¿Cómo calcular los gastos de viaje de trabajo en tu empresa?

Puntos clave para la gestión de gastos de viaje

• Los gastos de viaje son los costes de transporte, manutención y alojamiento que asume la empresa cuando un trabajador se desplaza fuera de su centro habitual.
• En 2026, el kilometraje exento de IRPF es de 0,26 € por kilómetro recorrido en vehículo particular, según la Orden HFP/792/2023.
• Las dietas de manutención con pernocta están exentas hasta 53,34 €/día en España y 91,35 €/día en el extranjero.
• Una política de gastos de viaje clara evita errores contables, sanciones fiscales y fricciones con los empleados.
• El uso de un software de nóminas permite automatizar el cálculo, el control y el reembolso de estos gastos de forma centralizada.

Calcular los gastos de viaje de los trabajadores es una tarea clave para cualquier pyme que tenga empleados desplazándose por motivos laborales. Visitas comerciales, reuniones con clientes, asistencia a ferias o formaciones fuera de la oficina generan costes de transporte, alojamiento y manutención que la empresa debe asumir, registrar y, en muchos casos, deducir fiscalmente.

Sin embargo, no siempre resulta sencillo saber qué importes están exentos de IRPF, cómo calcular las dietas y desplazamientos o qué requisitos exige la Agencia Tributaria para que estos gastos de viaje sean deducibles para la empresa. En este artículo te explicamos cómo calcular los gastos de viaje de tus empleados paso a paso, con los importes actualizados a 2026 y un enfoque práctico pensado para pymes.

¿Qué son los gastos de viaje de una empresa y qué incluyen?

Los gastos de viaje de una empresa forman parte de los gastos de empresa que se generan cuando un trabajador se desplaza a un municipio distinto al de su centro de trabajo habitual para realizar tareas profesionales. La empresa debe asumir estos costes y, si se gestionan correctamente, pueden deducirse fiscalmente y quedar exentos de tributación para el empleado. 

¿Qué tipos de gastos de viaje existen?

Los gastos de viaje de trabajo se clasifican en tres grandes categorías, cada una con un tratamiento fiscal específico:

• Dietas de manutención: cubren los gastos de alimentación del trabajador durante el desplazamiento. Su importe exento varía según si hay pernocta y si el viaje es dentro de España o al extranjero.

• Gastos de alojamiento (estancia): incluyen el coste del hotel u hospedaje. Está exento el importe justificado mediante factura, sin un límite máximo fijo.

• Gastos de locomoción (kilometraje): compensan el uso del vehículo particular del trabajador. El importe exento en 2026 es de 0,26 €/km, más peajes y aparcamiento justificados. Si se utiliza transporte público, se considera exento el importe que se justifique con factura.

¿Cuál es la diferencia entre dietas y kilometraje?

Es habitual confundir ambos conceptos, pero cubren necesidades distintas. Las dietas compensan los gastos de comer y dormir fuera del lugar habitual de trabajo. El kilometraje, en cambio, compensa los gastos derivados del uso del vehículo privado del trabajador: combustible, desgaste, seguro y parte proporcional de impuestos del vehículo. Ambos conceptos tienen importes exentos de IRPF diferentes y requieren justificación documental independiente.

¿Cómo calcular los gastos de viaje de los empleados en 2026?

Calcular los gastos de viaje de los empleados requiere conocer los importes exentos de IRPF vigentes y aplicarlos correctamente según el tipo de desplazamiento. Estos importes están regulados en el artículo 9 del Reglamento del IRPF y fueron actualizados por la Orden HFP/792/2023.

¿Cuáles son los importes exentos de IRPF en 2026?

La siguiente tabla resume los límites exentos de tributación aplicables a los gastos de viaje de los trabajadores en España:

Todo importe que supere estos límites tributará como rendimiento del trabajo y estará sujeto a retención de IRPF y cotización a la Seguridad Social.

 ¿Cómo calcular las dietas y los desplazamientos paso a paso?

Para calcular correctamente los gastos de viaje, la empresa debe seguir estos pasos:

• Identificar el tipo de gasto: determinar si se trata de manutención, alojamiento o locomoción.

• Comprobar si hay pernocta: los importes exentos de dietas varían si el trabajador pernocta o no fuera de su municipio habitual.

• Verificar el destino: los límites son diferentes para desplazamientos dentro de España y al extranjero.

• Aplicar los importes exentos: multiplicar los días por el límite diario correspondiente (manutención) o los kilómetros por 0,26 € (locomoción).

• Conservar la justificación documental: facturas de hotel, billetes de transporte, registro de kilómetros recorridos con origen, destino y motivo del desplazamiento.

¿Qué gastos de viaje son deducibles para la empresa?

Los costes de viaje son gastos deducibles en el Impuesto de Sociedades siempre que estén vinculados a la actividad profesional, debidamente contabilizados y respaldados con factura o justificante válido. Además, el IVA soportado en estos gastos también puede ser deducible si las facturas cumplen los requisitos formales.

¿Qué requisitos deben cumplir los gastos para ser deducibles?

