¿Cómo redactar un mensaje de rechazo a candidatos de un proceso de selección?

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Sara Furiati

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 3.07.2022

A nadie le gusta que le dejen con la duda, y menos cuando ha dedicado su tiempo y esfuerzo. 

Por eso es importante no sólo informar a un candidato de que ha sido rechazado, sino también ofrecer un breve por qué.

Desde PayFit, expertos en RRHH, animamos a todos los headhunters, talent recruiters y seleccionadores de personal, que redacten y envíen a los candidatos rechazados una carta personalizada informando del estado finalizado de su candidatura, tarea clave de la gestión de personas.

Además, se está popularizando entre los propios candidatos la idea de preguntar el porqué cuando son descartados de un proceso de selección: ¿qué motivos han visto en mí para que no encaje en la posición?

¿Por qué redactar una carta de rechazo de un candidato?

Esto ayuda a la persona rechazada a conocer la decisión y también a detectar sus posibles puntos de mejora de cara a próximas entrevistas.

Cómo recruiter, hay que darle la misma importancia a todos los pasos del proceso de selección, desde hacer el anuncio de trabajo, hasta la contratación o descarte del candidato.

Por eso es importante compartir tu percepción como recruiter de la entrevista con el candidato, pero recuerda siempre dar feedback constructivo y de una manera amable. Buscar trabajo puede convertirse en un proceso emocionalmente agotador para los candidatos.

Pero para poder llegar a esta fase, primero debemos comunicar la decisión, pues no comunicar la decisión no deja en buen lugar al reclutador ni a la empresa. 

¿Cómo redactar una carta de rechazo de un candidato?

A continuación te enseñaremos paso a paso a redactar un e-mail de rechazo a un candidato. Por norma general, las cartas de rechazo de candidatos constan de las siguientes partes:

  • Saludo y datos del candidato rechazado

  • Cuerpo del mensaje con la decisión que se ha tomado.

  • Despedida

El punto 1 y 3 son bastante sencillos, pero la información importante está en el cuerpo del mensaje. Nuestra recomendación es que en el punto 2 (comunicación de la decisión) incluyas, por lo menos, la siguiente información:

  1. La decisión: comunica que no ha sido escogido para el puesto al que aplicó.

  2. Los motivos que justifican dicha decisión: haz un breve comentario sobre por qué no ha sido escogido. Sé amable, conciso y claro. Normalmente suele deberse a la aparición de un candidato cuyo perfil se adapta mejor al puesto. Si no contaba con la experiencia suficiente para la posición, puedes comunicarlo también, pero siempre siendo amable. 

  3. La incorporación del CV a la base de datos de la empresa: coméntale que os guardáis su perfil para futuras vacantes, y que lo llamaréis en caso de que encaje. De hecho esta es una muy buena oportunidad para hacer crecer la base de datos de la empresa y ampliar los contactos. ¡Puede que en un futuro haya una posible sinergia!

Un tip de nuestras recruiters en PayFit: Prepara una plantilla para enviar a los candidatos que descartas.

Es importante que sea personalizable, a nadie le gusta que le hable un “robot”. Incluye su nombre, la posición a la que se ha inscrito, algún dato que haya comentado en la entrevista. Incluso puedes elaborar un pequeño feedback de porqué se ha tomado esa decisión.

A continuación tienes una plantilla creada por nuestros expertos para que puedas inspirarte y adaptarla a tu empresa. 

Plantilla carta de rechazo candidato

Hola [nombre],

Espero que estés bien,

Te escribo para informarte de que, tras la valoración de todas las candidaturas para el puesto de [vacante], hemos decidido avanzar el proceso de selección con otros perfiles que se adecúan más a la posición y a la empresa. Ya que [Añadir aquí algo de feedback].

Te agradecemos mucho el tiempo que has invertido a lo largo del proceso de selección y por tu interés en formar parte del equipo [tu empresa]. Esperamos que te hayas sentido a gusto.

Te deseamos mucho éxito en tus próximos retos profesionales y en tu [*proyecto tal que haya mencionado durante el proceso*].

Un Saludo,

[Reclutador]

Esperamos que este artículo te haya servido para saber cómo decir que no a un candidato. Sabemos que no es fácil, te deseamos mucha suerte y ¡recuerda siempre agradecerles su tiempo!

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