

Plazos de presentación ante la Tesorería General de la Seguridad Social

Alta de un empleado : 24 horas antes del inicio del contrato

El empleado debe ser registrado de forma previa al inicio de la relación laboral en Seguridad Social. Por tanto, es muy importante que registres al empleado en PayFit antes de la fecha de inicio de su contrato.

Actualmente, puedes crear el perfil del nuevo empleado en Plataforma hasta 24h antes del inicio del contrato.

El plazo legal establecido para dar de alta en Seguridad Social es de 60 días naturales antes del inicio de la relación laboral.

Anular el alta de un empleado : 48 horas tras el inicio del contrato

En los supuestos en que el empleado que ya ha sido creado en PayFit, finalmente no se incorpora a la empresa, solo tienes que eliminarlo de la plataforma.

El plazo establecido para anular el alta del empleado en PayFit es de hasta 48h después de la fecha de inicio del contrato.

El plazo legal para realizar el trámite es de 72h desde la fecha del alta del empleado. En caso de no realizar la cancelación en Plataforma antes de 48h, ponte en contacto con tu asesor a fin de realizar la cancelación del movimiento en plazo.

Dar de baja a un empleado : 2 días hábiles antes de la fecha de baja

Si tu empleado causa baja en la empresa, se trate de una baja voluntaria, un fin de contrato o un despido, es necesario comunicar la baja a seguridad social dentro de los 3 días naturales desde la fecha de la baja.

Por tanto, el plazo para comunicar la baja en PayFit, a fin de asegurarnos de que respetamos así el procedimiento común de la administración, es de 2 días hábiles antes de la fecha de baja.

Si por cualquier motivo no puedes informar de la fecha de baja con dicha anterioridad, ponte en contacto con tu asesor y solicita que modifique la fecha de baja. Recuerda que solo disponemos de un plazo de 3 días naturales desde el día que finaliza la relación laboral para hacer la comunicación en tesorería.

Anular una baja : 48h para anular el movimiento

En el caso de que has incluido una baja de un empleado en PayFit y, finalmente, el trabajador no vaya a finalizar su relación laboral, dispones de 48 horas para cancelar la extinción.

El plazo legalmente establecido es de 72 horas para eliminar el movimiento en tesorería.

Variaciones de datos

Se incluyen las siguientes modificaciones de contrato:

  • Cambio de Grupo de Cotización. Recuerda la diferencia entre grupo de cotización y grupo o categoría de convenio visitando este artículo.

  • Cambio de jornada de trabajo. Modificación de la jornada de alguno de tus empleados, ya sea para aumentarla o para disminuirla.

  • Cambio de tipo de contrato. Modificaciones en las tipologías de contrato como pueden ser transformaciones en indefinido.

  • Prórrogas de un contrato. Comunicar la prórroga de un contrato.

El plazo reglamentario para la comunicación de variaciones es de 3 días naturales desde la fecha de inicio del hecho causante. No obstante, se deben realizar dichos cambios con una antelación mínima de 2 días hábiles antes de la fecha en la que se produzca la variación en plataforma.

A continuación podrás consultar un cuadro - resumen con toda la información:

Cuadro-resumen: Plazos de presentación ante la Tesorería General de la Seguridad Social

Gestión de Incapacidad Temporal

La Incapacidad Temporal es la situación en la que se encuentra un empleado que está imposibilitado para trabajar por un causa cuyo tratamiento requiere asistencia sanitaria.

El empleado recibirá por parte del facultativo médico un parte de baja médica, y los plazos para tramitar la situación de IT son los siguientes:

1️⃣ Enfermedad común y Accidente No Laboral : 3 días desde el inicio de la baja médica.

El empleado dispone de 3 días naturales desde la expedición del parte médico para entregarlo a la empresa. A su vez, la empresa queda obligada en los 3 días laborables siguientes a la recepción del documento a realizar las oportunas declaraciones al INSS y a la Mutua.

En el supuesto de partes médicos de alta, el plazo para entregar el documento a la empresa es de 24h tras su expedición por parte del facultativo médico.

2️⃣ Accidente de Trabajo: 5 días hábiles desde la fecha de accidente.

El plazo para entregar a la empresa el parte de baja médica en este supuesto es de 5 días hábiles desde el accidente o baja médica.

3️⃣ Comunicación de accidente sin baja médica: 5 primeros días hábiles del mes.

Los 5 primeros días hábiles del mes siguiente al que se produjo el accidente es el plazo que tiene la empresa para comunicar a la Administración la fecha del accidente y las características del mismo.

💡¡No olvides enviarnos los partes de confirmación por aquí!

Cuadro-resumen: Gestión de Incapacidad Temporal

Plazos de presentación ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)

El plazo de comunicación al SEPE es de 10 días hábiles desde la fecha del inicio de la relación laboral, tanto para contrataciones nuevas, como para la comunicación de prórrogas y transformaciones de contratos.

Cuadro-resumen: Plazos de presentación ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)

Otros tipos de trámites

1️⃣ Nacimiento y cuidado del menor.

Tan pronto como recibas el informe médico del nacimiento deberás incluirlo en el perfil del empleado en PayFit para que podamos gestionar el certificado de empresa para la solicitud de la prestación.

2️⃣ Embargos

En cuando recias la diligencia de embargo deberás comunicarla en el perfil del empleado afectado en plataforma a fin de que gestionemos la respuesta al organismo correspondiente.

Revisa cómo se calculará el importe embargado y los aspectos más importantes a tener en cuenta al informar el mismo en PayFit en el siguiente artículo.

3️⃣ Retenciones e ingresos a cuenta.

El plazo para presentar, de forma domiciliada, los importes totales referentes al impuesto 111 /216 será de los días 1 a 15 de cada mes, en el supuesto de presentaciones mensuales, y los días 1 a 15 de los meses de abril, julio, octubre y enero.

Para presentar en plazo el impuesto mediante NRC (pago electrónico) se amplía hasta el día 20.

Cuadro-resumen: Otro tipos de trámites

⚠️ Recuerda que

El régimen disciplinario vigente en caso de incumplimiento de los plazos anteriormente mencionados puede suponer la imposición de multas de hasta 6.000€.

¿Quieres información más detallada? Consulta nuestras funcionalidades o solicita una demostración gratuita para conocer en profundidad los servicios de PayFit para tu empresa. 

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