Entender los gastos deducibles y cuáles son

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Una de las tareas más importantes para una empresa es la gestión de la nota de gastos. Sobre todo, porque el ahorro y la optimización de gastos supone uno de los mayores retos de todo responsable de finanzas.

Una de las formas de optimización de gastos más popular es aquella en la que se busca la reducción del pago de impuestos a la Administración Tributaria, es decir, detectar aquellos gastos fiscalmente deducibles.

¿Qué son los gastos deducibles? ¿Y los no deducibles? ¿Qué gastos puedes deducir este año 2021? En PayFit, te lo explicamos.

Resumen

  • Qué son los gastos deducibles 
  • Gastos no deducibles
  • ¿Cuáles son los gastos deducibles?

Qué son los gastos deducibles 

Los gastos deducibles o gastos fiscalmente deducibles son aquellos gastos que pueden restarse a los ingresos brutos para que el total que se paga a Hacienda sea menor, suponiendo esto un “ahorro” en el importe de los impuestos. 

En concreto, los gastos deducibles son la suma de los gastos contables, de explotación y financieros más gastos fiscales no contables (siempre que cumplan determinados requisitos) que se pueden restar de los ingresos fiscalmente computables para determinar la base imponible.

Para entender el concepto de gasto deducible es esencial conocer el significado del concepto “base imponible”. La base imponible en una factura es la cantidad sobre la que se calculan los impuestos como el IVA o el IRPF.  Es decir, la cantidad total sin IVA ni IRPF aplicado.

Todos los gastos previstos en la normativa contable se consideran deducibles, siempre que no estén expresamente excluidos por norma.

No hay que confundir los gastos deducibles con las deducciones de IRPF, ya que son concepto totalmente diferentes.

Para que estos gastos sean deducibles, hay que llevar una buena contabilidad y control de lo que se gasta y lo que se considera gasto deducible por la Agencia Tributaria.

💡 Atención

Para que un gasto sea fiscalmente deducible es necesario que se haya devengado, esté contabilizado y se disponga de una justificación adecuada como una factura o ticket.

Gastos no deducibles

Por otro lado nos encontramos la cuenta de gastos no deducibles, que son gastos que no se pueden descontar para el cálculo de la base imponible sobre la cual se pagarán los impuestos.

Es decir, son aquellos gastos que no pueden incluirse en el cálculo del impuesto a pagar porque no están directamente relacionados con la actividad de la empresa.

Los gastos no deducibles no tienen una cuenta específica en el plan de cuentas.

Algunos ejemplos de gastos no deducibles serían: 

  • Multas y sanciones.
  • Donativos
  • Compras para el consumo familiar o personal.

💡 ¿Sabías qué?

Los gastos deducibles para los autónomos son especialmente útiles. Aquellos que  deducen todos los gastos posibles se ahorran hasta 4.000€ al año en impuestos.  Sigue leyendo para ver ejemplos de gastos deducibles para autónomos.

¿Cuáles son los gastos deducibles?

Actualmente, la Agencia Tributaria lista 26 gastos deducibles:

1 Compra, variación de existencias y otros consumos de explotación

 Comprende el aprovisionamiento de mercaderías y materias primas por su precio de adquisición.

2 Sueldos y salarios

Comprende las retribuciones a los empleados por sueldos y salario, pagas extras o salario en especie

No olvides que con tal de ahorrar en gastos de personal, también existen las ayudas a la contratación.

3 Seguridad Social a cargo de la empresa

Cantidades satisfechas a la Seguridad Social por cotizaciones sociales a cargo de la empresa.

4 Seguridad Social o aportaciones a mutualidades del titular de la actividad

Cotizaciones al régimen especial de trabajadores autónomos (RETA).

5 Indemnizaciones

Indemnizaciones al personal por daño o perjuicio.

6 Dietas y asignaciones de viaje del personal empleado

Se incluyen las cantidades que abone la empresa para compensar los gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos

Siempre que quieras deducir gastos de este tipo, deberás guardar sus facturas y tickets detallados. ¿Sabías que con PayFit puedes digitalizarlos sin que pierdan su validez legal?

Gracias a la función de gastos profesionales de PayFit, podrás olvidarte del papel. Tendrán la misma validez legal digitalizados y los podrás presentar a final de año como si del documento original se tratara. 

Además, darás autonomía a tus empleados para que hagan sus peticiones de gasto desde sus ordenadores o teléfonos móviles, tú sólo tendrás que validarlos. ¡Podrás comprobar su impacto en la nómina de tus empleados al instante!

