¿Cuáles son los gastos deducibles que pueden reducir tu carga fiscal?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 16 de julio de 2023

Usar el vehículo o el teléfono particular para trabajar, así como los gastos de viaje y vestuario pueden generar muchas dudas a la hora de pagar impuestos tanto para las empresas como para los autónomos. 

Sin embargo, estos gastos pueden considerarse deducibles siempre y cuando estén vinculados a la actividad realizada, se contabilicen adecuadamente y cuenten con una justificación adecuada. Por ello, en España existen una serie de gastos que pueden ser considerados como deducibles a la hora de calcular los impuestos a pagar. 

Estos gastos deducibles son aquellos que están directamente relacionados con la actividad económica o profesional, y que pueden reducir la base imponible, disminuyendo así la carga fiscal para los contribuyentes. 

¿Sabes qué son los gastos deducibles? ¿Cuántos tipos existen? ¿O conoces el listado de los gastos deducibles para tu empresa o cómo autónomo? ¡No te preocupes! En este artículo, explicaremos a los empresarios y a los departamentos de RRHH cómo convertirse en expertos en relación a los gastos deducibles.

¿Qué son los gastos deducibles?

En términos generales, podemos definir los gastos deducibles como aquellos gastos que pueden deducirse de los ingresos brutos para calcular el beneficio real de una actividad económica en el momento de pagar impuestos. Se podrán deducir siempre que se pueden acreditar debidamente con las correspondientes facturas, además de cumplir con una serie de requisitos. 

Todos los gastos contemplados en la normativa contable se consideran deducibles, a menos que estén específicamente excluidos por ley. Además, es imprescindible no confundir los gastos deducibles con las deducciones del IRPF.

✍️ RECUERDA

Los gastos deducibles son aquellos gastos que una persona o empresa puede restar de sus ingresos para calcular la base imponible sobre la cual se aplicará el impuesto. Algunos ejemplos de gastos deducibles pueden ser los gastos de alquiler de un local comercial, los gastos de oficina o los gastos de transporte relacionados con la actividad empresarial. 


Por otro lado, las deducciones del IRPF se refieren a ciertos beneficios fiscales o reducciones específicas que se aplican al impuesto sobre la renta de las personas físicas. Como por ejemplo, deducción de maternidad, deducción por familia numerosa o deducciones autonómicas.

PUNTOS CLAVE

Gastos fehacientes, es decir, que puedan demostrarse y justificarse de manera sólida.

Requerimiento de una factura completa. No es suficiente un simple recibo de venta.

Gasto pagado por el contribuyente mismo ya que, presentar facturas pagadas por terceros puede dar lugar a sanciones y en algunos casos, en auditorías fiscales.

✅ Los gastos tienen que estar directamente relacionado con las actividades económicas que se desarrollan.

✅ Se aplica el principio de causalidad, lo que implica que el gasto debe ser necesario para generar ingresos y contar con una justificación clara.

✅ La coincidencia de fechas también es un criterio esencial para la deducibilidad, ya que solo se consideran deducibles los gastos realizados durante el período impositivo correspondiente

✅ Dichos gastos tienen que estar debidamente registrados en los libros de cuentas de las empresas.

¿Qué tipos de gastos deducibles existen?

Por un lado, los gastos fiscalmente deducibles son aquellos gastos que se pueden restar de los ingresos brutos, lo que resulta en un menor importe total a pagar a la Agencia Tributaria. En otras palabras, implica un ahorro en el importe a pagar de los impuestos. 

➡️ Para conseguir la devolución de gastos deducibles en la renta, es necesario disponer de una buena contabilidad y control de lo que se gasta y lo que se considera gasto deducible por la Agencia Tributaria.

Y por otro lado, los gastos no deducibles son aquellos gastos que no se pueden descontar al calcular la base imponible sobre la cual se aplican los impuestos. Es decir, estos gastos no están directamente relacionados con la actividad de la empresa y, por lo tanto, no se incluyen en el cálculo del impuesto a pagar. Como por ejemplo, sanciones, donaciones o multas. 

➡️ Es importante mencionar que, los gastos no deducibles no tienen una cuenta específica en el plan de cuentas.

Listado de gastos deducibles

Cuando se trata de los tipos de gastos deducibles, es importante hacer una distinción entre las empresas y los profesionales autónomos.

🏢 En el caso de las empresas, la variedad de gastos deducibles es amplia y está sujeta a diversas variables.  Además, hay una amplia gama de gastos menos comunes que también pueden ser considerados deducibles, como la adquisición de libros y suscripciones a revistas especializadas, cuotas de corporaciones, cámaras y asociaciones de empresarios, así como primas de pólizas de seguro por enfermedad y asistencia médica privada. 

🧍 En el caso de los profesionales autónomos, siempre teniendo en cuenta los criterios básicos de necesidad, causalidad y justificación suficiente, existe una amplia variedad de gastos deducibles.

A continuación te dejamos con el siguiente listado:

Empresa

Como ya hemos mencionado anteriormente, existen diversos gastos deducibles pero, citaremos los más comunes: 

  • Los consumos de explotación abarcan la compra de mercaderías, materias primas, envases y material de oficina, ya que estos gastos contribuyen a la obtención de ingresos. 

  • Los sueldos y salarios engloban las retribuciones mensuales, pagas extras, dietas y gastos de viaje, así como la retribución en especie. También se puede

  • La seguridad social cubre las cotizaciones en nómina de los trabajadores.

  • Otros gastos de personal incluyen los costes de formación, aportaciones a planes de pensiones, indemnizaciones y seguros de accidente

  • Los arrendamientos y cánones abarcan los gastos de alquiler, uso de patentes y marcas

  • Las reparaciones y conservación cubren los gastos de mantenimiento y reparaciones de bienes muebles e inmuebles

  • Los servicios de profesionales independientes incluyen los honorarios de abogados, notarios, traductores y comisiones de agentes comerciales. 

  • Otros servicios exteriores comprenden transporte, telefonía, primas de seguro, servicios bancarios, publicidad y relaciones públicas

  • Además, existen otros gastos deducibles como los gastos financieros, tributos fiscalmente deducibles, amortizaciones de inmovilizado material, recargos por aplazamiento de deudas, compra de libros o suscripción a revistas profesionales, cuotas de colegios profesionales, asistencia a cursos o conferencias, y primas de seguro de enfermedad.

Autónomos

En cuanto a los gastos deducibles de los autónomos, hay que considerar siempre los principios fundamentales de necesidad, de relación causal y de justificación adecuada. Por ello, la Agencia Tributaria nos dice que hay una gran variedad de gastos que pueden ser deducidos. Como ejemplo de gastos deducibles de los autónomos podemos encontrar el gasto de alquiler de oficina, almacén entre otros, gastos por suministros, gastos de asesoría y contabilidad y un largo etcétera. 

A continuación, te dejamos una infografía que recoge los gastos deducibles más comunes de los autónomos:

INFOGRAFÍA GASTOS DEDUCIBLES AUTÓNOMOS

Gastos deducibles

Como hemos visto a lo largo del artículo, el factor clave para ahorrar en la declaración de impuestos como autónomo o como empresa, son los gastos. Aunque siempre hay algo nuevo que aprender sobre este tema, tanto si somos principiantes como expertos, existen algunos puntos que debemos tener claros para maximizar los gastos deducibles y así, ahorrar al máximo.

En resumen, conocer y aprovechar los gastos deducibles es fundamental para optimizar nuestra declaración de impuestos. Siguiendo las pautas mencionadas anteriormente, podemos maximizar nuestras deducciones y ahorrar la mayor cantidad posible en nuestra declaración de la renta. 

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