Que faire en cas d'absence injustifiée d'un salarié ?
Modèle de bulletin de paie avec absence injustifiée
Un de vos salariés ne s’est pas présenté sur son lieu de travail, et vous ne savez pas comment réagir ? L'absence au travail injustifiée est une situation délicate qui nécessite de suivre une procédure précise. Voici les étapes à suivre en cas d’absence injustifiée de votre salarié.
Comment réagir face à une absence injustifiée du salarié en CDI ? Que dit le Code du travail en cas d’absence injustifiée d’un jour ? Est-il possible de licencier ce salarié ? L’absence au travail sans justificatif médical peut-elle être sanctionnée ? PayFit vous explique.
Qu'est-ce qui définit une absence comme injustifiée ?
Une absence est considérée comme injustifiée lorsque le salarié ne se présente pas sur son lieu de travail sans autorisation préalable et sans fournir de justificatif valable dans les délais légaux. Cette situation se distingue des absences légitimes qui sont encadrées par le Code du travail.
Pour qu'une absence soit considérée comme justifiée, le salarié doit :
soit avoir obtenu une autorisation préalable (congés payés, RTT...) ;
soit fournir un justificatif légal dans les délais impartis (arrêt maladie sous 48h, convocation administrative...).
⚠️ Attention : certaines absences ne peuvent jamais être considérées comme injustifiées, même sans autorisation préalable :
l'exercice du droit de retrait en cas de danger grave et imminent ;
la participation à un mouvement de grève légal ;
l'absence pour accident du travail ou de trajet ;
le congé pour événement familial urgent (décès d'un proche...).
Quelle est la procédure à suivre en cas d’absence injustifiée ?
Étape 1 : vérifier que l’absence n’est pas justifiée
Dans le cas où le salarié ne s’est pas présenté sur son lieu de travail, il ne faut pas précipiter la prise de décision (licenciement, avertissement, etc.). Il est important de laisser au salarié la possibilité de justifier son absence au travail, car plusieurs situations peuvent expliquer cette absence.
La première étape consiste à recueillir des informations sur la situation et déterminer si réellement l’absence n’est pas justifiée. Par exemple, il est possible que l’absence corresponde à un congé autorisé par un manager, mais que vous ne soyez pas au courant.
De plus, il est possible que l’absence soit justifiée, mais que le salarié n’ait pas eu le temps de vous transmettre son justificatif d’absence. C’est notamment le cas en cas d’arrêt maladie, le salarié dispose d’un délai de 48 heures pour vous transmettre son arrêt de travail pour maladie. 💡Cette situation offre d'ailleurs une protection particulière au salarié, notamment en cas de licenciement pendant un arrêt maladie qui doit répondre à des conditions très strictes, contrairement à un abandon de poste non justifié.
⚠️ Attention : même un arrêt maladie d'un jour sans justificatif ne peut être considéré comme une absence injustifiée tant que ce délai de 48 heures n'est pas écoulé.
En revanche, selon le Code du travail, une absence injustifiée d’un jour doit donner lieu à un justificatif d’absence, à faire parvenir par le salarié à son employeur dans le délai réglementaire.
De même, le salarié peut avoir été victime d’un accident de trajet ou d’un accident de travail. Dans ce cas, il dispose d’un délai de 24 heures pour vous transmettre son arrêt de travail.
Cette première étape permet de déterminer le contexte de l’absence du salarié. Chaque motif d'absence doit être examiné attentivement : problèmes familiaux, stress au travail, maladie, harcèlement moral au travail, etc.
Pour le salarié, savoir comment justifier une absence est essentiel, car tout motif d’absence au travail sans justificatif peut entraîner le déclenchement d'une procédure disciplinaire. En vous informant, notamment en interne, sur le contexte de l’absence du salarié au travail, vous pourrez alors prendre une décision plus adaptée à la situation.
Étape 2 : mettre le salarié en demeure de justifier de son absence
Après s'être assuré que l’absence au travail du salarié n’est pas justifiée, vous pouvez envoyer au salarié une mise en demeure de justifier son absence.
Cette mise en demeure a, pour le salarié, valeur d’injonction de justifier l’absence. Dans ce courrier, vous pouvez y indiquer les manquements constatés et informer le salarié qu’il encourt une sanction s’il ne justifie pas son absence.
Il est recommandé d’envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
En pratique, l’envoi de la lettre de mise en demeure pour absence injustifiée est effectué à compter du troisième ou cinquième jour d’absence. Cela permet de vous assurer que l’absence n’a pas été causée par un arrêt maladie, un accident de travail ou de trajet.
Si après ce premier courrier, le salarié ne répond pas, vous pouvez procéder à l’envoi d’une deuxième mise en demeure pour absence injustifiée.
💡 Bon à savoir : la convention collective applicable à l’entreprise ou le règlement intérieur, peuvent prévoir les conditions dans lesquelles vous devez envoyer la mise en demeure.