Conoce el módulo de gastos profesionales de PayFit y olvídate de guardar tickets y facturas para siempre. 

Modelo de nota de gastos

Modelo de nota de gastos

7 Aportaciones a sistemas de previsión social imputadas al personal empleado

Contempla las contribuciones efectuadas por el empresario como promotor de un Plan de Pensiones. 

8 Otros gastos del personal

Se incluirían, por ejemplo, gastos de formación del personal o primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad etc.

9 Gastos de manutención del contribuyente

Los contribuyentes podrán deducir determinados gastos de manutención relacionados directamente con el ejercicio de su actividad económica, siempre que sean gastos del propio contribuyente, sean propios de la actividad empresarial, se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería, se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago y que no superen los límites cuantitativos reglamentariamente. 

10 Arrendamientos y cánones

Comprende los gastos originados por el alquiler de bienes muebles o inmuebles.

11 Reparaciones y conservación

Comprende los gastos para el mantenimiento de los bienes inmovilizados. No contempla los gastos de ampliación y mejora.

12 Suministros

Incluyen el valor de los consumos de electricidad, agua, gas, telefonía, internet y otros abastecimientos.

13 Servicios de profesionales independientes

Comprende el importe del gasto por el servicio de profesionales a la empresa. Por ejemplo, los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc.

14 Primas de seguros

Comprende las primas por contratos de seguros de bienes, derechos y productos que constituyan el patrimonio afecto a la actividad de la empresa.

15 Trabajos realizados por otras empresas

Comprenden aquellos trabajos, que aun siendo parte del proceso de producción propia, los llevan a cabo otras empresas.

16 Otros servicios exteriores

Estos servicios incluyen transportes, servicios bancarios y publicidad, propaganda y relaciones públicas.

17 Gastos financieros

Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros de terceros para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo. Por ejemplo, los recargos por aplazamiento de pago de deudas correspondientes a la actividad.

18 IVA soportado

Solo se contempla si por ejemplo la actividad desarrollada se encuentra en el régimen especial del recargo de equivalencia o en el de agricultura, ganadería y pesca.

Modelo de nota de gastos

19 Otros tributos fiscalmente deducibles

Este concepto comprende los tributos y recargos no estatales, las exacciones parafiscales, tasas, recargos, y contribuciones especiales estatales no repercutibles legalmente siempre que incidan sobre los rendimientos computados, no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos.

20 Dotaciones por amortización

Comprenden las cantidades contabilizadas que, en concepto de amortización del inmovilizado material, intangible y de las inversiones inmobiliarias correspondan a la depreciación efectiva que sufran los distintos elementos por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia.

21 Dotaciones por amortización en estimación directa simplificada

Los elementos del inmovilizado material empezarán a amortizarse desde su puesta en condiciones de funcionamiento.

22 Pérdidas por insolvencias de deudores

Serán deducibles las pérdidas por deterioro de los créditos derivadas de las posibles insolvencias de los deudores.

23 Incentivos al mecenazgo: gastos en actividades de interés general

Contempla los gastos realizados para los fines de interés general como por ejemplo:

  • Los de defensa de los derechos humanos, de las víctimas del terrorismo y los actos violentos.
  • Los de asistencia social e inclusión social.
  • Los cívicos, educativos, culturales, científicos, deportivos, sanitarios, laborales.
  • Los de cooperación para el desarrollo.
  • Los de promoción del voluntariado y de promoción de la acción social.
  • Los de defensa del medio ambiente.

24 Incentivos al mecenazgo: convenios de colaboración en actividades de interés general

Se limita al ámbito de aquellas actividades económicas que determinen el rendimiento neto de su actividad en régimen de estimación directa.

25 Otros conceptos fiscalmente deducibles.

Contempla gastos que teniendo el carácter de deducibles, no figuran expresamente recogidos en otras rúbricas. Como por ejemplo la adquisición de libros, suscripción de revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables.

26 Provisiones fiscalmente deducibles

Serán deducibles los gastos correspondientes a actuaciones medioambientales cuando se corresponda con un plan formulado por el sujeto pasivo y aceptado por la Administración tributaria.

 

Y tú, ¿cuánto tiempo dedicas a gestionar los gastos de tus empleados? La herramienta de gastos profesionales de PayFit te permite gestionarlos de manera eficiente y legal, además de ver su impacto en la nómina en tiempo real.

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Autora

PayFit

Sara Furiati

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