Comment faire une fiche de paie pour un apprenti en 2025 ?

Le contrat d’apprentissage permet à un apprenti de suivre en alternance, une formation en entreprise, et des enseignements dispensés dans un Centre de Formation d’Apprenti (CFA).

Pour comprendre une fiche de paie, dans le cadre d'un contrat d'apprentissage, il est important de noter qu’à l’inverse d’un stagiaire, l'apprenti est un salarié de l'entreprise à part entière tout au long de l'exécution de son contrat. Ce dernier bénéficie donc des dispositions applicables aux autres salariés de l’entreprise, et doit obligatoirement se voir remettre une fiche de paie.

Comment fonctionne la fiche de paie d’un apprenti ? Comment mentionner le salaire ? Quelles sont les charges patronales associées ? Quel est le salaire minimum applicable à ce statut ? Existe-t-il des exonérations de cotisations sociales pour l’employeur ? PayFit vous répond.

L'apprenti doit-il recevoir une fiche de paie ?

Tout au long du contrat d’apprentissage, l’employeur doit obligatoirement remettre à ses apprentis une fiche de paie tous les mois, quel que soit le rythme du contrat. 

💡 Bon à savoir : lors de la conclusion d’un contrat d’apprentissage, l’employeur est tenu de procéder à la DPAE de l'apprenti.

Quelles sont les mentions obligatoires à indiquer sur la fiche de paie de l’apprenti en 2025 ?

Les mentions obligatoires du bulletin de paie d’un apprenti sont notamment :

• l’identité de l’employeur : nom ou dénomination, adresse, SIREN, code APE, convention collective applicable à l’entreprise ;

• l’identité de l’apprenti : nom, prénom, adresse, emploi ;

• la rémunération : période rémunérée, salaire brut, avantages en nature ;

• la mention : “conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée”.

⚠️ Attention : l’employeur est tenu de s’assurer que le bulletin de paie de l’apprenti comporte toutes les mentions obligatoires. À défaut, il s’expose à une amende de 450 €.

💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, le montant net social doit figurer sur les fiches de paie. Ce dernier correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

Quel est le salaire à indiquer sur la fiche de paie d’un apprenti en 2025 ?

Le salaire minimum perçu par l'apprenti pendant le contrat ou la période d'apprentissage est fixé par la loi et varie en fonction de l’âge. Il doit être mentionné sur le bulletin de salaire.

Calcul du salaire de l’apprenti en 2025

Faire une fiche de paie pour un apprenti nécessite une attention particulière au calcul de la paie. 

En 2025, le salaire de l’apprenti correspond en effet à un pourcentage du SMIC brut qui varie en fonction de l’année d’exécution du contrat, et de l’âge. Ce dernier est donc calculé selon la formule suivante :

Pourcentage correspondant à l’âge et à l’année d’exécution du contrat x SMIC

* Taux à appliquer au salaire le plus élevé entre le SMIC et le salaire minimum conventionnel.

⚠️ Attention : ces règles de calcul sont spécifiques au contrat d'apprentissage et diffèrent de celles applicables au contrat de professionnalisation, qui dispose de sa propre grille de rémunération minimale.

💡 Bon à savoir : lorsque passe d’une tranche d'âge à une autre, la majoration de rémunération doit prendre effet, et doit apparaître sur la fiche de paie de l'apprenti au 1er jour du mois suivant la date d’anniversaire.

En plus du calcul spécifique de la rémunération, les fiches de paie des apprentis se distinguent par un allègement des charges salariales grâce aux différentes exonérations prévues par la loi.

Les montants prévus par la loi ne sont que des minimas. L'employeur doit verser et indiquer sur la fiche de paie de l'apprenti le salaire le plus avantageux entre le minimum légal et le minimum conventionnel prévu par la convention collective applicable à l’entreprise.

💡 Bon à savoir : l’apprenti peut également bénéficier d’un salaire supérieur à celui prévu par la loi, par application d’un accord collectif ou sur l'initiative de l’employeur.