Étape 3 : analyser la réponse au courrier de mise en demeure
À la suite de l’envoi du courrier pour absence injustifiée, plusieurs situations sont possibles.
Dans le meilleur des cas, le salarié répond au courrier par l’envoi d’un justificatif valable (exemple : certificat médical).
Le salarié peut également répondre au courrier par l’envoi d’un justificatif "non valable". Il peut s'agir par exemple d’un justificatif ne couvrant pas la totalité de l’absence.
Enfin, il est possible que le salarié garde le silence et ne réponde pas au courrier envoyé.
En fonction de la réaction du salarié (réponse ou non) vous pourrez alors prendre une décision.
💡 Bon à savoir : l’absentéisme au travail peut entraîner une véritable désorganisation de l'entreprise. Si ce phénomène s'amplifie, il est donc important d'en discuter avec vos salariés pour en comprendre les causes et pouvoir inverser la tendance.
Comment calculer une retenue sur salaire pour absence injustifiée ?
La retenue sur salaire pour absence injustifiée doit être strictement proportionnelle à la durée exacte de l'absence. Deux méthodes de calcul sont admises :
pour un salarié mensualisé : retenue de 1/30e du salaire mensuel par jour d'absence (ou 1/22e pour un calcul basé sur les jours ouvrés) ;
pour un calcul plus précis : retenue calculée sur la base du nombre d'heures réellement non travaillées dans le mois, en divisant le salaire mensuel par le nombre d'heures normalement travaillées ce mois-ci.
La retenue s'applique au salaire de base et aux primes directement liées au temps de présence. En revanche, les éléments de rémunération calculés sur une base annuelle (13e mois, prime d'ancienneté) ne peuvent pas faire l'objet d'une retenue pour absence ponctuelle.
L'employeur doit pouvoir justifier précisément du calcul de la retenue effectuée, qui doit correspondre exactement au temps d'absence constaté.
⚠️ Cas particulier des apprentis : la retenue sur salaire pour absence injustifiée d'un apprenti obéit à des règles spécifiques. En cas d'absence non justifiée, le salaire de l'apprenti peut être réduit au prorata des heures d'absence. Toutefois, cette retenue ne peut pas faire descendre la rémunération en dessous du SMIC mensuel applicable aux apprentis selon leur âge et leur année d'apprentissage. En cas d'absences répétées, l'employeur doit également en informer le CFA.
Quelles sanctions possibles en cas d’absence injustifiée ?
En tant qu’employeur, vous disposez d’un pouvoir disciplinaire, c’est à vous de déterminer quelle décision est la plus adaptée à votre situation.
Les circonstances de l’absence de justification de la part du salarié peuvent vous permettre d’éclairer votre prise de décision.
Par exemple, si le salarié a toujours eu un comportement exemplaire, ou à l’inverse, s’il a un dossier disciplinaire compliqué, la décision peut être différente. La durée de l’absence injustifiée (une journée vs 1 semaine) peut également avoir un impact sur votre décision.
En pratique, plusieurs solutions s’offrent à vous en cas d’absence injustifiée de votre salarié. Vous pouvez décider de sanctionner ou non l’absence du salarié, ou, selon les cas, licencier le salarié.
⚠️ Attention : si des sanctions dans votre règlement intérieur d'entreprise sont prévues en cas d’absence injustifiée, vous êtes dans l’obligation de les appliquer.
Rappel à l’ordre pour absence injustifiée
Tout d’abord, vous pouvez décider de ne pas sanctionner cette absence injustifiée au travail. Selon les circonstances, il peut être opportun de notifier au salarié un rappel à l’ordre. Ce rappel à l’ordre vous permettra d’informer le salarié que ce comportement n’est pas accepté dans l’entreprise, et que toute absence doit être justifiée.
Si cette solution ne vous semble pas suffisante, vous pouvez également décider d’infliger au salarié une sanction disciplinaire, tel qu’un avertissement pour absence injustifiée ou un licenciement.
Sanction disciplinaire pour absence injustifiée
L’avertissement pour absence injustifiée est une sanction qui doit être notifiée au salarié dans un délai de deux mois à compter du jour où vous avez eu connaissance de ces faits. La loi n’impose pas la tenue d’un entretien préalable pour un avertissement. La lettre d’avertissement pour absence injustifiée doit mentionner la date, ainsi que les faits reprochés (motifs de l’avertissement).
L’absence injustifiée du salarié peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement.
⚠️ Attention : l’absence injustifiée ne constitue pas toujours une faute grave. La faute grave est une faute d’une gravité telle, rendant impossible le maintien de la salariée dans l'entreprise.
Par exemple, il a été jugé que le salarié qui ne s’est pas présenté sur son lieu de travail après son congé sabbatique et qui n’a pas répondu aux courriers de l’employeur, commet une faute grave.