La Agencia Tributaria exige que se cumplan las siguientes condiciones para que los gastos de viaje sean deducibles:

• Que el desplazamiento se realice a un municipio distinto del centro de trabajo habitual y de la residencia del trabajador.

• Que la empresa pueda acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento.

• Que existan facturas o justificantes que respalden cada gasto.

• Que los importes no superen los límites exentos establecidos por la normativa. El exceso tributa como rendimiento del trabajo.

Conviene recordar que estos gastos de viaje forman parte del conjunto de gastos de explotación de la empresa, por lo que su correcta contabilización es esencial para la salud financiera del negocio.

¿Cómo se contabilizan los gastos de viaje?

Los gastos de viaje se registran habitualmente en el grupo de cuentas 62 del Plan General de Contabilidad (Servicios Exteriores). Dentro de este grupo:

• La cuenta 627 (Publicidad, propaganda y relaciones públicas) se utiliza para gastos con finalidad comercial, como una comida de trabajo con un cliente.

• La cuenta 629 (Otros servicios) recoge el resto de gastos de viaje: peajes, parking, desplazamientos y dietas generales.

Si la empresa ya ha abonado las dietas como parte de la nómina, estos importes se contabilizarán en la cuenta 640 (Sueldos y salarios). Ten en cuenta que hay otros tipo de gastos, como los fijos, que tienen un tratamiento contable diferente. Si quieres aprenderlos a gestionar de forma eficiente, puedes consultar nuestra guía sobre gastos fijos.

¿Cómo se puede establecer una política de gastos de viaje en una pyme?

Una política de gastos de viaje bien definida es fundamental para mantener el control de gastos de viaje en pymes, evitar errores contables y garantizar el cumplimiento fiscal. No se trata de un documento complejo, sino de un marco claro que establezca las reglas del juego. Puedes consultar más sobre cómo gestionar los gastos profesionales en tu empresa para profundizar en este tema.

¿Qué elementos debe incluir la política?

• Categorías de gastos cubiertos: transporte, alojamiento, manutención y, si aplica, gastos de representación.

• Límites por concepto: importes máximos diarios para comidas y alojamiento, tarifa de kilometraje aplicable.

• Método de pago y reembolso: si el trabajador adelanta el gasto y se le reembolsa, si dispone de tarjeta de empresa o si se paga un anticipo.

• Plazos de justificación: tiempo máximo para entregar facturas y justificantes tras el viaje.

• Proceso de aprobación: quién autoriza el viaje, quién valida los gastos y quién gestiona el reembolso.

¿Cómo pagar los gastos de viaje a los empleados?

Existen tres formas principales de pagar gastos de viaje a empleados, y cada empresa puede elegir la que mejor se adapte a su operativa:

• Reembolso posterior: el trabajador adelanta el dinero y presenta justificantes para que la empresa le devuelva el importe. Es el modelo más común en pymes.

• Anticipo: la empresa entrega una cantidad estimada antes del viaje y, al regresar, se ajusta la diferencia según los justificantes.

• Tarjeta de empresa: el trabajador utiliza una tarjeta corporativa para los gastos, lo que facilita el control y reduce los tiempos de reembolso.

En todos los casos, los importes deben reflejarse en la nómina del trabajador y cumplir con los límites exentos para evitar retenciones innecesarias. Cabe mencionar que si un trabajador causa baja durante un viaje de trabajo, los gastos del trabajador en situación de baja tienen un tratamiento específico que conviene conocer.

Ejemplo práctico: ¿cómo calcular los gastos de un viaje de trabajo?

Veamos un caso concreto para ilustrar cómo funciona el cálculo de gastos de viaje en una pyme:

Situación: una comercial de una empresa con sede en Madrid viaja a Barcelona durante 2 días (1 noche) para reunirse con un cliente. Se desplaza en su vehículo particular (distancia ida: 620 km).

Cálculo de los gastos exentos de IRPF:

•  Kilometraje: 1.240 km (ida y vuelta) × 0,26 €/km = 322,40 €

• Peajes justificados: 48,00 €

• Manutención (1 día con pernocta + 1 día sin pernocta): 53,34 € + 26,67 € = 80,01 €

• Alojamiento justificado: 95,00 € (factura del hotel)

Total gastos exentos: 545,41 €

Todo este importe queda exento de IRPF para la trabajadora y es deducible para la empresa, siempre que se conserve la justificación documental: registro de kilómetros, factura del hotel, tickets de peaje y motivo del desplazamiento. Estos costes pueden considerarse también como gastos extraordinarios si se producen de forma puntual y no forman parte de la operativa habitual de la empresa.

Gestionar los gastos de viaje de forma manual, es decir, con hojas de cálculo, tickets sueltos y reembolsos tardíos, consume tiempo y aumenta el riesgo de errores. Un software de nóminas permite automatizar el cálculo de dietas y desplazamientos, centralizar los justificantes y reflejar correctamente cada importe en la nómina del empleado, cumpliendo siempre con la normativa vigente.

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