¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen ?

Las reuniones son tan necesarias como temidas en muchas empresas, y es importante tenerlas en cuenta a la hora de formar a tus managers y empleados. Muchos empleados piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo o que incluso podrían haber sido reducidas a un par de correos electrónicos. Si te has visto en esta situación, puede ser que la reunión no estuviera bien planificada o no se haya convocado con las personas indicadas.

En otras palabras, las reuniones de trabajo son una parte muy importante dentro del management, y su uso y planificación eficaz te ayudarán a mejorar y ser un buen jefe, sobre todo a la vista de tu equipo.

¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen ? ¿Cuáles son los objetivos de cada tipo de reunión ? ¿Cómo optimizar el tiempo dentro de la reunión ? En el artículo de hoy, te resolveremos todas las dudas y además, te mostraremos ejemplos de reuniones de trabajo a continuación.

¿En qué consisten las reuniones laborales ?

Las reuniones laborales son encuentros organizados donde los miembros de una empresa o equipo se congregan para discutir temas específicos relacionados con el trabajo. Estos encuentros pueden tener diversos objetivos, como la planificación de proyectos, la resolución de problemas, la toma de decisiones, o simplemente la actualización de información. 

Las reuniones laborales son fundamentales para :

1. Comunicación efectiva

2. Coordinación de esfuerzos

3. Toma de decisiones

4. Motivación y compromiso

5. Desarrollo y formación

En resumen, las reuniones laborales son una herramienta vital para asegurar la operación fluida y eficiente de una empresa, fortaleciendo la colaboración, la comunicación y el compromiso entre los empleados.

¿Cuál es la importancia de las reuniones laborales ?

La comunicación es una de las aptitudes más valoradas en los managers, así como la transparencia y accesibilidad a los cargos más altos dentro de las empresas por parte de los empleados. Mediante las reuniones, se puede mejorar la organización en el trabajo manteniendo a los equipos informados e interactuando, conociendo sus opiniones, a qué están dedicando tiempo y también pueden servir para trabajar en equipo.

Si como jefe o jefa, estás buscando mejorar la comunicación en tu empresa y la gestión de personas, es esencial que conozcas los distintos tipos de reuniones y los consejos clave que te permitirán optimizar el tiempo en extraer toda la información que necesitas.

¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen ?

A continuación hemos elaborado una lista para que puedas conocer los distintos nombres de reuniones de trabajo, además de sus principales características y sus principales objetivos. 

Estos son 13 tipos de reuniones laborales que te ayudarán en la gestión de RRHH de tu empresa :

1.  Reunión de control (Check-in meeting) : Este tipo de reuniones de trabajo tienen como objetivo comprobar el estado de algún proyecto o del equipo. La frecuencia puede ser semanal o incluso diaria, es útil sobre todo para comunicar los quehaceres del día/semana o para enseñar datos o cifras estadísticas.  

2.  Reunión de directivos (ExCo meeting) : Es habitual que en todas las empresas, los cargos directivos, managers o gerentes se reúnan con otras personas de su mismo rango pero a cargo de distintos departamentos, de esta forma se obtiene una visión global de lo que sucede en cada rama de la empresa, asuntos delicados y cómo trabajan los otros managers en el mismo puesto, pero con diferente equipo.

3.  Reunión final (Wrap-up) : Esta reunión tiene como finalidad obtener conclusiones sobre el fin de un proyecto, o conocer el feedback y actualización de quehaceres después de un periodo de tiempo concreto, a escoger por el manager. 

4.  Reunión individual (One-to-one meeting) : La reunión 1 : 1 es un tipo de reunión privada para el manager y un sólo miembro de su equipo. Se pueden discutir los puntos que hagan falta, desde el estado de ánimo y satisfacción con el trabajo y la empresa, al rendimiento y responsabilidades.  Este tipo de reunión de trabajo es muy útil para mejorar la relación entre manager y empleado, ya que se le aporta un espacio íntimo donde puede comentar temas más personales.

5.  Reunión de evaluación de rendimiento (Performance review meeting) : La reunión de evaluación del desempeño tiene como objetivo claro ver si un empleado o equipo ha cumplido los objetivos o KPIs previamente marcados. Durante esta reunión se deben discutir temas como el performance o underperformance, qué ha funcionado y cuáles son los objetivos que se plantean para la próxima reunión. Es recomendable tener este tipo de reuniones de manera trimestral o semestral, o al menos anual. 

6.  Reunión de desarrollo (Development discussions) : Este es un tipo de reunión de trabajo que tiene como objetivo discutir cuál es la carrera profesional o perspectivas de crecimiento del empleado de la empresa. Es esencial la transparencia.

7.  Cafés (Coffee meeting) : Así se denomina a las reuniones informales, que pueden ser online o presenciales, en las que se reúnen dos personas o más para conocerse o tener una discusión relajada.

8.  Reuniones de proyecto : Estas reuniones tienen como objetivo actualizar o trabajar en un proyecto concreto. Es conveniente separarlas de las reuniones de control habituales y dedicarles tiempo individual. 

9.  Reuniones de compañía : Este tipo de reuniones tienen como objetivo dar visibilidad a todos los empleados de la empresa sobre el estado de ésta, presentando datos y proyectos futuros, como por ejemplo nuevas incorporaciones o vacantes. Es habitual que hayan speakers establecidos con antelación y que éstos ocupen cargos de responsabilidad. La frecuencia que te recomendamos es mensual o trimestral. El teletrabajo o videollamadas facilitan la coincidencia de todos los empleados en una misma hora.

10.  Reuniones internacionales : Si formas parte de una empresa internacional, es muy positivo que como manager, conozcas cómo se trabaja y los asuntos que conciernen a los empleados a nivel internacional. Aunque por razones geográficas es más difícil de organizar, se puede organizar en remoto gracias a herramientas como Zoom o Google Meetings.

11.  Reuniones informativas : Este tipo de reunión tiene como objetivo informar de algún tema en concreto. Es habitual que sea una sola persona quien la gestione y haya una sección de preguntas y respuestas al final.

12.  Preguntas y respuestas : Es un tipo de reunión que tiene como objetivo poner a un manager o responsable a disposición de los empleados para responder a preguntas frecuentes.

13.  Kick-off : Es un tipo de reunión que tiene lugar en un lanzamiento o comienzo de algo, para poner en situación a todos los empleados implicados. Por ejemplo, una reunión kick-off cada principio de año para hablar de los objetivos conseguidos el año anterior y cómo se plantea el nuevo año laboral.

¿Cuáles son consejos esenciales para tener reuniones productivas ?

Ahora que ya has decidido cuál es el mejor formato de reunión para llevar a cabo tus objetivos, estos son algunos consejos esenciales para que saques el máximo partido a todas tus reuniones laborales :

En conclusión, los tipos de reuniones en una empresa varían desde sesiones estratégicas y operativas hasta encuentros de seguimiento y brainstorming, cada una con su propósito específico para fomentar la comunicación y la colaboración eficiente. PayFit, con su módulo de objetivos, se convierte en una herramienta invaluable en este contexto, ya que permite a los equipos y líderes rastrear el progreso hacia metas específicas, asegurando que cada reunión sea estructurada con claridad y enfoque. Este seguimiento facilita discusiones más dirigidas y productivas, donde se pueden tomar decisiones informadas y medir con precisión el impacto de las acciones acordadas. Así, PayFit no solo ayuda a optimizar la gestión del tiempo durante las reuniones, sino que también contribuye a una mayor alineación y compromiso con los objetivos organizacionales.

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