Quand devez-vous enclencher le licenciement pour absence injustifiée ? Combien de temps devez-vous attendre ? Aucune règle ou jurisprudence n’impose un délai minimum à respecter avant de déclencher le licenciement. En tant qu’employeur, vous devez déterminer le moment le plus opportun pour enclencher la procédure de licenciement. L’important est de ne pas se précipiter et prendre la décision la plus adaptée à la situation.
⚠️ Attention : si vous décidez de licencier votre salarié, veillez à impérativement respecter la procédure de licenciement pour absence injustifiée (convocation à l’entretien préalable, tenue de l’entretien, notification du licenciement, etc.). Une erreur dans la procédure risquerait de rendre le licenciement irrégulier.
💡 Bon à savoir : une absence injustifiée se traduit sur le bulletin de paie par une déduction de toutes les heures non travaillées durant cette absence. En cas de doute sur le calcul des absences en paie, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de bulletin de paie avec absence injustifiée.
Abandon de poste et démission présumée
Depuis la loi du 21 décembre 2022, le salarié en abandon de poste peut être considéré comme démissionnaire sous certaines conditions strictes. Cette procédure a été précisée par le décret du 17 avril 2023 et la décision du Conseil d'État du 18 décembre 2024.
Pour mettre en œuvre cette procédure, deux conditions cumulatives sont nécessaires :
l’employeur a mis en demeure le salarié de justifier de son absence et de reprendre son poste, en précisant le délai dans lequel il doit revenir (LRAR) ;
le salarié n'a pas repris pas son poste de travail dans le délai fixé par l’employeur.
La mise en demeure doit obligatoirement informer le salarié :
du délai accordé pour reprendre le travail (minimum 15 jours calendaires à compter de la présentation de la mise en demeure) ;
qu'il sera présumé démissionnaire s’il ne reprend pas le travail à l'expiration du délai ;
des conséquences précises d'une absence de reprise sans motif légitime ;
qu'il devra effectuer un préavis de démission à l'expiration du délai ;
qu'il n'aura pas droit aux allocations chômage du fait de la présomption de démission.
La charge de la preuve du motif légitime repose sur le salarié une fois la mise en demeure reçue.
Par ailleurs, le Conseil d'État a précisé dans sa décision n°473640 du 18 décembre 2024 que l'employeur conserve le choix entre :
la procédure de présomption de démission ;
la procédure classique de licenciement pour faute.
Licenciement pour absence injustifiée — droit au chômage : si l’employeur choisit le recours au licenciement pour faute, le salarié peut percevoir les allocations chômage, en fonction de la qualification retenue par l'employeur (faute simple, grave ou lourde) et de l'appréciation de France Travail sur les circonstances de la rupture.
👉 À noter : l'employeur n'a plus à engager la procédure de licenciement pour faute lorsque le salarié répond aux conditions de l'abandon de poste et que la procédure de présomption de démission a été correctement suivie.
⚠️ Attention : le conseil de prud'hommes peut requalifier la présomption de démission en licenciement sans cause réelle et sérieuse si la procédure n'est pas respectée.
Rupture de période d'essai pour absence injustifiée
L'absence injustifiée pendant la période d'essai peut justifier une rupture immédiate de celle-ci. En effet, la période d'essai ayant pour but d'évaluer les compétences et le comportement professionnel du salarié, une absence non justifiée constitue un motif valable de rupture. Dans ce cas :
l'employeur n'a pas à respecter de délai de prévenance spécifique ;
la notification de la rupture doit mentionner explicitement l'absence injustifiée comme motif.
Le salarié conserve son droit aux allocations chômage, la rupture étant à l'initiative de l'employeur.
⚠️ Attention : même pendant la période d'essai, l'employeur doit s'assurer que l'absence n'est pas justifiée avant de procéder à la rupture, en respectant notamment le délai de 48h pour la transmission d'un éventuel arrêt de travail.
La période d'essai est prolongée de la durée des absences du salarié (maladie, congés...), sauf si l'absence est imputable à l'employeur.
Comment éviter les conflits liés aux absences injustifiées ?
La prévention des absences injustifiées repose avant tout sur une communication claire et des procédures bien définies. Une politique RH transparente permet d'éviter la majorité des situations conflictuelles.
Les fondamentaux à mettre en place :
• un processus de signalement des absences simple et accessible ;
• des règles clairement communiquées dès l'intégration ;
• des interlocuteurs RH identifiés pour toute question.
💡 Bon à savoir : la digitalisation des demandes d'absence et un système de validation réactif réduisent significativement les risques d'absences non justifiées.
Le rôle du manager est également crucial. Au-delà du simple contrôle, il doit maintenir un dialogue ouvert avec ses équipes et être à l'écoute des difficultés potentielles. L'organisation d'entretiens de retour après une absence permet souvent d'identifier les problématiques sous-jacentes et d'éviter leur répétition.
Privilégiez toujours une approche préventive et constructive plutôt que punitive. La majorité des situations d'absences injustifiées peuvent être résolues par le dialogue et la mise en place de solutions adaptées.