Majoration du salaire de l’apprenti

Le salaire minimum prévu par la loi peut faire l’objet d’une majoration lorsque trois conditions sont cumulativement remplies :

• le contrat d'apprentissage est conclu pour une durée inférieure ou égale à un an ;

• l’apprenti prépare un diplôme ou un titre de même niveau que celui précédemment obtenu ;

• lorsque la qualification recherchée est en rapport direct avec celle qui résulte du diplôme ou du titre précédemment obtenu.

💡 Bon à savoir : une aide à l’embauche d’un apprenti, calculée sur la base du salaire brut, a été mise en place par le gouvernement pour encourager les entreprises à recruter des apprentis. Depuis 2025, elle s’élève à 2 000 euros pour les entreprises de plus de 250 salariés et à 5 000 euros pour les entreprises de moins de 250 salariés, au titre de la première année d’exécution du contrat d’apprentissage. 

Quelles sont les charges patronales et les exonérations liées au contrat d’apprentissage ?

Exonération de cotisations sociales

Les apprentis bénéficient, depuis le 1er janvier 2019, d’une exonération totale des cotisations sociales spécifique aux contrats d’apprentissage du secteur privé, dans la limite de 79 % du SMIC en vigueur (soit 1 423,42 € au 1er mars 2025). Au-delà de ce montant, ce dernier était soumis aux cotisations salariales sur la base du salaire réel.

Toutefois, la limite des exonérations salariales applicables à la rémunération des apprentis a évolué avec le projet de loi de financement de la sécurité sociale (PLFSS) pour 2025. Elle est désormais fixée à 50 % du SMIC en vigueur (900 € actuellement) pour les contrats d’apprentissage signés à partir du 1er mars 2025. 

💡 Bon à savoir : concernant la mutuelle d'un apprenti, celle-ci doit obligatoirement apparaître sur le bulletin de paie avec la part employeur (minimum 50 %) et la part salariale, sauf en cas de dispense d'affiliation validée.

Exonération de CSG-CRDS

Les apprentis faisaient l’objet d’une exonération totale de la Contribution Sociale Généralisée (CGS) et de la Contribution au Remboursement de la Dette Sociale (CRDS) quels que soient leurs salaires. En conséquence, la mention “CSG-CRDS” ne nécessitait pas d’apparaître sur la fiche de paie.

Toutefois, le PLFSS pour 2025 prévoit d’assujettir tous les apprentis gagnant au moins 50 % du SMIC à la CSG (9,2 %) et à la CRDS (0,5 %). Les employeurs devront en ce sens ajuster les fiches de paie en conséquence, avec une nouvelle répartition des charges salariales.

⚠️ Attention : en cas de rupture du contrat d'apprentissage, il est important de bien calculer les cotisations et exonérations applicables sur le dernier bulletin de salaire.

Autres exonérations

Pour les entreprises de moins de 11 salariés (artisans et commerçants), l'État prend en charge la totalité des cotisations patronales et salariales d'origine légale et conventionnelle (à l'exclusion de celles dues au titre des accidents du travail et des maladies professionnelles).

Les employeurs bénéficient également d'une exonération des cotisations sociales, laquelle peut être totale ou partielle, en fonction donc de la taille de l'entreprise.

💡 Bon à savoir : calcul des cotisations patronales et déclaration :

• chaque mois, vous devez effectuer une Déclaration Sociale Nominative (DSN) en ligne ;

• les charges patronales applicables doivent être déclarées dans la DSN mensuelle ;

• le montant des cotisations patronales exonérées doit être suivi avec attention pour justifier des aides perçues ;

• en cas de doute sur le calcul des charges patronales, il est recommandé de se rapprocher de l'URSSAF.

Recruter un apprenti présente donc de nombreux avantages pratiques et financiers : 

• former un futur collaborateur selon ses méthodes de travail et potentiellement le fidéliser à long terme ;

• bénéficier d'exonérations de charges sociales ;

• être éligible à différentes aides financières à l'embauche.

Modèle de fiche de paie d’un apprenti en 2025

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