Hasta el 30 de noviembre
Puntos clave sobre los gastos deducibles
Un gasto es deducible si está vinculado a la actividad, está contabilizado y cuenta con una factura completa, no un simple recibo o ticket.
No es lo mismo un gasto deducible que una deducción del IRPF: el primero reduce la base imponible, la segunda se aplica sobre la cuota o la renta ya calculada.
Los autónomos tienen reglas específicas para vivienda habitual, vehículo y dietas: cada una con porcentajes y límites propios.
Los gastos de difícil justificación permiten deducir hasta 2.000€ al año sin factura, solo en estimación directa simplificada.
Los gastos no deducibles (multas, sanciones, donativos no justificados) están recogidos en el artículo 15 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Usar el vehículo o el teléfono particular para trabajar, así como los gastos de viaje, pueden generar muchas dudas a la hora de calcular los impuestos, tanto para empresas como para autónomos. Estos gastos pueden considerarse gastos deducibles siempre que estén vinculados a la actividad, se contabilicen correctamente y cuenten con una justificación adecuada.
Payfit gestiona los gastos profesionales de tu equipo, centralizando el envío de tickets y facturas y facilitando su correcto registro contable para tu empresa.
¿Qué son los gastos deducibles?
Los gastos deducibles son aquellos que pueden restarse de los ingresos brutos para calcular el beneficio real de una actividad económica en el momento de pagar impuestos. Todos los gastos contemplados en la normativa contable se consideran deducibles, salvo que estén específicamente excluidos por ley.
Este tipo de gastos debe cumplir los siguientes requisitos:
Ser fehaciente: debe poder demostrarse y justificarse con una factura completa, no un simple recibo o ticket de venta.
Estar pagado por el propio contribuyente: presentar facturas pagadas por terceros puede derivar en sanciones.
Estar relacionado con la actividad económica y ser necesario para generar ingresos (principio de causalidad).
Corresponder al periodo impositivo y estar debidamente registrado en los libros contables.
Un gasto deducible reduce la base imponible sobre la que se calcula el impuesto: por ejemplo, el alquiler de un local o los gastos de transporte.
Modelo interactivo - Nota de gastos
¿Qué gastos deducibles existen para las empresas?
En el caso de las empresas, la variedad de gastos deducibles es amplia y está sujeta a diversas variables, siempre que cumplan los requisitos generales de deducibilidad.
¿Qué gastos de personal y explotación son deducibles?
Estos son los más comunes en el día a día de una empresa:
| Categoría | Qué incluye |
|---|---|
| Consumos de explotación | Compra de mercaderías, materias primas, envases y material de oficina. |
| Sueldos y salarios | Retribuciones mensuales, pagas extras, dietas, gastos de viaje y retribución en especie. |
| Seguridad Social | Cotizaciones en nómina de los trabajadores. |
| Otros gastos de personal | Costes de formación, aportaciones a planes de pensiones, indemnizaciones y seguros de accidente. |
| Arrendamientos y cánones | Alquileres, uso de patentes y marcas. |
| Servicios profesionales independientes | Honorarios de abogados, notarios, traductores y comisiones de agentes comerciales. |
| Otros servicios exteriores | Transporte, telefonía, primas de seguro, servicios bancarios y publicidad. |
También son deducibles otros gastos menos habituales, como la compra de libros o suscripciones a revistas profesionales, cuotas de colegios profesionales, asistencia a cursos o conferencias, y las cuotas de corporaciones, cámaras y asociaciones de empresarios.
¿Qué gastos no son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades?
El artículo 15 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades excluye expresamente ciertos gastos, aunque estén contabilizados: multas (incluidas las cometidas por trabajadores con vehículos de empresa) y sanciones, donativos no justificados, pérdidas del juego y gastos derivados de operaciones con paraísos fiscales, entre otros.
Consulta el listado completo en nuestra guía sobre gastos no deducibles.
¿Qué gastos deducibles existen para los autónomos?
Para los autónomos en estimación directa, la Agencia Tributaria exige siempre los mismos criterios: necesidad, relación causal con la actividad y justificación adecuada. Algunas partidas tienen, además, reglas y límites propios.
¿Cómo se deducen los suministros si trabajas desde casa?
Si el autónomo trabaja desde su vivienda habitual y lo ha comunicado a Hacienda en la declaración censal (modelo 036 o 037), puede deducir el 30% de los suministros (agua, luz, gas, internet) aplicado sobre la proporción entre los metros cuadrados destinados a la actividad y la superficie total de la vivienda. No es, por tanto, una deducción del 100% de la factura.
El cálculo cambia si la vivienda se comparte. Si estás casado y la vivienda es en gananciales, los metros cuadrados afectos se computan en su totalidad, con independencia del porcentaje de titularidad formal (DGT, consulta V2310-18). Si eres pareja de hecho o compartes piso con cotitularidad de la vivienda, en cambio, la proporción deducible debe ajustarse a tu cuota real de propiedad: por ejemplo, si eres titular del 50% y destinas 15 m² a tu actividad, la superficie deducible fiscalmente son 7,5 m², no 15. Y si vives de alquiler compartido, conviene que las facturas de los suministros estén a tu nombre, ya que Hacienda puede cuestionar la deducción si figuran a nombre de tu pareja o compañero de piso.
¿Cuándo es deducible el gasto del vehículo?
La normativa es especialmente restrictiva: en IRPF, el vehículo solo es deducible al 100% si está afecto en exclusiva a la actividad, como ocurre con taxistas, autoescuelas o agentes comerciales. Para el resto de autónomos, el gasto del vehículo no es deducible en IRPF, aunque sí puede deducirse el 50% del IVA soportado en combustible, mantenimiento y seguros si se acredita un uso parcial para la actividad.
¿Qué límites tienen las dietas y gastos de manutención?
Las comidas del día a día no son deducibles; solo lo son las motivadas por un desplazamiento o reunión profesional, siempre que se paguen por medios electrónicos (nunca en efectivo) y con factura completa. Los límites diarios son:
| Situación | Límite diario |
|---|---|
| España, sin pernocta | 26,67 € |
| España, con pernocta | 53,34 € |
| Extranjero, sin pernocta | 48,08 € |
| Extranjero, con pernocta (dentro y fuera de la UE) | 91,35 € |
¿Qué son los gastos de difícil justificación?
Los autónomos en estimación directa simplificada pueden aplicar una deducción adicional del 5% sobre el rendimiento neto, con un límite máximo de 2.000€ anuales, sin necesidad de aportar factura. Es una de las deducciones menos conocidas y aprovechadas por los autónomos.
¿Sabías que…?
Puedes llegar a deducir hasta 2.000€ al año sin ninguna factura. Esto es el llamado gasto de difícil justificación: una deducción del 5% sobre el rendimiento neto, exclusiva de los autónomos en estimación directa simplificada, y una de las menos conocidas.
Conocer y aprovechar correctamente los gastos deducibles es clave para optimizar la declaración de impuestos, tanto en empresa como en el caso de los autónomos.
¿Quieres ver cómo funciona el servicio? Solicita una demostración gratuita y descubre cómo Payfit ayuda a gestionar los gastos profesionales y las nóminas de tu equipo.
Olvídate de los tickets y las facturas con el módulo de gastos de Payfit
Solicita información gratuita, te ayudaremos a mejorar la gestión de nóminas y recursos humanos en tu empresa
